LEK 10

Лекция 09 УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ Д ОКУМЕНТАЦИИ В целях сокращения количества применяемых в деят ельности учреж дений, организаций и предприятий документов, типизации и х формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подгот ов ку и обработку, достижения информационной совместимости автомати зи рованных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификац ии документов и созданию унифицированных систем документа ции (УСД) - сов окупности взаимоувязанных унифицированных форм до кументов, обеспечи вающих документированное представление данных в определенных видах хо зяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методическ их материалов по их разработке и примене нию. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообрази я состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении одн отипных управленческих функций и задач.Одновременно разрабатываются к лассификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечи вающие интегрированную автоматизированную об работку данных, содержа щихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД: унифицированная система организационно-распоря дительной доку ментации; унифицированная система банковской документаци и; унифицированная система финансовой, учетной и от четной бухгал терской документации бюджетных учреждений и организаци й; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухг алтерской доку ментации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пе нсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой докумен тации. Разработка УД ведется соответствующими министер ствами и ве домствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, п редусматривающее внесение изменений и дополнений в конт рольный масси в унифицированных форм документов по мере необходи мости. ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ТЕХНИКО-ЭКОНО МИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ Важными средствами информационного обеспечения , прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дел о, тамо женное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классиф и каторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспе чив ают интегрированную обработку данных в автоматизированных ин формаци онных системах. Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормат ивные документы, содержащие систематизированный свод наиме нований об ъектов, представленных как классификационные группиров ки, и присвоенн ые им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономиче ские объекты и их свойства, информация о ко торых используется в деятель ности органов власти и управления и содержится в унифицированных форма х документов. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающ их действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификат оров техникоэкономической и социальной информации, а также научно-мето дических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и код ированию, составляют Единую систему классификации и кодирования техни ко-экономической и социальной ин формации (ЕСКК ТЭИ). В зависимости от области применения классификаторы подразделя ются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три гру ппы: 1. Классификаторы информации об управленческих документах, за дачах, реш аемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, эк ономических и социальных показателях: Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский классификатор продукции (ОКП); Общероссийский классификатор управленческой док ументации (ОКУД); Общероссийский классификатор валют (ОКВ); Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ); Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др. 2. Классификаторы информации об организационных с труктурах: Общероссийский классификатор органов государственной вла сти и управления (ОКОГУ); Общероссийский классификатор предприятий и орган изаций (ОКПО); Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР); Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ); Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и вы грузки на желез нодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном т ранспорте (ОКППВ) и др. 3. Классификаторы информации о населении и кадрах: О бщероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); Общероссийский классификатор специальностей по о бразованию (ОКСО); Общероссийский классификатор профессий рабочих, долж ностей слу- жащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); Общероссийский классификатор информации о насел ении (ОКИН) и др. Структура и содержание классификатора технико-экономич еской и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом: ОКУД содержит информацию об унифицированных сис темах документа ции и формах документов, разрешенных к применению в нар одном хо зяйстве. Он предназначен для решения следующих задач: регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм; документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключения дуб лирования ин формации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицирован ных фо рм документов. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межот раслевы е,межведомственные) унифицированные формы документов, ут верждаемые ми нистерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками УСД. В ОКУД приведены наименования и кодовые обознач ения унифициро ванных форм документов, входящих в утвержденные унифици рованные системы документации, например: Код КЧ Наименование форм ы Индекс Периодичность 0200000 2 Ун ифицированная система организационно-распорядитель ной документации 0211000 0 Документация по созданию организации, предпри ятия 0211031 3 Договор об аренде 0211071 5 Заявление на государственную регистрацию 0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расч етного счета. Код унифицированной формы документа в ОКУД состо ит из семи циф ровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с трем я ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух бл оков: блока идентификации; блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы производит ся через класси фикацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД стр оится сле дующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х Здесь первые две цифры обозначат класс форм, следу ющие две циф ры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный ном ер; последняя цифра - контрольное число. Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фон д - 09010046 читается таким образом: 09 - Унифицированная система документации Пенсионн ого фонда; 01 - Документация по учету и распределению средств; 004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенси онный фонд; 6 - Контрольное число. В кодовом обозначении унифицированной формы док умента отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифициро ванной форм ы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифици рованной ф ормы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число. Блок наименований объекта классификации предста вляет собой за пись наименования конкретной унифицированной формы док умента. Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документ ации (06 класс), помимо кодового обозначения унифицирован ной формы докуме нта, контрольного числа и наименования формы, со держатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения пре емственности обозначений, сложив шихся в органах государственной стат истики. Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документац ии. Система организационно-распорядительной до кументации. Требования к оформлению документов" проставляются в унифицированных формах докум ентов. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ Наиболее полным межотраслевым документом по орг анизации доку ментационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управлен ия - ГСДОУ. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые треб ования к документированию управленческой деятельности и организации р аботы с документами в органах государственного управ ления, на предприя тиях (объединениях), в учреждениях и обществен ных организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организа ций, сокра щение количества и повышение качества документов, созда ние наиболее бл агоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа инфор мации, совершенствование раб оты аппарата управления. ГСДОУ расп ространяется на все системы докумен тации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитраж а, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычисли тельной техники. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управле нческой деятельности, организации работы с документами, ме ханизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационн ого обеспечения управления. Раздел "Документирование управленческой деятельности" содержит положе ния, определяющие состав управленческих документов, основные направле ния и порядок проведения унификации и стандартизации доку ментов, оформ ления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые до кументы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов д окументов. Раздел "Организация работы с документами" устанавливает принци пы и пор ядок организации документооборота учреждения, построения информацион но-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения док ументов и подготовки документов к передаче в ве домственный архив на хр анение. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспе чения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делоп роизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендац ий по различным аспектам делопроизводства, про ведения унификации сост ава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствую щему у ровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерс твах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 г. ЛИТЕРАТУРА К ГЛАВЕ 2 2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифи цированная система организационно-распорядительной документац ии. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов, 1997. 3. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирова ния технико-экономической информации. - М., Издательство стандартов, 1987. 7. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Терми ны и определения. - М., Издательство стандартов, 1983. 8. Общероссийский классификатор управленческой до кументации. - М., Издательство стандартов, 1994. 9. Государственная система документационного обе спечения управ ления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991. 10. Типовая инструкция по делопроизводству в минис терствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1994.

Приложенные файлы

  • rtf 18814016
    Размер файла: 51 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий