Содержание 2



HYPERLINK "mk:@MSITStore:C:\\Users\\Home7\\Desktop\\Новая%20папка%20(3)\\rebuilt.умк%20(1)\\умк\\дждждумк.chm::/умк.html" \l "содержание" Содержание
Пояснительная запискаРабочая программа учебной дисциплины ОП. 04 Документационное обеспечение управления для спецальности 100701 «Коммерция (по отраслям)»Рабочая программа учебной дисциплины ОП. 05 Документационное обеспечение управления для специальности 100801 «Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров»Раздел 1.Общая характеристика документационногообеспечения управления.ВведениеНормативно-правовая база ДОУТема 1.1. Основные понятия документационногообеспечения управленияФункции документа.Классификация документовСостав управленческих документов
Раздел 2. Требования к составлению и оформлению документовТема 2.1. Оформление основных реквизитов документовУнифицированная система организационно-распорядительной документацииСостав реквизитов
Разработка стандартных бланковСхемы расположения реквизитов документовОбразцы бланков документовПодготовка текстов документовИзготовление документов
Раздел 3. Системы организационно - распорядительной документации
Тема 3.1.Организационная документация
Устав предприятия, акционерного общества, организацииДоговор учредительныйПоложение
Правила внутреннего трудового распорядкаШтатное расписаниеЗаполнение штатного расписанияДолжностная инструкцияТема 3.2. Распорядительная документацияПриказ по вопросам основной деятельности
РаспоряжениеУказаниеРешениеПротоколТема 3.3. Документация по личному составуПростые и сложные приказы по личному составуДокументация, используемая при приеме на работуРезюмеЗаявление
Трудовой договорПриказ о приеме на работуЛичная карточка
Порядок заполнения личной карточкиТрудовая книжка
Личное делоДокументация, используемая при переводе работникана другую работуЗаявление работника с просьбой о переводеПриказ по л/с о переводе на другую должность Документация, используемая при оформлении отпускаЗаявление о предоставление отпуска
Приказ о предоставлении отпуска
Документация, используемая при увольнении работникаЗаявление работника об увольненииПриказ об увольненииУнифицированные формы приказов по личному составуТема 3.4. Информационно - справочная документацияСправки
Докладная запискаОбъяснительная записка
Акт
Расписка
Доверенность
Служебные письма
Тема 3.5. Документация по профессиональной деятельности
Раздел 4. Документирование договорно-правовых отношений экономической деятельности
Тема 4. 1. Договорно-правовая документация Типовой договор Договор купли-продажи товара
Договор поставки
Протокол разногласий
Протокол согласования разногласий
Доверенность (генеральная, специальная, разовая)
Тема 4.2. Претензионно-исковая документация
Тема 4.3. Документы по внешнеэкономической деятельности.
Коммерческие письма
Международный договор купли-продажи
Раздел 5.Организация документооборота
Тема 5.1.Технология и принципы организации документооборота Организация работы с документами
Обработка поступающих документов
Обработка отправляемых (исходящих) документов
Внутренние документы
Регистрация
Форма регистрационной карточки
Основные правила заполнения реквизитов регистрационной карточки Номенклатура дел
Формирование дел Экспертиза ценности документов
Оформление дел Акт о выделении документов к уничтожению
Тема 5.2. Технология автоматизированной обработки документации СЭД (Система электронного документооборота) Системы электронного документооборота Электронная цифровая подпись (ЭЦП) Классификация современных средств оргтехникиЭлектронный документ Электронная почтаСистемы оптического распознавания текстовВопросы к зачету «Документационное обеспечение управления»Самостоятельная работаПеречень практических работСписок литературыПояснительная записка
Учебно - методический комплекс по дисциплине «Документационное обеспечение управления» составлен в соответствии с ФГОС СПО и предназначен для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровня подготовки выпускников всех специальностей.
В УМК включено: рабочие программы, курс лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления», самостоятельные и практические работы, вопросы для подготовки к зачету.
Основная задача УМК – дать студентам знания и умения правильного составления основных документов управления, а также организации и ведения документационного обеспечения управления в различных организациях.
В результате освоения дисциплины обучающийся должен уметь:
оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в т.ч. используя информационные технологии;
проводить автоматизированную обработку документов;
осуществлять хранение и поиск документов;
использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;
В результате освоения дисциплины обучающийся должен знать:
- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;
- основные понятия документационного обеспечения управления;
- системы документационного обеспечения управления;
- классификацию документов;
- требования к составлению и оформлению документов;
- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел
использовать в профессиональной деятельности.
Содержание
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ЯРОСЛАВСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
ОП. 04 Документационное обеспечение управления
базовая подготовка среднего профессионального образования
Ярославль
2012
Рекомендовано цикловой комиссией “ОГСЭ и ЕН»”
Протокол №______ от ________
Председатель цикла:
______________ М.В.Красавчикова
Автор:
______________М.В.Красавчиковапреподаватель высшей категории ЯТЭТ
Рабочая программа учебной дисциплины разработана на основе Федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 100701 «Коммерция (по отраслям)». Классификация – менеджер по продажам.
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по учебной работе
_____________Л.В.Шапурина
Рецензенты:
Сотский Г.А., преподаватель высшей категории ЯТЭТ
Мухина С.В., преподаватель ЯТЖТ
СОДЕРЖАНИЕ
1. ПАСПОРТ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
3. УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
4. КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ОСВОЕНИЯ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
1. ПАСПОРТ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ
УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
«Документационное обеспечение управления»
1.1. Область применения программы
Рабочая программа учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» разработана в соответствии с ФГОС СПО по специальности 100701 «Коммерция (по отраслям) СПО.
Рабочая программа учебной дисциплины предназначена для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 100701 «Коммерция (по отраслям)».
1.2. Место дисциплины в структуре основной профессиональной образовательной программы
Дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной дисциплиной, устанавливающей базовые знания для освоения специальных дисциплин. Знания и умения, полученные в процессе изучения дисциплины, могут быть использованы при изучении таких дисциплин, как «Экономика организации», «Менеджмент», «Маркетинг», «Организация коммерческой деятельности», «Основы права», « Правовое обеспечение управления», «Экономика и бухгалтерский учет».
1.3. Цели и задачи дисциплины – требования к результатам освоения дисциплины:
Целью изучения является изучение документационной теории и практики в управлении на основе научно обоснованных принципов и методов.
Задачами изучения дисциплины является:
- ознакомление студентов с основными понятиями документооборота,правилами создания управленческих документов,
- ознакомление студентов с принципами работы с документами;
- ознакомление студентов с реализацией принципов унификации истандартизации документооборота в управлении;
- ознакомление студентов с принципами организации документооборота и организации делопроизводственной службы предприятий, учреждений и организаций;
- ознакомление студентов с основными нормативно-методическимиматериалами по документированию управленческой деятельности; существующими стандартами по управленческой документации, характеристикой и составом унифицированных систем документации;
- обучение студентов навыкам составления и редактирования служебных документов в соответствии с новыми российскими ГОСТами.
Требования к результатам освоения дисциплины
ПК 2.2. Оформлять, проверять правильность составления, обеспечивать хранение организационно-распорядительных. товаросопроводительных и иных необходимых документов с использованием автоматизированных систем.
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.
ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 6. Работать в коллективе и в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.
ОК 12. Соблюдать действующее законодательство и обязательные требования нормативных документов, а также требование стандартов, технических условий.
В результате освоения дисциплины обучающийся должен уметь:
оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в т.ч. используя информационные технологии;
проводить автоматизированную обработку документов;
осуществлять хранение и поиск документов;
использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;
В результате освоения дисциплины обучающийся должен знать:
- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;
- основные понятия документационного обеспечения управления;
- системы документационного обеспечения управления;
- классификацию документов;
- требования к составлению и оформлению документов;
- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел
использовать в профессиональной деятельности.
1.4. Рекомендуемое количество часов на освоение программы дисциплины:
Максимальной учебной нагрузки обучающегося 78 часов, в том числе:
обязательной аудиторной учебной нагрузки обучающегося 52 часа;
самостоятельной работы обучающегося 26 часов.2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
2.1. Объем учебной дисциплины и виды учебной работы
Вид учебной работы Объем часов
Максимальная учебная нагрузка (всего) 78
Обязательная аудиторная учебная нагрузка (всего)
В том числе:
Практические занятия 52
30
Самостоятельная работа обучающегося (всего)
в том числе
внеаудиторная самостоятельная работа 26
26
Итоговая аттестация в форме дифференцированного зачета
2.2. Тематический план и содержание учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления»
Наименование разделов и тем Содержание учебного материала, практические работы, самостоятельная работа обучающихся Объем часов Уровень освоения
Раздел 1
Общая характеристика документационного обеспечения управления 4 Введение Содержание учебного материала 2
1
Цели, задачи и принципы документационного обеспечения управления. Значение и содержание дисциплины “ Документационное обеспечение управления “ и связь ее с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процесса управления.
Современное состояние документационного обеспечения управления. Тема 1.1.
Основные понятия документационного обеспечения управления Содержание учебного материала - 2
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм. Понятие терминов “документ”, “документационное обеспечение”, “документирование”, “организация работы с документами”. Понятие систем документации. Унификация и стандартизация управленческих документов. Понятие терминов «унификация», «стандартизация». Функции документов. Классификация документов. Состав управленческих документов. Самостоятельная работа
История развития научных представлений о документационном обеспечении управления. Общероссийские классификаторы ОКПО, ОКУД, ОГРН. Основные унифицированные системы в составе ОКУД. 2 Раздел 2.
Требования к составлению и оформлению документов 4 Тема 2.1.
Оформление основных реквизитов документа Содержание учебного материала 2 2
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Состав УСОРД, области ее применения. ГОСТы ОРД. Требования к составлению и оформлению документов. Реквизиты. Самостоятельная работа
Основные правила оформления машинописных текстов. Требования к форматированию текста. 2 Раздел 3
Системы организационно - распорядительной документации 34 Тема 3.1.
Организационная документация Содержание учебного материала 2 2
Организационные документы (устав, положение, учредительный договор, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции) , их назначение, формуляры-образцы. Процедура составления и оформления организационных документов. Область применения организационных документов. Использование унифицированных форм Самостоятельная работа
Составление и оформление штатного расписания для собственной организации с использованием Консультант Плюс (униф.форма № Т-3). 4 Тема 3.2.
Распорядительная документация Содержание учебного материала 2 2
Распорядительные документы (приказ, распоряжения, указания, постановления, протоколы). Их назначение, формуляры-образцы Процедура составления и оформления распорядительных документов. Область применения распорядительных документов. Практическая работа № 1
Составление и оформление распорядительных документов с использованием текстового процессора Word из пакета программ MS Office 2 Самостоятельная работа:
Составление и оформление краткого и полного протоколов 2 Тема 3.3.
Документация по личному составу Содержание учебного материала 4 2,3
Пакет документов по личному составу. Особенности работы с кадровыми документами. Документирование трудовых правоотношений. Использование унифицированных форм документов по личному составу. Издание приказов по личному составу. Формирование и ведение личных дел. Ведение трудовых книжек работников Практическая работа № 2
Составление и оформление приказов по личному составу (унифицированные формы Т-1,Т-5, Т-6,Т-8) с использованием КонсультантПлюс.
Составление и оформление личной карточки (ф.Т-2), трудовой книжки с использованием справочно-правовой системы КонсультантПлюс. 2 Самостоятельная работа:
Составление и оформление сопроводительного письма к резюме и резюме с использование текстового процессора Word из пакета программ MS Office.
Составление и оформление приказов по личному составу с использованием текстового процессора Word из пакета программ MS Office 4 Тема 3.4.
Информационно-справочная документация Содержание учебного материала 2 2
Информационно-справочные документы. Их назначение, формуляры-образцы. Процедура составления и оформления информационно-справочных документов. Область применения информационно-справочных документов. Классификация корреспонденции. Язык и стиль деловой корреспонденции. Типовые и трафаретные служебные письма. Инициативные и ответные служебные письма. Письма - запросы, письма - ответы. Гарантийные письма. Типовое сопроводительное письмо к договору. Практическая работа № 3
Составление и оформление актов, справок, записок с использование текстового процессора Word из пакета программ MS Office 2 Практическая работа № 4
Составление и оформление служебных писем с использование текстового процессора Word из пакета программ MS Office. 2 Тема 3. 5.
Документация по профессиональной деятельности Содержание учебного материала -
2
Учет и оформление торговых операций. Первичные учетные документы. Документы налогового учета и отчетности.
Практическая работа № 5,6
Оформление следующих документов: расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, счет на оплату товара, счет-фактура, платежное поручение, товарно-транспортная накладная, доверенность с использованием 1С. 4 Самостоятельная работа
Изучение видов товаросопроводительных документов. Их назначение. Требование к оформлению. 2 Раздел 4
Документирование договорно-правовых отношений экономической деятельности 24 Тема 4. 1.
Договорно-правовая документация
Содержание учебного материала 2 2,3
Понятие договора, соглашение, протокола. Типовая форма договора. Основные разделы договора. Договор купли-продажи и поставки.
Оформление приложений к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Протоколы согласования разногласий к договорам. Формы протоколов разногласий.
Доверенности: разовые, специальные, генеральные. Образцы доверенностей. Практическая работа № 7
Составление и оформление договора поставки. 2 Практическая работа № 8
Составление и оформление протоколов разногласий и согласования разногласий с использованием справочно-правовой системы КонсультантПлюс и текстового процессора Word из пакета программ MS Office. 2 Практическая работа № 9
Оформление актов по приемке продукции (товаров) по количеству и качеству с использованием справочно-правовой системы КонсультантПлюс. 2 Самостоятельная работа
Подборка материала для практической работы по составлению и оформлению договоров поставки.
Изучение темы «Доверенности: разовые, специальные, генеральные». Образцы доверенностей.
4 Тема 4.2.
Претензионно-исковая документация
Содержание учебного материала - 2,3
Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий. Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений. Практическая работа № 10
Оформление и составление претензии и искового заявления с использованием справочно-правовой системы КонсультантПлюс и текстового процессора Word из пакета программ MS Office. 2 Самостоятельная работа
Формуляр отзыва на претензию. Образцы отзывов.
Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление. 2 Тема 4.3.
Документы по внешнеэкономической деятельности
Содержание учебного материала 2
2,3
Виды договоров, оформляющих внешнеэкономическую деятельность. Международный договор о купле-продаже.
Бланки коммерческих писем. Реквизиты формуляра коммерческого письма. Особые требования к текстам коммерческих писем.
Классификация коммерческих писем. Запрос - ответ на запрос. Оферта (предложение) - ответ на оферту (акцепт). Практическая работа № 11
Составление и оформление оферты и запроса с использованием текстового процессора Word из пакета программ MS Office. 2 Самостоятельная работа
Классификация документации по внешнеэкономической деятельности
Типовой международный договор о купле-продаже.
Агентское соглашение.
Договор комиссии. 2 Раздел 5.
Организация документооборота
10 Тема 5.1.
Технология и принципы организации документооборота
Содержание учебного материала - 2
Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел. Требования к заголовкам дел. Формирование дел. Систематизация документов внутри дела. Оформление дел. Типовые сроки хранения документов.
Практическая № 12
Регистрация документов.
2 Практическая работа № 13
Составление и оформление номенклатуры дел с использованием справочно-правовой системы Консультант Плюс. 2 Тема 4.2.
Технология автоматизированной обработки документации
Содержание учебного материала 2
2
Система электронного документооборота (СЭД). Цифровая подпись. Обзор современных средств оргтехники для передачи и переработки информации. Электронный документ. Электронная почта. Системы оптического распознавания текстов. Практическое занятие № 14, 15
Оформление документов в автоматизированной системе ДОУ. Распознавание документов.
Организация электронного документооборота
Передача информации по компьютерным сетям в СЭД (системах электронного документооборота).
4 Самостоятельная работа
Самостоятельное изучение темы 4.2. Дифференцированный зачет 2 Итого 78 Для характеристики уровня освоения учебного материала используются следующие обозначения:
1. – ознакомительный (узнавание ранее изученных объектов, свойств);
2. – репродуктивный (выполнение деятельности по образцу, инструкции или под руководством)
3. – продуктивный (планирование и самостоятельное выполнение деятельности, решение проблемных задач)
3. УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ ДИСЦИПЛИНЫ
3.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению
Реализация программы дисциплины требует наличия учебного кабинета «Документационное обеспечение управления»
Оборудование учебного кабинета:
- посадочные места по количеству обучающихся;
- рабочее место преподавателя;
- маркерная доска.
Технические средства обучения:
- компьютеры, проектор, принтер, сканер, ноутбук.
3.2. Информационное обеспечение обучения
Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы
Нормативные документы
Конституция РФ от 12.12.1993
Гражданский кодекс РФ от 18.12.2006 № 230-ФЗ
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
"ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 20.07.2010)
Приказ Росстата от 29.07.2008 N 174 "Об утверждении "Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений"
18. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380)
19.ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
20.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
21.ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения»
Основная литература:
1.Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение: учебно-практическое пособие – 2-е изд., пер., доп., 2009
2. Соколов В.С.Документационное обеспечение управления: учебник –
2-е изд. – М.: Форум, 2009
Дополнительная литература
Басаков М.И. Делопроизводство: учебное пособие для студентов ссузов-7-е изд., перер. И доп. – М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2009
Бухгалтерские документы. Примеры заполнения. – М.: ЗАО «Книга сервис», 2009
Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) Учебник доля ВУЗов / под редакцией Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИДАНА, 2007
Красавчикова М.В. Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документационное обеспечение управления», 2012
Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К. Коммерческая деятельность, Учебник - М.: Маркетинг, 2008
Смитиенко Б.М., Поспелова В.К. Внешнеэкономическая деятельность – М.: Мастерство, 2007
http://formz.ruwww.consultant.ruedu. consultant.ru
Справочно-правовая система Консультант Плюс.
4. КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
Контроль и оценка результатов освоения дисциплины осуществляется преподавателем в процессе проведения практических занятий и лабораторных работ, тестирования, а также выполнения обучающимися индивидуальных заданий, проектов, исследований.
Результаты обучения
(освоенные умения, усвоенные знания) Формы и методы контроля и оценки результатов обучения
1 2
Умения:
- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
- осваивать технологии автоматизированной обработки документации; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
- использовать унифицированные формы документов; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
- осуществлять хранение и поиск документов; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
- использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
Знания:
- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства; Тестирование, проверка домашнего задания
- основные понятия документационного обеспечения управления; Тестирование, проверка домашнего задания
- системы документационного обеспечения управления; Тестирование, проверка домашнего задания
- классификацию документов; Тестирование, проверка домашнего задания
- требования к составлению и оформлению документов; Тестирование, проверка домашнего задания
- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел Тестирование, проверка домашнего задания
СодержаниеГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ЯРОСЛАВСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
ОП. 05 Документационное обеспечение управления
базовая подготовка среднего профессионального образования
Ярославль
2012
Рекомендовано цикловой комиссией “ОГСЭ и ЕН»”
Протокол №______ от ________
Председатель цикла:
______________ М.В.Красавчикова
Автор:
______________М.В.Красавчикова преподаватель высшей категории ЯТЭТ
Рабочая программа учебной дисциплины разработана на основе Федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 100801 «Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров». Классификация – товаровед – эксперт.
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по учебной работе
_____________Л.В.Шапурина
Рецензенты:
Сотский Г.А., преподаватель высшей категории ЯТЭТ
Мухина С.В., преподаватель ЯТЖТ
СОДЕРЖАНИЕ
1. ПАСПОРТ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
3. УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
4. КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ОСВОЕНИЯ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
1. ПАСПОРТ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ
УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
«Документационное обеспечение управления»
1.1. Область применения программы
Рабочая программа учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» разработана в соответствии с ФГОС СПО по специальности 100801 «Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров». Классификация – товаровед – эксперт.
Рабочая программа учебной дисциплины предназначена для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 100801 «Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров».
1.2. Место дисциплины в структуре основной профессиональной образовательной программы
Дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной дисциплиной, устанавливающей базовые знания для освоения специальных дисциплин. Знания и умения, полученные в процессе изучения дисциплины, могут быть использованы при изучении таких дисциплин, как «Экономика организации», «Менеджмент», «Маркетинг», «Организация коммерческой деятельности», «Основы права», « Правовое обеспечение управления», «Экономика и бухгалтерский учет».
1.3. Цели и задачи дисциплины – требования к результатам освоения дисциплины:
Целью изучения является изучение документационной теории и практики в управлении на основе научно обоснованных принципов и методов.

Задачами изучения дисциплины является:
- ознакомление студентов с основными понятиями документооборота,правилами создания управленческих документов,
- ознакомление студентов с принципами работы с документами;
- ознакомление студентов с реализацией принципов унификации истандартизации документооборота в управлении;
- ознакомление студентов с принципами организации документооборотаи организации делопроизводственной службы предприятий, учреждений и организаций;
- ознакомление студентов с основными нормативно-методическимиматериалами по документированию управленческой деятельности; существующими стандартами по управленческой документации, характеристикой и составом унифицированных систем документации;
- обучение студентов навыкам составления и редактирования служебных документов в соответствии с новыми российскими ГОСТами.
Требования к результатам освоения дисциплины
ПК 1.1. Выявлять потребность в товарах.
ПК 1.2. Осуществлять связи с поставщиками и потребителями продукции.
ПК 1.3. Управлять товарными запасами и потоками.
ПК 1.4. Оформлять документацию на поставку и реализацию товаров.
ПК 2.1. Идентифицировать товары по ассортиментной принадлежности.
ПК 2.2. Организовывать и проводить оценку качества товаров.
ПК 2.3. Проводить товароведную экспертизу.
ПК 3.1. Планировать основные показатели деятельности организации.
ПК 3.2. Планировать выполнение работ и оказание услуг исполнителями.
ПК 3.3. Организовывать работу трудового коллектива.
ПК 3.4. Контролировать ход и оценивать результаты выполнения работ и оказания услуг исполнителями.
ПК 3.5. Участвовать в выработке мер по оптимизации процессов оказания услуг в области профессиональной деятельности.
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.
ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 5. Владеть информационной культурой, анализировать и оценивать информацию с использованием информационно-коммуникационных технологий.
ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.
ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий.
ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.
ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.
ОК 10. Исполнять воинскую обязанность, в том числе с применением полученных профессиональных знаний (для юношей).
В результате освоения дисциплины обучающийся должен уметь:
оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в т.ч. используя информационные технологии;
проводить автоматизированную обработку документов;
осуществлять хранение и поиск документов;
использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;
В результате освоения дисциплины обучающийся должен знать:
- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;
- основные понятия документационного обеспечения управления;
- системы документационного обеспечения управления;
- классификацию документов;
- требования к составлению и оформлению документов;
- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.
использовать в профессиональной деятельности.
1.4. Рекомендуемое количество часов на освоение программы дисциплины:
Максимальной учебной нагрузки обучающегося 72 часов, в том числе:
обязательной аудиторной учебной нагрузки обучающегося 48 часов;
самостоятельной работы обучающегося 24 часа.2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
2.1. Объем учебной дисциплины и виды учебной работы
Вид учебной работы Объем часов
Максимальная учебная нагрузка (всего) 72
Обязательная аудиторная учебная нагрузка (всего)
В том числе:
Практические занятия 48
14
Самостоятельная работа обучающегося (всего)
в том числе
внеаудиторная самостоятельная работа 24
26
Итоговая аттестация в форме дифференцированного зачета
2.2. Тематический план и содержание учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления»
Наименование разделов и тем Содержание учебного материала, практические работы, самостоятельная работа обучающихся Объем часов Уровень освоения
Раздел 1
Общая характеристика документационного обеспечения управления 6 Введение Содержание учебного материала 2
1
Цели, задачи и принципы документационного обеспечения управления. Значение и содержание дисциплины “ Документационное обеспечение управления “ и связь ее с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процесса управления.
Современное состояние документационного обеспечения управления. Тема 1.1.
Основные понятия документационного обеспечения управления Содержание учебного материала 2 2
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм. Понятие терминов “документ”, “документационное обеспечение”, “документирование”, “организация работы с документами”. Понятие систем документации. Унификация и стандартизация управленческих документов. Понятие терминов «унификация», «стандартизация». Функции документов. Классификация документов. Состав управленческих документов. Самостоятельная работа
История развития научных представлений о документационном обеспечении управления. Общероссийские классификаторы ОКПО, ОКУД, ОГРН. Основные унифицированные системы в составе ОКУД. 2 Раздел 2.
Требования к составлению и оформлению документов 4 Тема 2.1.
Оформление основных реквизитов документа Содержание учебного материала 2 2
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Состав УСОРД, области ее применения. ГОСТы ОРД. Требования к составлению и оформлению документов. Реквизиты. Самостоятельная работа
Основные правила оформления машинописных текстов. Требования к форматированию текста. 2 Раздел 3
Системы организационно - распорядительной документации 32 Тема 3.1.
Организационная документация Содержание учебного материала 2 2
Организационные документы (устав, положение, учредительный договор, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции), их назначение, формуляры-образцы. Процедура составления и оформления организационных документов. Область применения организационных документов. Использование унифицированных форм Самостоятельная работа
Составление и оформление штатного расписания для собственной организации с использованием КонсультантПлюс (униф.форма № Т-3). 2
Тема 3.2.
Распорядительная документация Содержание учебного материала 2 2
Распорядительные документы (приказ, распоряжения, указания, постановления, протоколы). Их назначение, формуляры-образцы Процедура составления и оформления распорядительных документов. Область применения распорядительных документов. Практическая работа № 1
Составление и оформление распорядительных документов с использованием текстового процессора Word из пакета программ MS Office 2 Самостоятельная работа
Составление и оформление краткого и полного протоколов 2 Тема 3.3.
Документация по личному составу Содержание учебного материала 4 2,3
Пакет документов по личному составу. Особенности работы с кадровыми документами. Документирование трудовых правоотношений. Использование унифицированных форм документов по личному составу. Издание приказов по личному составу. Формирование и ведение личных дел. Ведение трудовых книжек работников Практическая работа № 2
Составление и оформление приказов по личному составу (унифицированные формы Т-1,Т-5, Т-6,Т-8) с использованием Консультант Плюс.
Составление и оформление личной карточки (ф.Т-2), трудовой книжки с использованием справочно-правовой системы Консультант Плюс. 2 Самостоятельная работа:
Составление и оформление сопроводительного письма к резюме и резюме с использование текстового процессора Word из пакета программ MS Office.
Составление и оформление приказов по личному составу с использованием текстового процессора Word из пакета программ MS Office 4 Тема 3.4.
Информационно-справочная документация Содержание учебного материала 4 2
Информационно-справочные документы. Их назначение, формуляры-образцы. Процедура составления и оформления информационно-справочных документов. Область применения информационно-справочных документов. Классификация корреспонденции. Язык и стиль деловой корреспонденции. Типовые и трафаретные служебные письма. Инициативные и ответные служебные письма. Письма - запросы, письма - ответы. Гарантийные письма. Типовое сопроводительное письмо к договору. Практическая работа № 3
Составление и оформление актов, справок, записок с использование текстового процессора Word из пакета программ MS Office 2 Практическая работа № 4
Составление и оформление служебных писем с использование текстового процессора Word из пакета программ MS Office. 2 Тема 3. 5.
Документация по профессиональной деятельности Содержание учебного материала 2
2
Учет и оформление торговых операций. Первичные учетные документы. Документы налогового учета и отчетности.
Практическая работа № 5
Оформление следующих документов: расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, счет на оплату товара, счет-фактура, платежное поручение, товарно-транспортная накладная, доверенность с использованием 1С. 2 Раздел 4
Документирование договорно-правовых отношений экономической деятельности 20 Тема 4. 1.
Договорно-правовая документация
Содержание учебного материала 2 2,3
Понятие договора, соглашение, протокола. Типовая форма договора. Основные разделы договора. Договор купли-продажи и поставки.
Оформление приложений к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Протоколы согласования разногласий к договорам. Формы протоколов разногласий.
Доверенности: разовые, специальные, генеральные. Образцы доверенностей. Практическая работа № 6
Оформление актов по приемке продукции (товаров) по количеству и качеству с использованием справочно-правовой системы КонсультантПлюс. 2 Самостоятельная работа
Составление и оформление договора поставки с использованием справочно-правовой системы КонсультантПлюс и текстового процессора Word из пакета программ MS Office.
Составление и оформление протоколов разногласий и согласования разногласий с использованием справочно-правовой системы КонсультантПлюс и текстового процессора Word из пакета программ MS Office. 4 Тема 4.2.
Претензионно-исковая документация
Содержание учебного материала 2 2,3
Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий. Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений. Самостоятельная работа
Оформление и составление претензии и искового заявления с использованием справочно-правовой системы Консультант Плюс и текстового процессора Word из пакета программ MS Office. 4 Тема 4.3.
Документы по внешнеэкономической деятельности
Содержание учебного материала 2
2,3
Виды договоров, оформляющих внешнеэкономическую деятельность. Международный договор о купле-продаже.
Бланки коммерческих писем. Реквизиты формуляра коммерческого письма. Особые требования к текстам коммерческих писем.
Классификация коммерческих писем. Запрос - ответ на запрос. Оферта (предложение) - ответ на оферту (акцепт). Самостоятельная работа
Составление и оформление оферты и запроса с использованием текстового процессора Word из пакета программ MS Office. 4 Раздел 5.
Организация документооборота
8 Тема 5.1.
Технология и принципы организации документооборота
Содержание учебного материала 4 2
Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел. Требования к заголовкам дел. Формирование дел. Систематизация документов внутри дела. Оформление дел. Типовые сроки хранения документов.
Практическая работа № 7
Регистрация документов. Составление и оформление номенклатуры дел. 2 Тема 4.2.
Технология автоматизированной обработки документации
Содержание учебного материала 2
2
Система электронного документооборота (СЭД). Цифровая подпись. Обзор современных средств оргтехники для передачи и переработки информации. Электронный документ. Электронная почта. Системы оптического распознавания текстов. Дифференцированный зачет 2 Итого 72 Для характеристики уровня освоения учебного материала используются следующие обозначения:
1. – ознакомительный (узнавание ранее изученных объектов, свойств);
2. – репродуктивный (выполнение деятельности по образцу, инструкции или под руководством)
3. – продуктивный (планирование и самостоятельное выполнение деятельности, решение проблемных задач)
3. УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ ДИСЦИПЛИНЫ
3.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению
Реализация программы дисциплины требует наличия учебного кабинета «Документационное обеспечение управления»
Оборудование учебного кабинета:
- посадочные места по количеству обучающихся;
- рабочее место преподавателя;
- маркерная доска.
Технические средства обучения:
- компьютеры, проектор, принтер, сканер, ноутбук.
3.2. Информационное обеспечение обучения
Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы
Нормативные документы
Конституция РФ от 12.12.1993
Гражданский кодекс РФ от 18.12.2006 № 230-ФЗ
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
"ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 20.07.2010)
Приказ Росстата от 29.07.2008 N 174 "Об утверждении "Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений"
18. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380)
19.ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
20.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
21.ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения»
Основная литература:
1.Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение: учебно-практическое пособие – 2-е изд., пер., доп., 2009
2. Соколов В.С.Документационное обеспечение управления: учебник –
2-е изд. – М.: Форум, 2009
Дополнительная литература
Басаков М.И. Делопроизводство: учебное пособие для студентов ссузов-7-е изд., перер. И доп. – М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2009
Бухгалтерские документы. Примеры заполнения. – М.: ЗАО «Книга сервис», 2009
Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) Учебник доля ВУЗов / под редакцией Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИДАНА, 2007
Красавчикова М.В. Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документационное обеспечение управления», 2012
Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К. Коммерческая деятельность, Учебник - М.: Маркетинг, 2008
Смитиенко Б.М., Поспелова В.К. Внешнеэкономическая деятельность – М.: Мастерство, 2007
http://formz.ruwww.consultant.ruedu. consultant.ru
Справочно-правовая система Консультант Плюс.
4. КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
Контроль и оценка результатов освоения дисциплины осуществляется преподавателем в процессе проведения практических занятий и лабораторных работ, тестирования, а также выполнения обучающимися индивидуальных заданий, проектов, исследований.
Результаты обучения
(освоенные умения, усвоенные знания) Формы и методы контроля и оценки результатов обучения
1 2
Умения:
- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
- осваивать технологии автоматизированной обработки документации; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
- использовать унифицированные формы документов; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
- осуществлять хранение и поиск документов; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
- использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте; Экспертное наблюдение при работе студента на ПК, оценка на практических занятиях
Знания:
- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства; Тестирование, проверка домашнего задания
- основные понятия документационного обеспечения управления; Тестирование, проверка домашнего задания
- системы документационного обеспечения управления; Тестирование, проверка домашнего задания
- классификацию документов; Тестирование, проверка домашнего задания
- требования к составлению и оформлению документов; Тестирование, проверка домашнего задания
- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел Тестирование, проверка домашнего задания
СодержаниеРаздел 1.Общая характеристика документационного
обеспечения управления
Введение
Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
структуре текста.
СодержаниеНормативно-правовая база ДОУ.
Конституция РФ, принята 12 декабря 1993 г.
Гражданский Кодекс РФ.
Трудовой Кодекс РФ.
Федеральный Конституционный Закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ
“О Государственном гербе РФ”,
Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Федеральный закон от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».
Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "О персональных данных"
Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 года №5-р «Об утверждении перечня организаций, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати».
Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 года №177 «Вопросы Федерального архивного агентства».
Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
Письмо Росархива от 2 марта 2006 года №2/407-К «Об “Информационно-справочной системе архивной отрасли (ИССАО)”».
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Письмо Росархива от 11 марта 2005 года №2/476-А «О модернизации “Информационно-справочной системы архивной отрасли (ИССАО)” в 2004 году и планах развития на 2005 год».
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 года № 117н «О трудовых книжках».
Письмо Росархива от 24 ноября 2003 года № 2/2047-А «О модернизации Информационно-справочной системы архивной отрасли».
Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».
Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту “Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)” статуса “официальной базы данных Федеральной архивной службы России”».
Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 года №23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения».
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».
ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».
ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».
ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. N 558
нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).
Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих тарифных разрядов (ОКПДТР).
СодержаниеТема 1.1. Основные понятия документационного
обеспечения управления
"...1.1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях ..." ("Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения"(одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33))
Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления».
ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.
1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:
• состав управленческих документов;
• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
• общие требования к составлению текстов управленческих документов.
2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:
• документооборота организации;
• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
• контроля исполнения документов;
• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
3. Механизация и автоматизация работы с документами.
4. Организация службы документационного обеспечения управления.
Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.
На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.
Основным объектом изучения в документационном обеспечении управления является документ, а также процессы работы с ним.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто в определении термина документ в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации":
«документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».
В соответствии с Федеральным Законом «Об обязательном экземпляре документов» № 77-ФЗ от 29 декабря 1994:
«документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения»
На основании ГОСТ Р 51141-98 « Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
«документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98
« Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как “запись информации на различных носителях по установленным правилам” (ГОСТ Р. 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения (ГОСТ Р. 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Деятельность организации оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
В управленческой деятельности и делопроизводстве органов управления используются различные системы документации:
-организационно-распорядительная; 
-плановая; 
-отчетная; 
-финансовая; 
-документация по материально-техническому обеспечению; 
- договорная; 
- документация по документационному и информационному обеспечению;
-деятельности организации и т. д.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов”.
Под унификацией понимается “приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию”.
В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название “формуляров-образцов”.
Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.
Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.
Функция документа - это целевое назначение, присущее ему.
В одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
СодержаниеФункции документа:
1. Информационная функция. Она присуща всем документам, т.к. необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.
2. Социальная функция. Состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью. Социальная функция документа определяется местом, ролью документа в данном обществе, в жизни государства.
Социальная функция - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа - это отражение в нем деятельности, места, роли данного человека в обществе.
3. Коммуникативная функция. Это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.
В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
- документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз ( от есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
- документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
4. Управленческая функция. Средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.
В управленческой функции можно выделить две основные подфункции:
- стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;
- обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.
5. Правовая функция. Это функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.), акты управления, издаваемые организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.
В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).
6. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля.
Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.
7. Культурная функция. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.
Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (научно-техническая документация, произведения искусства). Культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведений и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе.
8. Функция документа как исторического источника. Изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.
Значение той или иной функции во временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре и т.д.
Существуют функции, время действия которых ограничено
(коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).
СодержаниеВ управленческой деятельности используются самые разнообразные документы.
Классификация документов по различным признакам позволяет представить все многообразие управленческой документации.
Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
по способу документирования
- рукописные;- электронные;- графические;- кино-, фотодокументы.
по сфере использования
- организационно-распорядительные;- финансовые;- научно-технические;- отчетно-статистические.
по содержанию
-простые;-сложные.
по месту составления
-внутренние;-внешние.
по степени гласности
- открытые;
- с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия);
-«коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
по происхождению
- официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);- личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
по юридической силе
- оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
- копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
- отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
- заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
- выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
по форме изложения (степени унификации)
- индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
- трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
- типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
- примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
- унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
по срокам исполнения
- срочные (с указанием срока исполнения);- несрочные.
по срокам хранения
- временного хранения (до 10 лет);- долговременного хранения (свыше 10 лет);- постоянного хранения.
СодержаниеСостав управленческих документов
Состав управленческих документов определяется компетенцией
и функциями организаций, порядком решения вопросов объектов,
характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в
табеле документов.
Единство правил документирования управленческих действий
на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ,
унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных
классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ).
УСД - комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.
Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСД общесоюзного назначения, унифицированных форм документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу
реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
Существует следующая унифицированная система документации (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93):
-унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система первичной учетной документации;
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
- унифицированная система документации по труду;
- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;- унифицированная система внешнеторговой документации.
СодержаниеРаздел 2. Требования к составлению и оформлению документов
Тема 2.1.Оформление основных реквизитов документов
Унифицированная система организационно-распорядительной документации[1]:
Код КЧ Наименование формы
0200000 2 УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
0211000 0 Документация по созданию организации, предприятия
0211031 3 Договор об аренде
0211071 5 Заявление на государственную регистрацию
0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
0211073 8 Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)
0211101 1 Письмо об изготовлении печати, штампа
0211111 7 Положение о структурном подразделении
0211151 9 Приказ о создании предприятия
0211152 5 Приказ о выходе из совхоза
0211161 4 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании
0211162 0 Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава
0211163 7 Протокол заседания правления колхоза
0211171 3 Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка
0211191 0 Свидетельство о регистрации
0211231 2 Устав
0211241 8 Учредительный договор
0212000 4 Документация по реорганизации организации, предприятия
0212151 2 Приказ о реорганизации
0212161 8 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации
0212181 9 Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации
0213000 8 Документация по ликвидации организации, предприятия
0213011 4 Акт о ликвидации
0213101 9 Письмо с сообщением о ликвидации
0213102 5 Письмо участника о выходе из совместного предприятия
0213151 6 Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии
0213181 2 Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации
0213161 1 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации
0214000 1 Документация по приватизации государственных организаций, предприятий и муниципальных
0214061 0 Заявка на участие в конкурсе
0214161 5 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия
0214191 1 Свидетельство о регистрации
0251000 1 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
0251121 3 Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности
0251151 1 Приказ по вопросам основной деятельности
0251152 6 Приказ о распределении обязанностей между руководством
0251161 5 Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности
0251221 8 Указание по вопросам основной деятельности
0252000 5 Документация по организационно- нормативному регулированию деятельности организации,предприятия
0252031 8 Договор на производство работ (оказание услуг)
0252051 9 Должностная инструкция
0252111 1 Положение о структурном подразделении
0252131 2 Правила внутреннего трудового распорядка
0252211 6 Структура и штатная численность
0252251 8 Штатное расписание
0253000 9 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия
0253011 0 Акт по вопросам основной деятельности
0253101 2 Письмо по вопросам основной деятельности
0253201 4 Справка по вопросам основной и кадровой деятельности
0281000 0 Документация по приему на работу
0281071 4 Заявление о приеме на работу
0281081 6 Контракт о назначении на должность
0281151 8 Приказ о приеме на работу
0281161 3 Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
0282000 3 Документация по переводу на другую работу
0282071 8 Заявление о переводе на другую работу
0282141 6 Представление о переводе на другую работу
0282151 1 Приказ о переводе на другую работу
0283000 7 Документация по увольнению с работы
0283071 1 Заявление об увольнении
0283151 5 Приказ об увольнении
0283161 0 Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
0284000 0 Документация по оформлению отпусков
0284021 8 График отпусков
0284071 5 Заявление о предоставлении отпуска
0284151 9 Приказ о предоставлении отпуска
0285000 4 Документация по оформлению поощрений
0285141 7 Представление о поощрении
0285151 2 Приказ о поощрении
0285161 8 Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
0286000 8 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
0286041 6 Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286091 3 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286151 6 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
0286161 1 Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания
СодержаниеУнифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в котором излагаются правила оформления каждого реквизита.
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах организаций требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.
Реквизит (ГОСТ 351141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”) - обязательный элемент оформления официального документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делают документ недействительным.
Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом “О бухгалтерском учете” предписано, что “первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов называется типовым формуляром.
Правила составления и оформления документов, а также место расположения реквизитов на документах должны соответствовать ГОСТу Р 6.30 - 2003. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления - 30.
Установлен следующий состав реквизитов:
01 - Государственный герб РФ;
02 - герб субъекта РФ;
Гербы изображаются на бланках учреждений и организаций только в тех случаях, предусмотренных законодательством.
Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом РФ от 25 декабря 2000г. № 2-ФКЗ “О государственном гербе РФ”.
Гербы объектов РФ помещаются на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема в соответствии с Уставом (положением об организации). Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
04 - код организации проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором организаций и предприятий (ОКПО).
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, которые выдаются налоговыми органами.
06 - идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляется в соответствии с документами, которые выдаются налоговыми органами.
07 - код формы документа устанавливается согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 - наименование организации - автора должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция, в систему которой входит данная организация.
Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.
Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.
09 - справочные данные об организации включает в себя почтовый адрес и номер телефона, по усмотрению организации могут присутствовать и другие сведения: номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д.
ул. Профсоюзная, 3, офис 6,
г. Ярославль, 150000
тел. 45-56-67
р/сч 56778... в Ярсоцбанке ( при угловом расположении реквизитов)
ул. Профсоюзная, 3, офис 6, г.Ярославль, 15000
тел. 45-56-67 р/сч 56778... в Ярсоцбанке
( при продольном расположении реквизитов)
10 - наименование вида документа, составленного организацией, должно быть определено уставом или положением об организации, Оно также должно входить в перечень видов документов, предусмотренных ОКУД.
П Р И К А З
(при угловом расположении реквизитов)
П Р И К А З
( при продольном расположении реквизитов)
11- дата документа определяется его видом. Для протокола это дата заседания, для акта - дата описанного события, в остальных случаях - дата подписания или утверждения. Совместные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату.
Дата документа всегда оформляется от нулевого положения.
31.12.2005
Возможна запись месяца на финансовых документах прописью, а также оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день.
12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкого номера и (по усмотрению организации) дополнительной информации - об исполнителях, корреспонденте и пр. Если документ составляется совместно несколькими организациями, его регистрационный номер должен состоять из регистрационных номеров документа в каждой из этих организаций (14/56). Порядок следования номеров должен соответствовать порядку указания авторов в документе.
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
12.03.2005 № 23/01-13
На № 97/02-02 от 09.03.2005
14 - место составления или издания документа. Он указывается только в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизитам “наименование организации” и “справочные данные об организации”.
15 - адресат. Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации, структурным подразделениям, должностным или частным лицам.
Если документ адресуется руководителю организации, то реквизит оформляется следующим образом:
Директору ЯТЭТ
В.Г.Гавриленко
Адресуя докладную записку (объяснительную записку, заявление) руководителю структурного подразделения, укажем:
Зам.директора по
учебной части ЯТЭТ
Л.В.Шапуриной
При направлении документа должностному лицу из другой организации, укажем:
Ярославский
торгово-экономический
техникум
Зам. директору по учебной части
Л.В.Шапуриной
или
ЯТЭТ
Бухгалтерия
Гл.бухгалеру ЯТЭТ
Н.А.Балиной
При направлении документа в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже, и адресование оформляется следующим образом:
Ярославский
торгово-экономический
техникум
При направлении документов нескольким однородным организациям или учреждениям фамилии опускаются, а должности указываются обобщенно:
Директорам техникумов
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае направления разовому корреспонденту, что облегчает работу секретаря по обработке и отправке корреспонденции:
Директору ЯТЭТ
В.Г.Гавриленко
Б.Полянки, 5,
г. Ярославль, 150023
Допускается центрировать каждую строку реквизита “адресат” по отношению к самой длинной строке:
Ярославский
торгово-экономический
техникум
Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово “копия” перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется один от другого 2-3 интервалами.
При направлении документа одного содержания в несколько адресов (больше 4 адресов) исполнитель документа составляет список рассылки. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.
При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
Самсоновой А.В.
ул. Фруктовая, 67
г. Ярославль, 150000
16 - гриф утверждения документа. После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.
Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом.
Гриф утверждения так же, как и адресат состоит из составных частей.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЯТЭТ
________В.Г.Гавриленко
15.05.2005
УТВЕРЖДЕН
Приказом ЯТЭТ
от 15.05.2005 № 36
Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт - утвержден; инструкция - утверждена; правила - утверждены; положение - утверждено.
17 - резолюция. После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции. Резолюция содержит, фамилию, инициалы исполнителя ( исполнителей), характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.
Каревой Я.Д.
Организовать проведение
конференции до 20.05.2005
Личная подпись
15.05.2005
18 - заголовок к тексту. Это краткое содержание основного текста документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа. Он может отвечать на вопросы: “о чем?” (“о ком?”) или “чего?” (“кого?”).
19 - отметка о контроле. Этот реквизит обозначается буквой “К” и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Располагается в верхнем поле.
20 - текст документа.
21 - отметка о наличии приложения. Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагают после текста перед подписью от 0 положения.
Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенном виде:
Приложение: на 2 л. в 5 экз.
Если приложение к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров.
Приложение: 1. Проект контракта с АО “Траст” на 20 л. в 3 экз.;
2. Список поставщиков на 3 л. в 2 экз.
Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о приложении и общее количество листов.
Приложение: Договор аренды от 21.10.2005 № 5 и приложение к
нему на 13 л.
Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
Приложение: каталог “Oriflame” в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом.
Приложение 1
к приказу директора
ОАО “Эра” от 01.04.2005
22 - подпись. Включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку.
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке.
Директор ЯТЭТ личная подпись В.Г.Гавриленко
При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно.
Директор личная подпись В.Г.Гавриленко
При подписании документа несколькими должностными лицами реквизит располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью.
Директор ЯТЭТ личная подпись В.Г.Гавриленко
Зам.директора по
учебной части личная подпись Л.В.Шапурина
При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Директор ОАО “Арена” Директор ООО “Сирена”
подпись Г.К Манов подпись Н.В.Карин
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
Председатель комиссии личная подпись Н.В. Карин
Члены комиссии личная подпись К.Н.Смирнов
личная подпись Р.Л.Романов
личная подпись Н.Н Петрова
или
Председатель личная подпись Н.Н.Петрова
Секретарь личная подпись Г.А.Кабанова
23 - гриф согласования (внешнее согласование).
СОГЛАСОВАНО
Директор школы № 42
личная подпись Н.В.Галочкина
10.04.2005
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
09.08.2005 № 24
При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.
24 - виза согласования (внутреннее).
Гл.бухгалтер
подпись Н.А.Балина
23.04.2005
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Замечания прилагаются
Должность
Личная подпись Ин.Фамилия
Дата.
Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.
Для документов, подлинники которых остаются в организации, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.
25 - оттиск печати. Проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
26 - отметка о заверении копии. Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику.
Верно
Секретарь личная подпись Н.Ю.Бондаренко
14.04.2012
27 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны в нижнем части документа.
Петухова Елена Владимировна
32-78-98
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Свидетельствует о том, что работа над документом закончена. Помещается в левой нижней части первого листа документа.
Ответ отправлен
20.04.2005 № 12/01-06
В дело 13-24
И.Иванов 21.04.2005
29 - Отметка о поступлении документа в организацию. Состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего номера. Проставляют отметку в правой нижней части документа.
30 - идентификатор электронной копии документа. Если документ вводится в память компьютера, на бумажном носителе делается об этом специальная отметка. Проставляется в левой нижней части документа.
СодержаниеРазработка стандартных бланков
1. Документы изготавливают на бланках.
Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.
Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.
2. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации - автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.
В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.
Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных "шаблонов" или унифицированных бланков ("электронных форм"), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
3. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210), с размерами полей не менее:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.
Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.
При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.
На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.
Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата A3 (420 x 297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.
На бумаге формата A6 (105 x 148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.
4. Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ.
Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Схемы расположения реквизитов даны на рис.1 и 2.
Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.
При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.
Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.
В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже - на национальном.
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения", резолюций, отметок о рассылке и др.
Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит "Адресат".
5. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.
6. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.
7. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.
Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
8. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.
Общий бланк может включать следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации - (01);
герб субъекта Российской Федерации - (02);
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03);
наименование организации - (08);
место составления или издания документа - (14).
Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:
дата документа - (11);
регистрационный номер документа - (12);
заголовок к тексту - (18).
Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации - (01), (02);
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03);
наименование организации - (08);
наименование вида документа - (10);
место составления или издания документа - (14);
а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:
дата документа - (11);
регистрационный номер документа - (12);
ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);
заголовок к тексту - (18);
отметка о контроле - (19).
В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит "Место составления или издания документа" (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.
Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.
Бланк письма может включать следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации - (01);
герб субъекта Российской Федерации - (02);
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03);
код организации - (04);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - (05);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - (06);
код формы документа - (07);
наименование организации - (08);
справочные данные об организации - (09).
Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:
дата документа - (11);
регистрационный номер документа - (12);
ссылка на регистрационный номер и дату документа - (13);
адресат - (15);
заголовок к тексту - (18);
отметка о контроле - (19).
Реквизит "Справочные данные об организации" включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.
В бланках должностного лица дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".
9. Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации (далее по тексту - герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации".
Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Кроме этого, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", а также на левом поле бланка на уровне реквизита "Наименование организации".
10. На бланках, для их учета, можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.
СодержаниеСХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
20 73 88 10
│<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\ │ │/\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 │ │ 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │ │ │
│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │
51 │ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │
│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │
│ │ │13 │ │ │ │ │
22 │ │ │14 │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │18 │ │ │ │ │
18 │ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │27 │ │ │
│ │ │ │ │ │
40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
\/ │ │\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│ 210 │
│<-------------------------------------------------->│
Рисунок 1. Расположение реквизитов
и границы зон на формате А4 углового бланка

20 10
│<----->│ │<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\ │ │/\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
────│ ────┌────────────────────────────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 03 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │08 09 10 │ │ │
│ │ 20 │ │ │ │ │
73 │ │ │ │04 05 06 07 │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │11 12 15 │ │ │
│ │ 10 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │13 14 │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │18 17 │ │ │
18 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │297
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │27 │ │ │
40 │ │ --- ├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
────│ --- └────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
\/ │ │\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│ 210 │
│<-------------------------------------------------->│
Рисунок 2. Расположение реквизитов
и границы зон на формате А4 продольного бланка
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ РОСАРХИВ │
│ Государственное учреждение │
│ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения │
│ и архивного дела │
│ (ВНИИДАД) │
│ │
│ │
│ ____________________ N _________________ │
│ │
│ Москва │
│ │
│ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 3. Образец общего бланка организации
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ РОСАРХИВ │
│ Государственное учреждение │
│Всероссийский научно-исследовательский институт │
│ документоведения и архивного дела │
│ (ВНИИДАД) │
│ │
│ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 │
│ Тел./факс (095) 718-78-74 │
│ E-mail: [email protected]
│ http://www.vniidad.ru │
│ ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 │
│ ИНН/КПП 7708033140/771001001 │
│ │
│________________ N _____________________ │
│На N ______________ от _______________________ │
│ │
│ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 4. Образец углового бланка письма организации
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ РОСАРХИВ │
│ Государственное учреждение │
│ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения │
│ и архивного дела │
│ (ВНИИДАД) │
│ │
│ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 │
│ Тел. (095) 334-46-46, Факс (095) 718-78-74 │
│ E-mail: [email protected]
│ http://www.vniidad.ru │
│ ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 │
│ │
│На N ______________ от _______________________ │
│ │
│ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 5. Образец продольного бланка письма организации
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ РОСАРХИВ │
│ Государственное учреждение │
│ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения │
│ и архивного дела │
│ (ВНИИДАД) │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ │
│ ____________________ N _________________ │
│ │
│ Москва │
│ │
│ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 6. Образец продольного бланка приказа
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ФЕДЕРАЛЬНАЯ │
│ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ │
│ ________ │
│ Государственное учреждение │
│Всероссийский научно-исследовательский │
│ институт документоведения │
│ и архивного дела │
│ ВНИИДАД │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ │
│ ___________ N ______________ │
│ │
│ Москва │
│ │
│ [ ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 7. Образец углового бланка приказа
СодержаниеПодготовка текстов документов
1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
3. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.
4. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
5. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.
Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:
В соответствии с Федеральный законом "О государственной регистрации юридических лиц" от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц"...
Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.
6. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договора о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование базы данных "текстовых шаблонов".
7. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.
Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
8. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).
Слева над таблицей размещают слово "Таблица", выделенное разрядкой, после него приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:
ГОЛОВКА ТАБЛИЦЫ
Заголовок строк Заголовок граф Заголовок граф
подзаголовки граф подзаголовки граф подзаголовки граф подзаголовки граф
1 2 3 4 5
Подзаголовки строк Строка Строка Строка Строка
-"- -"- -"- -"- -"-
-"- -"- -"- -"- -"-
-"- -"- -"- -"- -"-
-"- -"- -"- -"- -"-
-"- -"- -"- -"- -"-
Боковик (графа для заголовков) Графы (колонки)
Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф продолжаются.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
9. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.
10. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста.
В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.
Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределенным значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:
До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания.
или
Протокол не отражает намерения договаривающихся сторон.
Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
Установлено, что в период с... по...
В соответствии с...
В целях...
Направляем (представляем, высылаем) Вам...
Считаем целесообразным....
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о....
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".
В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".
Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:
не "мы выполним", а "нами будет выполнено";
не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".
В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения:
СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;
графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.
СодержаниеИзготовление документов
Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.
На пишущей машинке документы изготавливаются:
- при отсутствии средств вычислительной техники в организации;
- наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.
В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.
Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее - через один межстрочный интервал.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
(межстрочный интервал - 1,5)
Начальник юридического отдела
(межстрочный интервал - 1)
(межстрочный интервал - 2)
А.С.Круглов
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.
Наименование вида документа печатается прописными буквами.
Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:
Генеральный директор
ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.
Рекомендуется при печатании документов соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):
- 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";
- 5 (12,5 мм)[2] - для начала абзаца в тексте;
-16 (37,5 мм) - регистрационный номер; дату в реквизите “ссылка на регистрационный номер и дату документа”
- 32 (80 мм) - для реквизита "Адресат";
- 40 (100 мм) - для реквизита "Гриф утверждения документа";
- 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;
- 34 – 48 (120 мм) - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков (100 мм) от левой границы текстового поля документа.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.
При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.
Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.
СодержаниеРаздел 3. Системы организационно - распорядительной
документации
Тема 3.1.Организационная документация
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.
Организационные документы - устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, положение структурного подразделения.
Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
СодержаниеУстав предприятия, акционерного общества, организации - зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности. ( Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б."Современный экономический словарь» (ИНФРА-М, 2006))
Структура текста устава состоит из разделов:
1. Общие положения
2. Правоспособность общества. Предмет и цели деятельности
3. Имущественная ответственность общества
4. Права и обязанности участников общества. Исключение участника из общества. Список участников общества
5. Имущество общества. Уставный капитал
6. Распределение прибыли общества между его участниками
7. Выход участника общества из общества
8. Управление обществом
9. Ревизионная комиссия общества
10. Учет и отчетность
11. Информация об обществе
12. Архив общества
13. Реорганизация и ликвидация общества
14. Заключительные положения
«УТВЕРЖДЕН»
Решением учредителя № 1
от «21» июля 2010 года
У С Т А В
общества с ограниченной ответственностью
«Металлурги Чип и Дейл»
Москва
–2010–
Рисунок 8. Пример титульного листа Устава
СодержаниеДоговор учредительный (англ. memorandum of association) - договор, в котором учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей из его состава. В договоре указывается наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью и другие сведения. (Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. "Современный экономический словарь» (ИНФРА-М, 2006))
ДОГОВОР ОБ УЧРЕЖДЕНИИ
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
"НАИМЕНОВАНИЕ"
г. _____________________ "___" __________ 20__ г.
Граждане Российской Федерации: ______________________________, а также юридические лица: ________________________________________
именуемые в дальнейшем "учредители" ("участники"), обязуются осуществлять совместную деятельность по учреждению в соответствии с законодательством Российской Федерации общества с ограниченной ответственностью "НАИМЕНОВАНИЕ", именуемого в дальнейшем "Общество", с местом нахождения в ______________________, на следующих условиях[3]:
1. Уставный капитал общества и доли его участников
2. Совместная деятельность учредителей по созданию общества
3. Действие договора
Подписи учредителей
Рисунок 9. Формуляр и структура текста договора об учреждении
СодержаниеПоложение - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы организации в целом и его структурных подразделений
Наименование организации
П О Л О Ж Е Н И Е
00.00.0000 №
О (наименование структурного подразделения)
1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Обязанности.
5. Права.
6. Ответственность.
7. Взаимоотношения с другими подразделениями.
Подпись руководителя структурного подразделения
Визы УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
____________Ин. Фамилия
________________________
Рисунок 10. Формуляр и структура текста положения
СодержаниеПравила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя... ("Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 23.04.2012))
Наименование организация
П Р А В И Л А
00.00.0000 №
Место издания
внутреннего трудового распорядка
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации ____________Ин. Фамилия
_______________________
1. Общие положения
2. Порядок найма и высвобождения персонала
3. Основные обязанности персонала
4. Основные обязанности администрации
5. Рабочее время и его использование
6. Поощрения за успешные результаты работы
7. Ответственность за нарушение дисциплины
Подписи
Визы согласования
Рисунок 11. Формуляр и структура текста правила внутреннего трудового распорядка
Содержание
Штатное расписание - утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия, учреждения с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты. (Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б."Современный экономический словарь"ИНФРА-М, 2006)
Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена Постановлением Госкомстата России
Код
Форма по ОКУД 0301017
по ОКПО наименование организации Номер документа Дата составления ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДЕНО
Приказом организации от “ ” 20 г. № на период с “ ” 20 г. Штат в количестве единиц
Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Количествоштатных единиц Тарифная ставка(оклад) и пр., руб Надбавки, руб Всего, руб(гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 +гр. 8) х гр.4 Примечание
наименование код 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Итого Руководитель кадровой службы должность личная подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер личная подпись расшифровка подписи
СодержаниеЗаполнение штатного расписания
Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования.
Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «ШР»).
Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.
Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.
Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Наименования подразделений указываются по группам:
руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
производственные подразделения;
вспомогательные или обслуживающие подразделения.
Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).
К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.
Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
СодержаниеДолжностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. (Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б."Современный экономический словарь"(ИНФРА-М, 2006))
Наименование организация
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000 №
Место издания
Наименование должности (кого?)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации ____________Ин. Фамилия
_______________________
1. Общие положения
2. Цели и задачи
3. Функции
4. Права и обязанности
5. Руководство
6. Взаимоотношения
7. Организация работы
8. Порядок реорганизации
Должность Подпись расшифровка
Рисунок. 13 Формуляр и структура текста должностной инструкции
Содержание
Тема 3.2. Распорядительная документация
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.1Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
В распорядительных документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и др.).
В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:
1. Создать рабочую группу в составе....
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект "Инструкции об организации работы по ... ".
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
Срок представления 15.07.2003.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
1. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов
Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной вышестоящей организации СодержаниеНаименование организации
П Р И К А З
00.00.0000 №__
Место издания
Заголовок к тексту начинается с предлога “О”
В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя (Ф.И.О.), или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения (отдельной строкой).
2. Структура последующих пунктов аналогична.
3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на ... (указывается должность, Ф.И.О. или наименование структурного подразделения).
Наименование должности
руководителя подпись И.О.Фамилия
Рисунок 14. Макет приказа по вопросам основной деятельности

Акционерное общество
“Синус”
П Р И К А З
15.04.2012 № 34
г.Ярославль
О создании экспертной комиссии
В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел АО “Синус”
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
Председатель - зам. директора Иванов И.П.
Секретарь - зав. архивом Курильчик А.А.
Члены комиссии: гл. бухгалтер Осипович И.П., зав.канцелярией Тихоненко П.С., инспектор ОК Манчиц.
2. Зав. Канцелярией Тихоненко П.С.. разработать положение об экспертной комиссии.
Срок исполнения 26.04.2012.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Смирнову А.П.
Директор АО “Синус” подпись М.И.Кравцов
Рисунок 15. Пример приказа по вопросам
основной деятельности
СодержаниеНаименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.0000 №___
Место издания
Заголовок начинается с предлога “О”
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания). Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ:
Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительная часть начинают словом
ПРЕДЛАГАЮ:
1.Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (должность, Ф.И.О.) - действие (глагол в неопределенной форме) .
Срок исполнения.
2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа.
Наименование должностного лица,
подписавшего документ подпись И.О.Фамилия
Рисунок 16. Макет распоряжения
СодержаниеНаименование организации
УКАЗАНИЕ
00.00.0000 №___
Место издания
Заголовок начинается с предлога “О”
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания). Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ:
Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительная часть начинают словом
ПРЕДЛАГАЮ:
1.Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (должность, Ф.И.О.) - действие (глагол в неопределенной форме).
Срок исполнения.
2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа.
Наименование должностного лица,
подписавшего документ подпись И.О.Фамилия
Рисунок 17. Макет указания
СодержаниеВ распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения, протоколах и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).
В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).
В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть составляется по схеме:
Председатель - К.Ю. Бекетов.
Секретарь - А.С. Кузин.
Присутствовали:
Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.
Например:
Присутствовали 47 человек (список прилагается).
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами "Повестка дня" и располагается центрованно через два-три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?". Например:
1. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
института.
Докладчик - М.В. Ларин.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).
Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ"). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).
В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.
В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенографический протокол, который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста двумя-тремя межстрочными интервалами, от границы левого поля. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.
В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Наименование организации
РЕШЕНИЕ
00.00.0000 №___
Место издания
Заголовок начинается с предлога “О”
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания). Распорядительная часть начинается словами: Совет директоров (Коллегия и т.д.)
РЕШИЛ (РЕШИЛА):
1.Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (должность, Ф.И.О.) - действие (глагол в неопределенной форме). Срок исполнения.
2. В последнем пункте указывают должность, фамилию, инициалы лица, на которое возложен контроль за исполнением документа.
Наименование должностного лица,
подписавшего документ подпись И.О.Фамилия
Рисунок 18. Макет решения
Содержание Закрытое
Акционерное общество
“Русь”
П Р О Т О К О Л
02.07.2012 № 18
г.Ярославль
заседания коллегии
Председатель - Добровская А.В.
Секретарь - Пшеничная Л.Ф.
Присутствовали: 16 человек (список прилагается). Если на соб-
рании присутствует меньше 16 чел., то фами
лии перечисляются в алфавитном порядке без
указания должностей.
Приглашенные: перечисляются фамилии с указанием должностей
в алфавитном порядке.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения.
Доклад начальника отдела Сергиенко К.И.
2. О представлении Ракова О.О. к присвоению почетного звания “Заслуженный работник культуры РФ”.
Доклад начальника отдела Титоренко М.С.
1. СЛУШАЛИ:
Сергиенко К.И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Кузнецов С.Л. - ставит вопрос о дополнительном выделении компьютеров для отдела.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить основные направления работы отдела.
1.2. Разрешить административно - хозяйственной службе приобрести для нужд информатизации 3 компьютера необходимой конфигурации.
2. СЛУШАЛИ:
Титоренко М.С. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Выдвинуть Ракова на присвоение ему почетного звания “Заслуженный работник культуры РФ”.
Приложение: 1. Список присутствующих на 2 л. в 3 экз.
2. Доклад Сергиенко К.И. на 3 л. в 3 экз.
3. Доклад Титоренко М.С. на 5 л. в 3 экз.
Председатель подпись А.В.Добровская
Секретарь подпись Л.Ф.Пшеничная
Рисунок 19. Протокол
Закрытое
Акционерное общество
“Русь”
П Р О Т О К О Л
02.07.2005 № 18
г.Ярославль
заседания коллегии
Председатель - Добровская А.В.
Секретарь - Пшеничная Л.Ф.
Присутствовали:16 человек (список прилагается). Если на со
брании присутствует меньше 16 чел., то фами
лии перечисляются в алфавитном порядке без
указания должностей.
Приглашенные: перечисляются фамилии с указанием должностей
в алфавитном порядке.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения.
Доклад начальника отдела Сергиенко К.И.
2. О представлении Ракова О.О. к присвоению почетного звания “Заслуженный работник культуры РФ”.
Доклад начальника отдела Титоренко М.С.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1 Одобрить основные направления работы отдела.
1.2. Разрешить административно - хозяйственной службе приобрести для нужд информатизации 3 компьютера необходимой конфигурации.
2.1. Выдвинуть Ракова О.О. на присвоение ему почетного звания “Заслуженный работник культуры РФ”.
Приложение: 1. Список присутствующих на 2 л. в 3 экз.
2. Доклад Сергиенко К.И. на 3 л. в 3 экз.
3. Доклад Титоренко М.С.на 5 л. в 3 экз.
Председатель подпись А.В.Добровская
Секретарь подпись Л.Ф.Пшеничная
Рисунок 20. Краткий протокол
СодержаниеТема 3.3. Документация по личному составу
Простые и сложные приказы по личному составу
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу.
В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках. При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировках (срок хранения 3 года). В индивидуальном порядке оформляют приказы по поощрениям и взысканиям, учитывая их специфику воспитательной работы. При регистрации приказов по личному составу рекомендуется использовать добавление букв к регистрационному номеру. Например, № 38 л/с. Или, при увольнении, приеме, переводе к регистрационному номеру можно добавлять букву К, командировках букву КМ, отпуск - КО, поощрениях – КП.
СодержаниеДокументация, используемая при приеме на работу
Последовательность документирования при приеме на работу:
1. Резюме
2.Заявление
3.Анкета
4. Трудовой договор
5, приказ о приеме на работу
6. Запись в трудовую книжку
7. Оформление личной карточки
8. Открытие лицевого счета по заработной плате.
СодержаниеЦветное фото приветствуется.
/для отправки по e-mail/

ФРОЛОВ
ИВАН
ИВАНОВИЧ
ЦЕЛЬ:
Ищу работу в сфере информационных технологий в качестве:
Помощника директора по обеспечению безопасности
информации;
Руководителя направления (заместителя) по созданию и эксплуатации сетей передачи данных и ЛВС;
Начальника отдела (группы) администраторов корпоративных баз данных под управлением ОС LINUX, WINDOWS 2000/3, ХР.
Против командировок и ненормированного рабочего дня не возражаю.
ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ О СЕБЕ:
1968 г.р., женат. Имею дочь 1990 г.р.
Проживаю по адресу: 328020, г. Подольск Моск. обл., ул. Красных партизан, 18.
Служ./дом. тел. : (код) 222-32-23, сот.: (код) 234-56-78, e-mail: [email protected]
Паспорт серия 00 01 № 011803.
ОБРАЗОВАНИЕ:
Ленинградский электротехнический институт в 1990 г.
Специальность: автоматизированные системы управления.
Квалификация: инженер электронной техники.
Курсы повышения квалификации: см. Приложения. /ксерокопии свидетельств/
ТРУДОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:
С 1999 г. по настоящее время – начальник отдела ИТ.
С 1993 г. по 1999 г. – старший инженер по обеспечению безопасности информации.
С 1990 г. по 1993 г. – инженер, начальник смены-старший инженер по эксплуатации средств вычислительной техники и ЛВС.
Готов приступить к работе весной 2006 г.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ТРУДОВЫЕ НАВЫКИ:
Могу применять знания и опыт в соответствии с опытом и исполняемыми в настоящее время должностными обязанностями.
Обладаю опытом работы в области создания (включая разработку проектов) и эксплуатации межрегиональных АСУ (ЛВС и территориальная система обмена данными), а также по обеспечению безопасности информации.
Легковой автомобиль и водительские права кат. В и С имею.
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:
Своими основными качествами считаю инициативность, коммуникабельность и настойчивость.
Сохранность корпоративных секретов гарантирую.
Заграничный паспорт.
Здоровье хорошее.
Рисунок 21. Образец резюме
СодержаниеВместе с предъявленными документами (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний) поступающий на работу пишет заявление.
Директору ЗАО “Пламя”
А.П.Ноткину
Фролова Ивана Ивановича,
проживающего по адресу:
(указывается полный адрес)
заявление.
Прошу принять меня на должность менеджера по сбыту с 12.04.2012.
личная подпись
дата
Виза начальника отдела кадров
Рисунок 22. Пример заявления о приеме на работу
СодержаниеПоступающий на работу заполняет личный листок по учету кадров, в некоторых организациях анкету.
При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор (ст.56 ТК РФ) - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка”.
В договоре указываются:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
место работы (с указанием структурного подразделения):
дата начала работы;
наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;
права и обязанности работника;
права и обязанности работодателя;
характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и причина, послужившая основанием для заключения срочного трудового договора.
Заключаться трудовые договоры могут на неопределенный срок и на определенный срок не более 5 лет.
Вступает договор в силу со дня подписания.
Составляется в двух экземплярах (ст.67 ТК РФ): один - работнику, другой - работодателю.
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
с работником ЗАО «Нефтяник»
г. Ярославль № 337-09 11 июля 2009 г.
ЗАО «Нефтяник», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Столыпина Петра Аркадьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Российской Федерации Сидоров Василий Степанович, именуемый в дальнейшем «Работник», действующий в своих интересах и от своего имени, с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
1.1. Работа по настоящему договору является для работника основным местом работы. За время работы по договору в ЗАО «Рич Нефтяник» именуемом в дальнейшем «Фирма», работник обязуется не заключать подобные договоры с другими организациями.
По настоящему трудовому договору Работник обязуется выполнять обязанности по должности оператора по подготовке скважин к капитальному и подземному ремонтам 5 разряда.
Условия труда (нормальные, вредные, тяжелые) - вредные
Работник подчиняется непосредственно мастеру РСУ
Работник обязуется:
добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, установленные должностной (квалификационной) инструкцией, приказы и распоряжения Работодателя;
подчиняться внутреннему трудовому распорядку, принятому в Фирме.
строго соблюдать нормы, правила и инструкции охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
бережно относиться к имуществу Фирмы, в том числе к находящейся в его пользовании оргтехнике и оборудованию, обеспечить сохранность вверенной ему документации;
правильно и по назначению использовать переданные ему для работы оборудование, приборы и материалы;
не разглашать в течение всего времени действия настоящего договора и после его расторжения, ставшие ему известными во время работы в Фирме сведения, относящиеся к коммерческой тайне Фирмы.
Перечень конкретных обязанностей работника определяется Положением об отделе (цехе), должностной (квалификационной) инструкцией, решениями органов управления Фирмы, непосредственно начальника.
Работник несет персональную ответственность за закрепленные за ним материальные ценности, указанные в регистрационных карточках учета.
Работодатель обязуется обеспечивать Работника заданиями, документацией, оборудованием и необходимой информацией для выполнения обусловленной трудовым договором работы, в соответствии с его специальностью, квалификацией и занимаемой должностью.
Вся произведенная Работником в период действия настоящего договора продукция, в том числе интеллектуального характера, является собственностью Фирмы.
В случаях, установленных законодательством, Работодатель имеет право перевести Работника с учетом его специальности и квалификации на другую работу в пределах Фирмы. Перевод Работника на неквалифицированные работы не допускается.
Работодатель обязуется создать Работнику безопасные условия труда, установленные ТК РФ.
По решению непосредственного начальника или вышестоящего должностного лица Фирмы, Работник может направляться в служебные командировки с оплатой производственных расходов в размерах, установленных законодательством.
2. ОПЛАТА ТРУДА
2.1. Работодатель обязуется выплатить Работнику тарифную ставку в размере 55 рублей в час с применением действующего районного коэффициента и северной надбавки. Премирование Работника производится согласно действующему Положению о премировании за результаты производственно-хозяйственной деятельности работников Фирмы.
2.2. Заработная плата выплачивается Работнику не позднее 25 числа каждого месяца следующего за тем месяцем, за который она была начислена.
3. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА
Работнику устанавливается нормированный рабочий день.
Работнику устанавливается суммированный учет рабочего времени с выходными днями согласно графику работ вахтовым методом из респ. Башкортостан.
Работа в выходные и праздничные дни проводится с соблюдением требований трудового законодательства РФ.
Очередные отпуска предоставляются в соответствии с утвержденным графиком отпусков.
Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:
-основной отпуск 28 календарных дней;
-дополнительный отпуск, за работу в местности, приравненной к районам Крайнего Севера 8 календарных дней;
-дополнительный отпуск за вредные условия труда 7 календарных дней.
3.6. С согласия Работодателя, Работнику может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, если это не отразится на нормальной работе Фирмы.
4. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ОСНОВАНИЯ РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА
4.1. Настоящий договор заключается между Работником и Работодателем бессрочно. Дата начала работы 11 июля 2009 года.
4.2 Трудовой договор может быть прекращен или расторгнут по основаниям, предусмотренным ТК РФ и указанным в Правилах внутреннего трудового распорядка.
5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Ущерб, нанесенный, Работником Фирме при исполнении служебных обязанностей подлежит возмещению в порядке и размерах, установленных законодательством. Имущественный ущерб, причиненный Работником Фирме не связанный с исполнением трудовых обязанностей, подлежит возмещению Работником в полном объеме.
5.2. В случае возникновения между сторонами спора он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров Работника и Работодателя. Если спор между сторонами не будет урегулирован путем переговоров, то он разрешается в порядке, установленном ТК РФ.
5.3. Настоящий договор вступает в силу со дня его заключения сторонами.
5.4. При прекращении или расторжении договора все расчеты между сторонами должны быть произведены в день увольнения.
5.5. Во всем остальном, не предусмотренном данным договором, стороны руководствуются ТК РФ, подзаконными актами и Правилами внутреннего трудового распорядка.
5.6. Настоящий договор составлен в двух экземплярах: один экземпляр хранится в делах Фирмы, другой находится у Работника. Каждая из сторон вправе в установленном порядке изготовить необходимое ей количество копий договоров.
6. РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН
«РАБОТОДАТЕЛЬ»: «РАБОТНИК»:
Рисунок 23. Пример трудового договора
СодержаниеНа основании Трудового договора оформляется приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ).
Следует иметь в виду, что трудовой договор не является равнозначным трудовому соглашению (договору подряда). В соответствии с Гражданским Кодексом по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. На основании трудового договора возникают трудовые отношения, а на основании трудового соглашения (договора подряда) - гражданско-правовые.
В силу этого работник, заключивший трудовой договор, включается в штат организации, а подрядчик штатным работником не является. Подрядчик нанимается на разовые работы, носящие случайный характер, не относящиеся к основным видам деятельности. На лиц, работающих по трудовому договору, заводятся трудовые книжки. Работники по договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск, получение зарплаты не реже, чем каждые полмесяца. На лиц, работающих по трудовому соглашению, трудовые книжки не оформляются.
Основными признаками отличия трудового договора от трудового соглашения (договора подряда) являются следующие:
а) При трудовом договоре предметом выступает сам труд, при гражданском - конкретный, овеществленный результат труда.
б) Работа по трудовому договору регулируется трудовым законодательством, а по гражданско-правовому - гражданским законодательством.
в) При заключении трудового договора работник включается в штат организации, имеет право на получение отпуска, обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, за несоблюдение которых может наступить дисциплинарная ответственность, тогда как при заключении трудового соглашения он может не соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, а также не имеет права на ежегодные оплачиваемые отпуска.
г) После заключения трудового договора администрация обязана обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, коллективным и трудовым договором, а при гражданско-правовом договоре работник самостоятельно организует.
д) При гражданско-правовом договоре подряда риск случайной утраты или случайного повреждения результата выполненной работы до ее приемки заказчиком возложен на самого работника, тогда как при заключении трудового договора риск несет учреждение, организация и др.
Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Содержание
Закрытое
Акционерное общество
“Пламя”
П Р И К А З15.04.2012 № 34 л/с или К
г. Ярославль
О приеме на работу Фролова Ивана Ивановича
ПРИНЯТЬ:
Фролова Ивана Ивановича с 12.04.2012 на должность менеджера по сбыту с окладом 5000 (Пять тысяч) рублей в месяц.
Установить Фролову И.И. испытательный срок - 1 месяц.
Основание: личное заявление Фролова И.И., трудовой договор от 10.04.2012 № 10.
Директор ЗАО “Пламя” А.П.Ноткин
С приказом ознакомлена
Рисунок 24. Пример приказа о приеме на работу
СодержаниеНа основании приказа заполняется личная карточка ( унифицированная форма Т-2) и трудовая книжка, открывается лицевой счет.
Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.
Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);2) трудовая книжка;3) военный билет;4) документ об окончании учебного заведения:5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;7) приказ о приеме на работу.Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
СодержаниеПорядок заполнения личной карточки
Действующая на сегодняшний день форма личной карточки N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Личные карточки заполняются на всех работников – постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Самостоятельное оформление работником личной карточки запрещается.
Личная карточка формы N Т-2 содержит зоны кодирования. При проставлении кодов необходимо использовать общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.95 N 412;
Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;
Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.95 N413;
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.94 N367.
Текст, вносимый в описательные части реквизитов личной карточки, не должен заходить на поле кодирования. В противном случае, если ошибка допущена при первичном заполнении, карточка подлежит переоформлению.
Удаление реквизитов из унифицированной формы N Т-2 не допускается. При необходимости в унифицированную форму могут быть внесены изменения в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 N 20. Допускается внесение следующих изменений:
расширение и сужение граф и строк с учетом количества знаков в показателях;
включение дополнительных строк и вкладных листов;
внесение дополнительных реквизитов.
При этом все вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, как правило - приказом или распоряжением руководителя.
Личная карточка, как и другие унифицированные формы, может заполняться от руки (разборчиво, желательно печатными буквами), а также печатным способом, в том числе с использованием средств вычислительной техники.
При заполнении личной карточки следует соблюдать определенные правила.
Дата составления в зоне общих учетных сведений личной карточки проставляется цифровым способом в формате 00.00.0000. Срок заполнения личной карточки –неделя со дня приема на работу.
Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования проставляются в форме N Т-2 на основании соответствующих документов, представленных работником.
Графа "Алфавит" заполняется в целях систематизации личных карточек, в ней проставляется начальная буква фамилии работника.
Характер работы, проставляемый в личной карточке, должен соответствовать условиям трудового договора - "Постоянно" (при заключении трудового договора на неопределенный срок) или "Временно" (при заключении срочного трудового договора).
При приеме на работу, для которого эта работа будет являться основной, в графе «Вид работы" проставляется "Основная», при приеме на работу совместителя делается запись «По совместительству".
Графа 2 «Пол» может заполняться как полностью ("Мужской", "Женский"), так и в сокращенном виде (буквами "М", "Ж").
Раздел 1, заполняемый при приеме работника на работу, практически весь заполняется на основании документов, представленных работником или оформленных при приеме на работу.
Обязательными для заполнения является дата и номер трудового договора, заключенного с работником.
Фамилия, Имя, Отчество работника заносятся в форму N Т-2 на основаниидокумента, удостоверяющего личность, и записываются полностью, без сокращений, в именительном падеже.
Дата рождения записывается словесно-цифровым способом, например:
20 августа 1967 г.
Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.Данные в графу «Место рождения» вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Районы и области в родительном падеже, без запятых, с сокращениями в соответствии с Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО):
р-н - район;
г. - город;
пгт - поселок городского типа; рп - рабочий поселок;
кп - курортный поселок;
к - кишлак;
пс - поселковый совет;
сс - сельсовет;
смн - сомон;
вл - волость;
дп - дачный поселковый совет;
п- поселок сельского типа;
нп - населенный пункт;
п. ст - поселок при станции;
ж/д ст - железнодорожная станция;
с - село;
м - местечко;
д- деревня;
сл - слобода;
ст - станция;
ст-ца - станица;
х - хутор;
у - улус;
рзд - разъезд;
клх - колхоз;
им - имени;
свх - совхоз;
зим - зимовье.
Гражданство работника подтверждается документом, удостоверяющим его личность. В соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 (ОКИН) существуют определенные виды записей, вносимых в данную графу.
1."Гражданин Российской Федерации" - при предъявлении паспорта гражданина РФ или свидетельства о рождении, в зоне кодирования проставляется "1".
2."Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)" - при предъявлении паспорта гражданина РФ и паспорта другого государства, в зоне кодирования проставляется «2», графой ниже указывается название государства, гражданином (подданным) которого является работник.
3. "Иностранный гражданин" - при предъявлении работником паспорта другого государства в зоне кодирования проставляется "3", ниже указывается название государства.
4. «Лицо без гражданства" - работник предъявляет иной документ, удостоверяющий личность, например вид на жительство; в зоне кодирования проставляется "4".
При кодировке сведений о гражданстве запись может выглядеть следующим образом: 02 1. Первая цифра означает, что кодируются сведения об образовании, а вторая указывает на уровень образования.
Сведения об образовании в личную карточку вносятся на основании документа об образовании. При этом обычно указывается законченное образование. Например, для работника, после окончания среднего общеобразовательного заведения поступившего в высшее учебное заведение, указывается "среднее (полное) общее образование". Если работник прошел весь курс обучения или большую половину курса в высшем учебном заведении и был отчислен, то на основании справки учебного заведения может быть сделана запись "неполное высшее образование". Надо отметить, что ОКИН не предусматривает такого уровня образования, часто встречающегося в личных карточках работников, как "неполное среднее профессиональное образование".
"Образование":
- начальное (общее) образование - код 02;
- основное общее образование - код 03;
- среднее (полное) общее образование - код 07;
- начальное профессиональное образование - код 10;
- среднее профессиональное образование - код 11;
- неполное высшее образование - код 15;
- высшее образование - код 18;
- послевузовское образование - код 19.
При кодировке сведений об образовании запись может выглядеть следующим образом: 30 11. Первая цифра означает, что кодируются сведения об образовании, а вторая указывает на уровень образования.
Графа "Знание иностранного языка" заполняется со слов работника. Ошибочным является занесение в личную карточку данных о знании работником языков народов Российской Федерации. В форме N Т-2 проставляются только наименование и степень 31тащ|я_-щюетраш-1ьгх языков. В соответствии с ОКИН существует только три степени знания иностранного языка, которые указываются в личной карточке:
- читает и переводит со словарем - код 1;
- читает и может объясняться - код 2;
- владеет свободно - код 3.
При кодировке графы "Знание иностранного языка" указываются два кода: первый обозначает язык, второй - степень владения им. Например, при свободном владении английским языком необходимо проставить коды 014 и 3 соответственно.
При заполнении в личной карточке сведений об образовании вносятся данные о наименовании образовательного учреждения (в точном соответствии с документом об образовании), наименовании документа, его серии, номере, годе окончания учебного заведения, квалификации и специальности, полученной работником. Специальность кодируется с применением Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО).
Работникам, окончившим аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру, вносятся соответствующие сведения в п. 6 личной карточки "Послевузовское профессиональное образование", принципы внесения записей те же, что были указаны выше.
В пункт 7 раздела I личной карточки вносятся сведения об имеющейся у работника профессии, освоенной им в результате подготовки в образовательном учреждении наличии более двух профессий в личную карточку вносятся сведения о тех, которые соответствуют должности, профессии, специальности, по которым заключен трудовой договор с работником. Заполнение зоны кодирования в пункте "Пpoфeccия» настоятельно рекомендуется (ОКПДТР).
Пункт 8 раздела I личной карточки "Стаж работы" на сегодняшний день устарел, поскольку не содержит графы для размещения сведений о страховом стаже, на основании которого рассчитывается размер пособия по временной нетрудоспособности. 13_пункте 8 предусмотрена дополнительная графа для размещения сведений о стаже, дающем право на дополнительные льготы и гарантии. Но использовать ее для внесения сведений о страховом стаже не всегда получается. Например, в тех случаях, когда организация расположена в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, эта графа заполняется сведениями о соответствующем стаже работы. В таких случаях рекомендуется заполнить форму графой «Страховой стаж»._
Пункт 9 раздела I личной карточки "Состояние в браке" чаще других содержит ошибочные записи: "холост", "не женат", "состоит в гражданском браке". При_заполнении этой графы нужно применять_ОКИН, согласно которому существуют следующие виды состояния в браке:
- никогда не состоял (не состояла) в браке - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен (разведена) - код 5;
- разошелся (разошлась) - код 6.
Например, сведения о работнике, который не состоит в браке, кодируются следующим образом: 10 1. Первая из цифр означает, что кодируется информация о состоянии в браке, а вторая - что работник никогда не состоял в браке.
Сведения о составе семьи с указанием степени родства (заполняется в соответствии с ОКИН), фамилии, имени, отчества и года рождения родственника заполняются на основании соответствующих документов, предъявленных работником (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака), а также со слов работника.
B пункте 11_ записываются сведения о паспорте или ином документе, удостоверяющем личность работника.
В пункте 12 вносятся сведения об адресе места жительства - в соответствии с штампом регистрации в паспорте, а также об адресе фактического проживания (данная графа заполняется со слов работника или в соответствии с документом, подтверждающим временную регистрацию).
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)",
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
Заполненные разделы I и II личной карточки заверяются подписями самого работника и работника кадровой службы, заполнившего личную карточку. При этом работник, расписываясь, ставит дату заверения сведений.
Личная подпись работника на 2-й странице личной карточки является одной из причин, по которой ведение формы на бумажном носителе является обязательным.
При приеме на работу вносится запись в раздел III личной карточки, заполняемый на основании_приказа о приеме. В последующем в раздел III вносятся сведения о всех переводах работника на другую работу. При этом необходимо обратить внимание, что сведения о пepемещениях в личную карточку не вносятся. Также не должны вноситься в раздел III сведения об изменении тарифной ставки (оклада), поскольку в соответствии с определением, данным ст. 72.1 ТК РФ, изменение условий оплаты труда не является.
В разделе III работник проставляет свою подпись, подтверждая тем самым факт ознакомления с записью о приеме (переводе на другую работу), сделанной в трудовой книжке. Срок внесения записи в личную карточку, как уже указывалось выше, - одна неделя.
Сведения о прохождении работником аттестации вносятся специалистом кадровой службы в раздел IV личной карточки. Внесение сведений о прохождении работником аттестации в личную карточку допускается только после издания руководителем организации приказа o6_утверждении итогов аттестации. В соответствующих графах указывается дата аттестации, формулировка решения комиссии, дата и номер протокола аттестационной комиссии, ссылка на основание внесения записи. При этом в графу "Решение комиссии" могут быть перенесены рекомендации аттестационной комиссии, содержащиеся в протоколе.
На основании представленного работником документа о повышении квалификации специалистом кадровой службы вносятся сведения в раздел V личной карточки. Записываются даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации (краткосрочное, длительное, семинар), наименование учебного заведения и место его нахождения, наименование документа (удостоверение или свидетельство), его реквизиты. В графе 8 раздела дается ссылка на документ-основание повышения квалификации_ работника. Такими документами являются приказ о направлении работника на обучение или договор об обучении работников, заключенный между организацией и обучающей организацией.
Еще одним видом дополнительного профессионального образования является профессиональная подготовка по программе свыше 500 часов. Лица, прошедшие данное обучение, получают диплом о профессиональной переподготовке. На основании предъявленного работником диплома о профессиональной переподготовке специалистом кадровой службы вносятся сведения в раздел VI личной карточки.
Сведения о наградах и поощрениях, почетных званиях вносятся в раздел VII личной карточки с обязательным указанием их наименования, а также дается ссылка на соответствующий документ (наименование вида документа, его дата и номер). В разделе отражаются данные о наградах и поощрениях, полученных работником в период его работы в организации. Аналогично правилам ведения трудовых книжек сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в личные карточки не вносятся.
В раздел VIII «Отпуск» личной карточки вносятся сведения обо всех видах отпусков, предоставляемых работнику. Каждая строка должна содержать сведения о виде отпуска, периоде работы, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска. Основанием для предоставления отпуска является приказ (распоряжение) работодателя о предоставлении отпуска работнику. Даты начала и окончания отпуска вносятся в личную карточку в соответствии с приказом о предоставлении отпуска.
На практике встречается ситуация, когда фактическая дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе, - работник может быть отозван из отпуска или, наоборот, отпуск может быть продлен в связи с болезнью работника, исполнением им государственных обязанностей, в иных случаях. В подобных ситуациях в личную карточку вносятся исправления: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, над ними надписывается новая дата и на полях проставляется ссылка на приказ (распоряжение) работодателя, на основании которого произошло изменение. Запись заверяется подписью работника кадровой службы, внесшего исправления.
Включение в личную карточку раздела IX «Социальные льготы», на которые работник имеет право в соответствии с законодательством позволило кадровой службе вести более полный учет работников, которым законодательство предоставляет дополнительные льготы и гарантии. При заполнении указанного раздела необходимо приводить ссылку на документ, подтверждающий право работника на льготу и ссылку на федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.
Дополнительные льготы и гарантии предусматриваются законодательством для различных категорий граждан, например лиц, удостоенных званий Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации или являющихся полными кавалерами ордена Славы, лиц, награжденных знаком "Почетный донор России", ветеранов боевых действий. Также предусматриваются льготы для женщин, работающих в сельской местности, инвалидов, супругов военнослужащих, других категорий работников.
При прекращении трудового договора с работником в раздел XI личной карточки вносится запись, содержащая сведения о дате увольнения, реквизитах приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора, дается ссылка на основание прекращения трудового договора. Под записью о прекращении трудового договора проставляют свои подписи работник кадровой службы и сам работник.
Надо отметить, что размеры раздела X "Дополнительные сведения" ограничены, а у работников кадровой службы может возникнуть необходимость внести в личную карточку сведения о работнике, место для которых не предусмотрено ни в одном другом разделе, например сведения об инвалидности работника (при этом необходимо указывать данные о группе и степени инвалидности, сроке, на который установлена инвалидность, реквизиты справки МСЭК), о наличии у работника специальных знаний или навыков (машинопись, стенография), наличии у работника водительского удостоверения на право управления определенными категориями транспортных средств, наличии у работника паспорта гражданина РФ для выезда из РФ и въезда в РФ (при документировании трудовых отношений использование слов, заимствованных из разговорной речи, является ошибкой, поэтому термин "загранпаспорт" не применяется).
Унифицированная форма № Т-2Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1
Код
Форма по ОКУД 0301002
Открытое акционерное общество "Интернет-Право"
(ОАО "Интернет-Право") по ОКПО 12345678
(наименование организации)
Дата составления Табельный номер Идентификационный номер налогоплательщика Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Алфавит Характер работы Вид работы(основная, по совместительству) Пол (мужской, женский)
20.02.2012 1209 12345678102 123-456-789 01 И постоянно основная м
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКАработника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой договор номер 12/09
дата 20.02.2012
1. Фамилия Иванов Имя Иван Отчество Иванович
Код
2. Дата рождения 23 января 1975 23.01.1975
(день, месяц, год) 45 296 579
3. Место рождения г. Москва по ОКАТО 4. Гражданство гражданин Российской Федерации по ОКИН 02 1
5. Знание иностранного языка английский владеет свободно по ОКИН 04 014 05 3
(наименование) (степень знания) по ОКИН 6. Образование высшее профессиональное по ОКИН 30 18
(среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное) Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Годокончания МГУ им. М.В. Ломоносова наименование серия номер 2005 Диплом АБВ 145126 Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу юрист Юриспруденция Код по ОКСО 030501
Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Годокончания наименование серия номер Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу Код по ОКСО Послевузовское профессиональное образование Код по ОКИН (аспирантура, адъюнктура, докторантура) Наименование образовательного,научного учреждения Документ об образовании,номер, дата выдачи Годокончания Направление или специальность по документу Код по ОКСО Код
7. Профессия юрист по ОКПДТР (основная)
по ОКПДТР (другая) 2-я страница формы № Т-2
8. Стаж работы (по состоянию на “ 20 ” февраля 20 12 г.):
Общий 15 дней 2 месяцев 11 лет
Непрерывный 15 дней 2 месяцев 7 лет
Дающий право на надбавку за выслугу лет дней месяцев лет
дней месяцев лет
9. Состояние в браке никогда не состоял в браке Код по ОКИН 10 1
10. Состав семьи:
Степень родства
(ближайшие родственники) Фамилия, имя, отчество Год рождения
1 2 3
мать Иванова Вера Павловна 1951
отец Иванов Иван Сергеевич 1951
11. Паспорт: № 45 05 123456 Дата выдачи “ 01 ” января 2001 г.
Выдан ОВД "Ломоносовский" г. Москвы
(наименование органа, выдавшего паспорт)
12. Адрес места жительства:
Почтовый индекс По паспорту 123456 Ломоносовская ул., д. 12, кв. 12, г. Москва
Почтовый индекс Фактический 234568 Ленинградский пр-т, д. 40, кв. 80, г. Москва
Дата регистрации по месту жительства “ 01 ” января 2001 г.
Номер телефона (495) 123-45-67
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
6. Наименование военного комиссариата по месту жительства ОВК Черемушкинского р-на г. Москвы
1. Категория запаса 2. Воинское звание лейтенант 3. Состав (профиль) командный 7. Состоит на воинском учете: 4. Полное кодовое обозначение ВУС 123789А а) общем (номер команды, партии) 5. Категория годности к военной службе А б) специальном 8. (отметка о снятии с воинского учета)
Работник кадровой службы Специалист Петрова А.А.
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Работник (личная подпись) “ 20 ” февраля 20 12 г.
3-я страница формы № Т-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУИ ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Дата Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Тарифная ставка (оклад), надбавка,руб. Основание Личная подпись владельца трудовой книжки
1 2 3 4 5 6
20.02.2012 Юридический отдел Юрист 40 000 Приказ от 20.02.2012 N 09-12 IV. АТТЕСТАЦИЯ
Дата аттестации Решение комиссии Документ (протокол) Основание
номер дата 1 2 3 4 5
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Дата Вид повышения квалификации Наименование образовательного учреждения, место его нахождения Документ(удостоверение, свидетельство) Основание начала обучения окончания обучения наименование серия, номер дата 1 2 3 4 5 6 7 8 01.03.2012 15.04.2012 Курсы повышения квалификации. «Медиация. Базовый курс» Федеральная высшая школа частного права, г. Москва Свидетельство о повышении квалификации ИТ -253368 15.04.2012 Обучение работника, сопровождаю-щего процесс деловых переговоров, навыкам сближения позиций конфликтую-щих сторон и достижения компромисс-ных (медиативных) соглашений VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
Дата Специальность (направление, профессия) Документ(диплом, свидетельство) Основание
начала переподготовки окончания переподготовки наименование номер дата 1 2 3 4 5 6 7
4-я страница формы № Т-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
Наименование награды (поощрения) Документ
наименование номер дата
1 2 3 4
VIII. ОТПУСК
Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платыи др.) Период работы Количество календарных дней отпуска Дата Основание
с по начала окончания 1 2 3 4 5 6 7
Ежегодный 20.02.2012 19.02.2013 14 03.10.2012 16.10.2012 Приказ от 28.09.2012 N 201-12
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Наименование льготы Документ Основание
номер дата выдачи 1 2 3 4
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
Имеет водительское удостоверение категории "B"
XI. Основание прекращениятрудового договора (увольнения)
Дата увольнения “ ” 20 г.
Приказ (распоряжение) № от “ ” 20 г.
Работник кадровой службы (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Работник (личная подпись) Рисунок 25. Образец заполнения личной карточки
СодержаниеТрудовая книжка заполняется в соответствии с постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 г. N 69
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку.
В состав личного дела входят следующие документы:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- резюме и /или автобиография;
- копии документов об образовании;
- характеристика на работника;
- трудовой договор;
- копии приказов по личному составу и др. документы, относящиеся к данному работнику.
СодержаниеДокументация, используемая при переводе работника
на другую работу1. Заявление работника с просьбой о переводе
2. Приказ по л/с о переводе на другую должность
3. Запись в трудовой книжке
4. Запись в личной карточке ф. Т-2 и личном деле
5. Запись в лицевом счете по заработной плате
Содержание
Директору ЗАО “Пламя”
А.П.Ноткину
Фролова Ивана Ивановича,
менеджера по сбыту
заявление.
Прошу перевести меня на должность начальника отдела сбыта с 12.05.2013.
личная подпись
дата
Рисунок 26. Пример заявления о переводе на другую должность
СодержаниеНа основании заявления или докладной записки делаются изменения к трудовому договору, и составляется приказ о переводе на другую должность.
Закрытое
акционерное общество
“Пламя”
П Р И К А З15.05.2013 № 245 л/с или К
г. Ярославль
О переводе на другую работу
Фролова Ивана Ивановича
ПЕРЕВЕСТИ:
Фролова Ивана Ивановича с 12.05.2013 с должности менеджера по сбыту на должность начальника отдела сбыта с окладом 15000 (Пятнадцать тысяч) рублей в месяц.
Основание: личное заявление Фролова И.И., изменение к трудовому договору от 10.04.2012 № 10
Директор ЗАО “Пламя” А.П.Ноткин
С приказом ознакомлен
Рисунок 27. Пример приказа о переводе на другую должность
СодержаниеДокументация, используемая при оформлении отпуска
1. График отпусков
2. Заявление о предоставление отпуска
3. Приказ о предоставлении отпуска
4. Занесение в личную карточку ф. Т-2 и личное дело
5. Запись в лицевой счет по заработной плате
СодержаниеДиректору ЗАО “Пламя”
А.П.Ноткину
Фролова Ивана Ивановича,
менеджера по сбыту
заявление.
Прошу предоставить мне очередной ежегодный отпуск на 28 рабочих дней с 12.10.2012
личная подпись
дата
Рисунок 28. Пример заявления о предоставлении очередного ежегодного отпуска
Содержание
Закрытое
акционерное общество
“Пламя”
П Р И К А З10.10.2012 № 341 л/с или КО
г. Ярославль
О предоставлении очередного
ежегодного отпуска Фролову И.И.
ПРЕДОСТАВИТЬ:
Фролову Ивану Ивановичу, менеджеру по сбыту с 12.10.2012 очередной ежегодный отпуск на 28 календарных дней за период 12.04.2012 - 11.10.2012 с 12.10.2012 по 09.11.2012 включительно.
Основание: график отпусков, личное заявление Фролова И.И.
Директор ЗАО “Пламя” А.П.Ноткин
Рисунок 29. Пример приказа о предоставлении очередного
отпуска
СодержаниеДокументация, используемая при увольнении работника
Увольнение (высвобождение) работника осуществляется по схеме:
1. Заявление работника об увольнении
2. Приказ об увольнении
3. Запись в трудовую книжку
4. Запись в личной карточке ф. Т-2 и личном деле
5. Закрытие лицевого счета по заработной плате
СодержаниеДиректору ЗАО “Пламя”
А.П.Ноткину
Фролова Ивана Ивановича,
начальника отдела сбыта
заявление.
Прошу уволить меня по собственному желанию с 20.10.2013.
личная подпись
дата
Виза руководителя
Рисунок 30. Пример заявления об увольнении
Содержание
Закрытое
Акционерное общество
“Пламя”
П Р И К А З
01.10.2013 № 84 л/с
г. Ярославль
Об увольнении Фролова И.И.
УВОЛИТЬ:
Фролова Ивана Ивановича - начальника отдела сбыта 20.10.2013 по собственному желанию, пункт 3 статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: личное заявление Фролова И.И.
Директор ЗАО “Пламя” А.П.Ноткин
Рисунок 31. Пример приказа об увольнении
К кадровой документации также относится оформление документов по поощрению и взысканию, командировок.
СодержаниеУнифицированные формы приказов по личному составуКод
Форма по ОКУД 0301001
Закрытое акционерное общество "Территория Интернета"
(ЗАО "Территория Интернета") по ОКПО 12345678
Унифицированная форма № Т-1Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1
(наименование организации)
Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ 2-п 10.09.2011
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
Принять на работу с 10.09.2011
по Табельный номер
Иванову Веру Ивановну 0202
(фамилия, имя, отчество)
в отдел налогового учета
(структурное подразделение)
начальник сектора
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
Характер работы: постоянно, работа основная
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом) 40 000 руб. 00 коп.
(цифрами) надбавкой - руб. - коп.
(цифрами) с испытанием на срок три месяца(ев).
Основание:
Трудовой договор от “ 10 ” сентября 20 11 г. № 02
Руководитель организации Генеральный директор В.А Петров.
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен “ 10 ” сентября 20 11 г.
(личная подпись) Рисунок 32. Образец заполнения приказа о приеме на работу
Унифицированная форма № Т-5Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1
Код
Форма по ОКУД 0301004
Общество с ограниченной ответственностью "Верес"
(ООО "Верес") по ОКПО 45615946
(наименование организации)
Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ 15-п 15.03.2012
(распоряжение)о переводе работника на другую работу
Дата
Перевести на другую работу с 16.03.2012
по Табельный номер
Павлову Ольгу Евгеньевну 0145
(фамилия, имя, отчество)
Постоянно
(вид перевода (постоянно, временно))
Прежнее место работы Отдел продаж
(структурное подразделение)
Специалист
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
В связи с отказом от продолжения работы, вызванного изменением определенных
сторонами условий трудового договора
(причина перевода)
Новое место
работы Сектор контроля отдела документационного обеспечения
(структурное подразделение)
Делопроизводитель
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
тарифная ставка (оклад) 18 000 руб. 00 коп.
(цифрами) надбавка - руб. - коп.
(цифрами) Основание:
изменение к трудовому договору от “ 15 ” марта 20 12 г. № 2-тд ; или
другой документ
(документ (заявление, медицинское заключение и пр.))
Руководитель организации Генеральный директор Воробьев П.А.
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен “ 15 ” марта 20 12 г.
(личная подпись) Рисунок 33. Образец заполнения приказа о переводе работника на другую работуУнифицированная форма № Т-6Утверждена постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1
Код
Форма по ОКУД 0301005
Общество с ограниченной ответственностью "Свобода"
(ООО "Свобода") по ОКПО 12345678
(наименование организации)
Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ 15-лс 19.03.2012
(распоряжение)о предоставлении отпуска работнику
Предоставить отпуск Табельный номер
Бондаренко Виктору Соломоновичу 0103
(фамилия, имя, отчество)
Администрация
(структурное подразделение)
Главный инженер
(должность (специальность, профессия))
за период работы с “ 01 ” июня 20 11 г. по “ 31 ” мая 20 12 г.
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней
с “ 26 ” марта 20 12 г. по “ 08 ” апреля 20 12 г.
и (или)
Б. отпуск без сохранения заработной платы
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))
на 3 календарных дней
с “ 09 ” апреля 20 12 г. по “ 11 ” апреля 20 12 г.
В. Всего отпуск на 17 календарных дней
с “ 26 ” марта 20 12 г. по “ 11 ” апреля 20 12 г.
Руководитель организации Генеральный директор Гришаев П.В.
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен “ 19 ” марта 20 12 г.
(личная подпись) Рисунок 34. Образец заполнения приказа о предоставлении отпускаУнифицированная форма № Т-8
Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.04 № 1
Код
Форма по ОКУД 0301006
Общество с ограниченной ответственностью "Верона"
(ООО "Верона") по ОКПО 54684561
(наименование организации) Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ 17/у 11.03.2012
(распоряжение)о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Прекратить действие трудового договора от “ 13 ” января 20 12 г. № 14-12 тд ,
уволить “ 11 ” марта 20 12 г.
(ненужное зачеркнуть)
Табельный номер
Павлову Ольгу Евгеньевну 0145
(фамилия, имя, отчество) Отдел продаж
(структурное подразделение)
Специалист
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
Несоответствие работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной
(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))
результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Основание (документ, номер, дата): Протокол заседания аттестационной комиссии N 5 от 07.03.2012,
приказ "О мероприятиях по результатам аттестации" N 47 от 07.03.2012
(заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.)
Руководитель организации Генеральный директор Воронов П.А.
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен “ 11 ” марта 20 12 г.
(личная подпись) Мотивированное мнение выборногопрофсоюзного органа в письменной форме
(от “ - ” - 20 - г. № - ) рассмотрено
Рисунок 35. Образец заполнения приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
СодержаниеТема 3.4. Информационно - справочная документация
Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных событий и фактов.
Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера (см.рис.32) и справки, подтверждающие факт работы в организации и оплату труда сотрудников (см.рис.33).
Открытое Школа № 20
акционерное общество
“Контур”
Справочные данные об организации
С П Р А В К А
00.00.2012 № 12
Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы ОАО “Контур” с окладом 10 (Десять тысяч) рублей в месяц.

Директор ОАО “Контур” подпись Ин. Фамилия
Гл.бухгалтер ОАО “Контур” подпись Ин. Фамилия
Рисунок 36. Пример справки личного характера
Справка, содержащая информацию служебного характера (производственная тематика), составляется по запросу руководства. Такие справки могут быть внутренними и внешними.
АДМИНИСТРАЦИЯ Заведующему отделом
ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ социальной защиты
населения Петровского
район Ивановской области
Комитет по делам архивов
“Государственный архив” А.Н.Кринцову
Справочные данные
С П Р А В К А
00.00.2012 № 2
О наличии документов по
трудовому стажу за 1941-1950 гг.
В документах Государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работавших в 1941-1950 гг. На следующих предприятиях и организациях Петровского района:
Завод расточных станков - за 1943-1945 гг.
Завод ремонта сельскохозяйственной техники - за 1941-1944 гг.
Машинотракторная станция - за 1948-1950 гг.
Колхоз “Светлый путь” - за 1941-1948 гг.
Директор архива подпись Р.П.Суконцев
Рисунок 37. Пример внешней справки
Отдел перевозок Генеральному директору
компании
С П Р А В К А
02.05.2012 №___ М.Н.Савельеву
Об организации авиаперевозок
туристов по состоянию на 01.05.2012
К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании “Россия”, следующих чартерным рейсом в Римини (Италия).
К 01.04.2012 численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест.
Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен договор с авиакомпанией “АGT”, которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.
Начальник отдела Е.К.Красавкина
Рисунок 38. Пример внутренней справки
СодержаниеДокладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки могут быть внешними и внутренними.
Контрольно-ревизионный Начальнику департамента
отдел торговли
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О.Ф.Крючкову
22.05.2012 № 24
г.Ярославль
О назначении документальной ревизии
в магазине № 1
При проведении 09.04.2012 инвентаризации товарных фондов магазина № 1 обнаружены неучтенные товары на сумму 128 тыс. Рублей.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 1 за период с 01.01.2012 по 09.04.2012
Начальник отдела подпись В.В.Тюрин
Рисунок 39. Пример внутренней докладной записки

Администрация Руководителю
Ивановской области администрации
Ивановской области
Управление торговли
П.И.Полежалову
Справочные данные
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
21.03.2012 № 8
О выделении помещений для
организации торговли мебелью
В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.
В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.
В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям организации торговли мебелью, прошу дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.
Начальник управления
торговли подпись Е.У.Тарасов
Рисунок 40. Пример внешней докладной записки
СодержаниеОбъяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Бухгалтерия Директору ЗАО
О.Ф.Яблокову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
22.05.2012 № 56
г.Ярославль
О задержке выплаты зарплаты
20.05.2012 не выплачена зарплата работникам ЗАО. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы.
Иванова А.И предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям. Приняты меры по усилению контроля за деятельностью работников бухгалтерии.
Гл.бухгалтер подпись В.В.Сивков
Рисунок 41. Пример объяснительной записки
Содержание
Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Русь»
_______Л.В.Васин
12.01.2012
Закрытое акционерное общество
“Русь”
А К Т
09.01.2012 № 3
г. Ярославль
О ревизии кассы ЗАО
Основание: приказ директора от 07.01.2005 № 51 “О ревизии кассы ЗАО “Русь”.
Составлен комиссией в составе:
Председатель - зам. главного бухгалтера Лавров И.К.
Члены комиссии: 1 Бухгалтер Воробьев Л.И.
2.. Старший бухгалтер Умнов Н.П.
В период с 06.01.2012 по 08.01.2012 комиссия провела ревизию кассы ЗАО “Русь” по состоянию на 06.01.2012.
В результате ревизии кассы было установлено:
1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 06.01.2005 согласно данным бухгалтерского учета 3 521 000 руб.
2. Фактически остаток наличных денег 3 521 000 руб.
3. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено.
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. - директору,
2-й экз. - гл.бухгалтеру,
3-й экз. - в дело 05-12
Председатель подпись И.К.Лавров
Члены комиссии подпись Н.П.Умнов
подпись Л.И.Воробьев
Рисунок 42. Пример акта
СодержаниеРасписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.
Р А С П И С К А
Я, Антонова Надежда Ивановна (данные паспорта, кем выдан) получила от менеджера Рогова А.М пишущую машинку “Оливетти - 527” до 06.06.2005
Референт Н.И.Антонова
дата
Рисунок 43. Пример расписки
СодержаниеДоверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.
Доверенности бывают двух видов:
- официальные, выданные предприятием (см. рис.41);
- личные, выданные гражданином (физическим лицом) (см. рис.42)
Официальные доверенности - выдаются представителю организации на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
Личная доверенность - это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина).
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, Красавчикова Марина Валентиновна, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за май 2005 года в сумме 8000 (Восемь тысяч) рублей преподавателю Давыдовой Ольге Геннадьевне.
Преподаватель подпись М.В.Красавчикова
дата
Подпись Красавчиковой М.В. удостоверяю
Инспектор ОК подпись С.В.Брусенина
дата
печать
Рисунок 44. Пример личной доверенности
СодержаниеСлужебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Наименование организации адресат
ул., д.,
город, индекс
тел.00-00-00
факс00-00-00
р/с...... в ...... банке
ОКПО.....
ОГРН.......
ИНН/КПП.....
00.00.0000 №___
На №________от____
Заголовок начинается с предлога “О (Об)”
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
“Уважаемый Игорь Леонидович!”;
“Господин Зорин!”;
“Уважаемый господин Зорин!”;
“Уважаемые господа!”
Затем уместны были бы слова благодарности:
“Мы рады получить Ваше письмо”;
“Большое спасибо за факс от ..”
“Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма”.
Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной части.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. Чаще всего используются следующие обороты:
“В связи ....”;
“Согласно договору от.. №... “;
“В соответствии с ..” и т.д.
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба и т.д.)
В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:
Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.
Сопроводительные письма целесообразны только в том случае, когда они содержат какие-то дополнительные разъяснения, приложенным к ним документам или если прилагаемые документы содержат несколько листов.
Обороты:
1. Отправляем Вам...
2. Высылаем Вам..
3. Возвращаем Вам..
4. Направляем Вам...
Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма. Они подтверждают факт отправки договора.
Письмо - напоминание направляется адресату с напоминанием о сроках истечения исполнения обязательств или проводимых мероприятий.
Обороты:
1. Напоминаем Вам...
2. По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.
Письмо - извещение обычно является ответом на запрос.
Обороты:
1. Сообщаем Вам, что...
2.Извещаем Вас...
3. Ставим Вас в известность, что...
4. Доводим до Вашего сведения...
Письмо- предложение
1. Мы рады предложить Вам...
2. Предлагаем Вам...
3. Мы можем рекомендовать...
4. Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы и т.д.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.д.)
Обороты:
1. Концерн.. подтверждает получение...
2. Подтверждаем, что партия ТНП получена...
Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.
Обороты:
1. Просим принять участие..
2. Приглашаем Вас...
3. Мы рады пригласить Вас...
Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Рекламное письмо разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых товаров или услуг.
Письмо-отказ
1. К сожалению. Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...
2. К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за
3. К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...
Письмо - предупреждение
Обороты:
1. Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...
2. Задержка поставок может привести к...
3. Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...
Инициативное письмо - это письмо требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.
Обороты:
1. Просим Вас...
2. Сообщаем Вам..
Письмо-ответ по своему содержанию носит характер от инициативного письма.
Письма обычно заканчиваются фразами:
1. Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной;
2. Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества;
3. Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей;
4. С уважением.
Директор организации подпись Ин. Фамилия
Рисунок 45. Макет служебного письма
Открытое Директору ЗАО “Глория”
акционерное общество
“Квадро” А.Г.Полонскому
ул.Свободы, 34
г. Ярославль, 150001
тел. 34-87-09
ОКПО...
ОГРН...
ИНН/КПП...
07.05.2012 № 21/01-03
На № 14/02-03 от 28.04.2012
О замене 2-х ТВ “Sony”
Уважаемый Александр Григорьевич!
Сообщаем Вам, что в полученной нами 06.05.2012 партии ТВ № 8 были обнаружены при приемке 2 (Два) бракованных ТВ в поврежденной упаковке. Для подтверждения направляем Вам копию акта приемки товара от 06.05.2012 № 245.
Мы сожалеем о случившемся, и просим Вас заменить бракованные ТВ “Sony” на качественные, согласно пункту 4.2 нашего договора.
Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет более успешным. Если возникнут какие-либо вопросы, незамедлительно обращайтесь к нам.
Приложение: на 1 л.
С наилучшими пожеланиями
Директор ОАО “Квадро” подпись И.И.Антонов
Рисунок 46. Служебное письмо
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.д.)
Открытое Директору ЗАО «Глория»
акционерное общество
“Квадро” А.Г.Полонскому
ул. Свободы, 34
г. Ярославль, 150001
тел. 34-87-09
ОКПО....
ОГРН.....
ИНН/КПП...
07.05.2012 № 45/01-02
О результатах маркетинговых
исследований
ОАО “Квадро” просит выдать в трех экземплярах справки о результатах маркетинговых исследований рынка компьютерного оборудования, проведенных Вами в 2011 г.
Оплату гарантируем.
Наши реквизиты:
Р/с________________________,
к/с________________________.
Директор ОАО “Квадро” подпись И.И.Антонов
Гл. бухгалтер ОАО “Квадро” подпись Е.Е.Правдина
печать
Рисунок 47. Гарантийное письмо
СодержаниеФакс. Факсом или телефаксом называют любой документ, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д.
Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом (“правительственная”, “срочная”, “заверенная”, “с уведомлением о вручении”, “с оплаченным ответом” и т.д.)
В телеграмме дается точный адрес (перед ним обязательно проставление индекса отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно - наименование должности, фамилия получателя. Адресат печатается прописными буквами.
Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатается без переноса слов.
Пишется телеграмма особым телеграфным языком без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб.
Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки, как № - номер (можно НР); “-” минус; “+” - плюс; ! - восклицательный знак; ? - вопросительный знак; % - проценты; : - деление и др. В дате между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например, 05 05 2005. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера и даты инициативного документа. После текста указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью.
Т Е Л Е Г Р А М М А
СРОЧНАЯ
150000 СМИРНОВУ КАЗАНЬ УНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА ПОЛИТОЛОГИИ
ПРОШУ ПРЕДСТАВИТЬ 20 МАЯ СПИСОК УЧАСТНИКОВ
КОНФЕРЕНЦИИ ПОЛИТОЛОГОВ ТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВТЧК
8 - 1264 НАЧ УПРАВЛЕНИЯ СИДОРОВ
________________________________________________________
Нач. Управления подпись В.С.Сидоров
04.04.2005
печать
Рисунок 48. Пример телеграммы
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
УПРАВЛЕНИЕ ПАССАЖИРСКОГО Руководителям служб
ТРАНСПОРТА движения
Передала: Приняла:
Секретарь А.И.Петрова Секретарь И.П.Иванова
тел. 32-76-98 тел. 45-87-65
Время передачи: 12.00 Время приема: 12.15
ТЕЛЕФОНОГРАММА
18.05.2012 № 45
г.Ярославль
19 мая с 13 до 16 ч. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов 2 и 3. Заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов транспорта.
Зам. Начальника городского
управления пассажирского
транспорта подпись М.В.Мухамедов
Рисунок 49. Телефонограмма
СодержаниеТема 3.5. Документация по профессиональной деятельности
Счет на оплату
Счет на оплату служит для оформления намерения покупателя приобрести товар или услугу. Строгой формы бланка счета не существует, однако следует указать полные сведения о поставщике, в первую очередь его платежные реквизиты.
Унифицированная система банковской документации

Платежное поручение
Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.
Платежное требование - расчетный платежный документ, представленный получателем средств в обслуживающий его банк; содержит, с одной стороны, требование получателя денежных средств к их плательщику об уплате положенной суммы, с другой стороны, поручение плательщика своему банку о перечислении данной суммы получателю. Введено в оборот в РФ с 1990 г. Обычно с помощью таких документов поставщики, продавцы товаров, исполнители работ и услуг выставляют требования о перечислении денежных средств на их счет со счета тех организаций, предприятий, кому поставлены, проданы товары и для кого выполнены работы и услуги.
Документация по учету кассовых операций
Доверенность (получение ТМЦ)
Доверенность (формы М-2 и М-2а) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению
Приходный кассовый ордер - денежный документ, которым оформляется кассовая операция по приему наличных денег предприятиями, организациями, учреждениями.
Расходный кассовый ордер - денежный документ, которым оформляется кассовая операция по выдаче наличных денег предприятиями, учреждениями.
Документы налогового учета и отчетности
Счет-фактура
Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке.
Поставщик, начисляя НДС при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг), выставляет покупателю счет-фактуру и регистрирует его в книге продаж. Счет-фактуру оформляют только плательщики НДС.
Унифицированная система первичной учетной документации
ТТН или товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозки автотранспортом.
Приложение 2к Положению Банка Россииот 19 июня 2012 года № 383-П“О правилах осуществления перевода денежных средств”
0401060
Поступ. в банк плат. Списано со сч. плат. ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ № Дата Вид платежа Сумма
прописью ИНН КПП Сумма Сч. № Плательщик БИК Сч. № Банк плательщика БИК Сч. № Банк получателя ИНН КПП Сч. № Вид оп. Срок плат. Наз. пл. Очер. плат. Получатель Код Рез. поле Назначение платежа ПодписиОтметки банка
М.П. Приложение 6к Положению Банка Россииот 19 июня 2012 года № 383-П“О правилах осуществления перевода денежных средств”
0401061
Поступ. в банк плат. Оконч. срока акцепта Списано со сч. плат. ПЛАТЕЖНОЕ ТРЕБОВАНИЕ № Дата Вид платежа
Условие
оплаты Срок для
акцепта Сумма
прописью ИНН Сумма Сч. № Плательщик БИК Сч. № Банк плательщика БИК Сч. № Банк получателя ИНН Сч. № Вид оп. Очер. плат. Наз. пл. Рез. поле Получатель Код Назначение платежа
Дата отсылки (вручения) плательщику предусмотренных договором документов Подписи Отметки банка получателя
М.П. № ч. плат. № плат. ордера Дата плат.
ордера Сумма частичного платежа Сумма остатка
платежа Подпись Дата помещения в картотеку Отметки банка плательщика
Унифицированная форма № КО-2Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Код
Форма по ОКУД 0310002
по ОКПО (организация) (структурное подразделение) Номер документа Дата составления
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Дебет Кредит Сумма,руб. коп. Код целевого назначения код структурного подразделения корреспондирующийсчет, субсчет код аналитическогоучета Выдать
(фамилия, имя, отчество)
Основание:
Сумма
(прописью)
руб. коп.
Приложение
Руководитель организации (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)
Получил
(сумма прописью)
руб. коп.
“ ” г. Подпись По
(наименование, номер, дата и место выдачи документа,
удостоверяющего личность получателя)
Выдал кассир (подпись) (расшифровка подписи)
СодержаниеРаздел 4. Документирование договорно-правовых отношений экономической деятельности
Тема 4. 1. Договорно-правовая документация
Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий их.
Типовой договор - проект договора служит основой переговоров о заключении сделки. Другими словами типовой договор - это свод унифицированных, стандартных условий. Он может дополняться и изменяться сторонами.
Договор состоит из вводной части и основных статей.
Во вводной части отражается полное юридическое наименование сторон, наименование и номер договора, место и дата заключения договора. Традиционно первым указывается наименование продавца, а вторым - наименование покупателя.
Основные статьи.
1. Предмет договора
Предметом договора может быть продажа и поставка того или иного товара, оказание каких-либо услуг, аренда, подряд и т.д.
Предмет договора указывается детально, делая в необходимых случаях ссылки на образцы или технические условия.
Если в договоре неоднородный товар, то подробный перечень указывается в отдельном документе - спецификации, которая оформляется как приложение к договору.
По договору купли-продажи передаче подлежат товары в ассортименте, согласованном сторонами.
По договору поставки ассортимент может уточняться покупателем по согласованию с поставщиком с учетом изменившегося спроса населения в сроки, установленные договором.
2. Количество
При определении количества товара в договоре стороны должны согласовать: единицу измерения количества, систему мер и весов, порядок установления количества. Количество товара определяются единицы веса, объема, длины, в штуках и т.д.
В договоре купли-продажи оговаривается также, включается ли тара и упаковка в количество поставляемого товара (вес нетто, вес брутто, вес брутто за нетто).
В договоре поставки должно быть предусмотрено количество товара на весь срок его действия.
При определении количества в весовом выражении в договоре поставки указывается вес нетто, т.е. вес тары в это количество не включается, если для данного товара не установлен другой порядок.
3. Качество товара
В этой статье стороны устанавливают качественные характеристики товара, т.е. совокупность свойств, определяющих его пригодность для использования по назначению. Применяются различные способы определения качества:
- по стандарту;
- по техническим условиям;
- по образцу (установление качества товара в соответствии с определенным образцом, согласованным и утвержденным сторонами и являющимся эталоном);
- по предварительному осмотру продаются и покупаются аукционные товары;
- по содержанию отдельных веществ в товаре продаются руды, металлы, химические вещества;
- по условию “тель-кель” (такой, какой есть) поставляют макулатуру, а также при продаже зерновых на “корню”, цитрусовых (еще не снятого с урожая);
- по выходу готового продукта - показатель, определяющий количество конечного продукта, который должен быть получен из сырья (пряжи из шерсти, масла из семян);
- по натуральному весу - это вес, выраженный в килограммах объемной единицы зерна.
4. Срок и дата поставки
Срок поставки - это временной период, в течение, которого продавец должен передать предмет сделки покупателю.
Предмет сделки может быть поставлен единовременно или по частям. При единовременной поставке стороны указывают один срок поставки, а при поставке по частям в договоре указываются сроки поставки для каждой партии.
Сроки поставки могут быть установлены следующим образом;
- определением фиксированной даты поставки;
- определением периода, в течение которого должна быть произведена поставка (месяц, квартал, год);
- применением специальных терминов (“немедленная поставка”, “со склада” и т.д.)
Под “немедленной поставкой” понимается поставка в течение определенного числа дней после заключения сделки (от 1 до 14 дней).
В договоре купли-продажи включается оговорка о дате поставки.
Дата поставки - дата передачи товара в распоряжение покупателя, которая определяется в зависимости от споров перевозки товара и может быть:
- датой транспортного документа, свидетельствующего о принятии товара к перевозке;
- датой складского свидетельства;
- датой подписания приемо-сдаточного акта представителями продавца и покупателя;
- датой транспортно-экспедиторской фирмы в приеме груза для дальнейшей его отгрузки по назначению.
В договоре поставки должен быть указан общий срок его действия, т.е. срок, на который договор заключен, а также частные сроки (периоды) поставки товаров.
Сроки поставки могут устанавливаться квартальные, месячные, декадные, ежемесячно равными партиями, внутримесячные сроки поставки.
В коммерческой практике применяется и метод, когда в договоре указывается общий срок его действия и общая сумма поставки товаров, а завоз товаров от поставщика осуществляется в соответствии с поданной заявкой покупателя по мере реализации данного товара и расчета за него.
Существенное значение в организации поставок товаров имеет вопрос о порядке восполнения недогрузов (недопоставок) товаров поставщиками и выборке покупателями невыбранных (недополученных по договору) товаров.
В договорах поставки в необходимых случаях следует предусматривать порядок и сроки восполнения поставщиком недопоставок товаров и получения покупателем невыбранного количества товаров в следующем периоде поставки (выборки).
5. Условия поставки
При заключении сделки партнеры должны четко распределить между собой обязанности, связанные с доставкой товара от продавца к покупателю.
Каждая из этих обязанностей предполагает расход, при транспортировке товара существует риск, связанный с его порчей или потерей.
Условия поставки определяют обязанности продавца или покупателя по доставке товара, устанавливают момент перехода риска случайной гибели или порчи товара с продавца на покупателя, устанавливают основу цены в зависимости от того, включаются расходы по доставке в цену товара или нет.
Условия поставки предусматривают вид транспорта, организацию централизованной поставки товаров автомобильным транспортом, вид отправки иногородним и одногородним получателем, кем и за чей счет осуществляется погрузка и выгрузка товаров (возвратной тары), возмещение транспортных расходов и т.д.
6. Упаковка и маркировка
В тех случаях, когда по роду товара упаковка является необходимой, в договор вносится условие, содержащее указание относительно вида и характера упаковки, её качества, размеров, способа оплаты, а также нанесения на упаковку каждого места маркировки.
Стороны заинтересованы в предварительном выяснении того, какая упаковка необходима для обеспечения сохранности товара и его доставки по назначению.
В договоре отдельно оговаривают внешнюю упаковку - тару, брезент, ящики, контейнеры и т.д., а также внутреннюю упаковку, не отделимую от товара.
Качество упаковки может определяться ссылкой на соответствующие стандарты или технические условия.
Маркировка наносится водостойкой краской на двух сторонах тарного места и должна содержать:
- наименование продавца;
- наименование покупателя;
- наименование производителя;
- номер договора;
- пункт назначения;
- пункт отправления;
- номер упаковочной единицы и их общее количество;
- габариты упаковочной единицы;
- вес упаковочной единицы брутто;
- вес упаковочной единицы нетто;
- указания по транспортировке и погрузке-разгрузке (“верх”, “низ”, “не кантовать”, “беречь от огня” и т.п.).
В том случае, если маркировка не помещается на упаковке товара, то ее наносят на бирку и прикрепляют к таре.
7. Цена
Цена на товары устанавливаются соглашением сторон.
В договоре оговаривается, включает цена стоимость тары, упаковки, маркировки, погрузка, разгрузка.
8. Условия платежа
В данном разделе отражаются согласованные сторонами условия платежей, порядок и способ расчетов между ними, гарантии выполнения сторонами своих платежных обязательств.
В договоре устанавливаются:
- срок платежа;
- валюта платежа;
- способ платежа и форма расчетов.
9. Сдача- приемка по количеству и качеству
Сдача товара - это передача товара в собственность покупателя. Передача товара покупателю производится за счет продавца.
Приемка товара - это проверка покупателем соответствия качества, количества, комплектности товара и техническим условиям, указанным в договоре.
В договоре купли-продажи устанавливаются: вид, срок и место фактической сдачи-приемки, способы проверки и методы определения количества и качества, фактически поставляемого товара, указывается, кем осуществляется сдача-приемка.
10. Рекламация
В договоре оговаривается случаи предъявления претензии, сроки, в течение которых она может быть предъявлена стороне, которая не выполняет условия договора.
Рекламация может быть предъявлена на количество, качество, упаковку, маркировку и другие условия договора.
11. Санкции
Здесь оговариваются штрафы, неустойка, пени, возмещение убытков, их размеры, например, за просрочку поставки товара, за недопоставку товара, за просрочку платежа, за поставку дефектного товара.
Уплата пени, неустойки, штрафа и возмещение убытков не освобождает стороны от выполнения обязательств по договору.
12. Гарантии
Продавец принимает ответственность за качество товара в течение определенного гарантийного срока.
Данное условие определяет объем предоставляемой продавцом гарантии, гарантийный срок и обязанности продавца в случае обнаружения дефектности товара или несоответствия его договору.
Различают гарантийный срок эксплуатации, гарантийный срок хранения и гарантийный срок годности.
Гарантийный срок эксплуатации - период времени, в течение которого изготовитель гарантирует стабильность показателей качества товара в процессе его эксплуатации при условии соблюдения потребителем правил эксплуатации.
Гарантийный срок хранения - это период времени, в течение которого изготовитель гарантирует сохранность всех эксплуатационных и потребительских свойств товара при соблюдении потребителем правил хранения.
Гарантийный срок годности - это период времени, в течение которого изготовитель гарантирует все эксплуатационные показатели, и потребительские свойства товара при соблюдении потребителем правил эксплуатации и хранения.
При обнаружении в течение гарантийного срока несоответствие товара требованиям, зафиксированным в договоре, покупатель имеет право предъявить продавцу претензию.
13. Страхование
С целью защиты имущественных интересов сторон от убытков, транспортных рисков и других случаев осуществляется страхование товаров и распределение расходов по страхованию между продавцом и покупателем.
Страхование является добровольным актом.
Страхование производится на определенную страховую сумму, определяющую исчисление страховых платежей и размер выплат при наступлении страхового случая.
Страхование оформляется договором страхования.
В удостоверении договора страхования оформляется страховой полис.
14. Форс-мажор
Стороны могут быть освобождены от ответственности за невыполнение условий договора в случаи наступления форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар, землетрясение и других стихийные бедствия, война, военные действия), возникшие после заключения договора.
Пострадавшая сторона должна в течение нескольких дней известить о наступлении или окончании этих обстоятельств.
15. Арбитраж
Все споры или разногласия по данному договору подлежат рассмотрению в арбитражном суде, решение которого обязательно для обеих сторон.
16. Другие условия
В этой статье указывают о сроке действия договора, о вступлении договора в силу (с момента его подписания), о порядке изменений и дополнений к договору, о порядке расторжения договора.
Договор купли-продажи является заключенным с условием его исполнения к строго определенному сроку.
Изменения и дополнения договора, а также расторжение, вносится в текст договора по взаимному согласию сторон или в виде составления дополнительных протоколов, соглашений.
17. Юридические адреса сторон
Подписи
Печати
СодержаниеДоговор купли-продажи товаров во внутрироссийской и международной коммерческой деятельности являются наиболее распространенным видом хозяйственных взаимоотношений между продавцами и покупателями товаров и услуг.
По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).
Договор может быть заключен на куплю-продажу товара, имеющегося в наличии у продавца в момент заключения договора, а также товара, который будет создан или приобретен продавцом в будущем, если иное не установлено законом или не вытекает их характера товара.
По договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.
Договор розничной купли-продажи является публичным договором, т.е. обязанности по продаже товаров продавец должен осуществлять в отношении каждого, кто к нему обратиться.
Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара.
По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупленные товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным использованием.
Договоры могут заключаться на пять, три, два, один год или иной период. Могут быть заключены краткосрочные, сезонные договоры, а также договоры на разовые поставки.
ДОГОВОР КУПЛИ-ПРОДАЖИ ТОВАРА
«____» ________________ 200 __ г. г. ______________________________ № ____________
_______________________________________________________________________________________________________,
(наименование юридического лица, Ф., И., О. предпринимателя)
именуемое в дальнейшем «Продавец», в лице ________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________,
(должность, Ф., И., О.)
действующего на основании ______________________________________________________________________________,
(устава, положения, доверенности, свидетельства №, дата)
и ______________________________________________________________________________________________________,
(наименование юридического лица, Ф., И., О. предпринимателя)
именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице ______________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________,
(должность, Ф., И., О.)
действующего на основании ______________________________________________________________________________,
(устава, положения, доверенности, свидетельства-их №, дата)
заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Продавец продал, а Покупатель купил следующий товар:
________________________________________________________________________________________________________
(наименование и количество товара, а также принадлежности и документы: запасные части, инструкции по зксплуатации, сертификаты качества и т.п. )
________________________________________________________________________________________________________
(ассортимент товара)
________________________________________________________________________________________________________
(или указать: согласно счету на оплату, счет-фактуре, накладной)
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
Цена ___________________________________________________________________________________________________
(с учетом НДС или без НДС, суммы окончательная и НДС прописью)
_______________________________________________________________________________________________________.
2. В соответствии с настоящим договором Продавец обязуется передать в собственность товар, указанный в п. 1 договора, а Покупатель обязуется принять и оплатить его.
3. Покупатель оплачивает стоимость приобретенного товара ______________________________________________
(указать условия и срок оплаты:
________________________________________________________________________________________________________
предварительно, рассрочка платежа, частями (какими))
путем __________________________________________________________________________________________________
(указать форму расчетов - наличными, безналичным перечислением, аккредитив, вексельи т. д.)
4. Качество товара должно соответствовать ____________________________________________________________
(ГОСТ, ТУ, их номера, даты, образец товара)
_______________________________________________________________________________________________________.
5. Покупатель (его представитель) обязан осуществить проверку при приемке товара по количеству, качеству и ассортименту и подписать соответствующие документы (акт приемки, накладную и т.д.).
6. Товар доставляется Покупателю ____________________________________________________________________
(место доставки или склад Продавца)
транспортом ____________________________________________________________________________________________
(указать вид транспорта, чей транспорт - Покупателя или Продавца)
за счет_________________________________________________________________________________________________.
(Покупателя или Продавца, указать сроки и порядок оплаты)
в срок (или до даты) ______________________________________________________________________________________
7. Право собственности на приобретенный товар от Продавца к Покупателю переходит в момент _____________
________________________________________________________________________________________________________
(указать момент перехода: с момента передачи товара или его оплаты, передачи представителю, грузоперевозчику, подписания накладной)
8. Товар _______________________________________________________________________ от прав третьих лиц.
(свободен, не свободен)
_______________________________________________________________________________________________________.
(указать, какими правами третьих лиц товар обременен)
9. Гарантийный срок на товар начинает течь с момента ________________________________________________
Покупатель вправе предъявить требования, связанные с недостатками товара, при обнаружении недостатков в течение гарантийного срока.
Гарантийный срок продлевается на время, в течение которого товар не мог использоваться из-за обнаруженных в нем недостатков, при условии извещения Продавца о недостатках товара в срок до _______________ с момента их обнаружения.
10. Передаваемый товар должен быть упакован ________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________.
(указать, в какую тару, упаковку, или отметить: «обычным для такого товара способом»)
11. Страхование товара в пути осуществляет __________________________________________________________.
(Продавец, Покупатель, за чей счет)
12. Покупатель обязан известить Продавца о нарушении условий договора о количестве, об ассортименте, о ка-
честве, комплектности, таре, упаковке в срок ________________________________________________________________.
Товар, не соответствующий условию данного Договора об ассортименте, качеству, количеству, комплектующим, документации считается принятым, если Покупатель в указанный выше срок после его получения не сообщит Продавцу о своем отказе от товара.
13. В случае продажи некачественного товара Продавец обязан заменить некачественный товар в течение _____
или в этот же срок возвратить Покупателю стоимость оплаченного некачественного товара, а также возместить
Покупателю все возникшие при этом убытки и распорядиться некачественным товаром.
Некачественность товара подтверждается ____________________________________________________________
(двусторонним актом и т.п.)
________________________________________________________________________________________________________
14. Действия непреодолимой силы (форс-мажор)
Продавец и Покупатель (их представители) не несут ответственности перед другой стороной за невыполнение обязательств, обусловленное обстоятельствами, возникшими помимо воли и желания сторон и которые нельзя предвидеть или избежать, включая объявленную или фактическую войну, гражданские волнения, эпидемии, блокаду, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары и другие стихийные бедствия, запретительные действия властей и акты государственных органов.
Сторона, которая не исполняет своего обязательства вследствие действия непреодолимой силы, должна немедленно известить другую сторону о препятствии и его влиянии на исполнение обязательств по Договору.
15. Ответственность сторон
Продавец несет ответственность:
- за несвоевременную передачу проданного товара или задержку передачи товара - штраф в размере _______ % от сто-
имости несвоевременно переданного товара и пеню в размере________ % стоимости несвоевременно переданного товара за каждый день просрочки передачи товара.
- за отстутствие документов и принадлежностей к товару продавец несет ответственность __________________________
________________________________________________________________________________________________________
- за нарушение ассортимента товара продавец несет ответственность ____________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
Покупатель уплачивает штраф за несвоевременную оплату приобретенного товара в размере _______ % от сто-
имости неоплаченного товара и пеню в размере _______ % от стоимости неоплаченного товара за каждый день просроч-ки платежа.
Покупатель обязан принять товар в срок (или до даты) _________________________________________________
16. Договор действует _______________________________________________________ по ___________________.
(с момента заключения договора или иного момента)
17. Расторжение договора
Договор может быть расторгнут:
- По соглашению сторон.
- другим основаниям, предусмотренным настоящим Договором и действующим законодательством.
18. Изменение договора
Изменение условий договора и дополнения к нему действительны, если они совершены в письменной форме и подписаны Продавцом и Покупателем или их уполномоченными представителями
Юридические адреса сторон:
Продавец
Наименование: ____________________________________
Адрес: ___________________________________________
__________________________________________________
ИНН _____________________________________________
ОКПО ___________________________________________
Банковские реквизиты: _____________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
Тел. (факс): _______________________________________
Продавец _________________________________________
подпись печать Покупатель
Наименование: ____________________________________
Адрес: ___________________________________________
__________________________________________________
ИНН _____________________________________________
ОКПО ___________________________________________
Банковские реквизиты: _____________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
Тел. (факс): _______________________________________
Покупатель _______________________________________
подпись печать
Рисунок 50. Типовой договор купли продажи
HYPERLINK "mk:@MSITStore:C:\\Users\\Home7\\Desktop\\Новая%20папка%20(3)\\rebuilt.умк%20(1)\\умк\\дждждумк.chm::/умк.html" \l "содержание" Содержание
ДОГОВОР ПОСТАВКИ
«____» ________________ 200 __ г. г. ______________________________ № ____________
________________________________________________________________________________________________________,
(наименование юридического лица, Ф., И., О. предпринимателя)
именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице _______________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________,
(должность, Ф., И., О.)
действующего на основании _______________________________________________________________________________,
(устава, положения, доверенности, свидетельства)
и ______________________________________________________________________________________________________,
(наименование юридического лица, Ф., И., О. предпринимателя)
именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице ________________________________________________________________,
________________________________________________________________________________________________________,
(должность, Ф., И., О.)
действующего на основании _______________________________________________________________________________,
(устава, положения, доверенности, свидетельства)
заключили настоящий договор о нижеследующем:
I. Предмет договора.
1.1.Поставщик обязуется передать в собственность Покупателя товар, а Покупатель принять и оплатить его на условиях настоящего договора.
1.2.Наименование, ассортимент, количество и цена товара указывается в счетах-фактурах и накладных, которые являются неотъемлемой частью настоящего договора.
2. Качество товара
2.1.Качество поставляемого товара должно соответствовать требованиям ГОСТ или ТУ, установленным действующим законодательством.
2.2.Качество товара должно быть подтверждено сертификатом соответствия и/или удостоверением качества товара.
3. Условия поставки товара
Поставка товара осуществляется отдельными партиями в соответствии с заявками Покупателя, в сроки, согласованные сторонами и указанные в заявках.
Заявки на поставку товара направляются Покупателем Поставщику посредством факсимильной, телефонной связи, интернет или через представителя. Заявка считается принятой после согласования сторонами количества, ассортимента, цены и сроков поставки товара.
Каждая последующая заявка принимается Поставщиком только после оплаты товара Покупателем по предыдущей заявке.
Поставка товаров Покупателю производится на складе Поставщика (при самовывозе товара Покупателем), либо на складе Покупателя (при доставке товара Поставщиком).
3.5.Прием-передача поставляемого товара оформляется накладной, которая подписывается уполномоченными представителями Покупателя и Поставщика.
Датой поставки считается дата, указанная в накладной.
Риск случайной гибели или случайного повреждения товара переходит к Покупателю с момента передачи ему товара Поставщиком.
Право собственности на товар переходит к Покупателю с момента полной оплаты товара.
3.9.Поставщик обязан одновременно с передачей товара предоставить Покупателю следующие документы на товар:
счет-фактуру в 1 экз.
накладную в 1 экз.
-документы, предусмотренные действующим законодательством, подтверждающие качество и безопасность товара.
4. Цена и порядок расчетов
Товар поставляется по цене, указанной сторонами в счете-фактуре и накладных.
Расчеты за товар производятся в течение календарных дней от
даты поставки товара.
Оплата товара производится Покупателем путем перечисления денежных средств на расчетный счет Поставщика. При этом днем оплаты считается день поступления денежных средств на расчетный счет Поставщика. В случае не поступления денежных средств на расчетный счет Поставщика по причине неправильного оформления платежных документов Покупателем, оплата признается недействительной.
Оплата товара также может производиться наличными денежными средствами в пределах, установленных действующим законодательством.
5. Порядок приемки товара, претензии
Приемка товара по количеству и качеству производится во время передачи товаров Покупателю.
Приемка товаров по количеству производится на основании накладных, по качеству - на основании сертификата соответствия.
В случае несоответствия количества или ассортимента товаров согласно заявке, в накладной должна быть сделана отметка о фактически принятом количестве и ассортименте и составлен двухсторонний акт, который подписывается представителями сторон. На основании этого Покупатель может требовать от Поставщика поставки недостающих товаров.
5.4.При обнаружении недостатков товара Покупатель может предъявить Поставщику претензии по качеству товара:
по видимым недостаткам товара и упаковки - только в момент приемки товара
по выявленным в процессе реализации товаров скрытым дефектам - в течении 3 (трех) рабочих дней с момента приемки товара, при условии соблюдения режима хранения и реализации товаров.
5.5.По каждому факту обнаружения недостатков составляются акты, претензии по обнаруженным дефектам подаются в письменной форме.
5.6.Претензии по товару, поставляемому в стеклянной таре, предъявляются Покупателем в течении 24 часов с момента передачи товара на складе Поставщика (при самовывозе товара Покупателем), либо на складе Покупателя (при доставке товара Поставщиком).
6. Ответственность сторон
За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Покупатель несет полную ответственность за сохранность товара в размере его полной стоимости, начиная от даты поставки и заканчивая датой полной оплаты товара или его возврата Поставщику.
В случае нарушения Покупателем срока и/или размера оплаты за полученный товар, указанного в п. 4.4 настоящего договора, Поставщик вправе изъять поставленный товар у Покупателя, а в случае отсутствия поставленного товара получить у Покупателя аналогичный либо иной товар на сумму задолженности.
6.4.В случае нарушения Покупателем сроков оплаты полученного товара. Поставщик вправе начислить Покупателю пени из расчета 0,5 % от стоимости поставленного товара за каждый день просрочки оплаты.
7. Разрешение споров
Все споры и разногласия по настоящему договору стороны разрешают путем переговоров. Соблюдение претензионного порядка обязательно.
8. Срок действия и порядок расторжения договора
Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует до «31» декабря 200 __ г.
Если на день окончания договора Покупатель имеет невыполненные финансовые обязательства перед Поставщиком, то в части исполнения этих обязательств настоящий договор сохраняет силу до тех пор, пока эти обязательства не будут выполнены им полностью.
Настоящий договор может быть досрочно прекращен по соглашению сторон, а также в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Если ни одна из сторон за месяц до окончания срока действия настоящего Договора не заявит о своем желании его расторгнуть, Договор пролонгируется на такой же срок и на тех же условиях.
9. Форс-мажор
9.1.Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств, по настоящему договору, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, подтвержденных компетентными государственными органами, или если эти обстоятельства непосредственно повлияли на исполнение настоящего договора.
9.2.Сторона, для которой создалась невозможность выполнения обязательств по настоящему договору, должна в 5-тидневный срок письменно известить другую Сторону о наступлении и прекращении вышеуказанных обстоятельств, в этом случае и сроки выполнения обстоятельств по настоящему договору отодвигаются соразмерно срокам действий этих обстоятельств. Несвоевременное извещение о наступлении вышеуказанных обстоятельств лишает стороны права ссылаться на них.
9.3.Наступление форс-мажорных обстоятельств не освобождает стороны от обстоятельств по договору.
10. Заключительные положения
10.1.Стороны обязаны информировать друг друга об изменении юридических адресов или реквизитов. Действующие юридические адреса и реквизиты сторон указываются на счетах- фактурах. При изменении юридического адреса или реквизитов Поставщика новые данные вносятся им в счет-фактуру, которая передается Покупателю одновременно с товаром. Передача счета-фактуры с новыми данными покупателю считается надлежащим и достаточным уведомлением Поставщика об изменении юридического адреса или реквизитов.
10.2.С момента подписания настоящего договора все предварительные переговоры и переписка теряет силу. Все дополнения и изменения к настоящему договору действительны, если они составлены в письменной форме и подписаны обеими сторонами.
10.3.Настоящий договор составлен в 2-х экземплярах, по одному экземпляру для Поставщика и для Покупателя, оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу. Факсимильный вариант договора и приложений, являющихся неотъемлемой частью Договоров, имеет юридическую силу.
11. Юридические адреса и реквизиты сторон
Поставщик
Наименование: ____________________________________
Адрес: ___________________________________________
__________________________________________________
ИНН _____________________________________________
ОКПО ___________________________________________
Банковские реквизиты: _____________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
Тел. (факс): _______________________________________
Поставщик _______________________________________
подпись Покупатель
Наименование: ____________________________________
Адрес: ___________________________________________
__________________________________________________
ИНН _____________________________________________
ОКПО ___________________________________________
Банковские реквизиты: _____________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
Тел. (факс): _______________________________________
Покупатель ______________________________________
подпись
М.П. М.П
Рисунок 51. Типовой договор поставки
СодержаниеНаиболее распространенным является такой порядок заключения договора, при котором одна сторона по договору (поставщик или покупатель) направляет другой стороне проект договора. Если при получении проекта договора у стороны по договору возникнут возражения по его условиям, то она в тот же срок составляет протокол разногласий и направляет другой стороне вместе с подписанным договором, оговорив в нем наличие разногласий.
Сторона, получившая протокол разногласий, обязана в установленный срок рассмотреть его, включить в договор все принятые предложения, а спорные вопросы передать в тот же срок на разрешение в арбитраж, а в случаях, предусмотренных законодательством, - в суд.
Однако во всех случаях рекомендуется до передачи преддоговорного спора на решение арбитража или суда постараться разрешить спорные вопросы с другой стороной путем взаимных согласований. С этой целью составляется протокол согласования разногласий, который после его подписания сторонами прилагается к договору.
ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ
г.___________________________ “_____”_______________ год
“_______” __________ г. Нами получен проект договора о________________, направленный Вами в наш адрес письмом №_____ от_______.
В целом проект, предложенный Вами, нас удовлетворяет, но мы бы хотели предложить другую редакцию следующих пунктов:
Номер пункта проекта договора Редакция пункта в проекте договора Предложенная редакция
Подпись Печать
Рисунок 52. Протокол разногласий
СодержаниеПРОТОКОЛ СОГЛАСОВАНИЯ РАЗНОГЛАСИЙ
г.__________________ “_____”_____________г.
____________________________________, именуемое в дальнейшем “Сторона 1”, в лице
________________________________________, действующего на основании __________, с одной стороны, и _________________________________, именуемое в дальнейшем “Сторона 2”, в лице __________________________________________, действующего на основании______________________, с другой стороны урегулировали следующие разногласия по договору о______________:
Номер пункта проекта договора Редакция, предложенная Стороной 1 Редакция, предложенная Стороной 2 Согласованная редакция
Подписи сторон
Юридические адреса и реквизиты сторон
печать
Рисунок 53. Протокол согласования разногласий
СодержаниеСогласно ГК РФ изменение, дополнение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено данным Кодексом, другими законами или договором.
Доверенность - документ, фиксирующий полномочия представителя совершать сделки или иные правомерные действия от имени другого лица (доверителя).
Разовая доверенность - дается на совершение какого-то конкретного действия.
Специальная доверенность на совершение однородных действий.
Общая (генеральная) - это доверенность на управление имуществом доверителя, заключение договоров, выступление в суде и арбитраже, заключение внешнеэкономических соглашений.
Угловой штамп
ДОВЕРЕННОСТЬ
"__" ____________ 20__ г. №. ________
генеральная
Настоящей доверенностью наименование предприятия, учреждения, организации в лице директора (генерального директора) Ф И.О., действующего на основании Устава, поручает должность, Ф И. О.паспорт (удостоверение) _____________________________ представлять интересы наименование предприятия, учреждения, организации во всех учреждениях и организациях и перед гражданами, с правом передоверия, совершать все необходимые действия в интересах наименование предприятия, учреждения, организации заключать договоры, представительствовать в суде, арбитражном и третейском суде, пользоваться всеми предоставленными истцу, ответчику и третьему лицу правами, в том числе заключать мировое соглашение.Доверенность действительна по дата прописьюОбразец подписи Ф.И.О. удостоверяю образец подписи
Директор Подпись И. О.Фамилия
М.П.
Рисунок 54. Генеральная доверенность
СодержаниеТема 4.2. Претензионно-исковая документация
В ходе реализации договоров нередко стороны по каким-то причинам не выполняют принятых на себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и моральный ущерб. В этих случаях потерпевшая сторона имеет право предъявить другой стороне рекламацию (претензию) с изложением требований, предусмотренных условиями договора или действующими правовыми нормами.
Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежей и др. условий договора.
Рекламация должна содержать следующие сведения:
- основание для предъявления претензии;
- доказательства - ссылки на нормативные акты и документы;
- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:
1. Если решение не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению.
2. В случае отклонения претензии полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы.
3. В случае принятия претензии полностью или частично, указывается срок и способ удовлетворения.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде заказным письмом или по факсу - при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов - при отказе в удовлетворении претензии.
Примеры ответов на рекламации
1. Подтверждаем получение Вашей претензии № 56 от 15.09.2005. О результатах рассмотрения нами указанной претензии сообщим дополнительно.
2. В удовлетворение Вашей претензии № 56 от 15.09.2005 переводим на Ваш расчетный счет 1 млн. Рублей.
3. Ваша претензия о взыскании ___ руб. _______________________
нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по следующим причинам:________________________________________
Приложение: 1. Перечень документов, обосновывающих отказ в удовлетво
рении претензии.
2. Перечень подлинных документов, возвращаемых заявитлю
претензии.
Генеральный директор подпись ИН. Фамилия
печать
Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.
Наименование организации Руководителю
Справочные данные об организации Адрес
П Р Е Т Е Н З И Я
00.00.0000 №
Об уплате неустойки за недопоставку
(просрочку поставки) товаров
Сумма претензии_____руб.
В соответствии с заключенным договором №____ от_____ Ваша организация обязана была поставить нам в течение ____________________________________
(период поставки)
_________________________________________ в количестве ____________________
(наименование товара)
на сумму ______________ руб.
Фактически на указанный период поставлено ___________________________
(наименование товара)
на сумму ________ руб.
Таким образом, Вами недопоставлено в указанный в договоре срок __________________________________ в количестве _______ на сумму_____-руб.
(наименование товара)
В соответствии с изложенным и руководствуясь____________________
___________________________________________________________________________
(ссылка на пункт (подпункт) договора или статью ГК РФ)
прошу произвести допоставку продукции и перечислить на наш расчетный счет № ____ в _______________ г.___________ неустойку в размере _________% от стоимос-
(банк)
ти недопоставленных товаров, что составляет ________руб.
Приложение: 1. Копия договора № ____от____
2. Реестр счетов на отгруженный товар
3. Расчет неустойки.
Руководитель организации
(или заместитель) подпись Ин. Фамилия
печать
Рисунок 55. Образец претензии
В областной Арбитражный суд
ИСТЕЦ:
наименование организации
адрес
банковские реквизиты
ОТВЕТЧИК:
наименование организации
адрес
банковские реквизиты
ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ
О взыскании неустойки за недопоставку (просрочку поставки) товаров
00.00.0000 №
Сумма иска_______руб.
В соответствии с договором №____ от_____ ответчик должен был поставить нам товар в течение __________________________________ в количестве ________
(период поставки, наименование товара)
на сумму _________ руб.
Свои обязательства по договору ответчик не выполнил.
Фактически за указанный период ответчик поставил _________________
(наименование товара)
в количестве ________ на сумму ________руб., недопоставив ____________________
________________________________________________________________.
(количество, на сумму товаров)
За недопоставку товаров согласно п.______ договора ответчик обязан уплатить неустойку в сумме ____ руб. (См.прилагаемый расчет).
Предъявленную нами претензию №____от____ об уплате неустойки в сумме____ руб. за недопоставку товаров ответчик оставил без удовлетворения (ответа) по следующим мотивам:____________.
Отказ ответчика от удовлетворения претензии считаем необоснованным (указать причины).
Учитывая изложенное, просим Арбитражный суд за недопоставку товаров взыскать с ответчика неустойку в сумме ______руб. и расходы по госпошлине ____ руб.
Приложение: 1. Копия претензии и доказательство отсылки ее ответчику.
2. Копия ответа на претензию (если имеется).
3. Копия договора №___от____.
4. Выписка из спецификации.
5. Расчет неустойки.
6. Почтовая квитанция на отсылку копии искового заявления ответчику.
7. Поручение о перечислении госпошлины.
Руководитель организации
(или заместитель) подпись Ин. Фамилия
печать
Рисунок 56. Образец искового заявления
СодержаниеТема 4.3. Документы по внешнеэкономической деятельности
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу, т.е. могут быть обжалованы в суде.
Различают три вида коммерческой переписки:
- запрос - ответ на запрос;
- предложение (оферта) - ответ на предложение (акцепт);
- рекламация (претензия) - ответ на рекламацию.
Запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложение на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых покупателю желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки.
Пример 1. Основываясь на переговорах с Вашим представителем в апреле сего года, просим выслать нам коммерческие предложения на люстры из прессованного хрусталя и другие бытовые светильники (бра, торшеры, подвески, настенные лампы) с указанием максимального количества поставки по всем предлагаемым типам.
Пример 2. Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы заинтересованы в импорте столовых фарфоровых сервизов. Просим сделать нам предложение на 100 комплектов с указанием рода упаковки.
Если продавец не может сразу выслать покупателю интересующий товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:
- принятие вопроса к рассмотрению;
- выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;
- отказ поставить интересующий покупателя товар;
- изменение условий поставки (изменение количества товара, модели, сроков поставки и т.д.);
- обещание направить предложения на поставку интересующего покупателя товара.
Пример ответа на запрос.
Благодарим на запрос на поставку столовых фарфоровых сервизов.
В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар.
Наше решение сообщим в ближайшее время.
С уважением
В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т.е. заявление о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
«Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.
Оферта должна содержать существенные условия договора: точное и сокращенное наименование продавца; его торговую марку, фирменный знак (если имеется); наименование товара; краткую и достаточную характеристику товара; предлагаемый объем поставки; минимальное количество поставляемого товара в партии; сведения об упаковке; условия поставки; цену на условиях поставки за штуку и за партию; сроки поставки; порядок оплаты; оптовую скидку; реквизиты продавца.
2. Оферта связывает направившее ее лицо с момента ее получения адресатом.
Если извещение об отзыве оферты поступило ранее или одновременно с самой офертой, оферта считается не полученной.»(ст. 435, "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 06.12.2011, с изм. от 27.06.2012)
)
Пример 1. Мы можем предложить Вам цветные телевизоры фирмы “Sony” с экраном по диагонали 51 см (указываются количество, качество, упаковка, условия поставки, цена, срок поставки, условия платежа).С уважениемПример2. Предлагаем Вам заключить договор о __________ на следующих условиях:1.2.3.Ждем Вашего ответа до _______Совершение действий по выполнению условий договора не считается акцептом.Подпись ПечатьПредложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе продавца. При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями, он подтверждает принятие предложения продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача конкретного заказа или заключения договораЕсли покупатель не согласен с условиями предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он в письменной форме отклоняет его. Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.Договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его подписания, если иное не установлено законом.Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежей и др. условий договора.Рекламация должна содержать следующие сведения:- основание для предъявления претензии;- доказательства - ссылки на нормативные акты и документы;- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:1.Если решение не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению.2. В случае отклонения претензии полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы.3. В случае принятия претензии полностью или частично, указывается срок и способ удовлетворения.Ответ на рекламацию направляется в письменном виде заказным письмом или по факсу - при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов - при отказе в удовлетворении претензии.Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.СодержаниеОсновным коммерческим документом, оформляющим внешнеторговую сделку, является контракт, который содержит письменную договоренность сторон о поставке товара: обязательство продавца-экспортера передать определенное имущество в собственность покупателя-импортера и обязательство покупателя-импортера принять это имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.Во внешнеторговых операциях договоры купли-продажи обычно называются контрактами купли-продажи.По определению, данному в Венской конвенции, договором международной купли-продажи товаров является договор купли-продажи товаров между сторонами, коммерческие предприятия которых находятся в разных государствах, и поэтому при исполнении договора предполагается перемещение товара через государственные границы.Структура и содержание контракта носят во многом индивидуальный характер и определяются как спецификой сделки, так и доверием контрагентов.Вместе с тем, как свидетельствует практика внешней торговли, контракты обычно содержат основные статьи:- преамбула;- предмет контракта;- количество;- качество;- срок и дата поставки;- базисные условия поставки;- цена и общая стоимость контракта;- платеж;- упаковка и маркировка;- сдача-приемка товара;- страхование;- гарантии;- рекламация;- форс-мажор;- санкции;- арбитраж;- другие условия;- юридические адреса и подписи сторон.ДОГОВОР КУПЛИ-ПРОДАЖИ "__" ________ _____ г.г. ________ №_________________________________________________________________________________,(наименование юридического лица, Ф.И.О. предпринимателя)именуемое в дальнейшем "Продавец", в лице ___________________________________________________________________________________________________________________,(должность, Ф.И.О.)действующего на основании _____________________________________________________(Устава, Положения, Доверенности, Свидетельства – их №, дата)и____________________________________________________________________________,(наименование юридического лица, Ф.И.О. предпринимателя)именуемое в дальнейшем "Покупатель", в лице__________________________________________________________________________________________________________________,(должность, Ф.И.О.)действующего на основании ____________________________________________________,(Устава, Положения, Доверенности, Свидетельства – их №, дата)заключили настоящий контракт о нижеследующем:1. Предмет контракта.В соответствии с настоящим контрактом Продавец продал, а Покупатель купил на условиях___________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(ФОБ, СИФ, КАФ, ФАС и др.)_____________________________________________________________________________(название товара)в количестве ____________________________________, ассортимент которых уточняется (штук, кг и др.)в прилагаемой кконтракту спецификации, подписываемой договаривающимися сторонами и являющейсянеотъемлемой частью контракта.2. Сроки поставки.Поставка _________________________________________________________ должна быть(наименование товара)осуществлена_________________________________________________________________.(конкретная дата, период с ___ по ___ )Досрочная поставка ____________________________________________________________(допускается, не допускается, другие условия, связанные с досрочной поставкой)3. Цена.Цена за _________________________________________________.(единица измерения: руб., $, др. валюта)Цена контракта _________________________________________.(руб., $)Цены устанавливаются ___________________________________.(на условиях ФОБ, СИФ, КАФ, ФАС и т. д.)В цену товара вошли транспортные расходы по доставке и погрузке товара на борт судна, все расходы в случае повреждения и потери товара в пути до момента доставки на борт судна, получение на свой риск и за свой счет экспортной лицензии, стоимость упаковки, оплата расходов в связи с проверкой товара, необходимой для осуществления поставки товара.4. Качество.4.1. Качество ______________________________________________________ должносоответствовать(наименование товара)_____________________________________________________________________________.(ТУ, стандарты; №, дата их утверждения, если они имеются)Качество должно соответствовать _______________________________________________.(качеству образцов, одобренных обеими сторонами (упакованных и опломбированных и т.д. обеимисторонами)Образцы являются эталоном ____________________________________________________(для сторон настоящего контракта. Один экземпляр эталона хранится у Продавца, два других_____________________________________________________________________________у Покупателя в течение (указать срок) с момента получения Покупателем) (качество товара может быть подробно описано в договоре)4.2. Продавец гарантирует качество товара в течение ___________ с момента_______(срок)_____________________________________________________________________________.(отгрузки, получения, введения в эксплуатацию)4.3. Качество товара подтверждается сертификатом изготовителя.Продавец должен обеспечить Покупателя следующей документацией:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(название документации)в количестве _________ штук на _________________________________________________.(языке)5. Техническая характеристика (при необходимости):5.1. Комплектность товара _________________________________________________.5.2. Длина _______________________________.5.3. Ширина _____________________________.5.4. Вес _________________________________.5.5. Цвет ________________________________.5.6. ____________________________________.(и т.д.)6. Упаковка и маркировка.6.1. Упаковка должна обеспечить сохранность _________________________________(наименование товара)во время транспортировки ______________________________________, перевалки в пути,(вид транспорта)во время хранения в __________________________________, предотвратить порчу товара(если необходимо, указать особые условия хранения)от атмосферных воздействий.6.2. _____________________________ должен быть упакован ____________________(наименование товара)(указать подробно тару (коробки,_____________________________________________________________________________ящики, прокладка), количество внутри тары, вместимость и т.д., описать материал тары (дерево, пластмасса, ткань и т.д.),_____________________________________________________________________________.в которую товар должен быть упакован, способы крепления (обшивка) и т.д.)6.3. Места упаковки ____________________ пломбируются пломбами _____________(ящики, контейнеры, др.) (изготовителя,_____________________________________________________________________________.Продавца, органов транспорта) (указать, в каких местах пломбируется упаковка)Оттиск пломб должен быть четким. Номера пломб вносятся в транспортные документы________________________________________________, высылаемые Покупателю, и в упаковочные листы, (накладная, др.)вкладываемые в _______________________________________________________________.(контейнер, др. опломбированное место)В упаковочном листе указываются:– номер контракта;– наименование Продавца и Покупателя;– наименование товара;– количество мест и товара;– вес брутто и нетто;– номера пломб.6.4. Каждый ___________________________________ должен иметь следующуюмаркировку, (ящик, место и т.д.)нанесенную несмываемой краской:– номер контракта;– наименование Продавца и Покупателя;– наименование и количество товара (для внутренней маркировки);– вес брутто и нетто;– номер ящика;– адрес Покупателя (получателя) (для внешней маркировки);– __________________________________________________.(др. реквизиты по согласованию сторон контракта)7. Отгрузка и транспортировка.7.1. Отгрузка ________________________________________ осуществляется силами,средствами (товар)и за счет Продавца.Продавец оформляет необходимые документы ________________________________(перечислить их – лицензии, сертификат страны происхождения,_____________________________________________________________________________оплата таможенной пошлины, налога на экспорт и т.д.) за счет _____________________________________________________________________________.(указать за чей счет – Продавца, Покупателя)7.2. Доставка ____________________________ осуществляется ___________________(товар) (вид транспорта)за счет ____________________________.(Покупателя, Продавца)Место доставки _________________________________________.(склад Покупателя, город и т.д.)7.3. Право собственности на _______________________________________ и риск егослучайной (наименование товара)гибели переходят______________________________________________________________(указать момент перехода – с момента передачи органам транспорта или доставки_____________________________________________________________________________.на склад Покупателя, доставки в порт, на пристань и т.д.)7.4. Груз сопровождается __________________________________________________.(назвать документы)В каждом _________________________________________________________ должны бытьуказаны: (название документа – накладная, коносамент и т.д.)– номер контракта;– наименование Продавца и Покупателя;– наименование товара;– вес брутто и нетто;– объем (при необходимости – площадь);– номер контейнера (ящика и т.д.);– число и знаки пломб;– ____________________________________________________.(др. реквизиты – по договоренности)7.5. В отгрузочных документах должны быть сделаны отметки__________________________________.8. Информация об отгрузке.8.1. Продавец информирует Покупателя по ________________________________________________________________________________________________________________(способ информирования – телеграф, телефон, телефакс, e-mail и т.д.)о готовности товара к отгрузке не менее чем за _______ дней до начала отгрузки. В извещении указывается_________________________________________________________ _____________________________________________________________________________.(товар, количество, вес и т.д.)Немедленно после отгрузки _______________________________________ Продавецсообщает: (товар)– номер контракта;– наименование судна (вид транспорта, № и т.д.);– дату, № рейса (расписание);– номер коносамента;– наименование товара;– количество товара;– количество мест;– вес брутто и нетто;– общую стоимость товара;– другие данные, указанные в контракте.Продавец должен отправить Покупателю авиапочтой ________________________________________________________________________________ в течение ___________(название документов, их количество) (часы, дни)9. Приемка-сдача товара и проверка его качества.9.1. Приемка товара по количеству и качеству осуществляется в течение_____________________________________________________________________________(срок)с момента ____________________________________ в (на) ___________________________(получения, поступления и т.д. товара) (склад Покупателя, в момент разгрузки_____________________________________________________________________________.у конечного получателя, в момент приемки от органа транспорта и т.д.)9.2. Приемка ___________________________________ по количеству осуществляетсяПокупателем в (товар)соответствии с ________________________________________________________________.(транспортные или иные документы)9.3. Приемка _____________________________________ по качеству осуществляетсяПокупателем в (товар)соответствии с качеством, указанным в сертификате согласно_____________________________________________________________________________(указать, в соответствии с каким документом должно_____________________________________________________________________________.проверяться качество товара – образцом, описаниями, техническими условиями и т.д.)9.4. В случае обнаружения несоответствия количества ___________ или его качества(товар)названным выше документам Покупатель извещает об этом Продавца в течение_____________________________________________________________________________(срок)________________________________________________ и составляет акт с представителем_____________________________________________________________________________(способ извещения) (указать – с кем: представителем Покупателя_____________________________________________________________________________или Торгово-промышленной палаты, незаинтересованной организации или в одностороннем порядке)9.5. Получив извещение, Продавец должен принять решение по факту недостачи илинесоответствия качества и сообщить о нем Покупателю в течение____________________________________________________________________________ .(срок, способ сообщения)9.6. Претензии по вопросам качества и количества поставленного товара предъявляются Покупателем Продавцу в течение ________________ с момента_____________________________________________________________________________.(составления акта приемки или др.)Продавец обязан рассмотреть претензию в течение ___ дней с момента ее получения. Если Продавец не дал ответа в названный срок, такая претензия считается признанной Продавцом.10. Расчеты за поставленную продукцию.10.1. Оплата за поставленный товар производится в _______________________ путем(валюта – руб., $, др.)_____________________________________________________________________________.(указать форму расчетов – векселя, чеки, аккредитивы и т.д.)10.2. Оплата производится при следующих условиях__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(указать, если они имеются)и при наличии _____________________ экземпляров документов:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.(назвать все необходимые документы: счет, спецификация, ярлыки, накладные, оформленные лицензии и т.д.)Документы должны быть оформлены на ____________________________ языке.В накладных (др. документах) должны быть в обязательном порядке следующие реквизиты:___________________________________________________________________.(назвать то, что стороны считают необходимым внести в документы – № пломб, дату передачи груза, место передачи товара и т.д.)10.3. Оплата производится:_____________________________________________________________________________(например, 80% товара оплачивается в течение указанного срока, оставшиеся 20% –__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.в течение ____ или все 100% стоимости товара оплачиваются сразу и т.д.)11. Санкции.11.1. В случае просрочки поставки товаров против установленных в контракте сроков Продавец уплачивает Покупателю пеню в размере ____% от стоимости товара, поставка которого просрочена, за каждый день просрочки.Если просрочка превышает ______ дней, начисление процентов (пени) прекращается и сверх начисленной пени Продавец уплачивает Покупателю штраф в сумме _____ % от стоимости непоставленного в срок товара.11.2. В случае поставки некачественного, некомплектного товара Продавец уплачивает Покупателю штраф в размере ______ % от стоимости товара, признанного некачественным (некомплектным).Кроме того, Покупатель имеет право вернуть некачественный товар за счет Продавца, если стороны контракта не приняли решения об использовании товара по другому назначению и снижению цены на товар, исправлению в установленный сторонами срок дефектов товара (если они устранимы).11.3. Продавец уплачивает Покупателю штраф в размере ___ % от стоимости товара при:– несоответствии условиям контракта упаковки и маркировки товара;– неполной загрузке ____________________________________;(машины, контейнера, вагона и т.д.)– неправильном оформлении отгрузочной документации;– пересортице товара;– повреждении товара в пути и частичной потере товарного вида, если этот товар непризнается некачественным согласно п. 11.2 настоящего контракта.11.4. В случае просрочки оплаты товара Покупатель уплачивает Продавцу пеню в размере ____ % от суммы платежа за каждый день просрочки.11.5. Уплата штрафов и пени не освобождает стороны от обязанности возместить ущерб, понесенный другой стороной в результате несоблюдения ими условий контракта.12. Форс-мажорные обстоятельства.12.1. Ни одна из сторон не будет нести ответственность за полное или частичное неисполнение своих обязательств, если неисполнение является следствием наводнения, пожара, землетрясения и других стихийных бедствий или военных действий, возникших после заключения контракта.Освобождает стороны от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств также запрет на совершение действий, составляющих содержание обязательств, исходящий от правительства, парламента, _______________________________________________________________________________________________(перечислить другие обстоятельства)12.2. Если любое из названных обстоятельств непосредственно повлияло на неисполнение обязательства в срок, установленный в контракте, то этот срок соразмерно отодвигается на время действия соответствующего обстоятельства.12.3. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательства ввиду форс-мажорных обстоятельств, обязана немедленно (однако не позднее 10 дней с момента их наступления и прекращения) в письменной форме уведомить другую сторону о наступлении, предполагаемом сроке действия и прекращения вышеуказанных обстоятельств. Факты, изложенные в уведомлении, должны быть подтверждены Торговой палатой ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________(Торгово-промышленной) (или иным компетентным органом или организацией)соответствующей страны. Неуведомление или несвоевременное уведомление лишает сторону права ссылаться на любое вышеуказанное обстоятельство как на основание, освобождающее от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства.12.4. Если невозможность полного или частичного исполнения обязательства будетсуществовать свыше ____________ месяцев, Покупатель имеет право расторгнуть контракт полностью или частично без обязанности по возмещению возможных убытков(в т.ч. расходов) Продавца.13. Сроки исковой давности. Арбитраж.13.1. Срок исковой давности по требованиям сторон, вытекающим из настоящего контракта, устанавливается в четыре года.13.2. Любой спор, разногласие или требование, возникающие или касающиеся настоящего договора либо его нарушения, прекращения или недействительности, подлежат разрешению в арбитраже в соответствии с действующим в настоящее время Арбитражным регламентом Юнситрал.Орган, рассматривающий спор ________________________________________.(арбитраж, суд)Число арбитров _____________________________________________________.(один, три, кто их назначает – стороны, суд)Место арбитража ____________________________________________________.(назвать город или страну)Язык (языки) арбитражного разбирательства ___________________________.14. Прочие условия.14.1. Все налоги, сборы и таможенные пошлины, связанные с выполнением настоящего контракта и взимаемые на территории Продавца, уплачиваются за счет Продавца, а на территорииПокупателя – за счет ____________________________________________ .(Продавца, Покупателя)14.2. Все переговоры и переписка, предшествующие подписанию настоящего контракта, считаются недействительными.Ни одна из сторон не имеет права передачи своих прав и обязательств по контракту третьему лицу без письменного на это согласия другой стороны.14.3. Всякие изменения и дополнения к настоящему контракту будут действительны лишь при условии, если они выполнены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то лицами обеих сторон.14.4. Настоящий контракт составлен в двух экземплярах на ______________ и русском языках, причем оба текста имеют одинаковую силу.14.5. Вся деловая переписка осуществляется на __________________________ .(язык)14.6. При решении споров, вытекающих из данного контракта, стороны руководствуются положениями Венской конвенции 1980 г. "О договорах международной купли-продажи товаров".15. Юридические адреса сторон:ПродавецНаименование:_______________________________________________________________Адрес:_______________________________________________________________________Банковские реквизиты:______________________________________________________ИНН________________ОКПО____________Тел. (факс):____________________________ПокупательНаименование:_______________________________________________________________Адрес:_______________________________________________________________________Банковские реквизиты:______________________________________________________ИНН________________ОКПО____________Тел.(факс):____________________________Продавец _______________ Покупатель ______________подпись подписьпечатьпечатьРисунок 57. Образец международного договоракупли – продажи
СодержаниеВ отличие от контрактов купли-продажи, по которым производится передача товаров, изготовляемых, как правило, в соответствии с общими требованиями рынка, по контрактам подряда одна сторона (подрядчик) обязуется передать другой стороне (заказчику) товар, изготовленный в соответствии с индивидуальными требованиями последнего. Товар может выступать в виде работы, которую подрядчик принял с обязательством выполнить ее в соответствии с индивидуальными требованиями.Подрядные контракты охватывают широкий диапазон обязательств подрядчиков, в число которых входят изыскательские и проектные работы, конструкторские разработки и изготовление оборудования и машин по индивидуальным заказам, сооружение промышленных и иных объектов, оказание консультационных и др. индивидуальных услуг.В контракте подряда подробно отражаются обязанности подрядчика и заказчика, предмет контракта, стоимость предмета контракта, порядок и условия платежа, сроки выполнения работ, гарантии, форс-мажорные обстоятельства и др. условия.Аренда относительно новая форма торговли услугами, которая осуществляется на основе договора между арендодателем и арендатором. В соответствии с договором аренды арендодатель передает имущество во временное пользование арендатору из другой страны за определенную плату.При заключении арендного соглашения стороны включают в контракт не только сроки аренды, но и величину, и сроки выплаты арендной платы, возможность технического обслуживания, условия покупки оборудования арендатором.Контракт аренды включает в себя: вводную часть; условия лизинга; арендную плату; поставку оборудования; права и обязанности арендодателя и арендатора; прекращение действия соглашения; действия после закрытия сделки; обязанности, связанные с возвращением оборудования; юридические адреса сторон и подписи арендодателя и арендатора.Продажа товаров на условиях консигнации является распространенной формой договора комиссии.Консигнант (экспортер) поставляет товары на склад консигнатора (посредника) для реализации на рынке в течение определенного срока.Консигнатор передает платежи консигнанту по мере реализации товара со складаАссортимент и количество товаров, поставляемых на консигнацию, обуславливают либо в спецификации, составляющей неотъемлемую часть договора, либо в самом договоре.В договоре оговаривается территория, на которой консигнатор имеет право продавать консигнационные товары.В договоре указывается срок консигнации, т.е. время, в течение которого поставленный товар должен быть продан (от 6 до 24 месяцев и более), а срок действия договора обычно больше срока консигнации (от года до 5 лет). В договоре указываются цены реализации, которые указываются продажными минимальными ценами. Указываются базисные условия. В договоре точно определяется вид, размер и порядок выплаты вознаграждения консигнатору. В договоре устанавливается валюта платежа, а также оговаривается по истечении скольких дней после продажи товаров консигнатором, осуществляется платеж в пользу консигнанта.Кроме того, в договоре указываются:- обязанности консигнатора и консигнанта;- качество;- условия маркировки;- срок поставки;- поставка и приемка;- извещение об отгрузке;- переотправка и возврат;- платежи;-страхование;- гарантии;- претензия;- другие условия.Агентский договор (договор агентирования, агентирование, агентское соглашение) - договор, по которому одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счёт принципала, либо от имени и за счёт принципала (п.1 ст.1005 ГК РФ).По своей юридической природе агентский договор является консенсуальным, двусторонним и возмездным. В зависимости от того, что стороны определят своим соглашением, агент может действовать от своего имени, но за счет принципала (в этом случае агентский договор приобретает схожие черты с договором комиссии) либо от имени и за счет принципала (в этом случае он приближается к договору поручения). В хозяйственной практике агентский договор в основном применяется для осуществления покупки/продажи товара (движимого имущества); недвижимости, в том числе квартир, земельных участков, зданий, сооружений, нежилых помещений, домов; электроэнергии и т.д.), а также для покупки/продажи услуг (услуги турагентов, юридические услуги, услуги антрепренеров, импресарио, патентных поверенных). Предметом агентского договора является оказание посреднических услуг, к которым относятся как нематериальные услуги, так и юридические и фактические действия. Никаких ограничений по роду и характеру действий, совершаемых агентом, законом не предусмотрено, что позволяет принципалу поручать агенту осуществление любых действий. Сторонами по агентскому договору выступают принципал (заказчик) и агент (исполнитель). В качестве принципала и агента в гражданском обороте выступают как физические, так и юридические лица. Поскольку агентирование чаще всего является одним из видов предпринимательской деятельности (ст.2 ГК РФ), заключение агентских договоров не может осуществляться физическими лицами - государственными служащими и теми юридическими лицами, уставы которых исключают представительские функции или же вообще не предусматривают права осуществления предпринимательской деятельности. В агентском договоре существенным условием является предмет договора. Таким образом, в агентском договоре обязательно должны быть прописаны юридические и иные действия агента, и условия, на которых агент обязуется выполнить указанные действия (ст.1005 ГК РФ). В случае отсутствия в агентском договоре предмета, договор, в соответствии со ст.168 ГК РФ, признается недействительным. Содержание HYPERLINK "http://blanker.ru/doc/dogovor-prodaga-megdunarodnii" Раздел 5.Организация документооборота
Тема 5.1.Технология и принципы организации документооборота
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.
Руководитель организации
Секретарь-референт
Подразделение или исполнитель по приемке, отправке, учету и контролю корреспонденцииПодразделение или исполнитель по оформлению, размножению и хранению корреспонденцииРисунок 58. Структура службы ДОУ малой организации
Структура службы должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:
Руководитель организации
Секретарь-референт руководителя организации Начальник канцелярии
подразделение (исполнитель) по приему и отправке корреспонденцииподразделение (исполнитель) по учету и контролю исполненияподразделение (исполнитель) по техобслуживанию и рационализации делопроизводствасекретари заместителей руководителя организацииподразделение по оформлению и размножению документацииархивсекретари структурных подразделенийРисунок 59. Структура службы ДОУ средних и крупных организаций- секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);- инспекция при министерстве, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;- канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.Секретариат - подразделение службы ДОУ, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-референт, технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняет следующие функции:- рассматривает и подготавливает к докладу руководству учреждения поступающую корреспонденцию;- подготавливает по указанию руководителя учреждения проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;- осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;- следит за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству учреждения;- обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;- производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них;- осуществляет контроль исполнения решений коллегии;- составляет сводную номенклатуру дел учреждения и представляет ее руководству на утверждение;- осуществляет бездокументальное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).Канцелярия - это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации.Канцелярия включает в себя экспедицию, секретариат, машинописное бюро, контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив.Экспедиция - подразделение, осуществляющее прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции. Экспедиция выполняет:- прием поступающих документов, их сортировку, распределение по структурным подразделениям организации;- доставку документов в структурные подразделения;- обработку и отсылку отправляемых документов;- количественный учет документооборота.Подразделение по учету и регистрации корреспонденции:- осуществляет учет и регистрацию документов:- ведет контроль оформления исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым требованиям);- осуществляет формирование и ведение справочно-информационного массива;- осуществляет учет документов “Для служебного пользования”, с грифом “Конфиденциально”, находившихся в структурных подразделениях:- производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии;- составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения.Подразделение по контролю исполнения:- осуществляет контроль своевременного исполнения документов. Информирует руководство организации о ходе исполнения документов;- осуществляет контроль сроков исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;- анализирует контроль исполнения документов и подготавливает соответствующие справки для руководства.Подразделение по рационализации работы с документами:- разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию работы службы ДОУ (структура службы, новые информационные технологии и т.п.);- разрабатывает положения, инструкции, памятки, альбомы унифицированных форм документов и др.;- осуществляет и контролирует внедрение новых стандартов, норм, правил в отношении организации работы службы ДОУ и оформления документов;- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников службы ДОУ и специалистов организации в области документационного обеспечения управления.Группа (исполнитель) по учету писем и жалоб граждан:- осуществляет прием и регистрацию заявлений, предложений и жалоб граждан;- готовит на рассмотрение руководству организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;- направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;- осуществляет контроль соблюдения сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителем;- обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, разрабатывает и представляет руководству предложения по устранению имеющихся недостатков;- организует прием граждан руководством организации.Группа оформления документов:- осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений;- осуществляет считку и правку перепечатанного материала;- производит стенографирование выступлений участников заседаний и совещаний с последующей расшифровкой и распечаткой текста.Копировально-множительное бюро:- выполняет копирование и тиражирование документов;- подготавливает, брошюрует рекламную продукциюАрхив:- производит прием, учет, хранение и использование дел;-оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;- осуществляет контроль правильного составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;- осуществляет контроль правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;-подготавливает дела к передаче на хранение в государственный архив.Распределение функций по подразделениям, как и число самих подразделений, зависят от величины организации, На малых предприятиях это могут быть просто отдельные исполнители.Должностной и численный состав персонала службы ДОУ зависит от объема документооборота в организации.Наименование должностей работников службы в настоящее время оговорено Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих и включено в соответствующий Квалификационный справочник.Согласно этим нормативным документам, работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.Категория руководителей включает: заведующего службой делопроизводства( управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д.В категорию специалистов включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны как с выполнением технических и оперативных задач, так и решением творческих операций.Технические исполнители - это экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Их обязанности сводятся к выполнению операций по учету, передаче, доставке, оформлению и хранению документной информации.Определение численности персонала службы ДОУ достаточно непростой вопрос.Более реален расчет численности делопроизводственного персонала, проводимый исходя из трудоемкости выполняемых видов работ по формуле, разработанной Центральным бюро нормативов по труду и предложенной во всех сборниках нормативов времени на делопроизводственные виды работ.Методика расчета в них одинакова. Чтобы вычислить необходимую численность персонала отдельно определяется трудоемкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны в перечисленных сборниках. По каждому виду работ норматив определяется по формулеНвр = Н х К,где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;Н - норматив оперативного времени, установленный для выполнения данной работы;К (равен 1,1) - коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, физкультурные паузы и личные потребности, % оперативного времени.Затем определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:Тн = Нвр х Vi,где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;Vi - объем конкретного вида работы, выполняемый за год.Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:Тнн = = Нннj х Vj,где Нннj - трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида,Vj - годовой объем ненормируемых видов работ.Общую годовую трудоемкость как нормируемых, так и ненормируемых операций рассчитывают по формуле:То = Тн + ТннЗная общую годовую трудоемкость работ, выполняемых службой делопроизводства, рассчитывают, сколько надо работников для выполнения этой работы по формуле:ТоЧяв = ------------ ,Фпгде Фп - полезный фонд рабочего времени работника за год ( в нормативах времени 1994 г. - 2006 ч.).Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, ее структуры, функций прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы:-положение о службе делопроизводства;- должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием;- инструкцию по организации делопроизводства.Положение структурного подразделения - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большей ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:- общие положения;- цели и задачи;- функции;- права и обязанности;- руководство;- взаимоотношения (служебные связи);- организация работы.Составляя положение о службе делопроизводства, можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещенном как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления, учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регулирующий деятельность сотрудника.Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:- общие положения;- функции;- должностные обязанности;- права;- ответственность;- взаимоотношения (связи по должности).Должностные инструкции разрабатываются на основе законодательных и нормативных актов, Положений и требований Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.Инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в организации, степень компьютеризации делопроизводственных операций, наличие архивов и т.д.Составляя инструкцию можно воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Инструкция имеет следующую структуру:- Общие положения;- подготовка и оформление документов;- прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации;- контроль за исполнением документов;- порядок работы с исходящими документами;- регистрация исходящих документов;- составление номенклатуры дел;- обеспечение сохранности документов;- экспертиза практической ценности документов;- изготовление, учет, хранение и обращение с печатями, штампами и гербовыми бланками (бланками строгой отчетности;- использование информационных технологий, средств автоматизации работы с документами.Документооборот -это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки. Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода, составляют объем документооборота организации.Основными принципами организации документооборота являются следующие:- прохождение документов должно быть оперативным;- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.По отношению к аппарату различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов.Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через секретаря за год, полугодие или квартал;- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через секретаря.Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.Учет объема документооборота осуществляется по следующей форме:Объем документооборота организацииСтруктурныеВходящиеИсходящиеВнутренниеподразделенияПо группам документовПо корреспонденцииПо группам документовПо адресамПо группам документовИтого:Начальник канцелярии Ин., фамилиядатаОрганизация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Работа с документами организации может быть представлена в виде технологической цепочки операций:Прием входящих докумен-товПредварительное рассмотрение (разметка) секретаремРегистра-ция документовДоклад руководи-телю о полученных докумен-тахПриня-тие решения руково-дителемНаправление документов на исполнениеКонтроль исполнения документовИсполнение документовФормирование документов в делаИспользование документов в справочно- информационной работеОпределение сроков хранения документовПередача в архив Дальнейшее использование Уничтожение документовРисунок 60. Схема организации работы с документамиСодержание HYPERLINK "http://blanker.ru/doc/dogovor-prodaga-megdunarodnii" Обработка поступающих документов
HYPERLINK "http://blanker.ru/doc/dogovor-prodaga-megdunarodnii" Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом.
Поступившие документы проходят следующие этапы:Прием конвертов, проверка правильности адресования. При получении писем вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции.
Передача писем с пометкой “лично” работникам организацииВскрытие конвертов и проверка вложений. Необходимо проверить: правильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов документа; наличие приложений к ним.Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка). Проводится секретарем с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на регистрируемом документе. Отметка о поступлении содержит наименование организации-получателя, дату поступления, входящий номер документа.РегистрацияПередача (доклад) документов руководителю. Руководителю организации должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. Остальные документы могут переданы зам.руководителя, в структурные подразделения или непосредственно исполнителям.Рассмотрение документов руководителем (резолюция) Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.Внесение сведений из резолюции в журнал или карточку регистрацииПередача документа исполнителю. С резолюцией руководителя документ передается исполнителю под расписку.Контроль исполнения документовИсполнение документов. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается для подшивки в дело. Подшивка документов в делаРисунок 61. Схема работы с входящими документамиСодержание HYPERLINK "http://blanker.ru/doc/dogovor-prodaga-megdunarodnii" Обработка отправляемых (исходящих) документов
HYPERLINK "http://blanker.ru/doc/dogovor-prodaga-megdunarodnii" Отправляемые из организации документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
Составление проекта исходящего документаСогласование проекта документаПроверка правильности оформления проекта документаПодписание руководителемРегистрация документа в журнале, в РКК или на ПКПростановка номера на документеПроверка правильности адресованияОтправка документа адресатуПодшивка второго экземпляра (копии) в делоРисунок 61. Схема работы с исходящими документамиСодержаниеВнутренние документы проходят следующие этапы:- подготовка проекта документа;- перепечатка;- согласование;- визирование;- подписание;- исполнение.Прием и передача документов на всех этапах их обработки осуществляется без расписок. Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом, канцелярией фиксируется в регистрационных формах. Канцелярия (секретарь-референт) организации должна знать, в каком подразделении, у кого из исполнителей находится в любой момент. Детально процедура передачи информации о движении документа устанавливается Инструкцией по ДОУ. СодержаниеРегистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти компьютера.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.Существует несколько форм регистрации документов: централизованная (все регистрационные операции осуществляются в одном месте), децентрализованная (регистрация в местах их создания или исполнения) и смешанная.Регистрации подлежит не вся документация. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих организаций, приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Не подлежит регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка, программы, повестка дня, извещения, наряды, заявки, заявления, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь, утверждает руководитель.Каждый документ должен регистрироваться только один раз.В практической деятельности служб ДОУ наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная.Журнальная регистрация используется в организациях с небольшим объемом документооборота (до 1000 документов в год).Форма журнала регистрации входящих документовДата поступления и индекс документаКорреспондент, дата и индекс поступившего документаКраткое содержаниеРезолюция или кому направлен документОтметка обисполнении12345Рисунок 62. Примерная форма журнала регистрациивходящих документовФорма регистрации исходящих (внутренних) документовДата и индекс документаКорреспондентКраткое содержаниеОтметка об исполнении1234Рисунок 63. Примерная форма журнала регистрации исходящих (внутренних) документовФорма журналов регистрации приказовДата и индексдокументаКто подписалКраткое содержаниеОтметка обисполнении1234Рисунок 64. Примерная форма журнала регистрации приказовФорма журнала регистрации документов конфиденциального характера№ п/пДата регистрацииДата и номер документа (для входящих)Откуда поступилКраткое содержание (заголовок)Кол-во листовКол-во экземпляровИсполнительПримечание123456789Рисунок 65. Примерная форма журнала регистрации документов конфиденциального характераСодержаниеТем не менее, при количестве учетных единиц документов свыше 1000 следует использовать карточную форму регистрации. Бланк карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210мм) или формата А 6 (105х148 мм) по ГОСТ 9327-60.Лицевая сторона1 2345678910111213141516171819202122232425262728293031Корреспондент (автор)Дата поступления и индекс документаДата и индекс документаКраткое содержаниеРезолюция или кому направлен документОтметка об исполнении документаОборотная сторонаКонтрольные отметкиДата передачиПодразделение или должность и фамилия лица, которому передан документРасписка в получении (при необх.)Фонд №Опись №Дело №Рисунок 66. Форма регистрационной карточки HYPERLINK "http://blanker.ru/doc/dogovor-prodaga-megdunarodnii" Основные правила заполнения реквизитов регистрационной карточки следующие:
HYPERLINK "http://blanker.ru/doc/dogovor-prodaga-megdunarodnii" 1. В календарной шкале указывают срок исполнения документа (обводится кружком).
2. В графе “Корреспондент (автор)” записывается название организации, из которой поступил документ, или, если документ исходящий, организации, в которую он направляется. При регистрации предложений и жалоб граждан в этой графе указывают фамилию, имя, отчество, место работы или домашний адрес.3. Графа “Дата поступления и индекс документа” заполняется только на входящий документ. В ней проставляют дату поступления документа и индекс, присвоенный в организации, в которую он поступил.4. В графе “Дата и индекс документа” проставляют дату документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором.5. В графе “Краткое содержание” указывают вид документа, его заголовок. 6. В графе “Резолюция или кому направлен документ” указывается полное содержание резолюции, ее автор и дата. Если в документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию, инициалы, должность (подразделение) исполнителя, которому направлен документ, и дату направления. В этой же графе при необходимости производится расписка в получении документа.7. В графе “Отметка об исполнении” в карточке, составленной на инициативный входящий документ, фиксируют краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного отчета указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе. Приведенная запись подтверждается подписью исполнителя документа с указанием его должности, инициалов и фамилии.В этой же графе указывают индекс дела, в котором документ подшит на хранение.8. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе “Контрольные отметки” фиксируют отметки о контроле исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, содержащие движение документов.На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.9. Графы “Фонд №”, “Опись №”, “Дело “” заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока хранения в текущей работе с документами.Наиболее рациональной является на сегодняшний день автоматизированная регистрация на компьютере.Наиболее удобна выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.СодержаниеКонтроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу решения вопроса - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос, которую осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо.Контроль исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой организации - секретарь. Сроковый контроль можно разделить: текущий и предупредительный.Для ведения контроля в ручную используется картотека, в которую помещают регистрационные карточки по срокам исполнения. Одна из главных обязанностей секретаря - в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю.Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупреждают об этом исполнителя.После снятия документа с контроля карточка помещается в справочную картотеку.Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При использовании локальных сетей в организации компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов в дела. Государственный стандарт определяет дело как “совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в твердую обложку”.Систематизированный перечень наименований дел, вводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатура дел.Наличие номенклатуры дел в каждой организации обязательно. Она используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненный документы. Ведение дел в номенклатуры не допускается. В номенклатуру дел включаются все документы организации, кроме печатных изданий и научно-технической документации.Различают индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел. Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом или отдельно для каждого структурного подразделения.Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для всех организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную номенклатуру дел. В небольших организациях составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный перечень дел, заводимых в организации в течение календарного года.В крупных организациях - сводная номенклатура.При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.Номенклатура дел составляется секретарем или архивистом организации.Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации - заново составляться и согласовываться.Заголовок дела, включенного в номенклатуру, должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (переписка, дело, документы и т.д.) или название вида документа (приказы, протоколы и т.д.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.После составления заголовков дел проводится их систематизация. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы вышестоящих организаций, затем - дела, содержащие организационную документацию (устав, штатное расписание и т.д.). Далее протоколы, распорядительные документы (приказы, решения, распоряжения, указания). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими информационно-справочными документами.Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени важности (годовые, квартальные, месячные) или по убыванию сроков хранения.Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, документы с постоянным сроком хранения, временным сроком хранения до 10 лет, долговременным документом свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.Сроки хранения определяются по Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения материалов. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят “до минования надобности” или “до замены новыми”. Также может быть проставлена отметка “ЭК” или “ЭПК”, которая означает, что по окончании года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел. Индекс каждого дела состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела.Примерная последовательность расположения разделов может выглядеть следующим образом: канцелярия, секретарь-референт, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.В конце года составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел и включенных в номенклатуру дел. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.УТВЕРЖДАЮГенеральный директоркиноцентра_______И.В.Аронов26.12.2012Кинотеатр “Синема”НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ25.12.2012 № 17г. Ярославльна 2013 годИндексЗаголовок дела (тома)Кол-во делСрок хр.,ст. по переч.Примечание*1234501-0101-02 01-0302-0102-0202-03101. СЕКРЕТАРИАТУстав киноцентраПротоколы совещаний руководства киноцентра по основной деятельностиПриказы руководства по основной деятельности02. БУХГАЛТЕРИЯГодовой баланс кинотеатраЛицевые счета по заработной плате сотрудников киноцентраДоговоры с организациями о концертной деятельности212115233 г. После замены новым ст.375л., ст.13ДМН, ст.19а10 л., ст. 303а75 л., ст. 311в3 г., ст. 3374503-0103-0203. ОТДЕЛ КАДРОВПриказы по личному составу на сотрудников киноцентраЛичные карточки ф. Т-2 на сотрудников киноцентра11 карточка75 л., ст.19675 л. -”В” ст.500аСекретарь-референт К.Ф.КладоваЗав.архивом Л.В.МарковИтоговая запись о количестве дел, заведенных в 2005 году:По срокам храненияВсегоВ том числепереходящихПостоянного храненияДолговременного храненияВременного хранения-777Итого147Секретарь-референт К.Ф.КладоваЗав. архивом Л.В.МарковРисунок 67. Номенклатура дел_______________*В графе “Примечание” в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются о заведении новых дел, о передаче в архив, о переходящих делах, о выделении к уничтожению и т.п.Содержание
Формирование дел называется группировка исполненных документов в дела.Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре или по классификационными признакам.При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:- в дело помещаются документы, работа по которым проведена;- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;- в дело включается один экземпляр документа;-каждый документ, помещенный в дело, должен правильно оформлен;- в дело формируются, документы одного года;-в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;-документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или в нумерационной.Устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.Протоколы общих собраний формируются отдельно от протоколов заседания Совета. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.Договоры организации делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие договоры, вторую - трудовые договоры.Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.Документы по личному составу формируются по алфавиту.Документы ограниченного доступа с грифом “Коммерческая тайна” или “Конфиденциально” формируют от основных документов организации.При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащие входящие и исходящие письма и факсы. Но целесообразно завести отдельные дела для входящий и исходящих документов.В ряде фирм при формировании дел с перепиской используется подшивка ”письма-ответа” рядом с “письмом-запросом”.Можно применить объектовый признак формирования документов, т.е. в одном деле будут находиться разные виды документов, относящихся к одной организации.Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.Толщина каждого дела составляет примерно 250 листов. ЗАО “АНКЕР”________________________________________________________________________________________________________________________________Секретариат________________________________________________________________________________________________________________________________ДЕЛО № 01-07Документы (контракты, акты, переписка) о поставке фарфоровых изделийза 2012 год___________________________________________________________________________________________________________________________________(заголовок дела)2012 годна _________листовХранить 5 л. Ст.1018 ТПРисунок 68. Оформление обложки делаДела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и долговременного хранения составляется внутренняя опись.Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию.Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи.ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела №____№ п/пИндексдокументаДатадокументаЗаголовок документаНомералистов делаПримечание123456Итого____________________________________________ документов.(Цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи _____________________________(цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившего внутреннюю описьдокументов дела подпись расшифровкадатаДокументы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, лицом. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ.ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬДокумент № ______от_____, поступивший(наименование корреспондента)По вопросу_________________________________________________Выдан_________________ _________________когда комуВыдал__________________ Получил___________________После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬДЕЛО № 2012Структурное подразделениеДатавыдачиКоличество листовКомувыданоРаспискаполучателяДатавозвратаРасписка о приемеКарта-заместитель помещается на месте выданного дела.Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации.Завершающий этап работы с документами - обработка дел для дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.СодержаниеЭкспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев.Экспертиза ценности проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.Для проведения экспертизы создается постоянно действующая экспертная комиссия. ЭК назначается приказом руководителя и состоит из трех человек (зам.директора, ведущий специалист, секретарь-референт). Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения, которых истекли. В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л.Срок хранения “ДМН” означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет сама организация.К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу, устав, учредительный договор, протоколы, годовые планы, отчеты и т.п.Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка на архивное хранение не передаются. Сроки хранения по личному составу (личные дела, личные карточки формы Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л - “В”, что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:- документы, предназначенные для архивного хранения;-документы, подлежащие уничтожению;- документы, необходимые для дальнейшего использования.Дела отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления.СодержаниеОформление дел - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.Правила:- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке;- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА №00.00.0000В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов(цифрами и прописью)в том числе литерные листы_______________________________________ пропущенные _____________________________________________________________________+ листов внутренней описи__________________________________________________Должность подпись Ин. Фамилия- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;- переплести дело или прошить его в четыре прокола;-дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения документов дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.Дела временного хранения разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без крайних дат документов. Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: - дела по личному составу организации;-дела по основной деятельности.На каждую группу дел делают отдельную опись: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1л/с (дел по личному составу).Опись составляется на документы одного годаВ опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности: устав, протоколы, приказы по основной деятельности, годовые планы, отчеты, договоры.В опись по личному составу дела располагаются в следующей последовательности: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.
УТВЕРЖДАЮДиректорподпись. Ин. ФамилияДатаНАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИОПИСЬ № 1 л/сЗа 2012 год№№ п/пИндекс дела (тома)Заголовок дела (тома)Датадела (тома)Кол-волистов в делеПримечание124-2....Приказы по личному составу...2012...42...В опись внесено________________________________________________ дел с № _____________________________ по №_______________, в том числе литерные №:_____ пропущенные №№:_________________________________________________Председатель ЭК подпись Ин. ФамилияЧлены ЭК подписи Ин. ФамилияСодержаниеНа документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем организации.УТВЕРЖДАЮДиректорподпись Ин. ФамилияДатаНАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИА К Т00.00.0000 № 1О выделении документов к уничтожениюНа основании перечня ___________________________________________название и выходные данные перечня___________________________________________________________________документов с указанием сроков храненияотобраны к уничтожению, как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности, документы:№№ п/пЗаголовок дела или групповой заголовок делДата дела или крайние даты делКол-во дел (томов)Срок хранения и №№ статей по перечнюПримечаниеИтого __________________ дел за ___________________________--- годы.Описи дел за________________________годы утверждены руководителем организации.Председатель ЭК подпись Ин. фамилияЧлены ЭК подпись Ин. фамилияПрием-передача в архив производится секретарем и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается пометка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.Вместе с делами в архив организации передаются журналы регистрации или регистрационные карточки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись. Только после передачи в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.СодержаниеТема 5.2. Технология автоматизированной обработки документации
СЭД (Система электронного документооборота) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.
Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.СодержаниеСистемы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.
Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:
регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)электронный архив документов
согласование и утверждение ОРДконтроль исполнения документов и порученийавтоматизация договорного процессауправление библиотекой книг (book management)библиотека регламентов управленческих процедуроформление командировокорганизация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделенийсистема контроля выполнения должностных инструкцийСодержаниеЭлектронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки. ЭЦП создается с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа (электронного сертификата). Для выдачи ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр.
ЭЦП имеет смысл только в том случае, если на предприятии действует система электронного документооборота (ЭДО), т.е. документы регистрируются, рассылаются, согласовываются, изучаются в электронном виде.На первый взгляд может показаться, что ЭЦП - лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа в ЭДО. Но это работает, только если документ формируется одним сотрудником, а остальные его только исполняют или знакомятся. Но как только количество человек, подготавливающих и утверждающих документ, увеличивается, необходимо контролировать, чтобы утверждалась именно последняя версия документа. Используя ЭЦП можно обеспечить неизменность документа после проставления согласительной подписи каждого участника.
Кроме того, на предприятиях, имеющих удаленные подразделения и филиалы, где используется электронная почта для передачи документов, использование ЭЦП снимает необходимость в распечатке и сканировании документов.Содержание HYPERLINK "http://www.alfaebooks.com/" Классификация современных средств оргтехники
HYPERLINK "http://www.alfaebooks.com/" Описание современных средств оргтехники. Деление по области предназначения:
Коммуникационные (телефон (проводной, сотовый), факс, электронная почта);Электронные (персональный компьютер);Печатающие (печатная машинка, принтер);Множительные (копировальный аппарат, сканер)Презентационные (overhead, multi-media проектор)Многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).
Содержание
Электронный документ - документ в электронной форме отображения - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущая быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа. СодержаниеДля обмена сообщениями между компьютерами, подключенными к Интернет, используется сервис, именуемый электронной почтой.В процессе обмена принимают участие несколько элементов: (1) отправитель почтового послания, (2) почтовый сервер отправителя, выполняющий роль почтового отделения, (3) почтовый сервер получателя и (4) получатель.Для работы отправителя или получателя со своим почтовым сервером необходимо наличие специальной почтовой программы. Обычно - это Microsoft Outlook или Outlook Express, которые являются атрибутами офисного пакета Microsoft Office или браузера Microsoft Internet Explorer.Необходимое для оправки послание набирается или вставляется в текст в почтовой программе, а затем отсылается на почтовый сервер. Почтовый сервер отсылает это послание на почтовый сервер получателя, где оно хранится в почтовом ящике. После обращения получателя к своему почтовому ящику послание либо забирается из почтового ящика на локальный компьютер и на нем просматривается, либо просматривается прямо в почтовом ящике на почтовом сервере, где и остается до специального удаления.Почти всегда почтовый ящик имеет определенный размер, поэтому использовать его как склад писем неправильно. В один прекрасный момент размер накопленных сообщений может превысить выделенный лимит и тогда все поступающие сообщения будут оправляться обратно отправителю. Обычно размер ящика колеблется в пределах от 5 до 30 Мб.Отправка письма является более простой процедурой, чем его получение. Дело в том, что перед получением, почтовый сервер должен убедиться, что он «выдает» письмо именно тому адресату, которому оно послано.Для отправки писем используется протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол передачи почты), не спрашивающий никаких паролей.Для получения писем используют два других протокола - POP3 (Post Office Protocol, версия 3) или IMAP (Internet Message Access Protocol). По первому сообщение забирается с почтового сервера на локальный компьютер, по второму - оно там остается. Поэтому, если ваша работа все время протекает непосредственно в офисе, то установка работы по протоколу POP3 - оптимальный вариант использования почтовой службой. Однако, если вы не имеете своего персонального компьютера или ваша работа имеет разъездной характер, то использование протокола IMAP - самое правильное решение, поскольку в этом случае сообщения доступны с любого компьютера, подключенного к сети Интернет.Формат почтового адреса очень простой. Состоит из двух частей разделенных знаком "@". Вариантов названий этого символа множество: и лягушка, и ухо, и собака, и обезьяна. Правильное название: "эт коммерческий (-ая)". Первая часть почтового адреса - это имя пользователя, вторая часть - доменная.Пример: [email protected] Здесь, именем пользователя является: oleg, и доменная часть адреса: post.dvgu.ru, что однозначно определяет почтовый адрес пользователя с псевдонимом oleg на почтовом сервере, обслуживающем домен post.dvgu.ru.В почтовом адресе могут также встретиться и другие символы, такие как "точка", знак подчеркивания "_", знак минус "-", но всегда будет имя пользователя и доменная часть разделенные "@". Иногда электронный почтовый адрес предваряют словами e-mail или mailto, после них обычно ставится двоеточие (пример: E-mail:[email protected]).И последний вопрос - как получить почтовый адрес? Раздачей почтовых адресов занимается любой провайдер сети Интернет. При открытии account пользователю выдается информация и о его почтовом адресе.Например, имея доступ в Интернет через провайдера primorye.ru, вы получаете почтовый ящик [email protected]Однако, существует и другая возможность заведения почтового ящика. Для этого следует воспользоваться ресурсами, предоставляемыми некоторыми серверами в Интернет. К их числу можно отнести mail.ru, yandex.ru, rambler.ru в России, yachoo.com, mail.com - заграницей. После регистрации на этих сайтах, состоящей в заполнении и отсылки некоторой анкеты, вам заводится почтовый ящик типа [email protected], работать с которым вы сможете с любого компьютера, подключенного к сети Интернет по протоколу IMAP.И последнее замечание. Послания электронной почты могут содержать не только простой текст, но и графические материалы (фотографии, рисунки, карты и т.п.), а также вложенные документы в других форматах (Word, Excel, Access и т.д.).На стадии подготовки и обработки информации, особенно при компьютеризации предприятия, автоматизации бухучета, возникает задача ввода большого объема текстовой и графической информации в ПК. Основными устройствами для ввода графической информации являются: сканер, факс-модем и реже цифровая фотокамера. Кроме того, используя программы оптического распознавания текстов, можно вводить в компьютер (оцифровывать) также и текстовую информацию. Современные программно-аппаратные системы позволяют автоматизировать ввод больших объемов информации в компьютер, используя, например, сетевой сканер и параллельное распознавание текстов на нескольких компьютерах одновременно.СодержаниеНа данный момент существует огромное количество программ, поддерживающих распознавание текста как одну из возможностей. Начнем обзор с лидера в этой области FineReader. Это программный продукт фирмы ABBYY Software, раньше разрабатывался фирмой Bit Software. Последняя версия программы (6.0) теперь имеет средства для разработки новых систем на базе технологии FineReader6.0. В состав семейства FineReader6.0 теперь входят FineReader6.0 Professional, FineReader 6.0 Corporate Edition, FineReader Scripting Edition6.0 и FineReader Engine 6.0. FineReader 6.0, кроме того, что знает огромное количество форматов для сохранения, включая PDF, имеет возможность прямого распознавания из PDF-файлов. ABBYY FormReader еще одна распознавалка от ABBYY, основанная на ABBYY FineReader Engine. Эта программа предназначена для распознавания и обработки форм, которые могут быть заполнены вручную. Для распознавания была применена новая технология ABBYY FlexiForm technology.OCR CuneiForm один из главных конкурентов FineReader как на российском, так и на мировом рынке. Производителем является российский разработчик программного обеспечения Cognitive Technologies. По словам производителей, OCR CuneiForm выгодно отличается уровнем распознавания, особенно текстов низкого качества; удобным интерфейсом с наличием встроенных мастеров помощников в работе; встроенным текстовым редактором, не уступающим по своей функциональности популярным текстовым процессорам, и многими другими возможностями.OCR CuneiForm способна распознавать любые полиграфические и машинописные гарнитуры всех начертаний и шрифтов, получаемые с принтеров, за исключением декоративных и рукописных. Также программа способна распознавать таблицы различной структуры, в том числе и без линий и границ; редактировать и сохранять результаты в распространенных табличных форматах. Существенно облегчает работу и возможность прямого экспорта результатов в MS Word и MS Excel (для этого теперь не нужно сохранять результат в файл RTF, а затем открывать его с помощью MS Word). Также программа снабжена возможностями массового ввода возможностью пакетного сканирования, включая круглосуточное, сканирования с удаленных компьютеров локальной сети и организации распределенного параллельного сканирования в локальной сети.О высокой конкурентоспособности этой системы говорит тот факт, что ведущие мировые производители вычислительной техники поставляют свою продукцию с этой программой. Наиболее популярные в России сканеры и многофункциональные устройства Canon, Hewlett-Packard, OKI, Seiko Epson, Olivetti поставляются в комплекте с OCR CuneiForm.Ведущие производители программного обеспечения также лицензировали российскую информационную технологию для применения со своими продуктами. Впопулярные программные пакеты Corel Draw (Corel Corporation), FaxLine/OCR&Business Card Wizard (Inzer Corporation) и многие другие встроена OCR-библиотека CuneiForm. Хочется отметить, что эта программа стала первой в России OCR-системой, получившей MS Windows Compatible Logo.Readiris Pro7 профессиональная программа распознавания текста. По словам производителей (I.R.I.S.), данная OCR отличается от аналогов высочайшей точностью преобразования обычных (каждодневных) печатных документов, таких как письма, факсы, журнальные статьи, газетные вырезки, в объекты, доступные для редактирования (включая файлы PDF). Основными достоинствами программы являются: возможность более или менее точного распознавания картинок, сжатых по максимуму (с максимальной потерей качества) методом JPEG, поддержка цифровых камер и автоопределения ориентации страницы. Поддержка до 92 языков (включая русский).OmniPage11 продукт компании ScanSoft. Ограниченная версия этой программы (OmniPage11 Limited Edition, OmniPage Lite) обычно поставляется в комплекте с новыми сканерами (на территории Европы и США). Разработчики утверждают, что их программа практически со 100% точностью распознает печатные документы, восстанавливая их форматирование, включая столбцы, таблицы, переносы (в том числе переносы частей слов), заголовки, названия глав, подписи, номера страниц, сноски, параграфы, нумерованные списки, красные строки, графики и картинки. Есть возможность сохранения в форматы Microsoft Office, PDF и в 20 других форматов, распознавания из файлов PDF, редактирование прямо в формате PDF. Система искусственного интеллекта позволяет автоматически обнаруживать и исправлять ошибки после первого исправления вручную. Новый специально разработанный модуль Despeckle позволяет распознавать документы с ухудшенным качеством (факсы, копии, копии копий ит.д.). Преимуществами программы являются возможность распознавания цветного текста и возможность корректировки голосом. Содержание
HYPERLINK "http://dvfu.ru/meteo/Intra/AllInOne.htm" Вопросы к зачету по дисциплине
“документационное обеспечение управления”1. Определение терминов “документационное обеспечение управления”; “документирование”; “работа с официальными документами”; “документ”; “документооборот”; “унификация”; стандартизация” ; “система документации”.2. Функции документов. 3. Классификация документов.4. Состав управленческих документов.5. Классификация организационно-распорядительных документов.6. Понятие реквизита. Состав реквизитов.7. Бланки документа: понятие, назначение и использование.8. Организационные документы: понятие, виды, характеристика, требования к оформлению (устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписания, должностная инструкция).9. Распорядительные документы: понятие, виды, характеристика.Требования к оформлению, особенности оформления (приказы по основной деятельности и по личному составу, решение, указание, распоряжение, протокол,).10. Документация по личному составу.11. Справочно-информационные документы: понятие, виды, характеристика, требования к оформлению (акт, служебные письма, справки, докладные, объяснительные записки телеграммы, телефонограммы).12. Составление и оформление организационно-распорядительных документов, согласно заданным ситуациям.13. Первичные учетные документы. Документы налогового учета и отчетности. Виды, правила заполнения.14. Правила и порядок создания документов с использованием ПК.Типовой договор. Правила оформления и содержание типового договора.Коммерческие письма: понятие, виды, характеристика.15. Договор международной купли-продажи.16. Протокол разногласий. Протокол согласования разногласий.17. Доверенности: разовые, специальные, генеральные.18. Договор купли-продажи. Договор поставки. 19. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами20. Система электронного документооборота (СЭД). Цифровая подпись. 21. Обзор современных средств оргтехники для передачи и переработки информации. 22. Электронный документ. Электронная почта. 23. Системы оптического распознавания текстов24. Обработка входящих документов.25. Обработка исходящих документов.26. Регистрация документов в журналах и в РКК.27. Формирование и оформление дел. Подготовка на архивное хранение и уничтожение.28.Составление и оформление номенклатуры дел.29. Контроль исполнения документов.Содержание HYPERLINK "http://dvfu.ru/meteo/Intra/AllInOne.htm" Самостоятельная работа
HYPERLINK "http://dvfu.ru/meteo/Intra/AllInOne.htm" 1. Реферат на тему «История развития научных представлений о документационном обеспечении управления».
2. Ознакомление с общероссийскими классификаторами ОКПО, ОКУД. Основные унифицированные системы в составе ОКУД.Составление таблиц.Таблица 1Что такое ОКПО?Зачем он нужен?Как устроен ОКПО?Объекты классификации ОКПОТаблица 2Что такое ОКУД?Для чего предназначен?Объекты классификации ОКУДСтруктура кодаОсновные унифицированные системы в составе ОКУД3. Основные правила оформления машинописных текстов. Требования к форматированию текста. Составление конспекта.4. Составление и оформление штатного расписания для собственной организации с использованием Консультант Плюс (унифицированная форма № Т-3).5. Составление и оформление краткого и полного протоколов.6. Составление и оформление сопроводительного письма к резюме и резюме с использование текстового процессора Word из пакета программ MS Office.7. Составление и оформление приказов по личному составу с использованием текстового процессора Word из пакета программ MS Office.8. Изучение видов товаросопроводительных документов. Их назначение. Требование к оформлению. Заполнение форм.9. Подборка материала для практической работы по составлению и оформлению договоров поставки.10. Изучение темы «Доверенности: разовые, специальные, генеральные». Образцы доверенностей.11. Формуляр отзыва на претензию. Образцы отзывов.12. Формуляр отзыва на исковое заявление.13. Классификация документации по внешнеэкономической деятельности (конспект).14. Типовой международный договор о купле-продаже (образец)15.Агентское соглашение (образец), понятие.16. Договор комиссии(образец), понятие.17. Изучение темы и составление конспекта « Система электронного документооборота (СЭД). Цифровая подпись. Обзор современных средств оргтехники для передачи и переработки информации. Электронный документ. Электронная почта. Системы оптического распознавания текстов».СодержаниеСписок литературы
Нормативные документы
1. Конституция РФ от 12.12.1993
Гражданский кодекс РФ от 18.12.2006 № 230-ФЗ
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
"ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 20.07.2010)
Приказ Росстата от 29.07.2008 N 174 "Об утверждении "Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений"
18. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380)
19.ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
20.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
21.ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения»
Основная литература:
1.Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение: учебно-практическое пособие – 2-е изд., пер., доп., 2009
2. Соколов В.С.Документационное обеспечение управления: учебник –
2-е изд. – М.: Форум, 2009
Дополнительная литература
1. Басаков М.И. Делопроизводство: учебное пособие для студентов ссузов-7-е изд., перер. И доп. – М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2009
2. Бухгалтерские документы. Примеры заполнения. – М.: ЗАО «Книга сервис», 2011
3. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) Учебник доля ВУЗов / под редакцией Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИДАНА, 2011
4. Красавчикова М.В. Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документационное обеспечение управления», 2012
5.Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К. Коммерческая деятельность, Учебник - М.: Маркетинг, 2008
6.Смитиенко Б.М., Поспелова В.К. Внешнеэкономическая деятельность – М.: Мастерство, 2010
7.Справочно-правовая система Консультант Плюс.
Содержание


Приложенные файлы

  • docx 19282654
    Размер файла: 531 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий