Lek1 Excel

Розділ 1.

Лекція 1.
Поняття про табличний процесор Microsoft EXCEL 2000. Інтерфейс програми. Створення таблиць. Введення та редагування даних.

План
Поняття про електронні таблиці
Файли даних в Ехсеl
Інтерфейс програми
Робоче поле і робоча ділянка Excel 2000



Поняття про табличний процесор EXCEL
Microsoft Excel – потужний табличний процесор, створений фірмою Microsoft Corporation з використанням найновіших програмних технологій. Табличний процесор – пакет програм, призначений для створення, редагування і обробки електронних таблиць (ЕТ). Концепція ЕТ уперше реалізована в кінці 80-х років. На екрані дисплея електронна таблиця подається у вигляді матриці, що складається зі стовпців та рядків, на перетині яких утворюються комірки. Стовпці і рядки мають ідентифікатори, тому кожну комірку можна визначити однозначно. У комірках розміщують текст, числа, формули, що задають залежність однієї комірки від іншої.
Існує багато галузей застосування табличних процесорів: інженерні розрахунки, математичне моделювання економічних процесів, статистична обробка масивів даних, фінансові розрахунки, керування базами даних тощо. Використовуючи Excel. на підприємстві можна розраховувати заробітну плату і податки, вести облік кадрів і витрат, планувати виробництво та управляти збутом.
До переваг табличного процесора Excel 2000 над іншими табличними процесорами можна віднести:
велику кількість функціональних можливостей для створення якісних таблиць і графіків;
зручний інтерфейс для користувача;
приналежність до сім’ї Microsoft Office, що в сукупності з програмами MS Word (текстовий процесор), MS Access (система керування базами даних), MS PowerPoint (демонстраційна графіка) дає можливість обробки різноманітної інформації;
вбудовану систему програмування Visual Basic for Applications, яка дозволяє досить просто створювати макропрограми для автоматизації ЕТ.

Функціональні можливості Excel 2000
Говорячи про табличний процесор Excel 2000, необхідно відзначити такі його функціональні можливості:
в Excel 2000 можна обробляти не тільки дані в таблиці, проводячи обчислення з ними, а й представляти дані в графічній формі (у вигляді діаграм, графіків);
Excel 2000 дозволяє відображати дані на географічній карті;
функція попереднього перегляду перед друком дозволяє одержати на екрані зображення, що виводиться на друк;
друк здійснюється в фоновому режимі, тому користувач може працювати з Excel 2000 в той час, коли працює принтер;
завдяки діалоговим вікнам можна встановлювати різні параметри для керування системою;
можливість створювати власні меню і підменю, а також свої діалогові вікна і рядки повідомлень;
можливість використання функцій допомоги і інформаційних вікон;
можливість створення макросів;
в Excel 2000 є різні функції обробки бази даних;
можливість імпорту даних з інших програм;
до складу Excel 2000 входить набір шаблонів, які можна використовувати для автоматизації розв’язування типових задач.

Файли даних в Excel
Файли, з якими працюють в Excel і де зберігаються дані (вони мають розширення .xls), називають робочими книгами. Робоча книга це набір декількох електронних таблиць, об’єднаних в одному файлі. Кожна така таблиця називається робочим аркушем. Аркуші поділяються:
на робочі аркуші – звичайні аркуші з електронними таблицями;
на аркуші модулів – аркуші, на яких пишуть програми мовою Visual Basic for Applications;
на аркуші діалогового вікна – аркуші, на яких створюють діалогові вікна;
на аркуші діаграм – аркуші, на яких за допомогою майстра діаграм можна будувати діаграми.
За замовчуванням в Excel 97 та Excel 2000 одна робоча книга складається з трьох аркушів, а в Excel 95 – з 16 аркушів. Для всіх версій табличного процесора Excel можна встановити до 255 робочих аркушів.

Інтерфейс програми Microsoft Excel. Вікно робочої книги
При завантаженні Excel 2000 відкривається вікно програми із бланком робочого аркуша електронної таблиці, яке зображене на мал. 1.1.
Розглянемо окремі елементи вікна програми Excel. Оскільки цю програму створено для операційної системи Windows 9х, то основні елементи вікон є стандартними для Windows-програм. Рядок заголовку розміщений у верхній частині вікна та містить назву програми (іноді назву робочої книги, якщо вікно книги розгорнуто на весь екран), кнопку виклику системного меню 13 EMBED PBrush 1415, кнопки згортання 13 EMBED PBrush 1415, розгортання 13 EMBED PBrush 1415 (або відновлення попереднього розміру 13 EMBED PBrush 1415) вікна програми і завершення роботи з табличним процесором Excel 13 EMBED PBrush 1415.
Рядок меню містить команди меню програми, які, в свою чергу, складаються із списку інших команд. У Excel 2000 цей рядок став різновидом панелі інструментів, його можна переміщати, розміщувати у будь-якому місці екрану, вставляти в нього нові елементи та знищувати їх. Активізувати будь-яку команду меню можна мишкою, клавішею [Alt] або [F10]. Рядок меню складається з дев’яти пунктів: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, ?.
13 EMBED PBrush 1415
Мал. 1.1. Загальний вигляд вікна Microsoft Excel

Панелі інструментів дозволяють за допомогою миші швидко виконувати більшість стандартних дій, не активізуючи відповідні пункти меню. Користувач може створювати нові та модифікувати існуючі панелі інструментів, налаштовуючи інтерфейс відповідно до потреб.
Панель інструментів Стандартная містить кнопки, за допомогою яких можні виконати такі операції: створити нову робочу книгу 13 EMBED PBrush 1415, відкрити існуючу робочу книгу 13 EMBED PBrush 1415 зберегти робочу книгу в пам’ять ПК 13 EMBED PBrush 1415, вирізати, скопіювати та вставити дані з буфера обміну 13 EMBED PBrush 1415, скопіювати формат комірки 13 EMBED PBrush 1415, автоматично просумувати дані виділеного діапазону комірок13 EMBED PBrush 1415 вставити формулу в комірку 13 EMBED PBrush 1415, викликати майстер для побудови діаграм 13 EMBED PBrush 1415 тощо.
Панель інструментів Форматирование дозволяє вибирати тип, розмір і стиль шрифту, вид вирівнювання інформації в комірках, оформлення таблиць 13 EMBED PBrush 1415, встановлювати формати даних (числові, текстові, грошові) 13 EMBED PBrush 1415 і т.п.
Рядок формул використовується для введення і редагування значень і формул в активній комірці. Він складається з трьох частин. У першій частині, яка називається полем імен (або адресним полем), висвітлюється адреса активної комірки або розмір виділеного діапазону. (Якщо для деяких діапазонів комірок задано імена, то їх можна побачити в полі списку під полем імен, вони використовуються для швидкого переходу до потрібного діапазону.) У правій частині рядка формул відображається вміст активної комірки, який можна модифікувати за допомогою кнопок у центральній частині рядка формул. Якщо клацнути лівою кнопкою миші на рядку формул, то в ньому з’являться кнопка 13 EMBED PBrush 1415 (Отмена), яка дозволяє анулювати останню дію при редагуванні даних у комірці, кнопка 13 EMBED PBrush 1415 (Ввод), яка служить для підтвердження вводу даних, та кнопка13 EMBED PBrush 1415 (Изменить формулу), яка, активізуючи панель формул, дозволяє вводити та редагувати формули за допомогою майстра функцій.
Рядок стану відображає різноманітні повідомлення під час роботи програми. Поява слова Готово дає дозвіл користувачу вводити дані в таблицю або вибирати команду, повідомлення Ввод з’являється під час введення даних, а при активізації рядка формул або фіксації курсору мишки в комірці, яка містить дані, в рядку стану з’являється слово Правка.
Якщо виділено декілька комірок і хоча б одна з них.містить дані, то в правій частині рядка стану відображається підсумкове значення для виділених комірок, яке автоматично обчислюється. В області автопідсумків рядка стану виводиться сума значень. Якщо зафіксувати праву кнопку миші на цій області, то можна вибратиіншу функцію для автоматичного обчислення підсумків. У правій частині рядка стану в маленьких полях вказується статус деяких функцій клавіатури і поточний режим введення (табл. 1.1).
Вивести або заховати елементи вікна програми можна за допомогою команди меню Вид.
Вікно книги містить робочу книгу, яка по замовчуванню складається з трьох аркушів. Якщо вікно книги не розгорнуто на весь розмір вікна програми, то у рядку заголовку книги видно назву файла та стандартні кнопки вікна Windows (як у випадку на мал. 1.1). Користувач може додати в книгу додаткові аркуші (максимальна їх кількість – 255). Книга, яка відкривається при завантаженні програми, називається Книга 1. Перехід з аркуша на аркуш відбувається за допомогою кнопок прокрутки ярличків аркуша13 EMBED PBrush 1415, які знаходяться внизу вікна книги (клацнувши по відповідному ярличку, Ви опинитесь на потрібному аркуші). Кнопки прокрутки, які знаходяться ліворуч від ярличків дозволяють переміститися на перший аркуш книги 13 EMBED PBrush 1415, на попередній аркуш 13 EMBED PBrush 1415, на наступний 13 EMBED PBrush 1415 або на останній аркуш 13 EMBED PBrush 1415 завантаженої робочої книги.
Таблиця 1.1.
Опис функцій рядку стану
Індикатор
Призначення

NUM
Включений блок клавіатури (клавіша [Num Lock])

CAPS
Включений верхній регістр клавіатури (клавіша [Caps Lock])

ВДЛ
Включений режим розширеного виділення (клавіша [F8])

ДОП
Включений режим виділення несуміжних областей (комбінація клавіш [Shift+F8])

За замовчуванням назви робочих аркушів встановлюються Лист1, Лист2, ЛистЗ і т.д. Така назва робочого аркуша малоінформативна, оскільки по ній важко судити про характер розміщеної в ньому інформації. Тому на практиці їх часто перейменовують, даючи їм таку назву, щоб вона відразу вказувала на вміст робочого аркуша.
Смуги прокрутки (мал. 1.2) призначені для переміщення по робочому полю, яке містить більше ніж 16 млн. комірок, у горизонтальному та вертикальному напрямках за допомогою миші. Для того щоб переміститися на один рядок вниз і вгору, потрібно клацнути по відповідній кнопці зі стрілкою на вертикальній смузі прокрутки, а для переміщення на один екран вгору чи вниз – безпосередньо по смузі прокрутки. Бігунки смуг прокрутки визначають позиції активної комірки чи діапазону в таблиці та використовуються для швидкого переміщення по таблиці. Над вертикальною та справа від горизонтальної смуг прокрутки знаходяться маркери розбиття, які використовуються для поділу вікна на дві або чотири частини.
Робоче поле Excel – це таблиця, розграфлена на рядки і стовпчики. Перший рядок таблиці (нижче рядка формул) містить заголовок стовпця (позначений літерами А, В, С ,..., АА, АВ, ..., AZ, ВА, ...IV), а перший стовпець – заголовки рядка (номери 1, 2, ... , 65536). Таким чином, робочий аркуш містить 256 стовпчиків і 65536 рядків. На перетині рядків і стовпців утворюються комірки.
У лівій частині заголовка стовпця (або в верхній частині заголовка рядка) знаходиться порожня кнопка для виділення всієї таблиці.
Курсор клавіатури має вигляд вертикальної суцільної риски, яка вказує, де буде розміщено введений з клавіатури текст.
Курсор мишки (може приймати вигляд хрестика, стрілки тощо) використовується для фіксації відповідної комірки, виділення, копіювання, переміщення, вставки, знищення інформації і т.п.

Робоче поле і робоча ділянка Excel 2000
Кожна комірка займає своє місце на листі, де можна зберігати і відображати інформацію, і має унікальні координати, які називаються адресою комірки. В Excel 2000 передбачено два способи адресації комірок, які умовно позначають А1 або R1C1.
Перший спосіб полягає в тому, що кожен рядок таблиці має свій порядковий номер, а кожному стовпцю відповідає літера (дві літери) англійського алфавіту. Наприклад, А1 – адреса комірки, що розташована на перетині стовпця А та рядка 1; С16 – адреса комірки, що розташована на перетині стовпця С та рядка 16.
Спосіб адресації R1C1 передбачає використання для ідентифікації як рядків, так і стовпців їхніх порядкових номерів, записаних після буквених позначень: R – рядок (row), С – стовпець (column). У цьому випадку поряд з адресою, наприклад R16C3 (шістнадцятий рядок, третій стовпець), у формулах можна використовувати адреси щодо активної комірки. Наприклад, RC(-1) – адреса комірки, що розташована ліворуч від активної; R(-1)C(2) – адреса комірки, що розташована ліворуч та через одну вниз від активної.
Microsoft Excel має багатовіконний інтерфейс, тобто користувач може працювати одночасно з багатьма таблицями. Якщо користувач постійно працює з кількома робочими книгами одночасно, то йому весь час доводиться виконувати одні і ті ж монотонні процедури відкриття робочих книг. Щоб полегшити роботу користувача в таких ситуаціях, в Excel використовується спеціальна структура – робоча ділянка. При цьому в одному файлі робочої ділянки можна помістити звернення до кількох робочих книг, що дозволить при відкритті робочої ділянки автоматично відкривати всі робочі книги, які вона об’єднує.
У файлі робочої ділянки зберігаються не самі робочі книги, а лише зв’язки з ними, запам’ятовується порядок розміщення робочих книг та аркушів у кожній з них. Якщо внесено зміни в одну з електронних таблиць, то необхідно виконати звичайну процедуру збереження робочої книги.































Лекція 2.
Створення та редагування електронних таблиць Excel

План.
Створення, відкриття та збереження робочої книги
Переміщення по таблиці
Введення та редагування даних в клітини.автозаповнення
Виділення діапазонів клітин



Створення нової електронної таблиці
При відкритті програми Excel автоматично відкривається нова робоча книга з тимчасовою назвою Книга1.
Виберіть команду меню Файл ( Создать При цьому відкриється додаткового вікно, в якому слід вибрати шаблон робочої книги. Вікно складається із двох вкладок. За замовчуванням відкривається вкладка Общие, де є лише один шаблон Книга.
Створити нову робочу книгу можна за допомогою піктограми 13 EMBED PBrush 1415 на панелі інструментів Стандартная або комбінації клавіш [Ctrl+N]. При цьому додаткове вікно не відкривається, а створюється робоча книга з шаблоном Книга (за замовчуванням).

Відкриття існуючих документів
Для того щоб відкрити створену раніше робочу книгу, потрібно вибрати в пункті меню Файл команду Открыть або активізувати піктограму 13 EMBED PBrush 1415 на панелі інструментів Стандартная. Можна також скористатись комбінацією клавіш [Ctrl+О]. У будь-якому випадку відкривається стандартне для Windows-програм діалогове вікно Открыть, де слід вибрати відповідну папку, а в ній – потрібний файл робочої книги. Список (мал. 1.3), який відкривається кнопкою 13 EMBED PBrush 1415 (Представления) в правій частині діалогового вікна Открыть дозволяє задати режим представлення піктограм у діалоговому вікні.
Якщо потрібно відкрити робочу книгу, з якою користувач недавно працював, то її ім’я можна вибрати зі списку останніх використовуваних файлів, який знаходиться в нижній частині спадного меню Файл.

Збереження документа
Для того щоб записати створену робочу книгу в пам’ять комп’ютера, потрібно в пункті меню Файл вибрати команду Сохранить або піктограму 13 EMBED PBrush 1415 на стандартній панелі інструментів. Можна також скористатись комбінаціями клавіш [Ctrl+S] або [Shift+F12]. Якщо для файлу робочої книги ще не встановлено ім’я, то з’явиться діалогове вікно Сохранить как, у якому слід вказати папку та ім’я файлу робочої книги і натиснути кнопку Сохранить. Якщо ж у файл робочої книги ім’я вже встановлено, то дана команда лише перезапише зроблені у ньому зміни на диск, без виведення додаткових вікон.
У вікні Сохранить как можна вибрати командну кнопку 13 EMBED PBrush 1415, вибрати команду Общие параметры..., яка відкриває однойменне діалогове вікно для встановлення додаткових параметрів запису файлу на диск, а саме:
поле Пароль для открытия файла дозволяє з допомогою паролю відкрити та переглянути вміст робочої книги;
опція Всегда создавать резервную копию встановлює режим, за якого в разі запису на диск нової версії файлу робочої книги, попередня копія записується в bak-файл;
опція Рекомендовать доступ только для чтения забороняє в майбутньому редагувати даний файл, тобто в дану робочу книгу неможливо буде внести зміни.
Інколи виникає потреба змінити ім’я вже існуючого файлу робочої книги. Для цього в пункті меню Файл потрібно вибрати команду Сохранить как... або натиснути функціональну клавішу [F12]. При цьому з’являється діалогове вікно Сохранить как, в якому потрібно вказати нове ім’я файлу.
Для того щоб закрити файл робочої книги, потрібно в пункті меню Файл вибрати команду Закрыть або натиснути комбінацію клавіш [Ctrl+F4]. Якщо при цьому в робочій книзі зроблено зміни, які не збережені на диску, то при закритті вікна програма перепитує, чи записати ці зміни на диск.
Для встановлення режиму автоматичного збереження змін у файлі потрібно активізувати команду Автосохранение меню Сервис. У діалоговому вікні, що відкриється, потрібно задати опцію Сохранять каждые ... минут і вказати час в хвилинах, через який буде відбуватись автоматичне збереження змін в документі. В розділі Сохранять рабочие книги необхідно встановити одну з опцій автозапису:
Только активную – режим автозапису лише для активної робочої книги;
Все активные – режим автозапису для всіх відкритих робочих книг.
Якщо задати опцію Запрашивать разрешение, то перед кожним автоматичним записом робочої книги на диск програма перепитує про його необхідність.
Табличний процесор Microsoft Excel, як і інші продукти Microsoft, має засіб автоматичного запису зроблених в робочій книзі змін на диск. Цей засіб дозволяє запобігти втраті не збережених змін файлу робочої книги у випадку виникнення аварійних ситуацій.

Переміщення по таблиці
Швидкість роботи з великими таблицями залежить від способу переміщення по робочому аркушу. Для переміщення по невеликих за обсягами таблицях використовуються клавіші управління курсором [(], [(], [(], [(].
Клавіша [Scroll Lock] дозволяє зафіксувати позицію вказівника комірки (виділеного прямокутника) при переміщенні по робочому аркушу за допомогою клавіш управління курсором.
Щоб попасти в ту частину таблиці, яку не видно на екрані, використовують смуги прокрутки.
Комбінації відповідних клавіш, які подані у табл. 1.3, дозволяють пришвидшити попадання у потрібне місце електронної таблиці.
Переміщення в комірку з певною адресою можна здійснити, вказавши її адресу в полі імені, що знаходиться у лівій частині рядка формул, і натиснувши клавішу [Enter].
Якщо відома адреса комірки, в яку потрібно перейти, можна використати команду меню Правка ( Перейти, клавішу [F5] або комбінацію клавіш [Ctrl+G]. У кожному з трьох описаних способів відкриється діалогове вікно Переход, у якому необхідно вказати адресу або назву комірки. Якщо ця комірка знаходиться на іншому робочому аркуші, то перед ЇЇ адресою слід вказати назву відповідного робочого аркуша і символ "!" (знак оклику). Наприклад, Лист2!D45 – комірка, що знаходиться на робочому аркуші Лист2 і має координату D45.
Таблиця 1.3.
Клавіші для переміщення по аркушу робочої книги
Клавіша
Переміщення

[Home]
На початок поточного рядка

[Ctrl+Home]
В комірку А1

[Ctrl+End]
В останню заповнену комірку таблиці

[(] або [Enter]
На одну комірку вниз

[(] або [Shift+Enter]
На одну комірку вгору

[(] або [Tab]
На одну комірку вправо

[(] або [Shift+Tab]
На одну комірку вліво

[Ctrl+(]
Вниз до першої заповненої комірки

[Ctrl+(]
Вгору до першої заповненої комірки

[Ctrl+(]
Вправо до першої заповненої комірки

[Ctrl+(]
Вліво до першої заповненої комірки

[PageUp]
Вгору на один екран

[PageDown]
Вниз на один екран

[Alt+PageUp]
Вліво на один екран

[Alt+PageDown]
Вправо на один екран

[Ctrl+PageUp]
На наступний аркуш робочої книги

[Ctrl+PageDown]
На попередній аркуш робочої книги



Імена комірок та діапазонів
Діапазон комірок – це прямокутна група комірок. Для його адресації необхідно вказати адреси верхньої лівої і нижньої правої комірок діапазону, відокремлені двома крапками, наприклад А1:С7.
При роботі з діапазоном даних зручно дати йому ім’я. При цьому у формулах можна вказувати не діапазон адрес комірок, а присвоєне ім’я. Цей спосіб зручний перш за все тим, що дозволяє запобігти появі помилок при зазначенні адреси діапазону комірок у формулах.
Як імена комірок та їх діапазони, можна використовувати будь-який набір символів до 255, крім пробілу. Бажано, щоб назва ділянки нагадувала про тип інформації в її комірках.
Давати імена можна не лише суміжним ділянкам, аде й діапазонам комірок, розкиданих у різних місцях електронної таблиці.
На спробу присвоїти певній ділянці вже існуюче ім’я Excel буде реагувати по різному, залежно від вибраного способу. Якщо для задання імені використаний рядок введення формул, то просто відбудеться виділення ділянки, в якій воно було раніше задане. Якщо ж це ім’я вже вказане в списку імен діалогового вікна Присвоение имени, то воно буде присвоєне новій ділянці, а попередня буде безіменною.


Введення та редагування даних
Перший (основний) курсор, що має вигляд прямокутної рамки, обводить ділянку однієї з комірок. При цьому він вказує на активну комірку. Другий курсор, у вигляді вертикальної риски, може знаходитись або в рядку формул, або в середині активної комірки.
Введення даних здійснюється як безпосередньо в активну комірку, так і в рядок формул.
Комірка може містити до 255 символів. Якщо кількість символів в активній комірці більша за ширину стовпчика (9 символів), то на екрані відбувається затирання частини даних по правому краю комірки, якщо сусідня комірка містить довільну інформацію. Зрізаний текст повністю відображається в рядку формул.
Комірки електронної таблиці можуть містити різноманітну інформацію: текст, числові значення, формули.
При введенні інформації в комірки таблиці Excel автоматично встановлює формати даних. При цьому всі дані, над якими можна проводити обчислення (числа, грошові та процентні одиниці, дата, час тощо), за замовчуванням вирівнюються по правому краю комірок, а текстова інформація – по лівому краю.
Якщо потрібно ввести якісь дані в комірку, то попередньо її треба виділити. Після цього можна вводити дані з клавіатури або за допомогою миші.
Якщо в комірці, в яку вводиться нове значення, раніше вже знаходилась інформація, то вона автоматично знищується. Для редагування вмісту комірки потрібно її активізувати і в рядку формул внести відповідні зміни. Можна також редагувати значення безпосередньо в комірці. Для цього потрібно відмітити відповідну комірку і натиснути клавішу [F2] або двічі натиснути ліву клавішу мишки, підвівши її до відповідної комірки. При цьому всередині комірки з’являється курсор.
Введення даних у комірку завершується натисканням клавіші [Enter], кнопки 13 EMBED PBrush 1415 (Ввод) в рядку формул або після переходу в іншу комірку клавішами керування курсором. Відмінити введені дані в комірку дозволяє клавіша [Esc] або кнопка 13 EMBED PBrush 1415 (Отмена) рядку формул.
Відмінити виконані зміни можна за допомогою команди меню Правка ( Отменить, або комбінації клавіш [Ctrl+Z], або кнопки 13 EMBED PBrush 1415 (Отменить) на стандартній панелі інструментів.
Щоб розбити довгий текст на окремі рядки, потрібно помістити курсор в рядку формул і в тому місці, де повинен починатися новий рядок, натиснути комбінацію клавіш [Ctrl+Enter].
Введення даних з автозаповненням. Якщо потрібно ввести якусь послідовність даних (дні тижня, назви місяців, послідовність чисел), то достатньо ввести перше значення послідовності. Після цього встановіть вказівник миші на нижній правий кутик маркера заповнення та, натиснувши праву кнопку миші, перетягніть курсор (який прийме форму чорного хрестика) на необхідну для заповнення наступну комірку. При цьому з’явиться спливаюча підказка, в якій буде видно наступне значення, яке опиниться в комірці.
Якщо потрібно заповнити комірки якимись числовими значеннями або значеннями дати чи часу, то задайте два початкових значення послідовності. Виділіть обидві комірки та
перетягніть їх на потрібне місце, їх значення автоматично перераховуватимуться відповідно до заданої послідовності.
Якщо необхідно ввести члени прогресії (арифметичної чи геометричної), можна скористатися вбудованою функцією заповнення. Для цього введіть перший член прогресії потрібну комірку, виберіть команду Правка ( Заполнить ( Прогрессия, у діалоговому вікні (мал. 1.4), яке відкриється, задайте потрібні Вам опції: розміщення, тип, крок, граничне значення. Після натискання кнопки ОК послідовність чисел розміститься у потрібному діапазоні.
Програма дозволяє створювати списки автозаповнення. Для цього виберіть команду меню Сервис ( Параметры, на вкладці Списки виділіть Новый список та натисніть кнопку Добавить. У вікні Списки наберіть потрібну Вам послідовність. Після введення кожного елементу послідовності натискайте клавішу [Enter]. Після завершення введення списку клацніть по кнопці ОК.
13 EMBED PBrush 1415
Мал.1.4. Діалогове вікно Прогрессия

Введення даних з використанням функції Автозавершение. При введенні декількох початкових літер фрази, яка уже вводилась в таблицю, функція Автозавершение автоматично введе в комірку всю фразу. Слід зауважити, що ця функція працює лише з стовпцями, тобто текст автоматично вводиться лише тоді, якщо він зустрічався в комірці біжучого стовпчика.
Зауваження. За замовчуванням ця функція завжди активна. Якщо Вам потрібно відмінити її дію, то відкрийте меню Сервис та виберіть пункт Параметры. На вкладці Правка відключіть опцію автозаполение значений ячеек.
Створення коментарів (приміток). Програма Excel дає можливість доповнювати інформацію в комірках шляхом створення коментарів (приміток) (мал. 1.5). У примітках можна вводити додаткову інформацію, яка може полегшити роботу користувачеві. Примітка автоматично спливає у спеціальному вікні зразу ж після підведення курсору до потрібної комірки. Для того щоб записати примітку до комірки, активізуйте її, виберіть пункт меню Вставка ( Примечание, у полі, яке відкриється, введіть текст примітки та клацніть за межами вікна примітки. Розмір поля примітки можна змінювати подібно до розміру будь-якого об’єкту, вставленого в таблицю.

Лекція 3
Виділення, копіювання і перенесення інформації в таблицях

План
Виділення діапазонів клітин
Присвоєння імені діапазонам
Копіювання та переміщення даних у таблиці
Знищення інформації
Пошук та заміна інформації в клітинах



Виділення комірок та діапазонів комірок
Щоб виділити комірку, необхідно перемістити на неї вказівник комірки (потовщену рамку) за допомогою клавіш керування курсором, їх комбінацій, описаних в табл. 1.3, або клацнути по потрібній комірці правою клавішею миші. У результаті цього в полі імені рядка формул висвітлиться адреса активної комірки.
Виділити діапазон можна одним з описаних способів:
встановити курсор миші на першу комірку діапазону і перетягнути вказівник миші на діагонально протилежну комірку діапазону;
встановити курсор на першу комірку діапазону, натиснути клавішу [Shift] і, не відпускаючи її, клацнути лівою кнопкою миші по останній комірці потрібного діапазону;
для виділення цілого рядка (стовпчика) потрібно клацнути лівою кнопкою миші на його заголовку;
для виділення декількох стовпців потрібно активізувати заголовок першого з них, натиснути ліву кнопку миші і, притримуючи її, перемістити вказівник до заголовка останнього стовпця, який потрібно виділити (групу рядків виділяють аналогічно);
для виділення цілого робочого аркуша клацніть лівою кнопкою миші по спеціальній мітці, яка знаходиться вище заголовків рядків та лівіше заголовків стовпців. Можна також скористатись комбінацією клавіш [Ctrl+A];
для виділення несуміжних діапазонів відмітьте перший діапазон, а всі наступні виділяйте мишею при натиснутій клавіші [Ctrl].
для виділення декількох робочих аркушів виберіть ярлик першого робочого аркуша, а тоді – всі наступні робочі аркуші при натиснутій клавіші [Ctrl]; якщо кілька потрібних аркушів ідуть у списку підряд, то можна виділити перший, а тоді натиснути клавішу [Shift] і, не відпускаючи її, вибрати лівою кнопкою миші останній робочий аркуш з необхідного діапазону.
Виділені комірки діапазону забарвлені кольором.
Для відміни виділення достатньо клацнути поза виділеним фрагментом або натиснути одну з клавіш керування курсором.

Присвоєння імені діапазонам
Присвоювати імена можна як окремим коміркам, так і суміжним та несуміжним діапазонам.
Для присвоєння імені відповідному діапазону комірок його потрібно виділити. Після цього можна скористатися одним з запропонованих способів.
Спосіб 1. Помістіть курсор в поле імен (яке знаходиться в лівій частині рядка формул) , вкажіть для нього ім’я і натисніть клавішу [Enter].
Спосіб 2. Виберіть пункт меню Вставка ( Имя, а в ньому команду Присвоить.... В результаті відкриється діалогове вікно Присвоение имени (мал. 7.6), в якому в полі Имя вкажіть ім’я ділянки (у полі Формула можна побачити посилання на виділений діапазон комірок). Після цього натисніть кнопки Добавить і OK.
Переглянути усі імена діапазонів (комірок) активної робочої книги можна у списку поля імен (зліва від рядка формул). Якщо у цьому списку вибрати якесь ім’я, тобто активізувати його, то названий діапазон (комірка) зразу ж виділитися.
Імена всіх ділянок даної робочої книги виводяться в списку Применить имена діалогового вікна Применение имени, що відкривається командою Вставка ( Имя ( Применить....
13 EMBED PBrush 1415
Мал. 1.6. Діалогове вікно Присвоение имени

Інколи виникає потреба одночасно вказати імена кількох ділянок, що утворюють один діапазон. У цьому випадку потрібно виділити весь діапазон комірок разом з майбутніми іменами ділянок, а потім у пункті меню Вставка вибрати підпункт Имя та команду Создать.... На екрані з’явиться діалогове вікно Создать имена. У цьому вікні потрібно вказані позиції комірок виділеної ділянки, текст яких буде визначений в ролі імен відповідних ділянок. При цьому можна вибрати одну з таких опцій:
в верхней строке – назви відповідних ділянок знаходяться у першому рядку виділених комірок;
в левом столбце – назви відповідних ділянок знаходяться у першому стовпчику виділених комірок:
в нижней строке назви відповідних ділянок знаходяться в останньому рядку виділених комірок;
в правом столбце – назви відповідних ділянок знаходяться в останньому стовпчику виділених комірок.

Копіювання та переміщення даних у таблиці
Існує багато способів копіювання та переміщення інформації в таблицях. Це можна здійснити через буфер обміну або за технологією Drug and Drop. Слід пам’ятати, що вміст комірки, в яку переносяться дані, автоматично знищується. Для того щоб уникнути цього, необхідно у те місце електронної таблиці, де вносяться дані, вставити порожні комірки.
Для копіювання чи перенесення вмісту поточного робочого аркуша в іншу робочу книгу або на інший робочий аркуш використовується копіювання аркушів.
Якщо Вам потрібно с
·копіювати не всю інформацію з комірки (зміст та форму), а якісь окремі елементи (значення, формати, примітки, ширину стовпця, формули тощо), програма дозволить це зробити за допомогою команди Специальная вставка. Ця команда передбачає можливість транспонування таблиці.

Способи копіювання та переміщення інформації в таблицях:
Спосіб 1 – через буфер обміну. Він полягає в тому, що виділений фрагмент копіюється в буфер обміну, а потім копіюється чи переміщається у потрібне місце таблиці.
Щоб скопіювати виділений фрагмент у буфер обміну потрібно виділити потрібний фрагмент і виконати одну з таких дій:
вибрати команду меню Правка ( Копировать
натиснути клавіші [Ctrl+Insert] або [Ctrl+C]
натиснути кнопку 13 EMBED PBrush 1415 стандартної панелі інструментів;
вибрати команду Копировать контекстного меню.
Після копіювання у буфер обміну вставте виділений фрагмент у потрібне місце таблиці. Для цього виконайте одну з описаних нижче дій:
виберіть команду Правка ( Вставить;
натисніть комбінації клавіш [Shift+Insert] або [Ctrl+V];
натисніть кнопку 13 EMBED PBrush 1415 стандартної панелі інструментів;
виберіть команду Вставить контекстного меню.
Якщо потрібно перемістити фрагмент даних, то спочатку копіюють інформацію у буфер обміну зі знищенням її зі старого місця, а потім вставляють у потрібне місце робочої книги.
Щоб скопіювати фрагмент зі знищенням, виконайте одну з запропонованих операцій:
виберіть команду меню Правка ( Вырезать;
натисніть клавіші [Shift+Delete] або [Ctrl+X]
натисніть кнопку 13 EMBED PBrush 1415 стандартної панелі інструментів;
виберіть команду Вырезать контекстного меню.
Спосіб 2 – за технологією Drug and Drop. Для цього потрібно виділити відповідний діапазон комірок, тоді встановити курсор миші на межу цього діапазону, натиснути ліву клавішу миші і, не відпускаючи її, перетягнути в потрібне місце. У результаті відбудеться перенесення вмісту комірок в іншу ділянку електронної таблиці. Для копіювання вмісту комірок послідовність дій така ж, але при цьому слід утримувати натиснутою клавішу [Ctrl].
Спосіб 3 – за допомогою контекстного меню. Він використовується для копіювання, перенесення вмісту поточного робочого аркуша в іншу робочу книгу або на інший робочий аркуш. Для цього потрібно активізувати контекстне меню ярличка активного робочого аркуша і вибрати команду Переместить/скопировать. Розкриється діалогове вікно Переместить или скопировать, в якому в полі в книгу потрібно вказати назву робочої книги, в яку здійснюється копіювання (перенесення) інформації. В полі Перед листом вкажіть назву робочого аркуша, на який потрібно скопіювати (перенести) інформацію. Для виконання операції копіювання необхідно відмітити опцію Создавать копию, а для перенесення – залишити її невідміченою. Потрібно зауважити, що дана команда здійснює копіювання (перенесення) цілого робочого аркуша, а тому для копіювання діапазону комірок краще скористатись буфером обміну.

Знищення інформації

Якщо дані введено в комірку неправильно, то їх можна вилучити одним із таких способів:
натисніть клавішу [Delete] або [Backspace];
у контекстному меню виділеного фрагменту виберіть команду Очистить содержимое;
у меню Правка виберіть команду Очистить ( Содержимое.
За допомогою команди Очистить меню Правка можна знищувати не лише
інформацію, а і формати даних (інформація при цьому залишиться). Для цього потрібно вибрати в команді Правка ( Очистить одну з опцій:
Форматы (це знищить лише формати даних, а саму інформацію залишить);
Содержимое (це знищить дані в комірці);
Примечания (це знищить примітку до комірки);
Все (це повністю очистить комірки: дані, їх формати та примітки).


Пошук та заміна інформації в комірках
Для того щоб знайти потрібну інформацію в комірках таблиці, потрібно в пункті меню Правка вибрати команду Найти. При цьому відкривається діалогове вікно Найти (мал. 1.11), в якому в полі Что вкажіть шукану інформацію.
У списку Просматривать вказується напрямок пошуку: по строкам – по рядках або по столбцам – по стовпцях таблиці. У списку Область поиска вкажіть ділянку пошуку інформації: формулы – шукати в формулах, значения – за значеннями, що зберігаються в комірках, або примечания – серед приміток до комірок.

13 EMBED PBrush 1415Мал. 1.11. Діалогове вікно Найти

Крім цього, у вікні є дві додаткові опції: Учитывать регистр – розрізняти великі і малі літери в потрібному тексті; Ячейка целиком – пошук випадків повного співпадіння фрагмента, вказаного в полі Что, зі значенням комірки. Вказавши всі необхідні параметри пошуку, для того щоб розпочати пошук натисніть кнопку Найти далее. Якщо потрібно повторити операцію останнього пошуку, то можна скористатись функціональною клавішею [F4].
У вікні Найти є також командна кнопка Заменить, яка перетворює дане вікно у вікно заміни знайденої інформації на іншу. Це вікно можна також викликати командою меню Правка ( Заменить... .

13 EMBED PBrush 1415
Мал. 1.12. Діалогове вікно Заменить

Вікно Заменить (мал. 1.12) відрізняється від вікна Найти наявністю поля Заменить на, де вказується текст, на який замінюється знайдена інформація. Вказавши параметри для пошуку та заміни, потрібно натиснути кнопку Найти далее. Курсор потрапляє на перше входження потрібного тексту в електронну таблицю. Якщо користувачу потрібно замінити цей текст, то слід натиснути кнопку Заменить. В іншому випадку – натиснути кнопку Найти далее для пошуку наступного входження тексту. Кнопка Заменить все дозволяє замінити даний текст по всій електронній таблиці.









Лекція 4

Форматування електронних таблиць.

План
Поняття форматування.
Автоформат клітин.
Формат комірок.
Оформлення таблиць



Форматування та редагування таблиць
Під форматуванням електронних таблиць розуміють форматування комірок та діапазонів (присвоєння коміркам форматів даних, вибір висоти рядків та ширини рядків, додаваннята знищення комірок та діапазонів, обрамлення комірок різними лініями, заповнення комірок узором чи кольором) та форматування інформації, яка заноситься в таблицю (підбір шрифту, його розміру, кольору, вибір способу вирівнювання).
Параметри форматування комірок можна встановлювати окремо для кожної комірки, адже в них можна вводити різну інформацію. При роботі з даними табличний процесор Excel оперує різними форматами. Опис цих форматів подано у табл. 1.2.
Відколи з’явились перші програми для обробки електронних таблиць, користувачі намагались скористатись найрізноманітнішими хитрощами для того, щоб надати електронній таблиці більш привабливого вигляду. Сучасні процесори електронних таблиць, в тому числі і Microsoft Excel, озброєні досить потужними засобами форматування, які дозволяють значно спростити для користувача це завдання.
Користувач може змінювати шрифти, кеглі, стилі, кольори символів та заливки комірок, розміщувати текст по горизонталі, вертикалі, змінювати висоту рядків та ширину стовпців, обводити комірки лініями різного типу, кольору, товщини.
В Excel не можна в довільний спосіб змінювати розміри окремих комірок, оскільки у цьому випадку дані змістяться в інші рядки або стовпці, тому змінити розміри комірки можна лише змінюючи висоту цілого рядка або ширину всього стовпця.
В Excel є великий набір піктограм панелі форматування для встановлення параметрів форматування комірок. Причому вигляд та призначення цих піктограм практично нічим не відрізняється від відповідних піктограм Microsoft Word.
В останніх версіях Excel з’явився дуже потужний і зручний засіб форматування цілої таблиці – Автоформат. У процесі автоматичного форматування програма розпізнає (за формулами), в яких комірках знаходяться результати обчислень, а в яких – дані, які використовуються в обчисленнях. На основі результатів аналізу вмісту комірок програма приймає рішення про те, які комірки форматувати. При автоформаті задаються різні лінії для рамки, параметри шрифтів, змінюється ширина стовпців.
Таблиця 1.2.
Опис форматів даних

Формат
Опис формату

Общий

Звичайний формат натуральних чисел, прийнятий по замовчуванню.

Числовой
Цей формат дозволяє задати кількість знаків, які виводитимуться після коми, необхідність використання роздільника груп розрядів і спосіб виведення від’ємних чисел. Задати формат з роздільником розрядів можна за допомогою кнопки 13 EMBED PBrush 1415, збільшити на одиницю кількість розрядів після коми дозволяє кнопка 13 EMBED PBrush 1415, а зменшити – кнопка 13 EMBED PBrush 1415 панелі інструментів.

Денежный
Формат грошових одиниць. У списку Обозначение потрібно вибрати символ валюти, який виводиться разом з числом. Встановити грошовий формат можна натисненням кнопки 13 EMBED PBrush 1415 панелі інструментів.

Финансовый
Формат фінансових одиниць.

Дата
Формат даних типу дати. Розділ Тип дозволяє вибрати відповідний тип формату дати з 12 можливих варіантів.

Время
Формат одиниць часу. Розділ Тип дозволяє вибрати відповідний тип формату.

Процентный
Формат, за допомогою якого виводяться числа, помножені на 100, зі знаком процента. Вивести числа в цьому форматі без десяткових знаків після коми можна за допомогою кнопки 13 EMBED PBrush 1415 панелі інструментів.

Дробный
Формат звичайних дробів. Програма дозволяє вибрати один з 9 форматів. При введенні числа в цьому форматі ціла частина від дробової відокремлюється пробілом.

Экспоненциальный
Науковий (експоненціальний) формат чисел. У цьому форматі число відображається у вигляді
·aE
·b , де a – мантиса, b – порядок. Наприклад, число 1,23*10-2 записується як 1,23E-2.

Текстовый
Застосування цього формату до числового значення дозволяє Excel розглядати його як текст.

Дополнительный
Спеціальні формати чисел. До цієї категорії належать чотири додаткових формати: Почтовый индекс, Индекс+4, Номер телефона і Табельный номер.

Все форматы
Ця категорія дозволяє створювати свої формати.


Ще однією зручною можливістю швидкого форматування комірок в Excel є копіювання формату комірок (кнопка13 EMBED PBrush 1415 стандартної панелі інструментів), який дозволяє переносити Всі встановлені для однієї комірки параметри форматування на іншу комірку.
Форматування даних
В Excel 2000 числовим значенням по замовчуванню присвоюється формат Общий. Значення у цьому форматі відображаються у тому вигляді, в якому вони введені з клавіатури. Якщо формат невідомий для програми, то таке значення розуміється програмою як текст.
Задати відповідний формат комірці (чи діапазону комірок) можна на вкладці Число діалогового вікна Формат ячеек (мал. 1.7), яке відкриється після
виконання команди меню Формат ( Ячейки;
виконання команди Формат ячеек контекстного меню
виділеного діапазону;
натискання комбінації клавіш [Ctrl+l].

13 EMBED PBrush 1415
Мал. 1.7. Діалогове вікно Формат ячеек (вкладка Число)

Після вибору категорії та типу на вкладці Число натисніть кнопку ОК. Діапазону виділених комірок буде присвоєно певний формат.

Зауваження. У програмі існує можливість форматування комірок за допомогою відповідних кнопок панелі форматування (описаних в табл. 1.2).

Знищення встановленого формату: виділити комірку, діапазон комірок, вибрати в меню Правка команду Очистить ( Форматы.
Щоб скопіювати атрибути форматування в комірку, діапазон комірок, потрібно встановити курсор в одній з відформатованих комірок, активізувати кнопку 13 EMBED PBrush 1415 Формат по образцу на стандартній панелі інструментів (вказівник мишки перетвориться на білий хрестик з пензликом), перетягнути вказівник миші по всіх комірках, які потрібно відформатувати так само.
Інструмент Формат по образцу можна використовувати для відновлення стандартного формату в комірках (діапазонах).
Автоформатування. У програмі Excel 2000 передбачена можливість автоматичного форматування створеної таблиці (команда меню Формат ( Автоформат). У розпорядженні користувача велика кількість готових форматів, які включають наступні параметри форматування: формат даних, шрифт, вирівнювання, рамки, узори, розміри рядків та стовпців. У розділі Образец відобразиться приклад таблиці із вказаним стилем форматування. При натисканні кнопки Параметры в нижній частині вікна з’являться додаткові опції, що встановлюють, які саме параметри форматування прийняти для таблиці.
Застосовувати можливість автоматичного форматування можна і до виділених діапазонів.

Оформлення таблиць
Зміна розмірів рядків ти стовпців. У Excel 2000 не можна змінити розміру однієї або декількох виділених комірок. Програма дозволяє змінювати лише ширину цілого стовпця або цілого рядка. Змінювати ці параметри найзручніше за допомогою миші: помістіть вказівник миші між двома заголовками стовпця (чи рядка) так, щоб він прийняв форму двонапрямленої стрілки; перемістіть, тримаючи натиснутою ліву кнопку миші, межу стовпця (чи рядка) у потрібному напрямку. Як тільки Ви відпустите ліву кнопку миші, нова величина зафіксується.
Якщо користувачеві потрібно встановити конкретну ширину стовпця, то необхідно вибрати команду меню Формат ( Столбец ( Ширина та в діалоговому вікні Ширина столбца, яке відкривається, ввести потрібну ширину.
Програма може сама вибрати оптимальну ширину стовпця. Для цього скористайтесь командою Формат ( Столбец ( Автоподбор ширины, яка встановить ширину стовпчиків відповідно до вмісту їх комірок (аналогічний результат досягається
подвійним натисканням лівої кнопки миші на правій межі заголовка стовпчика).
Висота рядків аналогічно налаштовуються за допомогою команд Формат ( Строка ( Высота та Формат ( Строка ( Автоподбор высоты.
Ховання та відображення захованих стовпців та рядків. Інколи виникає потреба тимчасово заховати певні рядки або колонки. Завдяки можливості програми ховати стовпці та рядки, користувач може відмінити відображення секретної інформації, а також покращити наочність таблиці, виводячи на екран лише важливі дані. Захована інформація на друк не виводиться.
Для того щоб заховати стовпчик чи рядок, його потрібно виділити, вибрати команду меню Формат ( Столбец (Строка) ( Скрыть, а для цілого аркуша – команду Формат ( Лист ( Скрыть.
Щоб відновити відображення стовпчика чи рядка, виділіть дві суміжні комірки сусідніх рядків чи стовпців та виберіть команду Отобразить у відповідному підменю меню Формат.
Для відображення захованого аркуша виберіть послідовність команд меню Формат ( Лист ( Отобразить. У діалоговому вікні Ввод на экран скрытого листа відображаються імена всіх захованих аркушів робочої книги. Після виділення імені і натиснення кнопки ОК аркуш знову з’являється на екрані.
Заховати і відновити відображення робочої книги дозволяють команди Скрыть та Отобразить з меню Окно.
Додавання комірок, рядків або стовпців. Іноді потрібно вставити дані всередину створеної вже таблиці. Для цього використовують команду меню Вставка, яка дозволяє додавати комірки, стовпці та рядки. Будь-яка вставка комірки веде до зміщення даних: вниз – у стовпці, вправо – у рядку.
Для вставки комірки або діапазону комірок виділіть комірки, на місці яких потрібно вставити нові (кількість виділених комірок повинна відповідати кількості вставлених); виберіть пункт меню Вставка ( Ячейки; у діалоговому вікні Добавление ячеек встановіть потрібну Вам опцію та натисніть кнопку ОК.
Для того щоб додати рядок або стовпчик, виділіть комірку, зліва від якої вставляється стовпчик, або над якою вставляєтьсярядок (якщо потрібно вставити декілька рядків або стовпців, виділіть необхідну кількість рядків або стовпців). Виберіть в меню Вставка команду Строки (чи Столбцы). Вставлені рядки та стовпці будуть мати той сам формат, що і виділені.
Щоб вставити в таблицю порожній стовпець, рядок, діапазон суміжних стовпців або суміжних рядків, спочатку потрібно відмітити область, перед якою відбувається вставка, потім вибрати в меню Вставка відповідну команду: або Строка, або Столбец.
Вставку можна робити за допомогою контекстного меню. У цьому випадку слід вибрати команду Добавить ячейки. В процесі вставки комірок на екрані виникне діалогове вікно Добавление ячеек (мал. 1.8) для уточнення способу зміщення існуючих комірок.

Знищення (вилучення) комірок. Для того щоб знищити комірки або діапазон комірок разом з введеними в них даними, виділіть потрібний діапазон, виберіть команду меню Правка ( Удалить, виберіть потрібну опцію у діалоговому вікні Удалить (мал. 1.9) та натисніть кнопку ОК.
Зауваження. Вилучення можна робити за допомогою команди Удалить контекстного меню.
Робота з аркушами. Для того щоб додати аркуш до робочої книги, виділіть аркуш, перед яким будете вставляти новий аркуш, відкрийте меню Вставка ( Лист (новий робочий аркуш створюється перед активним). Щоб змінити послідовність розміщення робочих аркушів, досить, за технологією Drag and Drop, перетягнути ярличок відповідного аркуша на потрібне місце в списку.
Знищити непотрібний аркуш можна за допомогою команди меню Правка ( Удалить лист (знищувати можна одночасно декілька аркушів, попередньо їх виділивши).
Контекстне меню аркуша дозволяє виконувати всі ці операції з аркушем. Окрім того, за допомогою контекстного меню можна перейменувати аркуш. Іменем робочого аркуша може бути будь-який набір (до 127) символів, однак бажано в імені не використовувати лапки. Варто звернути увагу на те, що ім’я робочого аркуша має бути якомога коротшим, щоб зручніше було переходити з аркуша на аркуш.
Вирівнювання вмісту комірок. В Excel 2000 введені дані вирівнюються автоматично: текст – по лівій межі, числа – по правій.
13 EMBED PBrush 1415
Мал. 1.10. Вкладка Выравнивание діалогового вікна Формат ячеек

Для того щоб змінити вирівнювання, необхідно задати параметри вирівнювання для комірок. Ці параметри задаються на вкладці Выравнивание вікна Формат ячеек (мал. 1.10). Програма дозволяє вирівнювати як по горизонталі, так і по вертикалі. Крім того, у табличному процесорі можна вводити дані в комірку під різними кутами. Розміщення задається в області Ориентация цієї ж вкладки вікна.
У результаті встановлення опції переносить по словам символи, які не будуть поміщатися в комірку, переносяться в наступний її рядок. Опція автоподбор ширины автоматично зменшить розмір шрифту в комірці, якщо ширина є недостатня для правильного відтворення даних. Якщо активізована опція объединение ячеек, то комірки виділеного перед цим діапазону об’єднаються в одну, а дані вирівняються відносно межі нової комірки. Адресою цієї об’єднаної комірки є адреса комірки, яка знаходиться в лівому верхньому куті діапазону.
Змінити спосіб вирівнювання в комірці або діапазоні можна також за допомогою наступних кнопок панелі інструментів Форматирование:
вирівнювання по лівому краю – 13 EMBED PBrush 1415;
вирівнювання по центру – 13 EMBED PBrush 1415;
вирівнювання по правому краю – 13 EMBED PBrush 1415.
При необхідності відцентрувати текст в декількох стовпчиках можна скористатися кнопку Объединить и поместить в центре 13 EMBED PBrush 1415 панелі форматування, виділивши попередньо потрібний діапазон комірок.
Підбір шрифту. При оформленні даних у таблиці важливо правильно вибрати шрифт. Це можна зробити на вкладці Шрифт вікна Формат ячеек. На цій вкладці можна вибрати тип шрифту, його начерк, розмір, а також колір та спосіб підкреслення.
Змінити тип і розмір шрифту можна також за допомогою списків, що розкриваються: Шрифт 13 EMBED PBrush 1415 і Размер шрифта 13 EMBED PBrush 1415 панелі інструментів Форматирование. Кнопки відповідно13 EMBED PBrush 1415 цієї панелі інструментів дозволяють змінити начерк тексту на потовщений, з нахилом і підкреслений. Колір шрифту, а також колір фону комірок можна задати за допомогою кнопок панелі інструментів Форматирование: Цвет шрифта 13 EMBED PBrush 1415. Цвет заливки 13 EMBED PBrush 1415. Крім того, вкладка Шрифт діалогового вікна Формат ячеек, яке відкривається командою Формат ( Ячейки, дозволяє додатково створювати ефект закресленого шрифту, надавати тексту або числам формат нижнього або верхнього індексу.
Обрамлення. Для покращання візуального сприйняття таблиці Excel 2000 дозволяє застосовувати різноманітні рамки, кольори та тіні. Усі потрібні параметри можна задати на вкладці Граница вікна Формат ячеек або за допомогою елементів списку Границы 13 EMBED PBrush 1415 панелі форматування. Для того щоб застосувати відповідне оформлення таблиці, необхідно попередньо виділити діапазон комірок.














Лекція 5

Встановлення параметрів і друк робочих книг.

План
Встановлення параметрів аркушів.
Попередній перегляд перед друком.
Друк робочих книг.
Колонтитули

Друк документів в Excel.
Excel має широкі можливості, які використовуються при друці робочих книг. Користувач може встановлювати і змінювати такі параметри, як ширина полів, орієнтація сторінок, тип вирівнювання, верхній і нижній колонтитули і т.д. Крім цього, можна вказати, що саме виводити на друк: усю робочу книгу, окремі робочі аркуші або частину одного робочого аркуша. Є також можливість автоматичного поділу інформації, яка знаходиться на робочому аркуші на кілька частин, що корисно при друці об’ємних аркушів на принтері малого формату.
Перед тим як розпочати процес друку документу, необхідно встановити параметри сторінки, що дозволить визначити вигляд, який буде мати документ після друку.
Після встановлення параметрів сторінки бажано здійснити попередній перегляд інформації перед друком. Це дозволить оцінити розміщення об’єктів на аркуші паперу і зекономити папір на пробний друк. Варто звернути увагу на те, що в Excel досить вдало реалізовані функції попереднього перегляду, тобто вигляд електронної таблиці у вікні попереднього перегляду повністю відповідає тому, що буде отримано в результаті друку на поточному принтері.
Впевнившись у відповідності вигляду документу у вікні попереднього перегляду до потрібного користувачеві, можна розпочинати його друк на принтері.

1. Встановлення параметрів аркушів.
Для встановлення параметрів аркушів необхідно в пункті меню Файл вибрати команду Параметри сторінки. При цьому відкривається однойменне вікно. Варто зауважити, що його можна відкрити й іншими способами, знаходячись в діалогових вікнах Печать або Предварительний просмотр.
Вікно встановлення параметрів документу складається з чотирьох закладок.
Перша закладка Страница. Вона містить такі розділи:
Ориентация - встановлює просторове розміщення інформації на аркуші паперу, а саме:
- книжная - вертикальне розміщення (портретне розміщення);
- альбомнаягоризонтальне розміщення;
Масштаб - встановлює масштаб відтворення інформації на папері і складається з двох взаємовиключаючих опцій, а саме:
- установить ... % от нормальной величины - встановлює процентне відношення зображення на аркуші відносно натуральної величини електронної таблиці.
- разместить не более чем на ... стр. в ширину и ... стр. в высоту - вказує на скільки сторінок по горизонталі та вертикалі змасштабувати дану електронну таблицю. В цьому випадку програма сама підбирає масштаб таким чином, щоб повністю роз'містити зображення на дану кількість сторінок. Ця опція корисна в тому випадку, коли для друку великих за розміром електронних таблиць доводиться використовувати не широкоформатні плоттери, а звичайні принтери;
Размер бумаги призначений для вибору з випадаючого списку розміру аркушів паперу, на яких будемо здійснювати друк.
Качество печати - встановлює роздільну здатність при друці на принтері;
Номер первой страницы дозволяє встановити чи змінити номер першої сторінки.
Друга закладка Поля. В даній закладці потрібно встановити поля від країв аркуша до самої електронної таблиці: верхнє, нижнє, ліве, праве.
Крім цього, можна задати відступи до верхнього та нижнього колонтитулів.
За допомогою опцій розділу центрировать на странице можна відцентрувати електронну таблицю відносно країв аркуша: горизонтально - в горизонтальному напрямку, вертикально - в вертикальному напрямку.
Третя закладка Колонтитулы складається з двох випадаючих списків, в яких можна вибрати верхній та нижній колонтитули. Якщо серед колонтитулів, що пропонуються в списку, немає необхідного користувачу - то його можна створити, натиснувши кнопку Создать верхний колонтитул або Создать нижний колонтитул. При цьому відкривається вікно:
В поле Слева вносимо текст колонтитула, який буде відображатись на лівому краю аркуша, В центре - по центрі аркуша, та Справа - на правому краю аркуша. При створенні колонтитулів можна скористатись спеціальними піктограмами, які виконують такі функції:
викликає діалогове вікно форматування шрифту колонтитулу,
вставляє в колонтитул номер поточної сторінки,
вставляє в колонтитул кількість сторінок,
вставляє в колонтитул поточну дату,
вставляє в колонтитул поточний час,
вставляє в колонтитул назву файла робочої книги,
вставляє в колонтитул назву поточного робочого листа.
Остання закладка Лист. Вона містить такі розділи:
Выводить на печать диапазон - де можна безпосередньо вказати діапазон комірок, які будуть друкуватись на принтері. Це особливо зручно, коли діапазон досить значний і відмічання його курсором миші ускладнене. Якщо це поле залишити порожнім, то роздрукуються всі комірки із діапазону, де є інформація;
Печать на каждой странице - вказує заголовки тих рядків і колонок, які будуть друкуватись на кожній сторінці (на папері);
Печать - вказує елементи, які будуть надруковані додатково до вмісту електронної таблиці:
- сетка - сітку, що розмежовує комірки;
- примечания - примітки до комірок.
- заголовки строк и столбцов - заголовки рядків та колонок.
Последовательность вывода страниц - призначений для встановлення послідовності виведення сторінок на друк:
- вниз, затем вправо - вниз, а тоді направо;
- вправо, затем вниз - направо, а тоді вниз.
У вікнах встановлення параметрів аркушів є ряд командних кнопок, з них
Печать - перейти з цього вікна до вікна друку, яке буде описано трохи далі;
Просмотр - перейти з цього вікна до вікна попереднього перегляду робочого аркушу, яке буде описано далі;
Свойства - перейти з цього вікна до вікна параметрів принтера.

2. Попередній перегляд перед друком.
Після встановлення параметрів сторінки, бажано здійснити попередній перегляд інформації на робочому листі перед друком. Це дозволить оцінити розміщення об'єктів на аркуші паперу і зекономити папір на пробний друк. Варто звернути увагу на те, що в Excel досить вдало реалізовані функції попереднього перегляду, тобто вигляд електронної таблиці у вікні попереднього перегляду повністю відповідає тому, що буде отримано в результаті друку на поточному принтері. Вигляд інформації у вікні попереднього перегляду змінюється в залежності від характеристик поточного принтера. Наприклад, якщо на аркуші є кольорова діаграма, а поточний принтер чорно-білий, то вона відображатиметься у відтінках сірого кольору.
Викликати вікно попереднього перегляду перед друком можна вибравши команду Предварительный просмотр з пункту меню Файл. Можна також вибрати піктограму, або знаходячись у вікні встановлення параметрів сторінки натиснути командну кнопку Просмотр. В будь-якому випадку з'являється вікно, більшу частину якого займає ділянка перегляду, в якій зображено аркуш із інфомацією, що буде роздрукована. Верхній рядок вікна попереднього перегляду займає меню, яке містить такі командні кнопки:
Далее - переглянути наступний друкований аркуш;
Назад - переглянути попередній друкований аркуш;
Масштаб - наблизити зображення аркуша для детального перегляду. Аналогічну дію можна виконати, зафіксувавши курсор миші у вигляді лупи на аркуші;
Печать - перехід у вікно друку документу;
Страница - перехід у вікно встановлення параметрів сторінки;
Поля - встановити поля та відстані до колонтитулів в ручному режимі. При цьому потрібно курсором миші перейти до відповідної межі і коли він набуде вигляду двонаправлених стрілок, перемістити межу в інше положення;
Разметка страницы - дозволяє перейти в режим перегляду електронної таблиці - розмітка сторінок. При цьому інформація відображається поділеною на сторінки відповідного формату;
Закрыть - закрити вікно попереднього перегляду;
Справка - викликати допомогу по вікні попереднього перегляду.

3. Друк робочих книг.
Впевнившись, у відповідності вигляду документу у вікні попереднього перегляду до потрібного користувачеві, можна розпочинати його друк на принтері. Для цього бажано, викликати вікно друку, вибравши командну кнопку Печать у вікні попереднього перегляду. Це вікно можна також викликати командою Печать у пункті меню Файл, або в контекстному меню головного меню Excel, a також комбінацією клавіш Ctrl+P.
Для друку документів використовується також піктограма, але при цьому вікно Печать не викликається, а друк розпочинається відразу із параметрами за замовчуванням (ці параметри будуть описані нами пізніше).
Вікно друку електронних таблиць досить схоже на вікно друку документів текстового процесора Word. Вікно складається з чотирьох розділів:
Принтер призначений для вибору принтера і вказання його параметрів;
Печатать призначений для встановлення кількості друкованих акрушів, які будуть виводитись на друк. При цьому можна вибрати одну з опцій:
- все всі сторінки (встановлено за замовчуванням),
- страницы с ... по... -вказати діапазон сторінок з якої і до якої .друкувати;
Вывести на печать дозволяє вказати, що саме друкувати:
- выделенный диапазон)- тільки виділені комірки, та об'єкти на робочих листах,
- выделенные листы - тільки поточний аркуш, або кілька відмічених робочих аркушів,
- всю книгу - повністю всю робочу книгу.
Копии встановлює кількість екземплярів кожного аркуша, що потрібно роздрукувати та порядок друкування копій.
Після того, як всі потрібні параметри встановлені, можна натиснути командну кнопку Ok для того, щоб розпочати процес друку на принтері.
У випадку, коли часто доводиться друкувати певну ділянку комірок, зручно встановити ділянку робочого аркуша для друку. Для цього потрібно відмітити певний діапазон комірок і в пункті меню Файл вибрати підпункт Область печати, а в ньому - команду Задать. Якщо встановлена ділянка друку вже неактуальна, то для того, щоб зняти ділянку друку, потрібно вибрати в пункті меню Файл підпункт Область печати і в ньому команду Убрать.

13 EMBED PBrush 1415
Мал.1.2. Частина вікна робочої книги зі смугами прокрутки

13 EMBED PBrush 1415
Мал. 1.3. Перелік можливостей відображення значків


13 EMBED PBrush 1415
Мал. 1.5. Приклад створеного коментара

13 EMBED PBrush 1415
Мал. 1.8. Діалогове вікно Добавление ячеек

13 EMBED PBrush 1415
Мал. 1.9. Діалогове вікно Удаление ячеек





Root Entry

Приложенные файлы

  • doc 18814221
    Размер файла: 5 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий