Инфа — MS Word _Работа с электронными документа..


Министерство образования и науки
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Т.А. Козелецкая
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ И МЕНЕДЖМЕНТЕ
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
В СРЕДЕ MICROSOFT OFFICE’2007
Учебное пособие
Санкт-Петербург
Издательство Политехнического университета
2012
Министерство образования и науки
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Т.А. Козелецкая
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ И МЕНЕДЖМЕНТЕ
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
В СРЕДЕ MICROSOFT OFFICE’2007
Учебное пособие
Санкт-Петербург
Издательство Политехнического университета
2012
УДК 004.912
ББК
К о з е л е ц к а я Т. А. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ И МЕНЕДЖМЕНТЕ. Работа с электронными документами в среде Microsoft Office: учеб. пособие. – СПб: Изд-во Политехн. ун-та, 2012. – 122 с.
Учебное пособие соответствует федеральному государственному образовательному стандарту дисциплины «Информационные системы в экономике» направления бакалаврской подготовки 080100.62 «Экономика» и дисциплины «Информационные технологии в менеджменте» направления подготовки бакалавров 080200.62 «Менеджмент».
В первой части пособия в полном объеме представлен текстовый редактор MS Word’2007. Рассмотрены вопросы создания от простейших до самых сложных документов, приемы их эффективного редактирования, теоретические и практические рекомендации по работе в MS Word.
Во второй части пособия рассматриваются различные варианты взаимодействия отдельных приложений Microsoft Office’2007 и предлагается решение ряда офисных задач.
Пособие предназначено для студентов второго курса Международной высшей школы управления, изучающих в третьем семестре дисциплины «Информационные системы в экономике» и «Информационные технологии в менеджменте» в рамках бакалаврской подготовки.
Табл. 2, Рис. 8, Библиогр.: 4 назв.
Печатается по решению редакционно-издательского совета Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.
©Козелецкая Т.А., 2012
©Санкт-Петербургский государственный
ISBN политехнический университет, 2012
Часть 1. Текстовый редактор microsoft Office WORD’2007Microsoft Word – это многофункциональная программа обработки текстов. Иллюстрации и тексты многих форматов могут быть импортированы в MS Word из других программ и встроены в текст документа. В результате они становятся частью текстового файла, продолжая существовать в виде файлов в формате породившей их программы. Поэтому текстовые фрагменты и иллюстрации в любое время могут быть обработаны (актуализированы) с помощью родительской программы. Это возможно благодаря технологии объектного связывания и встраивания OLE (Object Linking and Embedding), поддерживаемой редактором MS Word.
MS Word реализован в соответствии с о стратегией разработки программных средств фирмы Microsoft: при создании документов целый ряд процедур форматирования и редактирования выполняется автоматически (команды Автотекст, Правописание, Автоформат, Автоформат таблиц, Библиотека стилей и т.д.). Основные идеи этой стратегии реализованы и в других продуктах фирмы Microsoft: MS Excel, MS Access, MS PowerPoint. Кроме этого в MS Word имеется система ассистентов (Мастеров). Такие вспомогательные программы позволяют существенно упростить процесс создания документов, факсов, писем, брошюр, рукописей, тезисов и т.д.
Таким образом, редактор MS Word наряду с типичными для своего класса программ свойствами обладает рядом характеристик, присущих только настольным издательским системам – DTP (от англ. DeskTop-Publishing).
Целью проведения лабораторных занятий по дисциплинам «Информационные системы в экономике» и «Информационные технологии управления» является закрепление теоретических вопросов и развитие практических навыков работы в текстовом редакторе MS Word’2007. На лабораторных занятиях осуществляется подготовка к выполнению курсового проекта по этой дисциплине.
В первой части пособия предлагаются следующие темы работ:
Настройка редактора MS Word 2007. Создание и сохранение документов.
Работа с текстом. Режимы отображения документа. Перемещение и копирование текста.
Форматирование символов и абзацев. Списки, заливки и границы.
Перемещение по документу. Использование разделов. Создание колонтитулов.
Специальные средства редактирования. Использование переносов и синонимов. Работа с буфером обмена. Экспресс-блоки.
Использование стилей для форматирования документов. Создание таблиц.
Формулы. Многоуровневые заголовки и оглавление. Сноски.
Лабораторная работа считается выполненной после удовлетворительных ответов на контрольные вопросы преподавателя.
1.1. Настройка редактора MS Word 2007. Создание и сохранение документовMicrosoft Word предлагает для работы с документами мощные и удобные для использования инструменты (средства редактирования: возможность удалить, скопировать или вставить фрагмент текста; средства форматирования и изменения структуры документа; функция проверки грамматики и орфографии текста). При этом вы можете работать одновременно с несколькими документами Word и другими программами Microsoft Office, вставлять в документ рисунки, таблицы и диаграммы и при желании публиковать их в Web.
Настройка редактора Word 2007С помощью команды Пуск\Все программы\Microsoft Office\Microsoft Word (или ярлыка на рабочем столе) запустите MS Word.
Офисное приложение Microsoft Word’2007 основано на ленточном интерфейсе. Лента идет вдоль верхней части окна приложения, вместо традиционных панелей инструментов.
С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Настройка ленты не предусмотрена: содержание каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область окна, ленту можно скрыть (свернуть).
Введите текст: М-с Нина Валерио и нажмите <Enter>.
Сверните ленту. Для этого:
нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа (см. Рис. 1);

Рис. 1. Сворачивание ленты.
в меню выберите команду Свернуть ленту. В результате лента будет скрыта, а названия вкладок останутся.
Используйте ленту в свернутом состоянии. Для этого:
при свернутой ленте выделите введенный Вами текст;
щелкните вкладку Главная и в группе Шрифт выберите размер шрифта 14. После выбора размера шрифта лента снова свернется.
Существует еще несколько способов для восстановления (скрытия) ленты:
для восстановления ленты дважды щелкните нужную вкладку. Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки;
чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш <CTRL>, <F1>;
воспользуйтесь командой Настройка панели быстрого доступа\Свернуть ленту.
Кнопка OfficeКнопка Office расположена в левом верхнем углу окна. При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов, а также команда для настройки параметров приложения (Параметры Word).
С помощью кнопки Office сохраните файл в своей папке, задав ему имя Письмо. Для этого воспользуйтесь командой Office\Сохранить как\Документ Word.
Мини-панель инструментовМини-панель отображается автоматически при выделении фрагмента документа. Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель. При наведении указателя мыши мини-панель отображается ярко. Состав элементов мини-панели инструментов постоянный и неизменный.
Используя мини-панель присвойте введенному тексту шрифт Arial. Для этого:
выделите текст М-с Нина Валерио. В правом верхнем углу отобразится полупрозрачная мини-панель инструментов;
наведите указатель мыши на мини-панель и выберите шрифт Arial;
для завершения форматирования щелкните указателем в любом месте документа.
Панель быстрого доступаКроме ленты к графическому интерфейсу окна приложения Word’2007 относится Панель быстрого доступа, которая размещена справа от кнопки Office.
По умолчанию панель содержит три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, размещая на ней новые элементы или удаляя существующие.
Добавьте на панель быстрого доступа кнопки Предварительный просмотр и Параметры страницы. Для этого:
щелкните по кнопке Настройка панели быстрого доступа, откроется соответствующее диалоговое окно, в котором щелкните на команде Предварительный просмотр. В результате пиктограмма этой команды появится на Панели быстрого доступа;
снова щелкните по кнопке Настройка панели быстрого доступа и в открывшемся диалоговом окне выберите команду Другие команды (или воспользуйтесь командой Office\Параметры Word\Настройка). Откроется диалоговое окно Параметры Word, в правой части которого будет размещена область Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш;
в поле со списком Выбрать команды из укажите Вкладка «Разметка страницы» (или Все команды), а в списке расположенном ниже найдите и дважды щелкните по команде Параметры страницы;
щелкните по кнопке <Ok>. В результате кнопка Параметры страницы появится на Панели быстрого доступа.
Кроме этого, добавить команду на Панель быстрого доступа можно с помощью контекстного меню любой кнопки, помещенной на Ленте.
С помощью контекстного меню добавьте на Панель быстрого доступа кнопку Пустая страница, расположенную на вкладке Вставка (группа Страницы). Для этого:
щелкните по вкладке Вставка;
в группе Страница найдите кнопку Пустая страница. Щелкните по ней правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в котором выберите команду Добавить на панель быстрого доступа.
По умолчанию Панель быстрого доступа размещена над Лентой, но ее можно разместить под Лентой.
Разместите Панель быстрого доступа под лентой. Для этого воспользуйтесь командой Настройка панели быстрого доступа\Разместить под лентой.
Удалите с Панели быстрого доступа кнопку Сохранить. Для этого щелкните по этой кнопке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Удалить с панели быстрого доступа.
Сбросьте все внесенные Вами изменения на Панель быстрого доступа. Для этого:
выполните команду Настройка панели быстрого доступа\Другие команды;
в открывшемся диалоговом окне Параметры Word щелкните по кнопке Сброс. Откроется окно Сброс настроек, в котором кликните по кнопке Да, а затем <Ok>. В результате на Панели быстрого доступа будут сброшены все пользовательские установки.
В MS Word для запуска команд можно использовать назначенные пользователем клавиши.
Для выполнения команды Выбор масштаба отображения назначьте сочетание клавиш <Ctrl>, <S>. Для этого:
выполните команду Настройка панели быстрого доступа\Другие команды;
в открывшемся окне Параметры Word в области Сочетание клавиш щелкните по кнопке Настройка, откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры;
в области Категории выберите Вкладка «Вид», а в области Команды – OutlookViewZoom;
щелкните в области Новое сочетание клавиш и на клавиатуре нажмите клавиши <Ctrl> и <S>;
нажмите кнопки Назначить, Закрыть, а затем <Ok>.
Проверьте, как работает запуск команды с помощью сочетания клавиш. Для этого нажмите клавиши <Ctrl> и <S>. В результате MS Word откроет окно Масштаб. Закройте это окно.
Если требуется отменить все назначения клавиш, то необходимо в диалоговом окне Настройка клавиатуры щелкнуть по кнопке Сброс. В результате будут удалены все сочетания, присвоенные командам, макросам и стилям.
Кроме этого, любую команду, которая используется на ленте, можно вызвать с помощью клавиши доступа. Большинство команд можно выбрать нажатием от двух до четырех клавиш. Если нажать и отпустить клавишу <Alt>, то над инструментами появятся подсказки для клавиш доступа.
Строка состоянияРассмотрим средства настройки строки состояния. Строка состояния находится в нижней части окна приложения MS Word. В левой области строки состояния пользователь всегда видит номер текущей страницы, общее число страниц и слов, используемый язык. В правой части расположены кнопки для переключения режима просмотра документа и выбора масштаба.
Добавьте на строку состояния информацию о номере строки документа и номере столбца, где в текущий момент находится курсор мыши. Для этого подведите указатель к строке состояния и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется диалоговое окно Настройка строки состояния, в котором выберите команды Номер строки и Столбец. В результате выбранные команды появятся на строке состояния.
Ввод и редактирование текстаПосле введенного Вами обращения добавьте текст (адрес письма):
Пасифик Букс <Enter>
155 Сашум Стрит <Enter>
Сан-Франциско, СА, 94104 <Enter>, <Enter>
Далее введите Уважаемая м-с Валерио! и дважды нажмите клавишу <Enter>.
Введите абзац текста:
Я получила истинное наслаждение от нашей утренней беседы относительно предстоящей рекламной кампании для «Пасифик Букс». Как Вам известно, наше агентство предоставляет полный объем услуг в области общественных отношений и использует в работе с клиентами командный подход. Каждый член команды специализируется в определенной области, что дает возможность выбора из широкого круга профессионалов. Вскоре мы сформируем команду и в начале недели организуем ее встречу с Вашими представителями.
Исправление ошибокКак видите, некоторые слова и фразы в тексте подчеркнуты зелеными и красными волнистыми линиями, которые отмечают возможные грамматические и орфографические ошибки. Это означает, что функция проверки правописания активизирована. Функция Проверка орфографии и грамматики не только отмечает ошибки в тексте, но и помогает их исправить. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове, появится контекстное меню, в котором представлен список вариантов правильного написания помеченного слова.
Перейдите в начало документа. Для этого нажмите клавиши <Ctrl>, <Home>.
Щелкните правой кнопкой мыши на слове Сашум. Появится контекстное меню проверки правописания.
Щелкните по кнопке Пропустить все. Красная волнистая линия под словом Сашум исчезнет. Теперь автоматический контроль правописания будет всегда пропускать это слово.
Проделайте аналогичные действия со словами Пасифик и Валерио.
Использование функции АвтозаменыДобавьте элемент автозамены – символы пб, чтобы автоматизировать ввод часто используемого фрагмента текста: Пасифик Букс. Для этого:
выделите слова Пасифик Букс;
выполните команду Кнопка Office\Параметры Word\Правописание\Параметры автозамены. В результате откроется окно Автозамена;
в поле Заменить введите пб;
в поле На уже будут размещены слова Пасифик Букс;
щелкните по кнопке Добавить, затем нажмите <Ok>.
С помощью клавиш <Ctrl>, <End> перейдите в конец документа.
Создайте две пустые строки.
Введите текст: Первым этапом нашей деятельности для пб.
Нажмите клавишу для ввода пробела. При этом символы пб будут заменены на Пасифик Букс.
Продолжите ввод текста: является создание имиджа компании. Мы уверены, что исследования в этом направлении закладывают краеугольный камень в основание успешной работы компании. Нажмите <Enter>, <Enter>.
Для временного отключения функции Автозамена необходимо выполнить команду Кнопка Office\Параметры Word\Правописание\Параметры автозамены и уберать флажок в поле Заменять при вводе.
Удалите созданную вами автозамену (команда Кнопка Office\Параметры Word\Правописание\Параметры автозамены, кнопка Удалить).
Символы форматированияПри печати документа в его текст вставляются специальные символы (т.е. символы форматирования) – маркер абзаца (¶) и символ пробела (•). Эти символы называют также непечатаемыми, так как они не отображаются при печати документа.
С помощью кнопки Отобразить все знаки, расположенной во вкладке Главная, в группе Абзац, отобразите в тексте непечатаемые символы.
С помощью клавиши Delete удалите в тексте между двумя абзацами лишнюю строку.
Перед словами Мы уверены, что исследования введите текст Аналитическая стадия включает в себя изучение рынка и предпочтений клиентов.
Замените слова Аналитическая стадия включает на Следующий этап преимущественно включает. Для этого:
выделите слова, которые требуется заменить;
введите требуемый текст.
Сохраните изменения в этом файле и закройте MS Word.
1.2. Работа с текстом. Режимы отображения документа. Перемещение и копирование текстаДля выполнения лабораторной работы вам потребуются учебные файлы Книжная_ярмарка и Логотип.
Скопируйте файл Книжная_ярмарка, который находится в папке !INFORMATIKA\Word, в свою папку.
Запустите MS Word и откройте учебный файл Книжная_ярмарка.
Выведите на экран символы форматирования (непечатаемые символы).
Изменение масштаба отображения документаИзменить масштаб отображения документа можно при работе в любой вкладке MS Word. Минимальный масштаб отображения - 10 %, максимальный - 500 %.
Если линейка масштаба не отображается, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб.
Существует несколько способов изменения масштаба:
на линейке масштаба, расположенной в правой части строки состояния, щелкнуть по кнопке со знаком + (увеличить) или по кнопке со знаком - (уменьшить);
перетаскиванием ползунка линейки масштаба;
на вкладке Вид, в группе Масштаб нажать нужную кнопку: 100%, Одна страница, Две страницы или По ширине страницы;
на вкладке Вид нажать кнопку Масштаб и в диалоговом окне Масштаб установить требуемый масштаб отображения документа;
Используя любой из перечисленных выше способов, в файле Книжная_ярмарка измените масштаб до значения 150%.
Выбор и настройка режимов отображения документаMS Word предлагает несколько режимов просмотра документов на экране. Выбор режима зависит от типа документа и выполняемой работы.
Выбрать режим просмотра документа можно при работе в любой вкладке MS Word. Ярлыки режимов просмотра документа обычно расположены в правой части строки состояния. Если ярлыки не отображаются, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выбрать команду Ярлыки режимов просмотра.
Кроме этого переключаться между режимами просмотра документа можно во вкладке Вид, группа Режимы просмотра документа.
Настройка режима Разметка страницыНаиболее часто используемый режим просмотра документа - Разметка страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице. Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами. Именно этот режим устанавливается по умолчанию в MS Word.
Скройте верхнее и нижнее поля документа. Для этого поместите указатель мыши на начало или конец страницы так, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки, а затем дважды щелкните левой кнопкой мыши.
Используя флажок Линейка на вкладке Вид скройте линейку, а затем отобразите ее обратно, щелкнув кнопку Линейка в верхней части вертикальной полосы прокрутки.
Настройка режима ЧтениеРежим чтения предназначен для чтения документа на экране компьютера. В этом режиме можно также отображать документ в том виде, в каком он будет выведен на печать. В этом режиме можно и редактировать текст, делать пометки, добавлять примечания, работать в режиме записи исправлений.
Отобразите документ в режиме чтения, используя соответствующую кнопку на вкладке Вид, группа Режимы просмотра документа.
Настройте параметры режима чтения. Для этого щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана и выберите следующие команды меню:
увеличить размер шрифта (этот размер отображается только в режиме чтения и не влечет изменений фактического размера шрифта);
показать две страницы.
Просмотрите документ в режиме предварительного просмотра. Для этого щелкните по кнопке Параметры просмотра и выполните команду Показать печатную страницу.
В режиме предварительного просмотра нельзя изменить масштаб просмотра, но можно управлять отображением полей страницы.
Отобразите поля страницы. Для этого щелкните по кнопке Параметры просмотра, затем по команде Параметры полей\Показать поля. В обычном режиме чтения данная команда недоступна.
Режим предварительного просмотра запоминается. После выхода из режима чтения и последующем переходе к режиму чтения он опять будет автоматически установлен.
Откажитесь от отображения документа в режиме предварительного просмотра. Для этого щелкните по кнопке Параметры просмотра и выберите команду Показать печатную страницу.
По умолчанию в режиме чтения нельзя редактировать документ, но при необходимости можно включить режим редактирования.
Некоторые дополнительные параметры режима чтения можно использовать, если щелкнуть по кнопке Сервис в левом верхнем углу экрана. Например, можно воспользоваться поиском в документе, создать примечание, выделить текст цветом.
В тексте найдите слова милых сердцу читателя и попробуйте удалить их. Для этого:
щелкните по кнопке Сервис в открывшемся списке выберите команду Найти. Откроется диалоговое окно Найти и заменить;
в поле Найти введите текст милых сердцу читателя и щелкните по кнопке Найти далее. Закройте окно Найти и заменить. В результате в тексте документа MS Word выделит искомые слова;
для удаления найденного текста щелкните по клавише <Del>. Редактирования не произойдет.
Задайте возможность редактирования документа в режиме чтения и удалите слова милых сердцу читателя. Для этого щелкните по кнопке Параметры просмотра и выберите команду Разрешить ввод. Далее выделите и удалите требуемый текст.
Режим редактирования распространяется на все документы, для которых устанавливается режим чтения, а также запоминается и автоматически устанавливается при повторном переходе к режиму чтения.
Закройте режим чтения. Для этого нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна (или клавишу <Esc>).
Настройка режима Веб-документРежим Веб-документ обеспечивает представление документа в том виде, который он будет иметь при просмотре в Web-обозревателе, а также для отображения электронных документов, предназначенных только для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя.
Перейдите в режим Веб-документ и просмотрите, как будет выглядеть файл Книжная_ярмарка в этом режиме.
Настройка режима СтруктураВ режиме структуры можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст перетаскиванием заголовков. Кроме этого, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей. Но при этом не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. В режиме Структура документа появляется новая вкладка - Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту вкладку вывести невозможно.
Отобразите файл Книжная_ярмарка в режиме Структура.
В открытом документе сверните весь текст и просмотрите только заголовки. Для этого во вкладке Структура, в группе Работа со структурой щелкните по стрелке раскрывающегося списка Показать уровни и выберите самый нижний из уровней заголовков, которые требуется отобразить – Уровень3.
Заново отобразите весь текст. Для этого в раскрывающемся списке Показать уровни выберите параметр Все уровни.
Сверните весь текст, кроме первой строки каждого абзаца. Для этого во вкладке Структура (группа Работа структурой) установите флажок Показать только первую строку. Многоточие (...) после первой строки указывает на то, что остальные строки свернуты.
Отобразите весь текст документа, сняв флажок Показать только первую строку.
Сверните все подзаголовки и основной текст, следующие после заголовка Порядок проведения. Для этого дважды щелкните символ структуры около заголовка Порядок проведения (см. Рис. 2).

Рис 2. Свертывание текста под заголовком.
Для отображения всех подзаголовков и основного текста обратно, еще раз дважды щелкните мышью символ структуры.
Для скрытия и отображения подзаголовков и основного текста под заголовком можно также воспользоваться кнопками Развернуть и Свернуть вкладки Структура (группа Работа со структурой).
Переместите заголовок Расписание мероприятий на один уровень вниз. Для этого щелкните мышью на заголовке и воспользуйтесь кнопкой Понизить уровень, расположенной во вкладке Структура (группа Работа со структурой).
Отобразите документ в режиме Разметка страницы.
Настройка режима ЧерновикРежим Черновик удобен для ввода, редактирования и оформления текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы - в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты, для которых не установлено обтекание в тексте, в этом режиме не отображаются.
Скопируйте в свою папку файл Письмо_клиенту, который находится в папке !INFORMATIKA\Word.
Откройте учебный файл Письмо_клиенту.
Отобразите документ Письмо_клиенту в режиме Черновик, используя соответствующий ярлык, расположенный в правой части строки состояния. В результате рисунок, расположенный в начале письма отображаться не будет.
Перейдите в режим Разметка страницы и закройте документ.
Просмотр документовОдновременный просмотр различных частей документаДля просмотра различных частей документа, можно разделить окно по вертикали на отдельные области.
В документе Книжная_ярмарка разделите окно на две области. Для этого наведите указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки и, когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите вешку вниз (см. Рис. 3).

Рис. 3. Расположение вешки.
Для разделения окна можно также во вкладке Вид в группе Окно нажать кнопку Разделить.
При необходимости границу разделения можно перемещать перетаскиванием.
Отмените режим разделения. Для этого дважды щелкните по границе разделения (или во вкладке Вид в группе Окно нажмите кнопку Снять разделение).
Просмотр нескольких документов одновременноСкопируйте в свою папку файл Ярмарка, который находится в папке !INFORMATIKA\Word.
Откройте учебный файл Ярмарка.
Просмотрите одновременно два файла: Книжная_ярмарка и Ярмарка. Для этого:
во вкладке Вид в группе Окно нажмите кнопку Рядом. Откроется диалоговое окно Сравнить рядом;
в открывшемся окне выберите документ Книжная_ярмарка, который будет отображаться одновременно с текущим, и нажмите кнопку <Ok>. В окне два документа будут расположены рядом.
Одновременно активным может быть только один документ. Заголовок окна активного документа выделен более ярким цветом. Для перехода к окну другого документа щелкните в любом месте этого окна.
По умолчанию установлена синхронная прокрутка документов, что позволяет при прокрутке одного документа одновременно прокручивать и другой документ.
Просмотрите синхронно оба документа.
Если такой режим не требуется, щелкните по кнопке Синхронная прокрутка, расположенной во вкладке Вид, группа Окно.
Для окончания одновременного просмотра двух документов нажмите кнопку Рядом.
Режим одновременного просмотра двух документов автоматически прекращается при закрытии одного из документов.
Для одновременного просмотра всех открытых документов в группе Окно вкладки Вид нажмите кнопку Упорядочить все.
Закройте файл Ярмарка.
В документе Книжная_Ярмарка перейдите к обычному отображению документов. Для чего окно этого файла разверните на весь экран.
Перемещение и копирование текста с помощью мышиСуществует несколько способов перемещения и копирования текста. Один из способов называется «перетащить-и-оставить»: с помощью мыши можно выделить фрагмент текста и перетащить его в другое место документа. Перетаскивание текста представляет собой наиболее эффективный способ перемещения или копирования в тех случаях, когда исходное и конечное положения текста находятся в пределах одного экрана.
С помощью команды Справка найдите раздел справки Выделение текста и внимательно его прочитайте.
В файле Книжная_ярмарка измените масштаб отображения текста на экране (вкладка Вид, группа Масштаб, кнопка По ширине страницы).
Выделите и переместите заголовок Порядок проведения перед заголовком Расписание мероприятий. Для этого:
прокрутите документ таким образом, чтобы заголовки Порядок проведения и Расписание мероприятий оказались в одном окне;
выделите заголовок Порядок проведения;
поместите указатель мыши на выделенный заголовок, нажмите и удерживайте кнопку мыши;
перетащите прямоугольный указатель в позицию перед заголовком Расписание мероприятий и отпустите кнопку мыши;
щелкните в любом месте текста вне выделенного фрагмента, чтобы отменить выделение.
Используя клавиатуру и мышь, скопируйте текст. Для этого:
прокрутите документ таким образом, чтобы полностью отобразить раздел Расписание мероприятий;
в строке, которая начинается со слов Монологи у микрофона, выделите текст Театральный павильон, (включая запятую);
нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>;
укажите на выделенный текст и затем нажмите и удерживайте кнопку мыши;
перетащите точечный прямоугольный курсор в позицию после слов Театральные постановки в разделе Расписание мероприятий;
отпустите кнопку мыши и клавишу <Ctrl>;
щелкните в любом месте текста вне выделенного фрагмента, чтобы отменить выделение.
Отмена и повторение измененийКнопки Отменить и Вернуть, расположенные на панели Быстрого доступа позволяют отменить или повторить внесенные в документ изменения.
Можно сразу отменить несколько действий, для чего необходимо щелкнуть на стрелке кнопки Отменить. Откроется список действий, которые следуют в порядке, обратном тому, в котором они происходили. Существуют команды, не подлежащие отмене: сохранение, печать, открытие и создание документа.
Отмените результаты копирования текста (кнопка Отменить, панель Быстрого доступа или клавиши <Ctrl>, <Z>).
Повторите действие, которое только что отменили, для чего воспользуйтесь кнопкой Вернуть на панели Быстрого доступа.
Отмените все изменения, для чего на панели Быстрого доступа щелкните на стрелке кнопки Отменить, и выделите все необходимые действия.
Повторите все изменения (в списке выделите только необходимые верхние действия).
В результате выполнения пп. 42–45 документ должен выглядеть так же, как и после выполнения задания из п. 41.Использование кнопок для перемещения и копирования текстаЕсли нужно переместить фрагмент текста в положение, которое не отображается в окне документа, можно воспользоваться кнопками вкладки Главная, группы Буфер обмена. Кнопка Вырезать удаляет выделенный текст из документа и помещает его на хранение в область памяти, называемую буфером. Чтобы скопировать текст, воспользуйтесь кнопкой Копировать, которая также помещает выделенный фрагмент в буфер, не изменяя при этом текст документа. Кнопка Вставить вставляет содержимое буфера в позицию, заданную положением курсора.
Переместите текст, который начинается со слов Если Вас привлекает идея в начало абзаца перед словами Конкурс будет продолжаться все три дня. Для этого:
используя комбинацию клавиш <Ctrl>, <Home> перейдите в начало документа и во втором абзаце выделите предложение, которое начинается со слов Если Вас привлекает идея;
с помощью кнопки Вырезать (или комбинации клавиш <Ctrl>, <X>) запомните выделенное предложение в буфер;
прокрутите документ, пока не увидите на второй странице заголовок Конкурс двойников писателей;
щелкните в начале абзаца перед словами Конкурс будет продолжаться все три дня и с помощью соответствующей кнопки (или комбинации клавиш <Ctrl>, <V>) вставьте вырезанный текст из буфера. Разделите предложения пробелом.
Используя соответствующие кнопки, скопируйте и вставьте заголовок Доклады: День первый (23.07) перед абзацем, который начинается словами Марджори Скот.
Вставьте тот же самый заголовок перед абзацем, начинающийся словами Стефен Пенс.
Отредактируйте новые заголовки следующим образом:
в первом из двух новых заголовков (над Марджори Скот) замените слово первый на второй;
в дате поставьте вместо цифры 3 цифру 4. При этом текст первый (23/07) заменится на второй (24/07);
во втором новом заголовке (над Стефен Пенс) вместо слова первый поставьте слово третий. В дате вместо 3 введите 5. Текст первый (23/07) заменится на третий (25/ 07).
Эффективные способы перемещения по документуИспользование клавиатурыПроверьте, как работают следующие способы перемещения по документу:
перевод курсора на одно слово вправо – комбинация клавиш <Ctrl>, <→>;
на одно слово влево – комбинация <Ctrl>, <←>;
перевод курсора к началу следующего абзаца – <Ctrl>, <↓>;
к началу текущего абзаца – <Ctrl>, <↑>;
перевод курсора на следующую страницу – комбинация клавиш <Ctrl>, <PgUp>; на предыдущую страницу: <Ctrl>, <PgDn> (эти комбинации клавиш клавиатуры не всегда работают именно так);
перевод курсора в начало документа к самому первому символу: <Ctrl>, <Home>;
перевод курсора к концу документа к самому последнему символу: <Ctrl>, <End>.
Некоторые дополнительные возможности имеются при перемещении курсора по тексту, оформленному в несколько колонок. Комбинация левой клавиши клавиатуры <Alt> и <↓> переводит курсор к началу следующей колонки, а левой клавиши <Alt> и <↑> – к началу предыдущей колонки.
Перемещение текста в отдаленное место с помощью режима Схема документаПри перемещении текста на несколько страниц удобно воспользоваться режимом Схема документа, который позволяет избежать излишней прокрутки документа.
Во вкладке Вид в группе Показать или скрыть установите флажок Схема документа. В результате слева откроется окно, в котором будут расположены все заголовки документа.
С помощью Схемы документа перейдите на начало документа.
Переместите весь раздел, начиная с заголовка Порядок проведения и заканчивая словами классиков в твердых обложках, в конец документа. Для перемещения при этом используйте левую часть документа (Схему документа).
Закройте окно Схема документа.
Сохраните внесенные в текст изменения.
Выделение фрагментов документаДля выделения текста можно использовать мышь или клавиши клавиатуры или и то, и другое одновременно.
Проверьте работу следующих способов выделения текста:
слово – дважды щелкните левой кнопкой мыши по слову;
строка текста – подведите указатель к левому краю строки так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, а затем щелкните левой кнопкой мыши;
предложение – удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкните по предложению левой кнопкой мыши;
абзац – дважды щелкните левой кнопкой мыши в любом месте абзаца;
несколько абзацев – подведите указатель к левому краю первого абзаца так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, а затем, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите указателем вверх или вниз;
большой фрагмент текста – щелкните в начале выделяемого фрагмента, прокрутите документ до конца фрагмента, а затем, удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкните в конце фрагмента;
произвольный фрагмент текста – щелкните в начале выделяемого фрагмента в тексте и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите по тексту, который нужно выделить;
весь документ – переместите указатель к левому краю текста документа так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, и щелкните трижды левой кнопкой мыши.
Снимите выделение фрагмента текста, щелкнув левой кнопкой мыши в правом поле документа.
Выделите первый и последний абзац в документе Книжная_ярмарка. Для этого:
перейдите в начало документа и выделите первый абзац;
щелкните и удерживайте клавишу <Ctrl>;
с помощью вертикальной полосы прокрутка перейдите в конец документа и выделите последний абзац;
просмотрите полученный результат и сбросьте выделение.
Выделите первую страницу файла Книжная_ярмарка. Для этого:
перейдите на первую страницу документа;
во вкладке Главная группы Редактирование щелкните по стрелке кнопки Найти и выберите команду Перейти (или нажмите клавишу клавиатуры <F5>);
во вкладке Перейти диалогового окна Найти и заменить введите команду \page и нажмите кнопку Перейти. В результате будет выделено всё содержимое текущей страницы;
снимите выделение.
В тексте документа выделите все заголовки, отформатированные стилем Заголовок 2. Для этого:
выделите заголовок Порядок проведения;
щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Стили;
в открывшемся списке щелкните по команде Выделить текст, имеющий такой же формат. В результате в тексте документа будут выделены все заголовки, которым присвоен стиль Заголовок 2;
отмените выделение.
Для выделения вертикального блока текста, удерживая нажатой клавишу <Alt>, проведите указателем мыши по тексту.
Как связать два документаДля того чтобы связать два документа, удобно воспользоваться функцией MS Word, называемой Специальной вставкой. С помощью этой функции можно вставить в документ любой объект, связав его с документом, содержащим данный объект. Благодаря наличию связи все изменения, внесенные в оригинал, отобразятся во вставленном объекте.
Скопируйте файл Логотип, который находится в папке !INFORMATIKA\Word, в свою папку и откройте его. Теперь у вас открыто два документа: Книжная_ярмарка и Логотип.
С помощью команды Специальная вставка свяжите два документа: скопируйте и вставьте эмблему из файла Логотип в начало документа Книжная_ярмарка. Для этого:
в документе Логотип выделите эмблему и скопируйте ее в буфер;
выведите на экран файл Книжная_ярмарка и перейдите в начало документа;
во вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните по стрелке кнопки Вставить и выберите команду Специальная вставка;
в открывшемся диалоговом окне Специальная вставка в поле Как выделите пункт Текст в формате RTF и щелкните на варианте Связать, чтобы создать связь между редактируемым и исходным документами;
щелкните на кнопке <Ok>.
Проверьте, как функционирует связь между двумя документами:
выведите на экран документ Логотип;
во вкладке Разметка страницы в группе Фон страницы щелкните по кнопке Границы страниц;
в появившемся диалоговом окне Границы и заливка во вкладке Заливка на палитре Заливка выберите любой цвет;
щелкните по кнопке <Ok>;
перейдите в файл Книжная_ярмарка, выделите текст эмблемы и щелкните правой кнопкой мыши;
в открывшемся контекстном меню выберите команду Обновить связь. В результате цвет вставленной эмблемы изменится.
Сохраните изменения в обоих документах и закройте их.
1.3. Форматирование символов и абзацев. Списки, заливки и границыДля выполнения лабораторной работы Вам потребуется учебный файл: Письмо_клиенту.
Скопируйте в свою папку файл Письмо_клиенту, который находится в папке !INFORMATIKA\Word.
Запустите MS Word и откройте учебный файл Письмо_клиенту.
Выведите на экран символы форматирования (вкладка Главная, группа Абзац, кнопка Отобразить все знаки).
Установка основных параметров шрифтаВнешний вид текста в документе можно изменить, воспользовавшись средствами форматирования, которые представлены во вкладке Главная (группа Шрифт) или на мини-панели инструментов.
По умолчанию в MS Word при создании нового документа для основного текста принят шрифт Calibri, а для заголовков – Cambria.
Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах – пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм. Минимально возможный размер шрифта 1 пт. Максимальный размер - 1638 пт. Размер шрифта можно устанавливать с точностью до 0,5 пт.
При выборе шрифта следует иметь ввиду, что не все шрифты отображают русские буквы, а некоторые шрифты вообще не отображают никаких букв (например, шрифт Webdings). В списке шрифтов шрифты, отображающие русские буквы, отмечены некоторыми характерными буквами русского алфавита.
Щелкните по вкладке Главная и в группе Шрифт откройте список шрифтов: рядом со шрифтами Arial, Arial Black и Arial Narrow будут выводиться русские буквы.
Выполните простое форматирование: в первом предложении третьего абзаца выделите слово Импульс и, воспользовавшись вкладкой Главная, группа Шрифт задайте полужирный шрифт, курсив.
Используя соответствующие кнопки мини-панели инструментов в слове Импульс измените существующий шрифт на Arial, задайте размер шрифта 10 пт и выберите цвет текста Красный. Для этого предварительно выделите слово Импульс и воспользуйтесь мини-панелью инструментов.
Для названия Пасифик Букс, расположенного в первом абзаце, установите произвольный размер шрифта 13,5 пт. Для этого выделите фрагмент текста, введите требуемое значение в поле раскрывающегося списка Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная (или мини-панели инструментов) и нажмите клавишу <Enter>.
Для изменения размера шрифта можно воспользоваться также кнопками Увеличить размер и Уменьшить размер группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов.
Используя кнопку со списком Подчеркнутый, расположенную во вкладке Главная в группе Шрифт, для обращения Уважаемая м-с Валерио! задайте штрихпунктирное подчеркивание.
С помощью кнопки Регистр (вкладка Главная, группа Шрифт) в названии Импульс, расположенном в третьем абзаце, преобразуйте строчные буквы в прописные. Для этого выделите нужный фрагмент текста, щелкните по кнопке Регистр и выберите из открывшегося списка значение Все прописные.
Используя сочетание клавиш <Shift>, <F3> для названия Пасифик Букс, расположенного в первом абзаце, установите режим Начинать с прописных. Для этого выделите фрагмент текста и щелкните по клавишам <Shift>, <F3>.
Двойной щелчок по клавишам <Shift>, <F3> задает режим Все прописные, тройной – Все строчные.
Установка дополнительных параметров шрифтаК дополнительным относятся параметры шрифта, для установки которых необходимо использовать диалоговое окно Шрифт.
Диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки. Во вкладке Шрифт устанавливаются параметры, определяющие внешний вид символов. Многие из них (шрифт, начертание, размер шрифта и т.д.) доступны в группе Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов, но некоторые видоизменения доступны только в этой вкладке.
Во вкладке Интервал устанавливаются интервалы между символами в строке, ширина символов и смещение. Все эти параметры доступны только здесь.
Видоизменение шрифтаДля текста Первым этапом, с которого начинается второй абзац документа задайте флажок Контур. Для этого
выделите текст;
во вкладке Главная щелкните по значку группы Шрифт (расположенному в правом нижнем углу группы) или щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Шрифт. Откроется диалоговое окно Шрифт;
в диалоговом окне Шрифт в области Видоизменение установите флажок Контур и щелкните по кнопке <Ok>.
Первым четырем строкам документа, содержащим адрес, присвойте видоизменение Скрытый. Для этого:
выделите нужный фрагмент текста;
откройте диалоговое окно Шрифт и в области Видоизменение установите флажок Скрытый;
во вкладке Главная в группе Абзац щелкните по кнопке Отобразить все знаки. В результате адрес станет невидимым на экране.
Для просмотра скрытого текста необходимо во вкладке Главная в группе Абзац снова нажать кнопку Отобразить все знаки. Скрытый текст будет отображен с подчеркиванием точечным пунктиром.
Изменение ширины символов шрифтаВ MS Word возможно изменение ширины символов (диалоговое окно Шрифт, вкладка Интервал, раскрывающийся список Масштаб). Увеличение масштаба используют для заголовков; уменьшение масштаба – для “подгонки” длины строк. Допустимый диапазон масштабирования символов - от 1 % до 600 %. Точность установки масштаба - 1 %.
Для абзаца, начинающегося словами Чтобы сконцентрировать усилия задайте масштаб 66 %. Для этого:
выделите нужный текст и откройте диалоговое окно Шрифт;
перейдите на вкладку Интервал и в открывающемся списке Масштаб выберите значение 66 %;
щелкните по кнопке <Ok>. В результате вся фраза будет “ужата” до длины одной строки.
Изменение интервалов между символамиВ MS Word предусмотрено изменение интервалов между символами (Разреженный или Уплотненный). Величина изменения интервалов между символами по умолчанию устанавливается в пунктах (пт), но, при желании, значение можно указать в сантиметрах или миллиметрах. Расстояние между символами можно изменять с точность до 0,05 пт или 0,01 мм.
Разреженный интервал применяют при оформлении заголовков или для выделения отдельных слов в тексте.
Уплотненный интервал используется в основном для "подбора" текста: удаления коротких последних строк абзацев. Уменьшать интервалы рекомендуется не более чем на 0,1-0,3 пт., что почти не заметно.
Для второго абзаца, начинающегося словами Первым этапом в разработке установите уплотненный на 0,1 пт. интервал. Для этого:
выделите второй абзац, щелкнув дважды левой кнопкой мыши слева от абзаца;
откройте диалоговое окно Шрифт и перейдите на вкладку Интервал;
в поле с открывающемся списком Интервал выберите вариант Уплотненный, а в счетчике На установите значение 0,1 пт;
щелкните по кнопке <Ok>. В результате длина абзаца сократиться на одну строку.
Закройте файл Письмо_клиенту, сохранив все изменения.
Использование надстрочных и подстрочных знаковСоздайте новый документ MS Word и сохраните его в свой папке под именем Лаб_3.
Используя кнопки надстрочных и подстрочных знаков, в созданный документ введите текст: 100 м3 Н2О. Для этого:
введите текст: Использование надстрочных и подстрочных знаков и щелкните по клавише <Enter>;
с новой строки наберите текст: 100 м;
щелкните по кнопке Надстрочный знак (вкладка Главная, группа Шрифт), введите число 3 и снова нажмите кнопку Надстрочный знак;
наберите текст Н2О, выделите цифру 2 и щелкните по кнопке Подстрочный знак. В результате введенный текст примет требуемый вид.
Смещение текстаВ MS Word предусмотрена возможность смещения текста, при которой текст перемещается выше или ниже основного уровня строки. Величина смещения может быть задана в пунктах, сантиметрах или миллиметрах с точностью до 0,5 пт или 0,1 мм. Смещение часто используется вместо надстрочных и подстрочных знаков (верхних и нижних индексов). Отличие заключается в том, что при этом размер смещаемых символов не изменяется.
Используя установку смещение текста вниз (или вверх) на 5 пт. введите текст: 100 м3 Н2О. Для этого:
наберите текст: Использование смещения и щелкните по клавише <Enter>;
с новой строки введите: 100 м3 Н2О;
выделите цифру 3, откройте диалоговое окно Шрифт, перейдите на вкладку Интервал и в открывающемся списке Смещение выберите значение Вверх, а в области На введите 5 пт. В результате текст примет требуемый вид;
выделите цифру 2, откройте диалоговое окно Шрифт, перейдите на вкладку Интервал и в открывающемся списке Смещение выберите значение Вниз, а в области На введите 5 пт;
сравните результаты, полученные в пунктах 17 и 18.
КернингКернинг используется для выравнивания зрительных интервалов между символами. Есть ряд букв, интервалы между которыми выглядят больше, чем есть на самом деле. Например, АУ, ГА, ТА, АТ, УД, АЧ, ЬТ и др. Установка флажка Кернинг сокращает эти интервалы. Кернинг может быть установлен для шрифтов любого размера, но особенно важно устанавливать кернинг для прописных букв крупных шрифтов.
Введите прописными буквами текст: АУ, ГДЕ ГАТЬ? УДАЧА! Щелкните по кнопке <Enter> и повторно введите этот же текст.
Задайте введенному тексту размер шрифта 18 пт.
Используя функцию кернинга во второй строке с текстом АУ, ГДЕ ГАТЬ? УДАЧА! сократите интервалы между символами. Для этого выделите текст, откройте окно Шрифт, перейдите на вкладку Интервал и установите флажок Кернинг для знаков размером. Просмотрите полученный результат.
Закройте документ Лаб_3, сохранив все изменения.
Выделение цветомФункция Выделение цветом не относится к параметрам шрифта. Однако используется при работе с текстом для привлечения внимания к каким-либо фрагментам документа. Это своего рода аналог цветного маркера, который используют при работе с бумажными документами.
Откройте файл Письмо_клиенту.
Фразу Работая с агентством Импульс, вы можете рассчитывать на: пометьте желтым цветом. Для этого:
выделите абзац с текстом Работая с агентством “Импульс”, вы можете рассчитывать на;
в группе Шрифт вкладки Главная щелкните по стрелке кнопки Цвет выделения текста и выберите желтый цвет.
Выделите текст Чтобы сконцентрировать усилия на важнейших аспектах деятельности клиента, мы выработали – и свято следуем ему – следующее кредо: красным цветом. Для этого:
на мини-панели инструментов щелкните по стрелке кнопки Цвет выделения текста и выберите красный цвет. После этого кнопка останется нажатой, а указатель мыши в тексте документа будет иметь рядом с собой изображение маркера;
щелкните по левой кнопки мыши и, удерживая ее, перемещайте курсор по тексту, выделяя нужный фрагмент документа;
по окончании выделения нажмите кнопку Цвет выделения текста или клавишу клавиатуры <Esc>.
Для снятия цветового выделения с фрагмента текста следует его выделить, щелкнуть по треугольнику в правой части открывающейся кнопки Цвет выделения текста и в палитре выбрать режим Нет цвета.
Оформление буквицыБуквица (большая заглавная буква) применяется в начале документа или главы. По умолчанию буквица оформлена тем же шрифтом, что и абзац, а ее высота составляет три строки текста.
Первую букву абзаца, начинающегося словами Я получила громадное удовольствие, оформите в виде буквицы и настройте ее параметры. Для этого:
щелкните в любом месте абзаца, который должен начинаться с буквицы;
во вкладке Вставка в группе Текст щелкните по кнопке Буквица и выберите положение буквы В тексте. При наведении указателя мыши на выбираемый вариант срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается с буквицей;
для настройки параметров буквицы в меню кнопки Буквица выберите команду Параметры буквицы. Откроется диалоговое окно Буквица;
в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт Franklin Gothic Book, в счетчике Высота в строках укажите количество строк 2, а в счетчике Расстояние от текста введите значение 0,3 см.
Буквица размещается в специальной рамке. Для выделения рамки сначала щелкните левой кнопкой мыши по буквице, после чего вокруг буквы появится пунктирная рамка, затем щелкните по этой рамке так, чтобы на рамке появились маркеры. После этого можно изменять параметры шрифта буквы в буквице; перетаскиванием маркеров можно изменить размер рамки. Кроме того, ухватившись за рамку буквицы, ее можно переместить в любое место.
Если в начале абзаца выделить только его первое слово, то все это слово будет оформлено как буквица.
Для удаления оформления абзаца с буквицей щелкните внутри абзаца и в меню кнопки Буквица выберите вариант Нет.
Копирование форматаЕсли слово, которое требуется форматировать, встречается в тексте несколько раз, то вместо того, чтобы каждый раз выделять текст и повторять всю процедуру форматирования, можно скопировать формат, а затем наложить его на любой выделенный фрагмент. Для того чтобы воспользоваться функцией Формат по образцу нужно:
выделить текст, формат которого предполагается копировать;
щелкнуть на кнопке Формат по образцу (вкладка Главная, группа Буфер обмена или мини-панель инструментов);
выделить текст, который необходимо форматировать.
С помощью кнопки Формат по образцу (вкладка Главная, группа Буфер обмена) отформатируйте в тексте все встречающиеся слова Импульс. После окончания форматирования отключите кнопку Формат по образцу.
Установка параметров абзацевПонятие абзацаАбзацем называют фрагмент текста от одного нажатия клавиши <Enter> до следующего. Абзацем также является фрагмент от начала документа до первого нажатия клавиши <Enter>. В ячейках таблицы абзацем является фрагмент от начала ячейки до ближайшего нажатия клавиши <Enter> или знака конца ячейки.
Абзацы могут иметь разный размер: от одной строки до любого количества строк. Может существовать пустой абзац, не содержащий текста. При выделении абзаца важно, чтобы в область выделения был включен непечатаемый знак конца абзаца.
При установке параметров для одного абзаца, выделять его не обязательно. Достаточно, если в этом абзаце будет находить курсор. Если же оформляется сразу несколько абзацев, их необходимо выделить.
Изменение принципа выравнивания абзацаПод выравниванием понимается расположение абзаца относительно полей страницы.
Существуют четыре вида выравнивания:
по левому краю – все строки выравниваются по левому полю страницы, справа они заканчиваются произвольно в зависимости от их длины. Этот вид выравнивания задается в Word по умолчанию;
по правому краю – строки выравниваются по правому полю страницы, применяют обычно к подписям;
по центру – размещение текста посередине страницы, применяют обычно к заголовкам;
выравнивание по ширине страницы – начало и конец строк располагаются на одинаковом расстоянии от краев страницы (или колонки) за счет лишних пробелов между словами, применяется в газетах.
Для выравнивания текста необходимо пользоваться соответствующими кнопками, расположенными во вкладке Главная, в группе Абзац. Чтобы изменить принцип выравнивания абзаца, не обязательно выделять абзац, достаточно поместить в него курсор.
Примените различные типы выравнивания:
первый абзац выровняйте по ширине страницы;
обращение Уважаемая м-с Валерио! выровняйте по центру;
в строке, предшествующей тексту Уважаемая м-с Валерио! введите текущую дату и выровняйте ее по правому краю;
текст Искренне ваша, Ребекка Смит. Агентство Импульс, расположенный в конце документа выровняйте по правому краю.
Изменение межстрочных интервалов в абзацахС помощью диалогового окна Абзац в тексте, начинающегося словами Командный подход и заканчивающегося словами …составляющих компании, измените межстрочный интервал на 1,5 строки. Для этого:
выделите нужный текст;
щелкните по значку группы Абзац в любой из вкладок (Главная или Разметка страницы) или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту документа и в контекстном меню выберите команду Абзац. В результате откроется диалоговое окно Абзац;
перейдите на вкладку Отступы и интервалы и в поле Междустрочный интервал щелкните на стрелке поля и выберите в открывшемся списке значение 1,5 строки;
щелкните по кнопке <Ok>.
Измените интервал между тремя первыми абзацами (начиная со слов Уважаемая м-с Валерио! и заканчивая успешной рекламной кампании): перед абзацем установите значение 12 пт., после – 6пт. Для этого выделите нужные абзацы и воспользуйтесь диалоговым окном Абзац (вкладка Отступы и интервалы).
Удалите лишние маркеры абзацев (значки ¶) между абзацами текста: перед словами Уважаемая м-с Валерио!, между первым и вторым, а также вторым и третьим абзацами текста.
Установка отступовУстановка отступа абзаца изменяет положения текста относительно левого и/или правого полей страницы. Можно установить отступ всего абзаца, только первой строки абзаца или всех строк, кроме первой (выступ первой строки). Положительное значение отступа означает смещение абзаца к центру страницы, отрицательное - от центра, к краям страницы.
Используя «бегунки» на горизонтальной линейке для абзаца, начинающегося словами Первым этапом в разработке, задайте Отступ первой строки – 1 см., а Выступ – 2 см. Для этого:
выделите нужный абзац;
щелкните левой кнопкой мыши по бегунку Отступ первой строки и, удерживая кнопку, переместите бегунок на 1 см. вправо и отпустите левую кнопку мыши;
щелкните левой кнопкой мыши по бегунку Выступ и, удерживая кнопку, перетащите бегунок право на 2 см. и отпустите левую кнопку мыши.
Более точная установка отступов (с точностью до 0,01 см.) производится во вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац.
Абзацу, начинающемуся словами Приступив к работе используя диалоговое окно Абзац (вкладка Отступы и интервалы) установите следующие параметры:
область Общие:
выравнивание – По ширине;
уровень – Основной текст;
область Отступ:
слева – 2 см.;
справа – 2 см.;
первая строка – Отступ;
счетчик На – 1,5 см.
Кроме этого отступы абзаца слева и справа удобно устанавливать в счетчиках Отступ группы Абзац вкладки Разметка страницы.
Изменить левый отступ абзаца можно кнопками Увеличить отступ и Уменьшить отступ группы Абзац вкладки Главная или используя такие же кнопки на мини-панели инструментов. Обычно эти кнопками используются для задания отступов при создании многоуровневых списков.
Сместите вправо строки, начинающиеся словами Командный подход и заканчивающиеся фразой …составляющих кампании с помощью кнопки Увеличить отступ (вкладка Главная, группа Абзац). Для этого выделите нужные строки с текстом и щелкните по кнопке Увеличить отступ несколько раз (по своему усмотрению). Далее для этих строк можно создать маркированный список, используя кнопку Маркеры (вкладка Главная, группа Абзац).
Другие параметры форматирования абзацаВ конце страницы MS Word автоматически начинает новую страницу, вставляя так называемый мягкий разрыв страницы. Текст абзаца при этом произвольно разбивается. Процессом «перетекания» текста при переходе на следующую страницу можно управлять, изменяя значение параметров, определяющих положение абзаца на странице. Параметр He разрывать абзац обеспечивает размещение абзаца на одной странице, что особенно удобно при наборе таблиц. Этот и другие параметры представлены на вкладке Положение на странице диалогового окна Абзац.
Измените режим отображения документа на Черновик.
Установите параметры, обеспечивающие печать абзаца, начинающегося словами Мы – сотрудники агентства “Импульс” – убеждены на одной странице. Для этого:
щелкните левой кнопкой мыши в любом месте абзаца;
откройте диалоговое окно Абзац и перейдите на вкладку Положение на странице;
в области Разбивка на страницы установите флажок Не разрывать абзац и щелкните по кнопке <Ok>. В результате MS Word перенесет весь текст абзаца на следующую страницу.
Измените режим отображения документа на режим Разметка страницы.
Перенос словПо умолчанию, если слово не поместилось в строке, MS Word не переносит его в соответствии с правилами правописания, а целиком помещает на следующей строке. Однако, если слово содержит символ дефиса, Word разрывает его, располагая начало в одной строке, а конец – в следующей. Это касается, в частности, телефонных номеров, которые находятся в конце строки. Разбиение таких слов можно запретить, если воспользоваться неразрывным дефисом. Чтобы вставить неразрывный дефис, нужно щелкнуть в нужной позиции текста, а затем нажать клавиши <Ctrl>, <Shift>, <->.
Аналогичным образом можно обеспечить размещение в одной строке группы слов (например, фамилии и инициалов), разделив их неразрывными пробелами (клавиши <Ctrl>, <Shift>, <Пробел>).
Запретите разбиение телефонного номера 4-45-65, вставив неразрывный дефис. Для этого:
удалите в номере телефона дефис на котором происходит разрыв;
используя сочетание клавиш <Ctrl>, <Shift>, <-> введите неразрывное тире. В результате MS Word переместит весь номер телефона на следующую строку.
Обрамление и фон абзацевРазместив абзацы на страницах, можно приступить к их обрамлению и заливке фоном. Подобное оформление позволяет выделить фрагменты текста в документе. MS Word предлагает более 20 различных стилей обрамления, для каждого из которых можно задать толщину и цвет линии. Созданное обрамление добавляется к списку стилей и может быть использовано в дальнейшем.
Рамка абзаца, текст которого переходит на другую страницу, также разрывается. Чтобы предотвратить разрыв, следует задать параметр He разрывать абзац (диалоговое окно Абзац, вкладка Положение на страницы).
Используя диалоговое окно Границы и заливка задайте рамку вокруг абзаца, начинающегося словами Мы – сотрудники агентства “Импульс”. Для этого:
щелкните левой кнопкой мыши в любом месте абзаца;
нажмите кнопку Границы и заливка (расположенную во вкладке Главная, в группе Абзац) или кнопки Границы страниц, расположенной во вкладке Разметка страницы, в группе Фон страницы). В результате откроется диалоговое окно Границы и заливка;
перейдите на вкладку Граница, в области Тип щелкните по кнопке Рамка и далее, используя соответствующие списки, задайте Тип, Цвет и Ширину линии рамки;
перейдите на вкладку Заливка и выберите цвет заливки для абзаца;
щелкните по кнопке <Ok>.
Установка параметров абзаца документов по умолчаниюОбычно в документах, основанных на шаблоне Normal.dot, по умолчанию первоначально установлены следующие параметры абзаца:
выравнивание по левому краю;
отступы слева и справа 0 см;
абзацного отступа или выступа нет;
интервал перед абзацем 0 пт, после абзаца 10 пт;
межстрочный интервал 1,15.
В документах, основанных на других шаблонах, могут быть по умолчанию установлены другие параметры абзацев.
Можно выбрать другие параметры.
Используя диалоговое окно Абзац задайте параметры абзаца, которые будут использоваться по умолчанию: выравнивание – по ширине страницы, отступ первой строки на 2 см. Для этого:
откройте диалоговое окно Абзац и перейдите на вкладку Отступы и интервалы;
в области Общие выберите Выравнивание – по ширине, в области Отступ для первой строки задайте значение Отступ, в счетчике На установите значение 2 см;
нажмите кнопку По умолчанию, а затем в окне запроса на изменение параметров абзаца - кнопку <Да>. В результате во всех создаваемых документах параметры абзаца, заданные Вами будут использоваться по умолчанию.
Сохраните полученный текст в своей папке.
1.4. Перемещение по документу. Использование разделов. Создание колонтитуловДля выполнения лабораторной работы Вам потребуются учебные файлы Ярмарка, Письмо_клиенту и Диплом.
Скопируйте файлы Ярмарка и Диплом, которые находятся в папке !INFORMATIKA\Word в свою папку.
Запустите MS Word и откройте учебный файл Ярмарка.
Выведите на экран символы форматирования.
Дополнительные способы перемещения по документуПеремещение по документу с помощью панели поискаСистема перемещения и поиска в документе может осуществляться с помощью специальной поисковой панели (см. рис. 4).

Рис. 4. Поисковая панель.
С помощью этой панели можно перемещаться от одного объекта к другому, используя десять предопределенных объектов поиска (например, таблицы, заголовки, примечания, страницы и.т.д.), а также воспользоваться стандартным средством поиска и перемещения – окном диалога Найти и заменить.
С помощью панели поиска осуществите постраничное перемещение и перемещение по заголовкам документа. Для этого:
щелкните по кнопке Выбор объектов перехода, расположенной в нижней части вертикальной полосы прокрутки (или воспользуйтесь сочетанием клавиш <Ctrl>, <Alt>, <Home>);
в открывшемся окне щелкните по кнопке Страницы;
для перемещения по страницам используйте кнопки Следующая, Предыдущая, расположенные рядом с кнопкой Выбор объекта перехода (или комбинацию клавиш клавиатуры <Ctrl>, <Page Up> и <Ctrl>, <Page Down>);
для перемещения по заголовкам откройте Поисковую панель, щелкните по кнопке Заголовки и далее используйте кнопки Следующий, Предыдущий.
Работа с эскизами документа
Эскизы документа позволяет просматривать общий вид страниц документа и быстро переходить от одной страницы к другой. Эскизы отображается в левой части окна.
Для скрытия эскизов документа снимите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид или нажмите кнопку Закрыть в области эскизов.
С помощью клавиш <Ctrl>, <Home> перейдите в начало документа.
Используя эскизы, перейдите на вторую страницу документа. Для отображения эскизов установите флажок Эскизы в группе Показать или скрыть вкладки Вид.
Для удобства границу между эскизами и документом можно перемещать влево или вправо.
Скройте эскизы документа. Для этого снимите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид или нажмите кнопку Закрыть в области эскизов.
Использование закладокЗакладка указывает на фрагмент документа, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для последующих ссылок. Имя закладки должно начинаться с буквы. В нем могут использоваться цифры. В имя закладки нельзя включать пробелы. Если требуется разделить слова в имени закладки, воспользуйтесь знаком подчеркивания.
Заголовку Порядок проведения ярмарки присвойте закладку и задайте ей имя Порядок проведения. Для этого:
с помощью диалогового окна Найти и заменить найдите заголовок Порядок проведения ярмарки;
выделите заголовок (или установите курсор в то место документа, где требуется вставить закладку);
во вкладке Вставка в группе Связи нажмите кнопку Закладка. В поле Имя закладки введите имя Порядок_проведения. Нажмите кнопку Добавить.
Используя созданную закладку, перейдите на заголовок Порядок проведения ярмарки. Для этого:
во вкладке Вставка в группе Связи нажмите кнопку Закладка и выберите имя требуемой закладки;
щелкните по кнопке Перейти. Нажмите кнопку Закрыть.
Для удаления закладки нажмите кнопку Закладка (вкладка Вставка, группа Связи), выберите имя удаляемой закладки, затем щелкните по кнопкам Удалить и Закрыть.
Кроме того, закладки можно использовать для перехода по документу с помощью гиперссылок.
Использование гиперссылокГиперссылка – это цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или странице HTML в интрасети или Интернете.
Гиперссылка на веб-страницу или адрес электронной почты создается автоматически при вводе с клавиатуры URL-адреса или адреса электронной почты.Создайте гиперссылку на web-страницу, имеющую электронный адрес http://www.krupaspb.ru. Для этого:
в файле Ярмарка найдите и выделите текст выставка-продажа;
в группе Связи вкладки Вставка нажмите кнопку Гиперссылка;
в диалоговом окне Вставка гиперссылки в группе Связать с нажмите кнопку Файлом или веб-страницей, в поле Адрес введите URL-адрес http://www.krupaspb.ru (или, если требуется, адрес электронной почты) и щелкните по кнопке <Ok>.
Перейдите по созданной гиперссылке. Для этого:
наведите указатель мыши на гиперссылку. При этом отобразится всплывающая подсказка с URL-адресом (адресом электронной почты или именем закладки в документе);
нажмите клавишу клавиатуры <Ctrl> и, удерживая ее, щелкните левой кнопкой мыши по гиперссылке. В результате запустится веб-обозреватель и откроется соответствующая страница.
Гиперссылку можно создать на заголовок или закладку в документе.
Закройте веб-обозреватель и вернитесь в файл Ярмарка.
Для перемещения от слов книжную ярмарку (расположенным в первом абзаце) к заголовку Порядок проведения ярмарки добавьте гиперссылку на закладку, созданную в п. 8. Для этого:
выделите текст книжную ярмарку, щелкните по тексту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Гиперссылка;
в диалоговом окне Вставка гиперссылки в группе Связать с нажмите кнопку Местом в документе, выберите закладку с именем Порядок проведения и щелкните по кнопке <Ok>.
Перейдите по созданной в п. 13 ссылке.
Удалите гиперссылку на web-страницу, имеющую электронный адрес http://www.krupaspb.ru (созданную в п. 10). Для этого щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Удалить гиперссылку.
Закройте файл Ярмарка.
Откройте из своей папки файл Диплом и выведите на экран символы форматирования.
Перемещение с помощью окна диалога Найти и заменитьИспользовать вкладку Перейти диалогового окна Найти и заменить (или кнопку Перейти на панели поиска) имеет смысл только в том случае, если нужно перейти на страницу с определенным номером, к определенному разделу, к закладке с известным именем и т.д.
С помощью диалогового окна Найти и заменить (вкладка Главная, группа Редактирование) выполните перемещение на девятую страницу документа.
В конце второго абзаца, расположенного на стр. 9, после слов …на электронной площадке B2B-Energo по адресу, создайте гиперссылку для перехода на веб-страницу с электронным адресом http://www.b2b-energo.ru. Для этого введите соответствующий электронный адрес, после чего щелкните по клавише <Пробел>. В результате MS Word автоматически преобразует введенный адрес в гиперссылку.Управление структурой документаВставка разрывов страницПри вводе текста MS Word автоматически разбивает его на страницы, вставляя специальные разделители. Такие разделители называются мягкими (или программными) разрывами страницы. Их положение в тексте зависит от размера страницы и может изменяться при добавлении или удалении строк, но разрывы страницы не могут быть удалены. В режиме Черновик разделители страницы отображаются одинарными точечными линиями, а в режиме Разметка страницы каждая страница расположена отдельно.
В некоторых ситуациях, например, перед заголовком в документе, необходимо принудительно перейти к новой странице. Такие разрывы вставляются вручную и могут быть удалены (для этого необходимо установить курсор на разрыве страницы и нажать клавишу <Delete>)
Выберите режим отображения документа Черновик.
Установите масштаб отображения документа 100% (вкладка Вид, группа Масштаб).
Пролистайте документ на несколько страниц назад и обратите внимание на то, что многие заголовки начинаются не с начала страницы (например, Annotation, Содержание, Введение и т.д.).
Вызовите на экран Схему документа (вкладка Вид, группа Показать или скрыть) и используя ее перейдите на заголовок Annotation.
Перед заголовком Annotation (расположенным на стр. 2) вставьте разрыв страницы. Для этого:
поставьте курсор перед заголовком Annotation;
во вкладке Вставка в группе Страницы нажмите кнопку Разрыв страницы (или воспользуйтесь комбинацией клавиш <Ctrl>, <Enter>. В документ будет вставлен разрыв страницы и заголовок Annotation перейдет на новую страницу;
установите режим отображения Разметка страницы.
Разрыв страницы представляет собой непечатаемый знак, который можно увидеть в режиме отображения непечатаемых знаков. Для удаления разрыва страницы удалите непечатаемый знак Разрыв страницы используя клавишу <Delete>.
Управление положением абзаца на страницеЗапрет разрыва страницы между абзацами
При работе с текстом возникают ситуации, когда необходимо, чтобы текущий абзац обязательно находился на той же странице, что и предыдущий. Например, нельзя разрывать между страницами абзац заголовка и следующий за ним абзац текста.
Запретите разрыв страницы между заголовком 2. Ценообразование на услуги по испытаниям и следующим за ним абзацем с текстом. Для этого:
используя Схему документа перейдите на страницу, содержащую заголовок 2. Ценообразование на услуги по испытаниям;
щелкните в любом месте абзаца с заголовком 2. Ценообразование на услуги по испытаниям;
нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команду Абзац;
перейдите во вкладку Положение на странице и щелкните по флажку Не отрывать от следующего;
щелкните по кнопке <Ok>. В результате MS Word перенесет текст заголовка на следующую страницу.
Аналогичным образом запретите разрыв между заголовками 1. Определение себестоимости единицы услуг и 3. Прибыль и рентабельность и текстом, следующим за ними.
Размещение абзаца в начале новой страницы
Можно сделать так, чтобы абзац, независимо от количества текста перед ним, обязательно находился в начале страницы. Например, это бывает необходимо для абзацев – заголовков.
Для заголовка Содержание задайте расположение – с новой страницы. Для этого:
используя Схему документа перейдите на страницу, содержащую заголовок Содержание;
щелкните в любом месте абзаца с заголовком Содержание;
отобразите диалоговое окно Абзац и перейдите во вкладку Положение на странице;
установите флажок С новой страницы и щелкните по кнопке <Ok>. В результате заголовок переместиться на новую страницу.
Аналогичным образом задайте расположение – с новой страницы для заголовков: Реферат, Введение, Приложения и Список используемых источников.
Запрет висячих строк
В профессионально оформленном документе страница не завершается первой строкой из нового абзаца и не начинается последней строкой из абзаца предыдущей страницы. Такие строки называются висячими. Обычно такие строки следует запрещать во всем документе.
Запретите висячие строки во всем документе. Для этого:
выделите весь текст, переместив указатель к левому краю документа так, чтобы он принял вид стрелки, и щелкнув трижды левой кнопкой мыши;
отобразите диалоговое окно Абзац и перейдите во вкладку Положение на странице;
установите флажок Запрет висячих строк и щелкните по кнопке <Ok>.
Использование разделов в документеРаздел – часть документа, для которой можно устанавливать независимые от других частей параметры.
В каждом разделе документа можно отдельно от других разделов установить следующие параметры: поля страницы; размер и ориентация бумаги; источник бумаги для принтера; границы страницы; вертикальное выравнивание; колонтитулы; колонки; нумерация страниц; нумерация строк; сноски.
Отдельные разделы создают, как правило, для отдельных глав документа, для размещения таблиц и больших рисунков на странице с горизонтальной (альбомной) ориентацией страницы. Иногда разделы создаются автоматически независимо от желания пользователя, например, при оформлении многоколоночного текста.
Для разделения документа на разделы используют разрывы разделов.
Разрыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела, как: поля, ориентация страницы, колонтитулы и последовательность номеров страниц. При удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Последний знак абзаца в документе определяет форматирование последнего раздела в документе (или всего документа, если документ не разбит на несколько разделов).
Вставка разрыва разделаВ режиме просмотра Черновик и Структура знак разрыва раздела отображается всегда. В режимах просмотра Разметка страницы – только когда включен режим отображения непечатаемых знаков.
Перед заголовком 1. Определение себестоимости единицы услуг вставьте разрыв раздела. Для этого:
установите курсор перед заголовком 1. Определение себестоимости единицы услуг;
во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку Разрывы и в появившемся меню выберите вариант Следующая страница. В результате MS Word создаст новый раздел, который будет начинаться с заголовка 1. Определение себестоимости единицы услуг.
Вставьте разрывы разделов перед заголовками 2. Ценообразование на услуги по испытаниям и 3. Прибыль и рентабельность. В результате MS Word перенесет заголовки на новую страницу.
Добавьте в строку состояния номер раздела. Для этого поместите курсор в строку состояния, щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню установите флажок Раздел.
Чтобы узнать в каком разделе документа находится курсор, достаточно посмотреть в строку состояния.
Чаще всего новый раздел начинают со следующей страницы.
В тех случаях, когда текст нового раздела документа обязательно должен начаться с четной или нечетной страницы используют соответствующие переключатели (команды С четной страницы или С нечетной страницы). Если новый раздел начинается с четной страницы, и данный разрыв раздела находится на четной странице, то следующая нечетная страница останется пустой. Аналогично происходит, если новый раздел начинается с нечетной страницы. Пустая страница не отображается ни в одном из режимов просмотра документа, имеющихся в меню Вид. Но ее можно увидеть в режиме предварительного просмотра.
Создание нового раздела на текущей странице (команда На текущей странице) чаще всего используется при использовании многоколоночного текста.
Удаление разрыва разделаПри удалении разрыва раздела также удаляется форматирование текста расположенного над ним раздела. Этот текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование.
Удалите разрыв раздела перед заголовком 2. Ценообразование на услуги по испытаниям. Для этого выделите разрыв раздела, который следует удалить, и нажмите клавишу <Delete>.
Если в режиме разметки или режиме структуры разрыв раздела не виден, включите режим отображения символов форматирования.
Следующие две темы: Удаление всех разрывов разделов и Изменение типа разрыва раздела выполнять не надо, они приводятся как справочный материал.
Удаление всех разрывов разделовМожно удалить сразу все разрывы разделов в документе. Для этого необходимо:
во вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Заменить;
если во вкладке Заменить окна Найти и заменить не видна кнопка Специальный, нажать кнопку Больше;
нажать кнопку Специальный, а затем выбрать команду Разрыв раздела;
поле Заменить на заполнять не следует;
нажать кнопку Заменить все.
Изменение типа разрыва разделаМожно изменить тип разрыва раздела. Для этого необходимо:
установить курсор в любое место раздела, для которого надо изменить тип разрыва раздела;
во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы отобразить диалоговое окно Параметры страницы и перейти во вкладку Источник бумаги;
в раскрывающемся списке Начать раздел выбрать параметр, указывающий, откуда следует начинать текущий раздел. В раскрывающемся списке Применить должно быть выбрано к текущему документу.
Можно изменить типы разрывов разделов сразу в нескольких разделах или во всем документе. Для этого в раскрывающемся списке Применить следует выбрать параметр до конца документа или ко всему документу.
Особенности работы с документом, разделенным на разделыСоздание различающихся колонтитуловПо умолчанию колонтитул каждого раздела документа повторяет колонтитул предыдущего раздела.
Согласно ГОСТу «Структура и правила оформления научно-исследовательской работы» титульный лист не должен содержать номера страницы. Для этого на титульном листе необходимо создать независимый колонтитул.
Для титульного листа создайте независимый колонтитул. Для этого
перейдите во вкладку Разметка страницы и в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Параметры страницы;
в диалоговом окне Параметры страницы, перейдите на вкладку Источник бумаги и в области Различать колонтитулы установите флажок первой страницы;
щелкните по кнопке <Ok>.
Установите нумерацию на всех страницах кроме титульного листа. Для этого:
перейдите на любую страницу документа, кроме титульной;
во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы;
в открывшемся списке выберите команду Внизу страницы, далее щелкните по варианту Простой номер 3. В результате все страницы документа (кроме титульной) будут пронумерованы.
Установка параметров страницПо умолчанию параметры страниц устанавливаются для текущего раздела документа.
Параметры страниц можно установить только для текущего раздела, для текущего и всех последующих разделов или для всего документа.
В файле Диплом все страницы имеют книжную ориентацию. При этом на странице 18 расположена таблица, которая не умещается на странице – выходит за правое поле. Кроме этого подпись к таблице размещена на предыдущей странице.
Перейдите на стр. 17 документа и для подписи к таблице 5 Порядок расчета цены единицы услуг в диалоговом окне Абзац установите флажок Не отрывать от следующего (вкладка Главная, группа Абзац, вкладка диалогового окна Положение на странице). В результате заголовок будет размещен на одной странице с таблицей.
Перед заголовком таблицы Табл. 5. Порядок расчета цены единицы услуг вставьте разрыв раздела. Для этого:
установите курсор перед заголовком Табл. 5. Порядок расчета цены единицы услуг;
во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку Разрывы и в появившемся меню выберите вариант Разрывы разделов - Следующая страница. В результате MS Word создаст новый раздел, который будет начинаться с заголовка Табл. 5. Порядок расчета цены единицы услуг.
Перед заголовком Прибыль и рентабельность, расположенном после таблицы 5, вставьте разрыв раздела - Следующая страница.
Для того чтобы таблица полностью умещалась на странице 18 установите альбомную ориентацию страницы. Для этого:
установите курсор в любом месте таблицы;
во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Ориентация и в открывшемся списке выберите вариант Альбомная.
Нумерация страниц
По умолчанию в документе создается сплошная нумерация страниц. Однако если колонтитулы разделов различаются, то нумерация страниц автоматически проставляется только в текущем разделе или выделенных разделах.
Установите независимую нумерацию для пункта документа Приложения. Для этого:
с помощью Схемы документа перейдите на заголовок Приложения;
перед заголовком Приложения вставьте разрыв раздела;
установите курсор в любом месте раздела, который начинается с заголовка Приложения;
во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы и в появившемся списке выберите команду Формат номеров страниц;
в диалоговом окне Формат номера страниц в счетчике начать с введите значение начального номера страницы данного раздела, например, 1;
щелкните по кнопке <Ok>.
Установка полей с помощью линейкиДля того чтобы вывести (или убрать) линейку на экран, нужно во вкладке Вид в группе Показать или скрыть установить флажок Линейка или щелкнуть по кнопке Линейка, расположенной над вертикальной полосой прокрутки.
Проверьте, чтобы был установлен режим отображения документа Разметка страницы.
Переместите курсор в начало документа.
Если линейка отсутствует, то выведите ее на экран.
С помощью линейки отрегулируйте левое поле документа, увеличив его ширину до 3,2 см. Для этого:
поместите курсор на маркер левого поля (в левый край линейки). Когда указатель примет форму двунаправленной стрелки, нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, нажмите клавишу <Alt >. На линейке отобразятся размеры левого и правого полей;
удерживая кнопку мыши и клавишу <аlt>, перетащите указатель вправо, чтобы увеличить ширину левого поля до 3,2 см;
отпустите кнопку мыши и клавишу <Alt>.
Закройте файл Диплом.
Печать конвертовС помощью MS Word можно легко подготовить и напечатать информацию, содержащуюся на конвертах: адреса отправителя и получателя. При этом адрес получателя можно не печатать, а взять из текста письма. Адрес отправителя базируется на информации, которая вводится и сохраняется в параметрах MS Word. Кроме этого можно настроить размер письма и тип наклейки.
Подготовка обратного адресаПодготовьте обратный адрес (т.е. адрес отправителя). Для этого:
нажмите кнопку MS Office и выберите пункт Параметры Word;
выберите команду Дополнительно;
прокрутите вниз полосу прокрутки и группе Общие в поле Почтовый адрес введите обратный адрес. Например, 195251 СПб, ул. Политехническая 29;
нажмите кнопку <Ok>; MS Word сохранит этот адрес.
Подготовка адреса получателяОткройте из своей папки файл Письмо_клиенту.
Отобразите скрытый в начале письма адрес. Для этого:
выведите на экран символы форматирования;
выделите строки, содержащие адрес;
во вкладке Главная в группе Шрифт щелкните по кнопке Шрифт и в открывшемся диалоговом окне снимите флажок Скрытый. В результате скрытый адрес будет отображен в документе;
выделите адрес получателя в начале письма, перейдите на вкладку Рассылки в группу Создать и щелкните по кнопке Конверты. В открывшемся диалоговом окне Конверты и наклейки проверьте правильность написания адресов.
Установка параметров печатиНастройте параметры конверта и печати. Для этого:
на вкладке Конверты щелкните по кнопке Параметры и перейдите на вкладку Параметры конверта;
в списке Размер конверта выберите необходимый размер конверта;
Если ни один из размеров не подходит, то щелкните пункт Нестандартный размер и в полях Ширина и Высота введите требуемые размеры конверта.
Кроме этого в областях Адрес получателя и Обратный адрес можно настроить место расположения этой информации на конверте и задать необходимые параметры шрифта.
перейдите на вкладку Параметры печати, выберите нужный способ подачи конверта и нажмите кнопку <Ok>;
для повторного использования конверта сохраните его, щелкнув по кнопке Добавить. В результате Ms Word добавит конверт к текущему документу Письмо_клиенту;
если требуется распечатать текст на конверте, то снова откройте диалоговое окне Конверты и наклейки и щелкните по кнопке Печать.
Удалите обратный адрес (кнопка MS Office, пункт Параметры Word, команда Дополнительно, группа Общие, поле Почтовый адрес).
Сохраните изменения в файле Письмо_клиенту.
Создание колонтитулаКолонтитул – элемент оформления документа, расположенный в верхнем (верхний колонтитул) или нижнем (нижний колонтитул) поле страницы. В колонтитул может быть вынесено название документа, глав, нумерация страниц, имя автора, дата создания, сноски и т.п. Колонтитул может содержать текст и графику, например логотип фирмы.
Для работы с колонтитулами следует воспользоваться командами Верхний или Нижний колонтитул (вкладка Вставка, группа Колонтитулы).
При использовании двухсторонней верстки (команда Файл\Параметры страницы, флажок Зеркальные поля) правый и левый колонтитулы обычно отличаются друг от друга содержащейся в них информацией. Например, левый колонтитул содержит название книги и нумерацию четных страниц, а правый – заголовок текущей главы и нумерацию нечетных страниц.
В файле Письмо_клиенту создайте верхний колонтитул, содержащий имя автора и нижний колонтитул, в котором расположены номер страницы, дата и время. Для этого:
во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Верхний колонтитул и в открывшемся списке выберите команду Изменить верхний колонтитул;
во вкладке Конструктор щелкните по кнопке Экспресс-блоки и выберите команду Свойства документа;
в открывшемся списке щелкните по строке Автор. В результате MS Word в верхний колонтитул документа поместит имя автора;
далее в группе Переходы щелкните по кнопке Перейти к нижнему колонтитулу;
в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы и в открывшемся списке укажите нужный вариант. В результате в нижнем колонтитуле документа будет вставлен номер страницы;
в группе Вставить щелкните по кнопке Дата и время. Откроется одноименное диалоговое окно;
в области Формат выберите нужный формат даты и щелкните по кнопке <Ok>;
щелкните по кнопке Закрыть окно колонтитулов.
Закройте и сохраните изменения в файле Письмо_клиенту.
Откройте из своей папки файл Ярмарка и установите для него параметры Зеркальные поля и Различать колонтитулы четных и нечетных страниц. Для этого:
во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Параметры страницы. В открывшемся одноименном диалоговом окне перейдите на вкладку Поля и в поле со списком Несколько страниц выберите значение Зеркальные поля;
перейдите на вкладку Источник бумаги и в области Различать колонтитулы установите флажок Четных и нечетных страниц.
В файле Ярмарка создайте на четной странице разворота верхний колонтитул, содержащий название документа, а на нечетной стороне – номер страницы.Закройте файл Ярмарка, сохранив изменения.
1.5. Специальные средства редактирования. Использование переносов и синонимов. Работа с буфером обмена. Экспресс-блокиДля выполнения лабораторной работы потребуются учебные файлы Ярмарка, Письмо_клиенту и Диплом.
Запустите MS Word.
Откройте учебный файл Ярмарка (или скопируйте в свою папку файл Ярмарка из папки !INFORMATIKA\Word).
К специальным средствам редактирования относятся: поиск и замена, которые позволяют найти в документе нужное место или формат, а также осуществить контекстную замену всех вхождений указанных символов; проверка орфографии, грамматики и стиля; автозамена и автотекст; перенос слов.
Использование и работа с инструментом поиска – заменыДля поиска и замены в MS Word предназначено окно диалога Найти и заменить, которое может быть открыто одним из способов:
вкладка Главная, группа Редактирование, команды Найти, Заменить, Перейти;
сочетание клавиш <Ctrl>, <F>.
Поиск и замена должны осуществляться по определенным критериям. В качестве критерия поиска текста можно указать последовательность символов, отформатированных определенным образом, а также формат или стиль.
Используя команду Найти (вкладка Главная, группа Редактирование) откройте диалоговое окно Найти и заменить.
В открывшемся диалоговом окне щелкните по кнопке Больше.
В диалоговом окне Найти и заменить находятся опции, облегчающие поиск:
раскрывающийся список Направление (Везде, Назад, Вперед) позволяет определить направление поиска;
если требуется найти текст, содержащий элементы форматирования, то необходимо воспользоваться кнопкой Формат. В результате на экране появится список элементов: Шрифт, Абзац, Табуляция, Язык, Стиль и Выделение цветом. При выборе любой из перечисленных опций будет открыто соответствующее диалоговое окно, в котором можно задать необходимые для поиска элементы форматирования;
существенно сузить поле поиска позволяют опции Учитывать регистр, Только слово целиком и Подстановочные знаки. Флажок Учитывать регистр делает поиск чувствительным к регистру, используемому при написании слов. При установки флажка Только слово целиком исключаются все слова, в которые указанный критерий поиска входит как часть слова. Флажок Подстановочные знаки позволяет упростить формулировки поискового критерия (подробнее с подстановочными знаками можно познакомиться в справке – команда Справка Microsoft Office Word, раздел Поиск с помощью подстановочных знаков).
С помощью диалогового окна Найти и заменить в тексте документа найдите:
все вхождения слова ярмарка;
слова ярмарка с различными окончаниями (ярмарке, ярмарку, ярмарки);
слово Ярмарка, в котором используется шрифт Times New Roman, размер 16, полужирный. Для задания параметров форматирования необходимо в диалоговом окне Найти и заменить воспользоваться кнопкой Формат, а затем командой Шрифт.
В поле Заменить (диалоговое окно Найти и заменить) указывается на что необходимо заменить найденное слово (или символы).
С помощью диалогового окна Найти и заменить в тексте документа найдите заголовок Конкурсы, которому присвоен стиль Заголовок 1, и измените стиль на Заголовок 2. Для этого воспользуйтесь командой Заменить (вкладка Главная, группа Редактирование).
Сохраните изменения и закройте файл Ярмарка.
Использование переносов в документеАвтоматическая расстановка переносов во всем документеЕсли слово не умещается в текущей строке, MS Word перенесет его в начало следующей строки целиком, не разбивая на части знаком переноса. Однако для уменьшения пустых областей при выравнивании текста по ширине или в узких колонках можно использовать средство расстановки переносов. При подготовке русскоязычных документов принято использовать переносы в словах.
Переносы в словах категорически недопустимо расставлять с использованием клавиши клавиатуры <-> (дефис).
Переносы расставляются сразу во всем документе. Выделять какой-либо отдельный фрагмент бесполезно.
Откройте из своей папки файл Диплом.
Для всего текста файла Диплом установите автоматический перенос текста. Для этого во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Расстановка переносов и в появившемся меню выберите режим Авто.
Во вкладке Разметка страницы, в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Поля и в открывшемся списке выберите команду Настраиваемые поля.
В открывшемся диалоговом окне Параметры страницы задайте следующие параметры полей: верхнее, нижнее – 2 см, левое – 3см, правое – 1 см, переплет – 0см.
Работа с переносами в документеНастройка параметров переносов
С помощью диалогового окна Найти и заменить найдите в тексте документа фразу Дубровской ТЭЦ.
С помощью сочетания клавиш <Shift>, <F3> задайте названию Дубровской режим написания Все прописные. Для этого выделите нужное слово и щелкните по указанным клавишам.
Настройте параметры переноса текста для файла Диплом: откажитесь от переносов в словах из прописных букв. Для этого:
щелкните по вкладке Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Расстановка переносов;
в открывшемся списке щелкните по команде Параметры расстановки переносов; Откроется диалоговое окно Расстановка переносов;
в диалоговом окне снимите флажок Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ. В результате MS Word отменит перенос в слове Дубровской.
Ручная расстановка переносов
При вводе или редактировании текста документа можно вставлять "мягкие" переносы.
Мягкий перенос указывает место разрыва слова или словосочетания, когда оно попадает в конец строки.
Мягкий перенос обеспечивает перенос в слове в конце строки независимо от настройки других параметров переносов.
В тексте файла Диплом найдите слово Подэтапов, в котором MS Word установил перенос. Для этого воспользуйтесь диалоговым окном Найти и заменить.
В найденном слове вставьте мягкий перенос так, чтобы приставка под оставалась в конце строки, а остальная часть слова переносилась на следующую строку. Для этого в слове Подэтапов щелкните левой кнопкой мыши после приставки под и, затем, нажмите сочетание клавиш <Ctrl>, <-> (дефис). В результате MS Word выполнит необходимый перенос.
Запрет переносов
В некоторых фрагментах текста, например в заголовках, при указании адресата, в перечнях фамилий и т.п., переносы в словах можно запретить.
Для абзаца, начинающегося словами Наше предприятие предлагает услуги… запретите перенос слов. Для этого:
в тексте документа найдите абзац, начинающийся словами Наше предприятие предлагает услуги;
выделите фрагмент документа, в котором необходимо запретить переносы (абзац можно не выделять, достаточно расположить курсор в любом месте абзаца);
во вкладке Главная или Разметка страницы щелкните по значку группы Абзац;
в диалоговом окне Абзац перейдите на вкладку Положение на странице и установите флажок Запретить автоматический перенос слов.
Удаление переносов
Можно удалить переносы расставленные автоматически.
Мягкие переносы при этом не удаляются. Для их удаления воспользуйтесь возможностями диалогового окна Найти и заменить.
В тексте файла Диплом удалите переносы, расставленные автоматически. Для этого во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Расстановка переносов и в появившемся меню выберите режим Нет.
Используя диалоговое окно Найти и заменить удалите мягкий перенос, установленный в слове Подэтапов (см. пп. 15, 16). Для этого:
во вкладки Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Заменить;
во вкладке Заменить щелкните в области Найти;
если во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить не видна кнопка Специальный, нажмите кнопку Больше;
щелкните по кнопке Специальный, а затем выберите команду Мягкий перенос. В результате в области Найти MS Word разместит символы, обозначающие мягкий перенос;
поле Заменить на не заполняйте;
нажмите кнопку Заменить все. В результате будут удалены мягкие переносы по всему документу.
Аналогичным способом можно удалить и неразрывные дефисы.
Использование синонимовЯзык документа должен быть ярким и выразительным. Нельзя допускать многочисленных повторов одних и тех же слов, тавтологии, речевых штампов. Решить эту задачу можно используя словари синонимов и синонимических оборотов речи, имеющейся в MS Word.
Замену синонимом можно произвести непосредственно в тексте.
Используя диалоговое окно Найти и заменить найдите в тексте абзац, начинающийся словами В процессе технологических испытаний проводятся. В этом абзаце в одном предложении слово проверка повторяется три раза.
Замените слово проверка подходящим синонимом. Для этого щелкните по слову проверить правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Синонимы и из открывшегося списка выберите синоним контроль.
Синонимы предлагаются только для слов из языков, для которых установлена поддержка в MS Word. Обычно, это русский, английский, немецкий и украинский. Ко многим словам MS Word не находит синонимов.
В контекстном меню приводится список не более чем из восьми синонимов. Для того чтобы посмотреть полный список, необходимо выбрать команду контекстного меню Тезаурус или во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажать кнопку Тезаурус.
Выбор языка текстаДля каждого фрагмента текста в файле определяется конкретный язык. Язык раскладки клавиатуры, который используется для ввода текста, определяет язык, который будет назначен этому вводимому тексту. Например, если производится ввод с использованием французской раскладки клавиатуры, что вводимый текст будет определяться как французский.
При необходимости язык текста можно установить самостоятельно
Для текста реферата на стр. 3 установите французский язык. Для этого:
выделите весь текст на стр. 3;
во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Выбрать язык (или дважды щелкните по ярлыку языка в строке состояния);
в диалоговом окне Язык выберите французский язык.
Для языков, рядом с названием которых в диалоговом окне Язык отображается значок проверки правописания, подключены соответствующие словари для проверки правописания и расстановки переносов.
В окне Язык в списке над двойной чертой автоматически накапливаются языки, которые когда-либо применялись. Для удобства работы можно удалить лишние языки.
В диалоговом окне Язык в списке над двойной чертой удалите все языки, кроме русского и английского. Для этого:
в меню Пуск последовательно выберите команды Все программы\ Microsoft Office\ Средства Microsoft Office\Microsoft Office 2007 Языковые параметры. В результате откроется диалоговое окно Языковые параметры;
во вкладки Языки редактирования в списке Включенные языки редактирования выберите язык, который требуется удалить, а затем нажмите кнопку Удалить;повторите предыдущий шаг для каждого дополнительного языка, который требуется удалить.
Перевод текстаПри наличии подключения к Интернету можно воспользоваться функцией перевода.
Выполните перевод двух последних абзацев с текстом, расположенных на стр. 3 с французского языка на немецкий и поместите перевод в конце этой страницы. Для этого:
выделите текст, который требуется перевести;
во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Перевод (или щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Перевод, а затем в подчиненном меню – еще раз команду Перевод);
отобразится область задач Справочные материалы в которой, скорее всего, уже будет выполнен перевод на язык, установленный по умолчанию. Результат перевода будет отображен ниже названия используемого переводчика;
проверьте, чтобы в качестве исходного языка был указан французский, а в качестве языка перевода – немецкий. Нажмите кнопку Начать поиск. В результате будет выполнен перевод с французского на немецкий язык;
выделите результат перевода, щелкните по выделенному тексту правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать. Текст будет скопирован в буфер обмена;
в конце текста документа на французском языке создайте пустую строку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить. В результате MS Word поместит переведенный текст в нужном месте документа.
Сохраните изменения и закройте файл Диплом.
Перемещение и копирование фрагментов документаИспользование буфера обмена OfficeБуфер обмена в приложениях Microsoft Office может одновременно хранить несколько различных фрагментов. Для того чтобы использовать эту возможность, необходимо вывести область задач Буфер обмена.
Откройте файл Ярмарка.
Отобразите область задач Буфер обмена. Для этого во вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните по значку группы Буфер обмена.
Область задач Буфер обмена в MS Word обычно отображается в левой части окна. Для удобства границу между областью задач и документом можно перемещать влево или вправо. При желании область задач можно переместить к правому краю окна.
В буфере обмена может одновременно храниться до 24 фрагментов. При копировании 25-го элемента первый элемент в буфере обмена удаляется.
Настройте режим отображения буфера обмена Office. Для этого в области задач Буфер обмена нажмите кнопку Параметры и в открывшемся списке установите следующие флажки:
автоматическое отображение буфера обмена Office;
открывать буфер обмена Office при двойном нажатии <CTRL>, <C>;
собирать данные без отображения буфера обмена Office.
С помощью Схемы документа (вкладка Вид, группа Показать и скрыть) перейдите на заголовок Формы заявок и список книг.
Поместите заголовок Формы заявок и список книг и следующий за ним абзац с текстом в буфер обмена, вырезав их из документа.
С помощью Схемы документа перейдите на заголовок Эссе: Мои любимые произведения. В
Поместите заголовок Эссе: Мои любимые произведения и следующий за ним абзац с текстом в буфер обмена, вырезав их из документа.
В результате выполнения пунктов 29-31 в буфере обмена MS Word отобразит два накопленных элемента (объекта).
Используя Буфер обмена, расположите вырезанные фрагменты следующим образом:
заголовок Формы заявок и список книг и следующий за ним абзац с текстом вставьте в конце документа;
заголовок Эссе: Мои любимые произведения и следующий за ним абзац с текстом разместите после пункта Парад знатоков классики.
Для этого поместите курсор в нужное место документа, а затем дважды щелкните левой кнопкой мыши в буфере обмена по объекту, который требуется вставить.
Для вставки сразу всех элементов в том порядке, как они помещаются в буфере обмена, следует нажать кнопку Вставить все.
Отдельные элементы можно удалить из буфера обмена. Для этого необходимо щелкнуть по элементу в области буфера обмена правой кнопкой мыши (или по стрелке, расположенной рядом с элементом) и выбрать команду контекстного меню Удалить. Для удаления сразу всех элементов нажмите кнопку Очистить все.
Скройте область задач Буфер обмена. Для этого нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу области.
Сохраните изменения в файле Ярмарка.
Использование стандартных блоковСтандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).
MS Word 2007 содержит встроенные стандартные блоки. Встроенные блоки предназначены для создания колонтитулов, установки нумерации страниц, добавления надписей, титульных страниц, таблиц и формул. Они обычно не содержат определенного текста, а предназначены для заполнения пользователем.
Блоки можно создавать самостоятельно и сохранять их в специальной коллекции блоков и в шаблоне документа.
Блок можно использовать при создании документа вставляя его непосредственно в текст, в колонтитулы или на страницу в виде специального графического объекта – надписи.
Каждый блок имеет уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.
Создание экспресс-блоковОткройте из своей папки файл Письмо клиенту (или скопируйте из папки !INFORMATIKA\Word файл Письмо клиенту к себе в папку и откройте его).
На основе рисунка, расположенного вначале документа, создайте элемент автотекста. Для этого:
выделите вначале документа рисунок;
во вкладке Вставка в группе Текст щелкните по кнопке Экспресс-блоки и выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков (или нажмите сочетание клавиш <Alt>, <F3>). Откроется диалоговое окно Создание нового стандартного блока;
в поле Имя введите текст Impact. Имя блока должно быть уникально в пределах коллекции, в которой он будет сохранен. В разных коллекциях могут быть блоки с одинаковыми именами.
в поле со списком Коллекция выберите Экспресс-блоки;
в поле Описание можно ввести произвольный текст уточняющего описания к создаваемому блоку. Это описание будет отображаться в виде всплывающей подсказки при выборе блока. Поле можно не заполнять;
нажмите кнопку <Ok>. После этого MS Word создаст элемент экспресс-блока.
Откройте файл Диплом.
Создайте экспресс-блок (см. рис. 5), содержащий следующий текст с титульной страницы документа, присвоив ему имя Подпись:

Рис. 5. Пример экспресс-блока.
Закройте файл Диплом.
Вставка экспресс-блока в документВставьте в начало файла Ярмарка созданный вами элемент экспресс-блока Impact. Для этого
восстановите файл Ярмарка и перейдите в начало документа;
во вкладке Вставка в группе Текст щелкните по кнопке Экспрессблоки и выберите команду Организатор стандартных блоков;
в диалоговом окне в области Стандартные блоки щелкните по элементу с именем Impact и нажмите кнопку Вставить. В результате MS Word поместит элемент экспресс-блока в начало документа.
Сохраните изменения и закройте файл Ярмарка.
Вставьте в файл Письмо клиенту стандартный блок Черновик1, который будет использоваться в этом документе как подложка с диагональным текстом Черновик. Для этого
восстановите файл Письмо клиенту;
во вкладке Вставка в группе Текст щелкните по кнопке Экспрессблоки и выберите команду Организатор стандартных блоков;
в диалоговом окне в области Стандартные блоки щелкните по элементу с именем Черновик1 и нажмите кнопку Вставить. В результате на каждой странице документа MS Word создаст подложку с диагональным текстом Черновик светло серого цвета.
Сохраните изменения и закройте файл Письмо клиенту.
Удаление экспресс-блокаУдалите экспресс-блок с именем Impact из памяти компьютера. Для этого:
во вкладке Вставка в группе Текст щелкните по кнопке Экспрессблоки;
в области Общие щелкните правой кнопкой мыши по элементу с именем Impact и в открывшемся контекстном меню выберите команду Упорядочить и удалить. В результате откроется диалоговое окно Организатор стандартных блоков, в области Стандартные блоки которого уже будет выделен экспресс-блок с именем Impact;
щелкните по кнопке Удалить и в окне запроса об удалении стандартного блока нажмите кнопку Да. MS Word удалит экспресс-блок из памяти компьютера.
Аналогичным образом удалите экспресс-блок с именем Подпись.
Закройте MS Word.
1.6. Использование стилей для форматирования документов. Создание таблицДля выполнения лабораторной работы потребуются учебные файлы Ярмарка, Пример1, Пример2, Пример3, Пример4.
О стиляхПри работе с документом часто приходится к однородным фрагментам, например, заголовкам, названиям рисунков и таблиц, основному тексту документа и т. п., применять одинаковое оформление. Конечно, можно для каждого фрагмента устанавливать требуемые параметры шрифтов, абзацев и др. Но это, во-первых, долго и утомительно, а во-вторых, трудно запомнить, где и какие установлены параметры оформления. Облегчить единообразное оформление документов поможет использование стилей.
Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к абзацам текста, таблицам, спискам и знакам (символам), чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу параметров форматирования.
Использование стилей позволяет обеспечить единообразие в оформлении документов и возможность быстрого изменения оформления. Использование стилей при оформлении заголовков документа повышает эффективность работы в режиме отображения Структура и работу со Схемой документа, позволяет автоматически создавать оглавление.
Каждый шаблон имеет набор стилей, которые «передаются» создаваемому документу. В последующем при работе с документом можно изменять параметры стилей, можно добавлять стили из других шаблонов и документов, можно создавать новые стили. Стили можно сохранять в документе или в шаблоне.
Стиль всегда имеет имя. Стили с одним и тем же именем в разных документах и шаблонах могут иметь разное оформление.
Стиль может быть использован как к целому абзацу, так и к нескольким символам. Если стиль применяется к целому абзацу, то абзац можно не выделять, а если только к фрагменту текста любой величины, то требуемый фрагмент выделяется.
Откройте из своей папки файл Ярмарка.
С помощью сочетания клавиш <Shift> и <F1> получите информацию о параметрах форматирования вначале для заголовка Первая ежегодная книжная ярмарка, а затем для первого абзаца с текстом. Для этого установите курсор на интересующий вас фрагмент текста и нажмите указанное сочетание клавиш – справа появится специальное окно Показать форматирование, содержащее все параметры форматирования выбранного фрагмента. Закройте специальное окно, используя для этого одноименную кнопку.
Для фрагмента текста, следующего после заголовка Расписание мероприятий установите стиль Нумерованный список 2. Для этого:
выделите необходимый фрагмент текста;
во вкладке Главная в группе Стили щелкните по кнопке Стили, расположенной в правом нижнем углу. Откроется диалоговое окно Стили;
в диалоговом окне выполните команду Параметры. Откроется диалоговое окно Параметры области стилей;
в области Отображаемые стили из списка выберите значение Все и щелкните по кнопке <Ok>;
в диалоговом окне Стили выберите стиль Нумерованный список 2.
Выполните следующие действия: в стиле Заголовок 3 измените размер шрифта на 14 пт; стилю Заголовок 1 назначьте сочетание клавиш <Ctrl>, <Alt>, <k>. Для этого:
в диалоговом окне Стили щелкните правой кнопкой мыши по стилю Заголовок 3 и в открывшемся контекстном меню выберите команду Изменить. Откроется диалоговое окно Изменение стиля;
в области Форматирование установите размер шрифта 14 пт и щелкните по кнопке <Ok>;
в диалоговом окне Стили щелкните правой кнопкой мыши по стилю Заголовок 1 и в открывшемся контекстном меню выберите команду Изменить;
в диалоговом окне Изменение стиля щелкните по кнопке Формат и выберите команду Сочетание клавиш. Откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры;
в поле Новое сочетание клавиш введите сочетание клавиш <Ctrl>, <Alt>, <k>, причем не отпускайте ни одну из них, пока не завершите набор;
нажмите сначала кнопку Назначить, а затем Закрыть и <Ok>.
Сохраните изменения и закройте файл Ярмарка.
Задания для самостоятельной работыСкопируйте файлы из папки Лаб_6 в свою папку.
Отформатируйте текст файлов Пример1, Пример2, Пример3, Пример4, согласно образцам, приведенным в Приложениях 1-4.
Для текста файла Пример1 задан следующий формат:
заголовку Издательство «Северный город» присвоен стиль Заголовок 2, который имеет следующие характеристики: шрифт Arial, размер 12, полужирный, курсив, по центру;
Адрес напечатан шрифтом Arial, размером 11, по центру;
Телефон имеет шрифт Times New Roman, 11, по центру;
Основной текст документа напечатан шрифтом Times New Roman, 11 и имеет следующие отступы и интервалы: Выравнивание – по левому краю, Интервал междустрочный – одинарный;
для заголовков Вот лишь некоторые из предлагаемых нами журналов:, Цитата, Как нас найти необходимо создать новый стиль с именем Мой Стиль, со следующим форматом: шрифт Times New Roman, размер 14, полужирный, курсив (вкладка Главная, группа Стили, кнопки Стили и Создать стиль);
абзац, начинающийся со строк Перед тем, как отправиться в иностранное государство имеет следующий формат: Выравнивание – по ширине, Отступ слева – 1 см., Интервал междустрочный – полуторный;
с помощью кнопок Нумерация и Маркеры (вкладка Главная, группа Абзац) создайте списки там, где это необходимо.
Для текста файла Пример2 задан следующий формат:
заголовок Вестник ООО «Природа» имеет стиль Название со следующими характеристиками: шрифт Times New Roman, размер 20, полужирный, по центру;
тексту Том 11, Номер 8, Октябрь 1997 присвоен стиль Подзаголовок со следующим форматом:
шрифт: Times New Roman, размер 10, полужирный, по левому краю;
рамка: Обтекание текстом – вокруг;
по горизонтали: Положение – слева, Относительно – колонки, Расстояние от текста – 0,32 см;
по вертикали: Относительно – абзаца, Расстояние от текста – 0,32 см, Перемещать с текстом – флажок;
граница: верхняя;
заголовкам Модернизация спортивного зала, Новый центр досуга, Кадровые перестановки в октябре присвоен стиль Заголовок 1: Arial, 14, полужирный, по левому краю;
основной текст документа напечатан шрифтом Times New Roman, 10 и имеет следующие отступы и интервалы: Выравнивание – по левому краю, Интервал междустрочный – одинарный.
Для текста файла Пример3 задан следующий формат:
заголовок Вестник ООО «Природа» имеет стиль Название со следующими характеристиками: шрифт Times New Roman, размер 20, полужирный, по центру;
тексту Том 10, Номер 6, Сентябрь 1997 присвоен стиль Подзаголовок со следующим форматом:
шрифт: Times New Roman, размер 10, полужирный, по левому краю;
рамка: Обтекание текстом – вокруг;
по горизонтали: Положение – слева, Относительно – колонки, Расстояние от текста – 0,32 см.;
по вертикали: Относительно – абзаца, Расстояние от текста – 0,32 см., Перемещать с текстом – флажок,
граница: верхняя.
заголовки Масло «Бриз», Мягкие ириски, «Пицца с сыром» имеют стиль Заголовок1 (Arial, 14, полужирный, по левому краю);
заголовок Масло «Бриз» и следующий за ним текст имеют рамку со сплошным типом линии, шириной 2,25 пт и узором типа 15% (вкладка Разметка страницы, группа Фон страницы, команда Границы страниц);
для расположения текста документа в две колонки необходимо выполнить следующие действия:
после подзаголовка Том 10, Номер 6, Сентябрь 1997 создать пустую строку;
во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкнуть по команде Разрывы;
в открывшемся диалоговом окне в области Разрывы разделов выбрать команду На текущей странице;
выделить весь текст, начинающийся с заголовка Масло «Бриз»;
во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкнуть на кнопке Колонки и выбрать режим Две колонки;
текст Информационный бюллетень распространяется каждый понедельник в 7 часов утра находится в нижнем колонтитуле.
Для текста файла Пример4 задан следующий формат:
заголовок ООО «Природа» создается с помощью кнопки WordArt (вкладка Вставка, группа Текст);
для заголовка Новые рынки сбыта и маркетинга создайте стиль, имеющий имя Title Cover следующего формата:
шрифт: Arial Black, размером 32, полужирный;
абзац: выравнивание – по левому краю, отступ слева –1 см., справа – 1 см., интервал перед –12, интервал после – 25, междустрочный – точно;граница: верхняя граница, тип – сплошная линия, ширина – 6 пт;
с помощью кнопки Клип (вкладка Вставка, группа Иллюстрации) добавьте в документ понравившейся клип.
Просмотрите полученные результаты и внесите необходимые дополнения так, чтобы выполненные примеры совпадали с образцами, приведенными в Приложениях 1-4.
Создание таблицыСоздайте новый документ и сохраните его в своей папке под именем Таблица.
Создайте таблицу.
Таблица 1.
День недели Время занятий Предмет
Понедельник 1030–1145 Информатика
1200–1315 Физкультура
1330–1445 Менеджмент
Вторник 1030–1145 Информатика
1200–1315 Математика
Английский
1330–1445 Философия
Последовательность действий при создании и заполнении таблицы:
с помощью команды Вставить таблицу (вкладка Вставка, группа Таблицы) создайте таблицу размером 3х3. Чтобы добавить нужное число строк или столбцов, воспользуйтесь командой контекстного меню Вставить строки или командой Таблица\Разбить ячейки. Контекстное меню появляется после нажатия правой клавиши мыши;
используя команду контекстного меню Разбить ячейки, разбейте ячейки, которые служат для ввода: времени занятий и предметов с учетом номера недели, на нужное количество;
введите в таблицу текст. Для перемещения по строкам и столбцам таблицы пользуйтесь стрелками или клавишей <Tab>. Для ввода минут используйте кнопку Надстрочный индекс (вкладка Главная, группа Шрифт);
используя команду контекстного меню Выравнивание ячеек, процентируйте по вертикали дни недели;
с помощью кнопок, расположенных на ленте:
заголовки таблицы и время занятий – по центру;
предметы – по левому краю;
воспользовавшись кнопками Толщина линии, Внешние границы и Все границы панели инструментов Таблицы и границы, задайте толщину основных линий 2,25 пт.
В созданной таблице проверьте следующие возможности при перемещении курсора:
клавиша <Tab> переводит курсор в следующую ячейку таблицы;
комбинация клавиш <Shift>, <Tab> – в предыдущую ячейку;
клавиши <Alt>, <Home> переводит курсор в первую ячейку строки;
клавиши <Alt>, <End> – в последнюю ячейку строки;
комбинация <Alt>, <PgUp> переводит курсор в верхнюю ячейку столбца;
комбинация <Alt>, <PgDn> – в нижнюю ячейку столбца.
Сохраните изменения и закройте все файлы.
1.7. Формулы. Многоуровневые заголовки и оглавление. Сноски
Для выполнения лабораторной работы потребуются учебные файлы Формулы и Заголовки.
Из папки !INFORMATIKA\WORD скопируйте в свою папку и откройте файл Формулы.Создание формулС помощью редактора формул после слов индекс Пааше () цены текущего периода () вставьте формулу . Для этого воспользуйтесь командой Формула (вкладка Вставка, группа Символы).
Расположите введенную формулу по центру страницы.
Воспользовавшись полем ListNume справа от введенной формулы вставьте ее порядковый номер. Для этого:
щелкните справа от введенной формулы левой кнопкой мыши и введите открывающуюся скобку;
выполните команду Поле (вкладка Вставка, группа Текст, команда Экспресс-блоки). Откроется диалоговое окно Поле;
в области Категории выберите Нумерация, в области Поля – ListNume, а в области Имя списка – NumberDefault;
введите параметры поля: Уровень в списке – 1;
щелкните по кнопке <Ok>. В результате будет вставлен номер формулы 1).
После слов цены базового периода () введите формулу .
С помощью поля ListNume справа от введенной формулы вставьте ее порядковый номер. Обратите внимание, что у формулы, введенной в пункте 2, текущий номер изменится на 2.
После слов в соответствии с формулами вставьте ссылки на формулы. Для этого:
после слов в соответствии с формулами введите открывающуюся скобку;
выполните команду Перекрестная ссылка (вкладка Ссылки, группа Названия). Откроется диалоговое окно Перекрестные ссылки;
в открывшемся диалоговом окне Перекрестные ссылки укажите Тип ссылки: Абзац, Вставить ссылку на: Номер абзаца. Кроме этого проверьте чтобы был установлен флажок Вставить как гиперссылку, а в области Для какого абзаца выберите 1);
щелкните по кнопке Вставить. В результате в тексте документа будет вставлена ссылка на первую формулу;
далее введите запятую и аналогичным образом вставьте ссылку на вторую формулу;
щелкните по кнопке Закрыть.
После слов выражение для ρ имеет вид введите формулу С помощью поля ListNume справа от введенной формулы вставьте ее порядковый номер. Обратите внимание, что у формул, введенных в пунктах 2 и 5, текущие номера изменятся на 2 и 3. При этом в тексте ссылки на формулы не изменятся и останутся равными 1 и 2.
Используя команду контекстного меню Обновить поле обновите значения ссылок на формулы, расположенные после слов в соответствии с формулами. Для этого:
выполните команду Правка\Выделить все (или воспользуйтесь сочетанием клавиш <Ctrl>, <A>);
щелкните по правой кнопке мыши и выберите команду Обновить поле (или нажмите кнопку <F9>). В результате MS Word обновит значения ссылок на формулы;
снимите выделение текста, щелкнув левой кнопкой мыши в любом месте текста.
Сохраните и закройте файл Формулы.
Многоуровневые заголовкиИз папки !INFORMAT\WORD скопируйте в свою папку и откройте файл Заголовки.
Перед первым абзацем текста, вставьте название Модель индивидуального спроса и ее использование при анализе потребления в России и отформатируйте его, используя стиль Заголовок 1. Для этого:
выведите на экран символы форматирования (вкладка Главная, группа Абзац);
перейдите в начало документа, нажав сочетание клавиш <Ctrl>, <Home>;
перед первым абзацем вставьте пустую строку и введите заголовок: Модель индивидуального спроса и ее использование при анализе потребления в России;
используя команду Заголовок 1 (вкладка Главная, группа Стили) присвойте введенному тексту соответствующий стиль.
Перед созданным названием добавьте текст Глава 1. Для этого:
щелкните по кнопке Стили (вкладка Главная, группа Стили). Справа откроется одноименное диалоговое окно;
в диалоговом окне Стили щелкните на стрелке справа от стиля Заголовок 1 и выберите команду Изменить;
в открывшемся диалоговом окне Изменение стиля щелкните по кнопке Формат. Откроется список команд, в котором выберите команду Нумерация;
в открывшемся диалоговом окне Список перейдите на вкладку Нумерация, щелкните по варианту и дважды нажмите кнопку <Ok>. В результате перед заголовком будет вставлен номер главы.
Заголовку Равновесное потребление многих благ присвойте стиль Заголовок 2 и добавьте номер 1.1. Для этого:
щелкните на заголовке Равновесное потребление многих благ и присвойте стиль Заголовок 2;
во вкладке Главная, в группе Абзац щелкните по стрелке кнопки Многоуровневый список и в области Библиотека списков щелкните по варианту . В результате перед выбранным заголовком будет вставлен номер 1.1.
Заголовку Аналитическое выражение для функции индивидуального спроса добавьте номер 1.1.1. и присвойте стиль Заголовок 3. Для этого щелкните на заголовке и присвойте ему стиль Заголовок 3.
Перед названием Элементы репрезентативной теории измерений вставьте слова Глава 2. Для этого присвойте заголовку стиль Заголовок 1.
Перед заголовком Шкальное направление в теории измерений вставьте номер 2.1. Для этого этому заголовку присвойте стиль Заголовок 2.
Создание оглавленияОглавление документа – это список заголовков указанных вами уровней с соответствующими номерами страниц. Фактически оглавление представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов. В левом столбце отображаются заголовки разделов, в правом – номера страниц. При составлении оглавления MS Word позволяет использовать как стандартные, так и нестандартные стили заголовков документа.
Наиболее простой способ подготовки документа к сборке оглавления заключается в том, чтобы использовать стандартные стили заголовков. Стандартные заголовки включают текст Заголовок и уровни от 1 до 9.
В начале документа создайте оглавление, в котором отображаются все заголовки и номера страниц. Для этого:
перейдите в начало документа (клавиши <Ctrl>, <Home>);
создайте пустую строку и введите текст Оглавление;
нажмите клавишу <Enter>;
во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по стрелке кнопки Оглавление и в открывшемся списке выберите команду Оглавление. В результате откроется одноименное диалоговое окно;
проверьте, чтобы были установлены флажки Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю;
выберите по своему усмотрению Заполнитель и Формат;
установите количество уровней – 3;
щелкните по кнопке <Ok>. В результате MS Word создаст оглавление.
Если после создания оглавления в документ были внесены изменения (например, вставлены дополнительные заголовки или добавлен текст), то оглавление необходимо обновить. Для этого достаточно, находясь в любом месте оглавления, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду Обновить поле (или нажать клавишу <F9>).
Воспользовавшись оглавлением, перейдите в тексте документа на заголовок Элементы репрезентативной теории измерений. Для этого:
нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>;
в оглавлении щелкните левой кнопкой мыши по заголовку Элементы репрезентативной теории измерений. В результате MS Word найдет соответствующий заголовок в тексте документа.
Использование сносокОбычные и концевые сноски используются в документах и книгах для указания источника материала или ввода поясняющей или дополнительной информации. Обычные сноски располагаются в конце страницы, а концевые – в конце документа.
После слов Шкальное направление, его часто называют теорией шкал, связано с именем С.С. Стивенса вставьте сноску, содержащую поясняющий текст. Для этого:
выделите текст С.С. Стивенса и во вкладке Ссылки в группе Сноски выполните команду Вставить сноску;
внизу страницы, после цифры 1 щелкните левой кнопкой мыши и введите текст По мнению Стивенса, имеется, с одной стороны – система однотипных свойств реальных объектов, а с другой стороны – система изображающих их чисел.
Сохраните и закройте файл Заголовки.
Часть 2. Работа с электронными документами в среде microsoft office’2007Письма, электронная почта, хранение информации в базах данных или электронных таблицах – это то, чем приходится заниматься на компьютере ежедневно, вне зависимости от того, работаете ли вы непосредственно в офисе или дома. При этом первостепенное значение имеет правильный выбор программных средств. Известно, что если построить сложную систему из оптимально функционирующих блоков, характеристики системы в целом могут быть далеки от оптимальных. Аналогичным образом дело обстоит с выбором программных продуктов для решения комплексных задач.
Целесообразно выбирать не отдельные приложения, производимые разными компаниями, а законченный комплекс программных продуктов. Обязательными компонентами таких комплексов являются текстовый редактор, электронная таблица, система управления базами данных, система планирования личного времени и система подготовки презентаций.
В качестве платформы для решения офисных задач могут быть выбраны программные продукты компании Microsoft, которые фактически являются стандартом в нашей стране, т.к. подавляющее большинство пользователей использует в качестве основных приложений текстовый редактор MS Word и электронную таблицу MS Excel.
MS Office является стандартом не только для пользователей, но и для производителей программного обеспечения. Например, можно встроить функции перевода системы непосредственно в текстовый редактор MS Word, ввод документов с помощью сканера можно выполнять, также, не покидая текстового редактора.
Особенностью Microsoft Office является то, что его компоненты образуют единую среду, предоставляя широчайшие возможности по взаимодействию отдельных приложений. Ряд вопросов по взаимодействию приложений и решению разнообразных офисных задач будут рассмотрены во второй части настоящего учебного пособия.
Для изучения предлагаются лабораторные работы по следующим темам:
Создание и использование форм.
Использование в формах полей подстановки.
Создание серийных документов слиянием.
Использование дополнительных полей MS Word.
Взаимодействие приложений MS Office. Взаимодействие MS Access и MS Word.
Взаимодействие приложений MS Office. Взаимодействие MS Access и MS Excel.
Рецензирование документов. Исправления.
Рецензирование документов. Примечания.
2.1. Создание и использование формРабота в офисе обычно связана с большим количеством стандартных формуляров, справок, бланков и т.д. Причем в каждой области канцелярской деятельности приняты стандартные формы. MS Word предоставляет возможность создавать нужные формы, которые можно заполнять как на экране, так и в напечатанном виде. Причем можно использовать шаблон формы, и в дальнейшем на его основе создавать нужный документ в определенном количестве. Если меняются формы отчетов, справок, всегда можно внести изменения, чтобы не хранить устаревшую форму в напечатанном виде. Кроме того, заполненные формы хранить также нецелесообразно. Удобнее и разумнее хранить данные из форм в электронных таблицах и базах данных, а форму в виде шаблона. Если необходимо просмотреть конкретную заполненную форму или отправить напечатанную форму клиенту, всегда можно легко объединить эти два документа в один с помощью механизма слияния. Для создания формы предусмотрены специальные поля формы.
Что такое формаФорма – это специальный вид защищенного документа, включающего поля, в которые пользователи могут вводить информацию. Поле формы – это место на экране, предусмотренное для заполнения. В форме можно использовать поля трех типов:
текстовое поле;
в виде флажка, который можно либо установить, либо снять, что предполагает альтернативный ответ, типа Да или Нет;
поле со списком, из которого следует выбрать нужный ответ.
Для создания форм можно использовать таблицы, как основу для формы.
В формы можно включать и вычисления. Например, в счете можно сложить цены всех заказанных товаров и вывести общую сумму счета. Для удобства работы с формами устанавливается затенение полей. Когда поля затенены, пользователь легко может увидеть, куда нужно вводить информацию.
Создание формПроцесс создания формы условно можно разделить на этапы:
создание шаблона формы (форматирование, заливка, рамки, которые пользователь не будет изменять при ее заполнении).
вставка в форму полей форм, в которые будет вводиться информация при заполнении формы;
установка параметров полей форм;
защита формы и ее сохранение;
назначение макроса, открывающего текст справки для заполнения формы;
назначение макроса обновления полей формы.
Задание: Создайте шаблон формы – анкету следующего вида:
Таблица 2.
АНКЕТА
Фамилия, имя, отчество Дата рождения Воинская обязанность Образование Научное звание, степень Водительские права Иностранный язык Уровень знания языка Основная специальность Дополнительные возможности Дата заполнения В форме должны содержаться поля следующего типа:
текстовые поля: ФИО; Дата рождения; Иностранный язык; Основная специальность; Дополнительные возможности;
флажки: Воинская обязанность; Научное звание, степень; Водительские права;
поля со списком: Образование; Уровень знания иностранного языка;
поле Дата и время, с помощью которого автоматически будет выводиться текущая дата.
Для выполнения задания:
В MS Word создайте пустой шаблон, для этого:
запустите MS Word;
щелкните значок Кнопка Office, а затем выберите пункт Параметры Word;
нажмите команду Основные;
установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, а затем нажмите кнопку <Ok>;
выполните команду Создать (кнопка Office);
в окне Создание документа щелкните на команде Мои шаблоны. Откроется диалоговое окно Создать;
в окне Шаблоны в области Создать установите переключатель Шаблон и щелкните по кнопке <Ok>;
в помощью команды Сохранить как (кнопка Office) сохраните созданную форму в своей папке, присвоив ей имя Анкета. В окне диалога Сохранение документа в списке Тип файла выберите Шаблон документа.
Сохраняя документ, помните, что он создавался как шаблон, следовательно, и располагаться (по умолчанию) он будет в специальной папке с шаблонами.
Создайте структуру формы – таблицу размером 12:2. Для создания структуры формы выполните команду Вставить таблицу (вкладка Вставка, группа Таблица).
Ячейки первой строки таблицы объедините с помощью команды Объединить ячейки (вкладка Макет, группа Объединить) и введите заголовок таблицы Анкета. Эту команду можно вызвать также при помощи контекстного меню.
В каждую ячейку левого столбца таблицы введите текст:
ФИО;
Дата рождения;
Воинская обязанность;
Образование;
Научное звание, степень;
Водительские права;
Иностранный язык;
Уровень знания языка;
Основная специальность;
Дополнительные возможности,
Дата заполнения.
С помощью кнопки Текстовое поле вставьте текстовые поля. Для этого щелкните в первую ячейку правого столбца таблицы (ФИО) и кликните по кнопке Текстовое поле (вкладка Разработчик, группа Элементы управления, команда Инструменты из предыдущих версий).
Аналогичным способом вставьте остальные текстовые поля: Дата рождения; Иностранный язык; Основная специальность; Дополнительные возможности.
Воспользовавшись кнопкой Флажок разместите поля Воинская обязанность; Научное звание, степень; Водительские права; в правом столбце формы.
Воспользовавшись кнопкой Поле со списком разместите поля Образование; Уровень знания иностранного языка.
С помощью команды Дата и время (вкладка Вставка, группа Текст) добавьте в поле Дата заполнения текущую дату в формате ДД.ММ.ГГ.
В результате выполнения пунктов 1-9 вы разместили в форме необходимые поля, теперь следует установить параметры для этих полей.
Установка параметров полейДля установки параметров полей форм в MS Word для каждого типа поля предусмотрено свое окно диалога.
Для удобства работы с формами предусмотрены различные средства, также определяемые параметрами поля и устанавливаемые в соответствующем полю окне диалога. Эти средства являются общими для всех типов полей:
установки по умолчанию, которые предлагают наиболее вероятные варианты данных;
справочные сообщения, введенные с помощью окна диалога Текст справки для поля формы, подсказывают пользователю, как вводить информацию в конкретное поле;
при переходе пользователя к определенному полю или выходе из него запускается макрос, позволяющий автоматизировать ряд процедур;
закладки, позволяющие быстро найти нужное поле и перейти к нему в большом документе.
Установка параметров текстового поляПомимо обычного текста в качестве текстового поля могут быть представлены числа, дата и время, вычисления. Таким образом, с помощью окна диалога Параметры текстового поля можно установить поля автоматического ввода даты и времени, которые поместят в форму текущие дату и время. Используя поля вычисления, можно вычислять значения полей. Этот параметр устанавливается опцией Тип поля.
С помощью команды контекстного меню Свойства, щелкнув на соответствующем поле, установите:
для поля ФИО: Тип – Обычный текст, Формат – Начинать с прописных, Максимальная длина – 50;
поле Иностранный язык: Тип – Обычный текст, Формат - Первая прописная, Максимальная длина – 30, Текст по умолчанию: Английский. В поле Закладка введите имя: ИностранныйЯзык;
поле Дата рождения: Тип – Дата, Формат – dd.MM.yyyy;
поле Основная специальность: Максимальная длина – 30;
поле Дополнительные возможности: Максим. длина – 30.
Установка параметров поля типа флажокВ полях типа флажок установите следующие параметры:
Размер флажка – авто.
Состояние по умолчанию – снят.
Параметры поля – разрешить изменения.
Установка параметров поля со спискомПри создании поля со списком следует вводить элементы списка в одноименное поле ввода по одному, каждый раз, нажимая кнопку Добавить. Тогда введенный элемент будет внесен в создаваемый список.
Если необходимо удалить элемент списка, выделите его и нажмите кнопку Удалить. Упорядочить список можно с помощью кнопок со стрелками Порядок.
В полях со списком введите следующие параметры:
в поле Образование добавьте следующие элементы списка:
среднее специальное;
незаконченное высшее;
высшее.
в поле Уровень знания иностранного языка добавьте элементы списка:
удовлетворительное;
хорошее;
отличное.
Затенение полейДля удобства работы с полями форм предусмотрено их затенение, благодаря которому пользователь сразу определяет место, требующее заполнения. Затенение полей осуществляется с помощью кнопки Затенение полей формы.
Установите затенение полей, для этого воспользуйтесь кнопкой Затенение полей формы (вкладка Разработчик, группа Элементы управления, команда Инструменты из предыдущих версий).
Защита формыЗащита формы осуществляется с помощью блокировки, которую можно легко снять при необходимости, а так же с помощью пароля. В этом случае пользователь не сможет снять установленную вами защиту.
Для активизации полей необходимо установить защиту документа с помощью кнопки Защитить документ вкладка Разработчик.
После установки защиты документа можно только заполнять поля формы, но вносить изменения в документ будет уже невозможно.
Когда установлена защита, вы не сможете выполнить некоторые действия. Например, вы не сможете выделить весь документ. Кроме того, в этом режиме запрещено большинство команд форматирования. Таблицы и рамки фиксированы, а в полях вычисления, содержащих формулы, приводятся не сами формулы, а результаты.
Установите защиту полей формы. Для этого:
выберите вкладку Разработчик, группу Защитить документ, команду Ограничить редактирование и форматирование. Откроется диалоговое окно Ограничить форматирование;
в категории Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования, выберите переключатель Ввод данных в поля форм и щелкните по кнопке Да, включить защиту;
нажмите кнопку <Ok>.
С помощью того же окна диалога можно установить пароль. В этом случае при любой попытке снять с формы защиту будет запрашиваться пароль (в том числе и у вас), поэтому не забудьте пароль.
РедактированиеРедактировать поля формы можно в процессе их создания или ввода. После того как они вставлены в форму, можно редактировать поля только в случае, если снята защита. Редактирование осуществляется с помощью диалогового окна Параметры поля. Как вы знаете, для каждого типа поля используется свое окно диалога. Для открытия нужного окна установите курсор в поле, и дважды быстро нажмите кнопку мыши. Кроме того, при редактировании можно изменять параметры форматирования документа и полей форм, перемещаясь между полями с помощью обычных клавишных команд и закладок.
Форматирование полейК полям форм можно применять большинство параметров форматирования. Вы можете воспользоваться как средствами окна диалога открываемого кнопкой Параметры поля формы, так и обычными средствами форматирования (окнами диалога Шрифт и Обрамление и заливка, а также панелями инструментов Форматирование и Таблицы и границы).
Для изменения параметров форматирования полей формы:
выделите поле, нуждающееся в форматировании;
затем воспользуйтесь одним из обычных способов форматирования:
выберите команду Формат и нужные опции форматирования;
воспользуйтесь кнопками вкладки Главная;
воспользуйтесь для форматирования клавишными командами;
нажмите на выделенном поле правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню опции форматирования.
Для всех трех типов полей можно создать макрос, переименовать закладку, ввести справочный текст, а также установить запрет на изменения.
При редактировании текстовых полей можно менять тип полей, параметры формата (формат числа, даты времени) и изменять текст по умолчанию.
При редактировании полей типа Флажок можно изменять размер флажка и положение по умолчанию.
При редактировании поля со списком можно удалить отдельные элементы списка, поменять их порядок и заменить другими элементами.
Перемещение между полями защищенной формы осуществляется с помощью стандартных средств MS Word.
Если форма не защищена, то при ее открытии первое поле не высвечивается и перемещение между полями с помощью клавиш <Tab> невозможно. В этом случае пользуйтесь мышью и клавишами-стрелками.
ЗакладкиКаждый раз, при вставке поля, в окне диалога, открываемого кнопкой Параметры поля формы, в поле Закладка появляется его имя. MS Word автоматически называет и нумерует поля форм. Это делается для быстрого поиска нужного поля. Вы можете присвоить полям имена по своему усмотрению в соответствии с правилами присвоения имен закладкам.
С помощью кнопки Отключить защиту (диалоговое окно Ограничить форматирование) снимите защиту с формы.
Используя закладки, найдите поле Иностранный язык. Для этого:
на вкладке Вставка в группе Связи выберите команду Закладка. Откроется окно диалога Закладка;
выберите имя искомого поля в списке Имя закладки;
нажмите кнопку Перейти. Word выделяет соответствующее поле. Если требуется, можно продолжить поиск, не закрывая окна диалога Закладка;
закройте окно диалога Закладка нажатием кнопки Закрыть.
Создание справкиДля упрощения заполнения формы пользователями предусмотрена возможность создания справочной информации. Можно установить отображение справки:
в строке состояний;
в специальном справочном окне, открывающемся при нажатии клавиши <F1>.
При размещении справки в строке состояния максимальное количество символов 138, при размещении справки в окне, открывающемся при нажатии клавиши <F1>, текст может содержать до 255 символов. В качестве справки нужно ввести текст, содержащий указание, как пользователю заполнять предложенную форму. При этом можно создать элемент автотекста с требуемым текстом. Это особенно удобно, если создается несколько полей с одинаковым содержанием справки.
Создайте справку для поля Дата рождения, в которой будет выводиться следующий текст: Дату рождения вводите в формате dd.MM.yyyy. Для этого:
щелкните в поле Дата рождения;
с помощью контекстного меню (или вкладки Разработчик и группы Элементы управления) выберите команду Свойства. Откроется диалоговое окно Параметры текстового поля;
нажмите кнопку Текст справки. Откроется окно диалога Текст справки для поля формы;
выберите размещение справки: Вкладку – Клавиша F1, активизируйте строчку Текст справки;
введите текст: Дату рождения вводите в формате dd.MM.yyyy. Дважды нажмите по кнопке <Ok>.
Для того чтобы сообщить пользователю об имеющейся справке удобнее всего использовать макрос.
Создание макроса для сообщения о справкеМакрос – это последовательность действий, объединенная одной командой. Для ее выполнения можно назначить кнопку или клавишную команду. Можно установить макрос для блокировки или разблокировки поля в зависимости от вводимой информации, для обновления данных и т. д.
Для запуска макросов полей форм предусмотрены два варианта: при входе в поле или при выходе из него.
При создании макросов следует иметь в виду, что макрос нужно связать с шаблоном, на котором основана форма.
Создайте макрос, который запускается в тот момент, когда пользователь активизирует поле Дата рождения. При этом должно выдаваться сообщение: Для получения справки о заполнении полей формы нажмите клавишу F1. Для этого:
выберите команду Макросы (вкладка Вид, группа Макросы). Откроется окно диалога Макрос;
введите имя макроса в поле Имя: Справка; в поле Описание введите сообщение, для чего предназначен создаваемый макрос: Для справки в форме Анкета. Нажмите кнопку Создать. Откроется редактор макросов Microsoft Visual Basic.
Для появления сообщения на экране нужно определить специальное окно. Наиболее удобным для этой цели является окно, описываемое функцией MsgBox. В приведенном тексте макроса выражение, выделенное серым цветом, вводится автоматически, Sub и End Sub — это начало и конец макроса, между ними нужно ввести команды макроса и текст справки.
в месте, где мигает курсор, введите: MsgBox ”Для получения справки о заполнении полей формы нажмите клавишу F1”;
закройте редактор макросов. MS Word возвратит Вас к экранной форме;
перейдите в поле Дата рождения, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Свойства;
в диалоговом окне выберите Выполнить макрос при входе, а в списке макросов выберите имя созданного макроса: Справка;
нажмите <Ok>.
Установите защиту формы.
Сохраните изменения, внесенные в форму.
Проверьте работу макроса, для этого щелкните на поле Дата рождения. В результате откроется диалоговое окно с сообщением: Для получения справки о заполнении полей формы нажмите клавишу F1.
Заполнение формыСозданная и защищенная форма заполняется без особых проблем. При неправильном заполнении на компьютере полей форм появляется сообщение об ошибке. Например, если вы введете текст в поле с установленным параметром число или дата, то откроется окно сообщения об ошибке. Оно будет открываться до тех пор, пока вы не исправите ошибку. MS Word не позволит вам ввести текст в поле со списком или в поле флажок, если поле защищено. Если защита снята, то при попытке ввода текста или числа вы удалите поле.
Поле со списком может заполняться только на экране. Остальные поля форм можно заполнять и в напечатанном виде. Для заполнения формы на компьютере следует создать документ на основе шаблона требуемой формы. Поскольку форма защищена, то доступными для пользователя будут только поля форм, выделяемые на экране затенением.
На основе шаблона Анкета создайте документ MS Word и внесите в созданную Вами форму данные. Для этого:
закройте MS Word;
в своей папке выберите шаблон Анкета и дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши. В результате на основе шаблона MS Word создаст документ;
заполните полученный документ данными на одного человека.
Сохранение только данных формыСохранение форм вместе с данными не целесообразно, так как заполненная форма может занимать большой объем, и если однотипных документов много, такой способ вообще нерационален. Представьте себе, какой смысл хранить множество договоров или юридических документов различных сделок, в которых меняются только имена, адреса, цифры, а содержание документа остается прежним. В этом случае удобнее сохранять только данные, для дальнейшего помещения их в электронные таблицы MS Excel или базы данных.
MS Word сохраняет копию данных в текстовом файле с расширением ТХТ, в который помещаются только значения полей, разделенные запятыми.Сохраните отдельно внесенные в форму данные. Для этого:
выберите команду Параметры Word (кнопка Office);
в окне диалога Параметры Word перейдите на вкладку Дополнительно;
в разделе Сохранение качества при совместном использовании документа установите флажок Сохранять данные формы в текстовый файл с разделителями. Нажмите <Ok>;
выполните команду Сохранить копию как (кнопка Office), и сохраните данные формы в текстовом файле в своей папке под именем Данные для анкеты_1.
Сохраните и закройте созданный Вами шаблон формы и текстовый файл с данными. Документ Word сохранять не надо.
Повторите пункты 24, 25 и введите, а затем сохраните отдельно от документа данные еще на несколько человек.
Импорт данных в Базу ДанныхПоместите данные, сохраненные в текстовых файлах в базу данных (БД). Для этого:
запустите MS Access и выберите команду Новая БД (кнопка Office, команда Создать). В результате откроется диалоговое окно Новая база данных;
сохраните базу данных в своей папке под именем Импортированные данные;
выполните команду Текстовый файл (вкладка Внешние данные, группа Импорт). Откроется диалоговое окно Внешние данные – Текстовый файл;
выберите из своей папки текстовый файл который необходимо импортировать, потом щелкните по переключателю Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. В результате откроется первое диалоговое окно Импорт текста;
выберите формат наилучшим образом описывающий поля: с разделителями (поля разделяются запятыми или табуляцией). Щелкните по кнопке Дополнительно. Откроется окно Место для ввода текста – Спецификация импорта;
в области Даты, время, числа выберите из списка формат даты: ДМГ и установите флажки в пунктах Год из четырех знаков, Дополнять даты нулями;
в области Описание полей:
в столбце Имя поля введите названия полей:
ФИО;
Дата рождения;
Воинская обязанность;
Образование;
Научное звание, степень;
Водительские права;
Иностранный язык;
Уровень знания языка;
Основная специальность;
Дополнительные возможности;
в столбце Тип данных установите для полей Воинская обязанность; Научное звание, степень и Водительские права тип данных логический. Нажмите <Ok>;
щелкните по кнопке Далее. В результате откроется следующее диалоговое окно;
укажите подходящий разделитель полей Точка с запятой и проверьте его действие в нижней части окна. Выберите флажок Первая строка содержит имена полей. Нажмите кнопку Далее;
в третьем диалоговом окне можно описать каждое поле. Поскольку это было сделано в первом диалоговом окне, нажмите кнопку Далее;
в следующем окне можно определить ключевое поле новой таблицы. Установите флажок в пункте Не создавать ключ. Нажмите Далее;
в открывшемся диалоговом окне следует указать имя новой таблицы: Анкета. Нажмите кнопку Готово;
в окне Сохранение шагов импорта щелкните по кнопке Закрыть. В результате будет создана новая таблица Анкета с данными, импортированными из текстового файла;
откройте таблицу Анкета и просмотрите полученные результаты. Закройте созданную таблицу;
импортируйте данные из других текстовых файлов, не заполняя при этом дополнительные параметры. Для этого:
воспользуйтесь командой Текстовый файл (вкладка Внешние данные, группа Импорт) и в области Имя файла укажите следующий импортируемый файл;
в области Укажите когда и где сохранять данные в текущей базе данных щелкните по переключателю Добавить копию записей в конец таблицы и из списка выберите таблицу Анкета;
щелкните по кнопке <Ok>;
далее следуйте по мастеру импорта, выбирая те же установки, что и при импорте первого файла. При этом дополнительные параметры заполнять не надо;
просмотрите полученные результаты. Обратите внимание на то, что после импорта данных в МS Access логические поля таблицы будут иметь значения 0, -1. Для восстановления значений этих полей выполните следующие действия:
откройте таблицу Анкета в режиме конструктора (вкладка Главная, группа Режимы, команда Конструктор или щелкните по названию таблицы правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Конструктор);
для полей, имеющих Тип данных – логический в области Свойства поля перейдите на вкладку Подстановка и в строке Тип элемента управления выберите из списка значение Флажок;
сохраните изменения и перейдите в режим таблицы. Просмотрите полученные результаты;
закройте MS Access.
Результаты выполнения работы:
шаблон формы – анкета;
текстовые файлы с анкетными данными;
таблица MS Access с анкетными данными на 3-4 человека.
2.2. Использование в формах полей подстановкиИспользование полей подстановкиВ созданной Вами форме (Лабораторная работа №1) использовались специальные поля. Кроме полей форм в шаблонах используются другие поля, с помощью которых можно автоматизировать работу с документами. Например, с помощью поля дата и время можно автоматически вставлять текущую дату и время в документ. Но есть еще группа так называемых полей подстановки. Эти поля относятся к разным категориям, например, {fillin} (заполнить), {ask} (запрос) и {set} (присвоить) – к категории Слияние, а поле {ref} – категории Связи и ссылки. Они используются в разных комбинациях для упрощения вставки данных в форму, поэтому и называются полями подстановки.
Рассмотрим некоторые поля подстановки:
{FILLIN ["Приглашение"] [Ключи]} – предлагает пользователю ввести текст. Ответ печатается там, где расположено поле. Если ответ требуется напечатать в нескольких местах документа, следует использовать поле ASK.
Элемент "Приглашение " – текст, который отображается в диалоговом окне, например, «Введите имя клиента».
Ключ \d «Ответ » – задает ответ, используемый по умолчанию в том случае, если пользователь ничего не введет в диалоговое окно. Например, поле {FILLIN "Введите имя клиента:" \d "Лобов"} вставит «Лобов», если пользователь ничего не введет в диалоговое окно. Если ответ, который следует использовать по умолчанию, не задан, MS Word использует последний введенный ответ. Чтобы указать, что используемое по умолчанию значение должно быть пустым, введите пустые кавычки после данного ключа (\d "").
Ключ \o – при использовании в основном документе слияния выводит приглашение только один раз (а не при обработке каждой записи данных). В этом случае в каждый из конечных документов вставляется одинаковый текст.
{ASK Закладка "Приглашение " [Ключи]} – предлагает пользователю ввести данные и присваивает закладку введенным данным. В то место документа, где следует напечатать введенные данные, необходимо вставить поле REF. Для ссылки на введенные данные в других полях, например поле = (Формула), следует использовать имя закладки.
Приглашение выводится при каждом обновлении поля ASK. Введенные данные остаются присвоенными указанной закладке до тех пор, пока не будут введены новые. Если поле ASK используется в основном документе слияния, приглашение выводится при обработке каждой записи данных (если не указан ключ \o).
Элемент Закладка – имя закладки, присвоенной данным, введенным в ответ на приглашение, например «ИмяКлиента».
Элемент "Приглашение" – текст, который отображается в диалоговом окне, например «Введите имя клиента».
Ключ \d "Ответ" – задает ответ, используемый по умолчанию в том случае, если пользователь ничего не введет в диалоговое окно. Например, поле {ASK Клиент "Введите имя клиента:" \d "Ли"} присваивает значение «Ли» закладке «Клиент», если пользователь ничего не введет в диалоговое окно. Если ответ, который следует использовать по умолчанию, не задан, Word использует последний введенный ответ. Чтобы указать, что используемое по умолчанию значение должно быть пустым, введите пустые кавычки (\d "").
Ключ \o – при использовании в основном документе слияния выводит приглашение только один раз (а не при обработке каждой записи данных). В этом случае в каждый из конечных документов вставляются одинаковые данные.
{[REF] Закладка [Ключи]} – вставка текста или рисунка, помеченного указанной закладкой. Закладка должна быть определена в активном документе.
Если необходимо получить справку о ключах данного поля воспользуйтесь командой ?\Вызов справки, введите текст: Поля и выберите нужное поле.
Поля подстановки можно использовать в шаблоне формы, например, в шаблоне контракта, где содержание остается прежним, а меняются данные клиентов.
Задание:
Создайте шаблон формы – контракт, в котором используются поля {FILLIN}, {ASK} и {REF}. Контракт должен иметь следующий вид:
Рисунок 6.
КОНТРАКТ № 1
РосПищеПром, именуемый в дальнейшем Покупатель с одной стороны, и фирма БелАВМ, именуемая в дальнейшем Продавец, с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:
ПРЕДМЕТ И ОБЪЕМ ПОСТАВКИ
Продавец обязуется изготовить и поставить оборудование на условиях СИП грузоперевозчик в соответствии с приложением № 3 к настоящему контракту.
ОБЩАЯ СУММА КОНТРАКТА И ЦЕНЫ
Общая сумма контракта составляет: 51 марок ФРГ.
Цены понимаются на основании условий СИПгрузопревозчик и включают: стоимость упаковки, маркировки, таможенные сборы в стране Продавца, взимаемые в связи с выполнением настоящего контракта. Цены твердые и не подлежат изменению.
СРОК ПОСТАВКИ
Оборудование по настоящему контракту должно быть поставлено в течение 2 месяцев с момента платежа с правом досрочной поставки. К указанным срокам оборудование должно быть изготовлено в соответствии с условием контракта, испытано, упаковано, замаркировано и поставлено в соответствии с условиями СИП грузоперевозчик. Оборудование, не выдерживающее низких температур, по согласованию с Покупателем должно отгружаться в теплое время года.
Серым фоном выделены данные, которые вводятся в готовый контракт. На их место при создании шаблона контракта требуется вставить поле. Причем в местах, где информация используется один раз, вставляйте поле {FILLIN}. Там же, где одни и те же данные повторяются, используйте поля {ASK} и {REF}.
Для выполнения задания:
Сначала создайте шаблон контракта. Подробно об этом было рассказано в Лабораторной работе 2.1. В шаблон включите основной текст (текст бланка документа, который повторяется в каждом контракте). Если требуется, то можно включить графику, таблицы и т.д. (все, что необходимо иметь в бланке документа).
Для того чтобы размещенные в тексте контракта поля были видны на экране выполните команду Office\Параметры Word. В окне диалога Параметры перейдите на вкладку Дополнительно и в области Показывать содержимое документов активизируйте флажок Показывать коды полей вместо их значений (или воспользуйтесь сочетанием клавиш <Alt>, <F9>)
Далее следует вставить поля подстановки в нужных местах контракта.
В текст контракта поместите поля {FILLIN}. Для этого:
установите курсор после слов Контракт №;
на вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Экспресс блоки, а затем выберите пункт Поле;
в категории Все, выберите тип поля {FILLIN};
в поле Приглашение введите текст: Введите номер контракта. Нажмите <Ok>;
в результате откроется окно поля {FILLIN}, в которое следует ввести информацию, необходимую при заполнении конкретного документа. При создании шаблона информацию вводить не нужно, поэтому нажмите кнопку Отмена. При этом в тексте появится поле {Fillin “Введите номер контракта” \* MERGEFORMAT}.
Повторите действия и вставьте поле {FILLIN} там, где информация используется один раз. При этом вводите приглашения, подходящие по смыслу.
После текста Продавец обязуется изготовить и поставить оборудование на условиях... вставьте поле{ASK}. Для этого:
выберите команду Вставка\Экспресс блоки\Поле, категорию Все, тип поля Ask;
в поле Приглашение введите текст: Введите название фирмы – перевозчика;
в поле Имя закладки введите слово Условия. В качестве имени закладки можно использовать любое слово. Нажмите <Ok>;
в результате откроется окно поля {ASK}, в которое следует ввести информацию, требуемую при заполнении конкретного документа. Нажмите кнопку Отмена. В результате в текст контракта будет добавлено поле {ASK Условия “Введите название фирмы – перевозчика”}.
Для вывода информации, указанной в поле {ASK}, после поля {ASK} вставьте поле {REF}. Для этого:
в окне диалога Поле в списке категорий выберите Связи и ссылки или Все;
в списке полей выберите REF;
далее щелкните по кнопке Коды поля и в области Дополнительные свойства поля после слова REF введите название закладки Условия;
нажмите <Ok>. В тексте контракта появится поле {Ref Условия};
повторите действия сначала и вставьте поле {REF} там, где информация повторяется.
Сохраните созданный контракт как шаблон в своей папке под именем Контракт.
Создание макроса автоматического обновления полейДля автоматического обновления полей большого документа при его открытии можно использовать макрос.
Макрос будет открывать окна полей {ask} или {fillin}, в которые будут вводиться новые данные.
Создайте макрос, который при открытии формы будет выполнять обновление всех полей. Для этого:
выполните команду Вид\Макросы\Запись макроса. Откроется окно диалога Запись макроса;
в поле Имя макроса введите имя создаваемого макроса (например, Обновление). Всех документов (Normal.dot);
в поле Описание введите описание макроса. Например: Автоматическое обновление полей при открытии документов;
в области Назначить макрос выберите клавишам и задайте макросу сочетание клавиш <Ctrl>, <Shift>, <A>;
нажмите кнопку Назначить, а затем Закрыть. Рядом с курсором мыши появится кассета, означающая, что включена запись макроса.
Для записи обновления всех полей в документе, выполните следующие действия:
выделите весь документ, для этого выполните команду Выделить все (вкладка Главная, группа Редактирование, кнопка Выделить) или воспользуйтесь сочетанием клавиш <Ctrl>, <A>;
нажмите клавишу <F9>. При этом откроется окно первого поля. В этом окне нажмите кнопку Отмена. Далее откроется окно следующего поля;
нажмите кнопку Отмена при открытии каждого следующего поля;
вернитесь в начало документа, нажав на клавиатуре клавиши <Ctrl>, <Home>;
остановите запись макроса нажатием мыши на индикаторе в строке состояний или воспользовавшись командой Остановить макроса (вкладка Вид, группа Макросы).
Сохраните и закройте созданный шаблон.
Заполните созданный вами контракт данными. Для этого:
на основе созданного Вами шаблона договора создайте новый документ. При открытии документа макрос Обновление будет запускать обновление полей;
пролистайте все поля, не заполняя их данными, т.к. запускающийся при открытии документа макрос пропускает поле Ask (из-за ошибки MS Word);
нажмите сочетание клавиш, которое было назначено для запуска макроса;
в открывающиеся поля введите данные.
Сохраните заполненный контракт в своей папке под именем Данные_контракт.
Результаты выполнения работы:
Шаблон Контракт.
Файл MS Word Данные_контракт с заполненными данными.
2.3. Создание серийных документов слияниемДля выполнения этой работы Вам необходимы следующие файлы, созданные в лабораторной работе 2.1:
шаблон формы – файл Анкета;
файл базы данных Импортированные данные.
В офисной деятельности неизбежно приходится сталкиваться с множеством однотипных бумаг, которые можно назвать серийными. Такие документы имеют одинаковое содержание, но адресованы в различные инстанции или составлены для разных клиентов, то есть отличаются вводимыми данными. Это могут быть формы, с которыми Вы работали в первой и второй лабораторных работах. Там же говорилось о том, что шаблон формы и данные форм удобнее хранить отдельно.
Шаблон документа (форма) и данные, сохраненные в электронной таблице или базе данных, можно объединить с помощью функции Слияния. Это объединения происходит автоматически с помощью кодов полей. Окна диалога, с помощью которых осуществляется слияние, содержат инструкции о выполнении дальнейших действий.
Процесс слияния можно условно разделить на три этапа:
создание основного (неизменяемого) документа, например, формы;
создание источника данных, или использование готового (это может быть таблица Excel или БД Access и т.д.);
слияние (объединение предыдущих двух) документов.
Слияние основного документа и готового источника данных.В данном пункте будет рассмотрен вопрос о слиянии основного документа, созданного на основе шаблона Анкета (сделанного в Лабораторной работе 2.1) и готового источника данных, в качестве которого будет использоваться база данных MS Access (полученная в первой работе при импорте данных).
Поскольку в процессе слияния используется уже открытый документ, то целесообразно начать с создания основного документа. В качестве основного может использоваться документ, созданный на основе шаблона любой формы (например, деловое письмо, приглашение и т.д.).
Для создания основного документа выполните следующие действия:
На основе шаблона Анкета (созданного в Лабораторной работе 2.1) создайте основной документ MS Word. Для этого в своей папке дважды щелкните на нужном шаблоне.
Сохраните полученный документ под именем Основной документ_3 в своей папке.
В полученном документе снимите защиту. Для этого щелкните по кнопке Отключить защиту, расположенной в диалоговом окне Ограничить форматирование и редактирование (вкладка Разработчик, группа Защитить, кнопка Защитить документ, команда Ограничить форматирование и редактирование).
Выполните команду Пошаговый мастер слияния (вкладка Рассылки, группа Начать слияние, команда Начать слияние). При этом откроется диалоговое окно Слияние.
Щелкните по команде Далее. Открытие документа, расположенной внизу окна Слияние. Откроется диалоговое окно Этап 2 из 6.
В открывшемся окне проверьте, чтобы в области Выбор документа был выбран флажок Текущий документ.
Щелкните на команде Далее. Выбор получателей. Откроется следующее окно Этап 3 из 6.
В области Выбор получателей установите флажок Использование списка, а в области Существующий список выберите команду Обзор.
В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите в своей папке базу данных с импортированными данными и нажмите кнопку Открыть. Откроется диалоговое окно Получатели слияния.
В диалоговом окне Получатели слияния щелкните по кнопке Выделить все. В результате все записи будут помечены флажками. Обратите внимание, что у каждого заголовка таблицы со списком получателей имеется стрелка, открывающая список. Этот список используется для фильтрации выводимых данных.
Щелкните по кнопке <Ok>. При этом в окне Слияние в области Существующий список будет указано, что в настоящее время получатели выбраны из таблицы Анкета базы данных MS Access.
Теперь в основной документ необходимо вставить поля слияния. Для этого выделите первое поле ФИО (в правом столбце таблицы) и щелкните по кнопке Вставить поля слияния (вкладка Рассылки, группа Составление документа и вставка полей). В результате откроется окно Вставка поля слияния.
Проверьте, чтобы в области Вставить был отмечен пункт Поля базы данных.
В области Поля выделите поле ФИО и щелкните по кнопке Вставить, а затем по кнопке Закрыть. В результате поле формы ФИО будет заменено на поле слияния.
Аналогичным образом замените остальные поля формы в основном документе на соответствующие поля слияния, для этого выполните пункты 12-14.
Теперь необходимо проверить правильность подготовленных к слиянию документов. Смысл проверки готовности документов к слиянию состоит в том, чтобы установить соответствие между основным документом и источником данных. Если документы соответствуют друг другу (то есть каждому вставленному полю слияния соответствуют определенные данные из источника), то MS Word либо автоматически произведет слияние, либо выведет сообщение, что ошибок не найдено и документы к слиянию готовы.
Проверьте правильность подготовленных данных, щелкнув по кнопке Автопоиск ошибок (вкладка Рассылки, группа Просмотр результатов). Откроется диалоговое окно Поиск ошибок, в котором выберите переключатель Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения.
Диалоговое окно Поиск ошибок (вызванное с помощью кнопки Автопоиск ошибок на панели инструментов Слияние) предлагает выбрать один из трех вариантов выведения ответа, полученного в результате проверки соответствия документов слияния. Опции диалогового окна имеют следующее назначение:
создать только отчет об ошибках – проверяет возможность слияния, сообщение об ошибках или их отсутствии выводит в специальное окно;
создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения – проверяет и осуществляет слияние, сообщая об ошибках по мере их появления;
создать составной документ и отчет об ошибках – осуществляет слияние, сообщение об ошибках выводит в отдельном документе.
Выберите в диалоговом окне Поиск ошибок пункт Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения и нажмите <Ok>. В результате если ошибок не будет найдено, то автоматически произойдет слияние документов. На экране MS Word создаст документ – результат слияния.
Если появляется сообщение об ошибке, следует либо удалить поле, с которым связана ошибка, либо заменить его другим. Можно нажать кнопку Отмена, тогда ошибка останется, а сообщение о ней появится в основном документе. По завершении проверки полей слияния, будет выведен документ, в котором сообщается обо всех допущенных ошибках.
Просмотрите результаты слияния и сохраните их в своей папке (не закрывая файл) Результаты слияния_3_1.
Слияние в случае отсутствия источника данных. Создание источника данныхСоздайте источник данных в виде таблицы со следующими полями: ФИО, Дата рождения; Воинская обязанность; Образование; Научное звание, степень; Водительские права; Иностранный язык; Уровень знания; Основная специальность; Дополнительные возможности. Для этого:
в области Выбор получателей (вкладка Рассылки) выберите переключатель Создание списка. В области Ввести список щелкните по кнопке Создать;
в открывшемся окне в области Новый список адресов будут расположены поля, выводимые по умолчанию. Поскольку в вашем основном документе не содержится предложенных полей, их следует удалить;
для того, чтобы удалить из области Новый список адресов все поля воспользуйтесь кнопкой Настройка столбцов. Откроется диалоговое окно Настройка списка адресов;
в открывшемся диалоговом окне с помощью кнопки Удалить удалите все поля;
в диалоговом окне Настройка списка адресов с помощью кнопки Добавить создайте поля: ФИО, Дата рождения; Воинская обязанность; Образование; Научное звание, степень; Водительские права; Иностранный язык; Уровень знания языка; Основная специальность; Дополнительные возможности. Щелкните по кнопке <OК>. В результате откроется окно Новый список адресов;
в области Ввод данных адреса (окно Новый список адресов) введите данные на несколько человек, при этом для создания новой записи используйте кнопку Создать запись;
закройте окно Новый список адресов щелкнув по кнопке <OК>. Откроется диалоговое окно Сохранение списка адресов;
сохраните в своей папке введенные данные в файле с именем Данные слияния_3 и нажмите кнопку Сохранить.
Теперь выполните слияние файла Основной документ_3 и созданного вами источника данных – файла Данные слияния_3. Для этого воспользуйтесь кнопкой Автопоиск ошибок (вкладка Рассылки, группа Просмотр результатов).
Сохраните полученный файл под именем Результаты слияния_3_2.
Результаты выполнения работы:
файл Основной документ_3, созданный на основе шаблона Анкета.
файл Данные слияния_3 – источник данных.
файл Результаты слияния_3 с результатами слияния основного документа Анкета и файла – источника данных.
2.4. Использование дополнительных полей MS WordДля выполнения работы потребуются файлы Презентация и Источник_презентации.
Использование поля IFОчень часто в документах приходится использовать обращения, например, в приглашениях на презентацию.
Допустим, имеется шаблон приглашения на презентацию:
Рисунок 7.
25.02.01 19:03
Адресат: «Фамилия» «Имя» «Отчество»Адрес: «Индекс», «Страна», «Адрес»От: Константинова В.Н.
Предмет обсуждения: «Название_презентации»«Имя» «Отчество»!
Приглашаем Вас на презентацию с участием известных фирм – производителей компьютерной техники и программного обеспечения. Презентация состоится в павильоне № 14 ВВЦ, 16 марта 2001 года в 11 часов. Мы рассчитываем на Ваше участие от представляемой Вами фирмы, надеемся на плодотворное длительное сотрудничество.
В текст приглашения (перед строкой «Имя» «Отчество»!) необходимо вставить обращение. Учитывая тот факт, что клиентами могут быть мужчины, женщины и организации, необходимо установить обращение, соответствующее каждому из клиентов: Уважаемый, Уважаемая или Уважаемые господа.
Это можно осуществить с помощью поля {IF}. Поле {IF} обозначает выполнение одной из двух операций, в зависимости от выполнения указанных условий.
Поле {IF...THEN...ELSE} имеет следующий синтаксис:
{IF Условие «Текст1» «Текст2»}.
Поле {IF} проверяет «Условие», если оно верно, то вставляется значение»Текст1», в противном случае – вставляется значение «Текст2».
Для выполнения этого задания:
Скопируйте в свою папку шаблон Презентация и файл Источник_презентации из папки !INFORMATIKA.
Для того чтобы использовать поле {IF} при создании источника данных необходимо предусмотреть специальное поле, в которое вносятся данные по следующему критерию:
если у клиента мужской род, то вводится цифра 1;
если у клиента женский род, то вводится цифра 2;
если средний род, то ячейка остается пустой.
Откройте файл Источник_презентации.
В таблицу добавьте столбец с названием Пол и заполните его данными. Для этого:
выделите последний столбец в таблице и с помощью команды контекстного меню Вставить/Вставить столбцы справа вставьте новый столбец;
введите название столбца Пол;
заполните столбец Пол данными, учитывая, что: мужской пол обозначается 1, женский – 2, а для организации поле остается пустым;
сохраните изменения и закройте файл Источник_презентации.
На основе шаблона Презентация создайте документ. В дальнейшем этот документ будет являться основным документом при слиянии.
Сохраните полученный документ под именем Основной документ_4.
Выполнение слиянияВыполните команду Пошаговый мастер слияния (вкладка Рассылки, группа Начать слияние, кнопка Начать слияние). При этом откроется диалоговое окно Слияние.
Щелкните по команде Далее. Открытие документа, расположенной внизу окна Слияние. Откроется диалоговое окно Этап 2 из 6.
В открывшемся окне проверьте, чтобы в области Выбор документа был выбран флажок Текущий документ.
Щелкните по команде Далее. Выбор получателей. Откроется следующее окно Этап 3 из 6.
В области Выбор получателей установите флажок Использование списка, а в области Существующий список выберите команду Обзор.
В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите в своей папке файл Источник_презентации и нажмите кнопку Открыть. Откроется диалоговое окно Получатели слияния.
В диалоговом окне Получатели слияния щелкните по кнопке Выделить все. В результате все записи будут помечены флажками.
Щелкните по кнопке <Ok>. При этом в окне Слияние в области Существующий список будет указано, что в настоящее время получатели выбраны из файла Источник_презентации.
Щелкните по кнопке Параметры Word (кнопка Office). В окне диалога Параметры перейдите на вкладку Дополнительно и активизируйте флажок Показывать коды полей вместо их значений. Или воспользуйтесь сочетанием клавиш <Alt>, <F9>.
В основном документе для установки правильного обращения к клиенту (Уважаемый, Уважаемая, Уважаемые господа) после строки Предмет обсуждения: MERGEFIELD Название_презентации «Название_презентации» вставьте поле {IF}. Для этого:
во вкладке Рассылки, группа Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила;
в списке полей выберите поле {IF...THEN...ELSE} (Если...То...Иначе). Откроется диалоговое окно Вставка поля IF;
далее следует вставить поле {IF}:
{IF Пол = 1 «Уважаемый» {IF Пол = 2 «Уважаемая» «Уважаемые господа»}}. Что означает следующее: Если выражение Пол = 1 верно, то вставляется «Уважаемый», если неверно, то вставляется следующее поле сравнения {IF}, в котором сравнивается Пол = 2. Если это условие верно, то вставляется значение «Уважаемая», если неверно – «Уважаемые господа». Поля имеющие такой синтаксис называются вложенными полями.
Для вставки поля {IF}:
в диалоговом окне поля {IF} в строке Поле укажите Пол, а из списка Оператор выберите Равно;
в поле ввода Значение введите: 1;
в поле Вставить следующий текст введите Уважаемый;
закройте текущее диалоговое окно, не заполняя поля В противном случае. Для этого нажмите <Ok>;
далее необходимо вставить новое поле {IF}. Для этого установите курсор между пустыми кавычками и нажмите кнопку Правила. В списке полей выберите поле {IF...THEN...ELSE};
в поле Значение введите 2;
в поле Вставить следующий текст введите Уважаемая;
в поле В противном случае вставить следующий текст введите Уважаемые господа;
нажмите кнопку <Ok>.
В результате этих действий MS Word вставит поле, которое в режиме кодов полей будет иметь следующий вид: {IF {MERGEFIELD Пол} = 1 «Уважаемый» {IF { MERGEFIELD Пол} = 2 «Уважаемая» «Уважаемые господа»}}.
Выполните слияние основного документа и источника данных в новый документ. Для этого во вкладке Рассылки в группе Завершить нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы. Сохраните полученный файл под именем Результаты слияния_4.
Результаты выполнения работы:
файл Основной документ_4;
файл Источник_презентации_4;
файл Результаты слияния_4;
2.5. Взаимодействие приложений MS Office. Взаимодействие MS Access и MS WordДля выполнения работы потребуются файлы Компьютер, Клиенты_сообщение.
Особенностью программ, разработанных фирмой Microsoft, а тем более входящих в MS Office, является их тесная интеграция. Можно использовать данные одних продуктов MS Office в других и наоборот.
Взаимодействие MS Access и MS WordСуществует несколько способов использования данных MS Access в MS Word.
Наиболее известными являются:
в MS Word можно вставить в документ данные из таблиц или запросов MS Access;
в MS Word при слиянии данных можно добавить данные из таблиц или запросов MS Access;
можно передать данные таблиц, результаты запросов и отчеты из MS Access в MS Word для их размещения в MS Word;
можно передать данные из MS Access в MS Word для слияния их с документом MS Word;
кроме этих, наиболее интересных возможностей использования данных, можно использовать возможности экспортирования данных в некий общий формат, воспринимаемый приложениями. Например, в MS Access можно сохранить объекты в режиме таблицы, формы или отчета в файле формата RTF. В файле RTF сохраняются такие атрибуты форматирования как шрифты и стили. Этот файл мот быть в дальнейшем открыт в MS Word.
Вставка в MS Word данных из таблиц или запросов MS AccessСкопируйте из папки !INFORMATIKA файл Компьютер в свою папку.
Запустите MS Word.
Создайте новый документ MS Word.
Выведите на экран панель инструментов кнопку Вставить Базу данных. Для этого:
щелкните по кнопке Microsoft Office, затем по кнопке Параметры Word;
выполните команду Настройка;
в области Выбрать команды из выберите вариант Все команды, а из списка приведенного ниже Вставить базу данных.
Нажмите кнопку Вставить базу данных на панели инструментов. На экране откроется диалоговое окно База данных. В этом окне в начальном состоянии доступна только одна кнопка Получить данные, с помощью которой можно определить имя БД, которая содержит выбираемые данные.
Нажмите кнопку Получить данные и в окне диалога Выбор источника данных выберите из списка Тип файла значение База данных MS Access. Затем перейдите на свою папку и выберите БД Компьютер. Откроется диалоговое окно Выделить таблицу.
В открывшемся диалоговом окне выделите таблицу Клиенты и нажмите <Ok>. В результате вы вернетесь в диалоговое окно База данных, в котором будет указан источник данных и доступны кнопки отбора записей, форматирования таблицы и вставки данных в документ MS Word.
С помощью кнопки Отбор записей осуществите отбор записей из таблицы Клиенты так чтобы: выводилась информация только о клиентах, проживающих в городах Новгород и Жуковский; записи были отсортированы по полю Фамилия. Для этого:
щелкните по кнопке Отбор записей;
перейдите на вкладку Сортировка записей;
в поле Сортировать по полю щелкнув на стрелке, выберите из списка поле Фамилия;
перейдите на вкладку Отбор записей;
в области Поле нажмите на стрелке и из списка выберите поле Город. В области Оператор из списка выберите Равно. В область Значение введите название Новгород. В списке расположенном слева выберите значение ИЛИ;
повторите Ваши действия и, во второй строке, укажите город Жуковский. Нажмите кнопку <Ok>. Если все сделано правильно, то MS Word вернется в диалоговое окно База данных и появится сообщение Условия отбора заданы. Иначе, будет выдано сообщение об ошибках.
В диалоговом окне База данных щелкните по кнопке Автоформат таблицы и подберите понравившийся Вам формат.
В окне База данных нажмите кнопку Вставить данные. Откроется диалоговое окно Вставка данных, в котором можно дополнительно к условиям отбора записей указать номера вставляемых записей.
В окне Вставка данных укажите флажок Вставить данные как поле. Этот флажок связывает создаваемую таблицу в MS Word с таблицей или запросом БД. При установлении этих связей можно отслеживать изменения БД MS Access в документе MS Word.
Нажмите кнопку <Ok>. В результате в документ MS Word будут вставлены данные из БД MS Access Компьютер.
Сохраните полученный документ с данными под именем Клиенты.doc в своей папке.
Проверьте, как работает связь созданного файла MS Word с данными из БД Компьютер. Для этого:
запустите MS Access и откройте базу данных Компьютер;
измените данные о клиентах, проживающих в городе Новгород. Сохраните внесенные Вами изменения и закройте БД Компьютер;
перейдите на файл MS Word Клиенты с данными и щелкните в любом месте поля, данные которого были изменены;
затем, нажмите правую кнопку мыши. Откроется контекстное меню;
в контекстном меню выберите команду Обновить поле. В результате информация в этом поле будет обновлена в соответствии с изменениями, внесенными в БД Компьютер.
Если изменения были внесены в несколько полей БД Компьютер, то необходимо повторить эти действия для каждого поля в отдельности.
Закройте файл MS Word с данными, не сохранив в нем изменения.
Передача данных из MS Access в MS WordПередача данных из MS Access в MS Word осуществляется несколько проще, кроме этого добавляется возможность передавать не только содержимое таблиц и запросов, но и отчетов. Возможность передачи отчетов MS Access в MS Word является большим преимуществом, так как возможности оформления документов MS Word намного шире, чем средства создания отчетов.
Передайте в файл MS Word отчет Список покупателей из БД Компьютер. Для этого:
откройте файл MS Access Компьютер;
перейдите на вкладку Отчеты и выделите отчет Список покупателей;
выберите команду Внешние данные. В разделе Экспорт найдите значок Word (Экспорт в файл RTF). При этом MS Access начнет экспортировать данные отчета Список покупателей в RTF- файл, затем запустит MS Word и откроет в нем созданный документ с экспортированными данными.
Сохраните файл с экспортированными данными под именем Список покупателей в своей папке и закройте его.
Слияние данных из MS Access и MS WordВ лабораторной работе 2.3 был рассмотрен вопрос слияния документа MS Word с данными MS Access. Причем весь процесс слияния осуществлялся из MS Word. Рассмотрим вопрос слияния данных, находясь в MS Access.
Скопируйте в свою папку файл Клиенты_сообщение из папки !INFORMATIKA.
Выполните слияние данных (первых пяти записей, отсортированных по полю Индекс по возрастанию) из таблицы Клиенты БД Компьютер в файл MS Word, начиная процесс слияния из MS Access.
В результате документ должен выглядеть следующим образом:
Рисунок 8.
630090 Россия
Новосибирск, ул. Ильича, д. 34
АО Интерсервис
Алексеев Сергей Иванович
Уважаемый(ая) Сергей Иванович
Мы ценим внимание, которое Вы уделяете деятельности нашей фирмы. В настоящее время мы расширили и обновили ассортимент нашей продукции. Направляем Вам проспекты новой продукции и уточненный прайс-лист.
Мы надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С уважением президент фирмы EMP Ltd Франц Купер
Серым фоном выделены области, в которые необходимо поместить поля слияния.
Для слияния выполните следующие действия:
перейдите в БД MS Access Компьютер;
щелкните на вкладке Таблицы и выберите таблицу Клиенты;
добавьте на панель быстрого доступа кнопку Слияние с MS Office (кнопка Microsoft Office, кнопка Параметры Access, команда Настройка\Все команды\Слияние с MS Office);
на панели быстрого доступа щелкните по кнопке Связи с Office. В результате откроется окно Слияние с документами MS Word;
выберите в качестве Ваших дальнейших действий: Установить связь с готовым документом MS Word. Нажмите кнопку <Ok>. Откроется окно Выбор документа MS Word;
выберите в своей папке файл Клиенты_сообщение и нажмите кнопку Открыть. В результате запустится MS Word и откроется файл Клиенты_сообщение;
далее требуется в открывшейся файл Клиенты_сообщение вставить поля таблицы БД Компьютер (рис. 3). Для этого установите курсор в требуемую позицию и нажмите кнопку Вставить поля слияния (вкладка Рассылки, группа Составление документа и вставка полей, кнопка Вставить поле слияние). Повторите действия и вставьте все необходимые поля;
с помощью кнопки Просмотр результатов перейдите в режим просмотра данных. В этом режиме наглядно виден образ создаваемого документа. Обратите внимание, что на панели инструментов Слияние отображается номер текущей записи, и содержатся кнопки перемещения по записям, которые позволяют просмотреть вид документа для каждой из записей таблицы БД;
выполните команду Изменить отдельные документы (вкладка Рассылки, группа Завершить, кнопка Найти и объединить). Откроется диалоговое окно Составные новые документы, в котором можно указать параметры слияния;
в диалоговом окне Слияние в области Объединить записи укажите с 1 по 5. Нажмите кнопку <Ok>. В результате произойдет слияние данных из таблицы Клиенты в файл MS Word и будет создан новый документ.
Сохраните полученный в результате слияния файл под именем Клиенты_слияние в своей папке.
Результаты работы:
файл MS Word Клиенты с данными, вставленными из БД Компьютер. Этот файл должен быть сохранен в Вашей папке;
файл MS Word Список_покупателей с экспортированными данными из отчета Список покупателей базы данных Компьютер;
файл Клиенты_слияние полученный в результате слияния БД Компьютер с готовым документом MS Word.
2.6. Взаимодействие приложений MS Office. Взаимодействие MS Access и MS ExcelДля выполнения работы потребуются файлы Компьютер и Поставщики.
Использование электронной таблицы MS Excel для создания таблицы MS AccessФормат MS Excel поддерживает множество программных средств, гораздо больше, чем формат MS Access. Поэтому можно использовать непосредственно данные книги MS Excel или использовать MS Excel в качестве промежуточного звена при переносе данных. Например, MS Access не поддерживает формат Paradox 7.0 и для переноса данных из формата этой программы в MS Access в качестве одного из вариантов можно использовать формат MS Excel.
Можно импортировать или связывать как все данные электронной таблицы, так и данные из именованного диапазона ячеек. Обычно в MS Access для принимаемых данных создается новая таблица, но можно добавлять данные в существующую таблицу, если заголовки столбцов электронной таблицы соответствуют именам полей таблицы или совпадает порядок следования столбцов.
Скопируйте в свою папку файл MS Excel Поставщики_6 из папки !INFORMATIKA.
В существующую таблицу Поставщики базы данных Компьютер на основе электронной таблицы, расположенной на листе Поставщики файла MS Excel Поставщики добавьте информацию о новых поставщиках. Для этого:
запустите MS Access и откройте базу данных Компьютер;
щелкните по кнопке Microsoft Excel (вкладка Внешние данные, группа Импорт);
в открывшемся диалоговом окне Внешние данные щелкните по кнопке Обзор и выберите из своей папки файл электронной таблицы Поставщики. Далее выберите переключатель Добавить копию записи в конец таблицы и в списке укажите таблицу Поставщики. Нажмите кнопку <Ok>. Откроется первое диалоговое окно Импорт электронной таблицы;
в первом диалоговом окне укажите, что файл электронной таблицы содержит листы. Нажмите кнопку Далее;
в следующем диалоговом окне установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Нажмите Далее;
в третьем диалоговом окне укажите, что данные необходимо сохранить в существующей таблице и в списке выберите имя таблицы Поставщики. Если таблица имеет большое количество полей, то можно указать на необходимость анализа таблицы. Нажмите кнопку Готово. Если импорт данных был совершен успешно, то появится соответствующее сообщение. В противном случае будет указано на ошибки при импорте данных.
Откройте таблицу Поставщики и просмотрите импортированные данные.
Связывание электронной таблицы MS Excel и MS AccessКроме импорта электронной таблицы в MS Access можно использовать связывание данных из электронных таблиц MS Excel. При импорте данных создается их копия в таблице текущей БД MS Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Связывание данных позволяет читать и обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта. Формат внешних источников не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в MS Access.
В MS Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей БД, используются разные пиктограммы. Пиктограмма, обозначающая связанную таблицу, выводится в окне БД вместе с пиктограммой таблиц текущей БД, поэтому такую таблицу можно открывать в любое удобное время. Если удалить пиктограмму связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.
Если предполагается использовать данные только в MS Access, их следует импортировать. MS Access обычно работает быстрее со своими собственными таблицами, и в случае необходимости импортированные таблицы легко преобразовать к нужному виду, как и любые другие таблицы, созданные в MS Access.Если предполагается изменять данные в других приложениях, следует использовать связывание. При таком подходе сохраняются старые способы обновления, обработки и совместного использования данных, а также появляется возможность работать с данными в MS Access. Например, можно создать запросы, формы и отчеты, в которых используются внешние данные с данными из таблиц MS Access и даже просматривать и изменять внешние данные, когда другие пользователи работают с ними в исходной программе.
Свяжите электронную таблицу Заказы (Лист Заказы) из файла MS Excel Поставщики с новой таблицей базы данных MS Access Компьютер. Для этого:
перейдите в окно открытой БД Компьютер;
щелкните по кнопке Excel (Импорт электронной таблицы Excel) (вкладка Внешние данные, группа Импорт);
в диалоговом окне Внешние данные щелкните по кнопке Обзор и выберите из своей папки файл электронной таблицы Поставщики. Далее выберите переключатель Создать связанную таблицу для связи с источником данных. Нажмите <Ok>. Откроется первое диалоговое окно Связь с электронной таблицей;
в первом диалоговом окне укажите, что файл электронной таблицы содержит листы и выберите лист Заказы. Нажмите кнопку Далее;
в следующем диалоговом окне установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Нажмите Далее;
в последнем диалоговом окне щелкните по кнопке Готово
Просмотрите новую таблицу Заказы.
Проверьте, как работает связь между таблицами. Для этого в исходную электронную таблицу на листе Заказы, внесите изменения. Затем перейдите в БД Компьютер, откройте таблицу Заказы и просмотрите, как изменились данные.
Анализ данных таблиц в MS ExcelMS Excel отличается огромными возможностями для анализа содержащихся в электронной таблице данных. Поэтому в MS Access предусмотрена стандартная возможность передачи данных из MS Access в MS Excel.
Передайте данные из таблицы Клиенты базы данной Компьютер в таблицу MS Excel. Для этого:
перейдите на вкладку Таблицы и выделите таблицу Клиенты;
щелкните по кнопке Excel (Экспорт в таблицу Excel) (вкладка Внешние данные, группа Экспорт). Откроется диалоговое окно Экспорт. Щелкнув по кнопке Обзор выберите свою папку и нажмите кнопку Открыть, а затем Сохранить;
в окне Экспорт щелкните по кнопке <Ok>. В результате данные будут переданы в электронную таблицу.
Сохраните все полученные данные в своей папке.
Результаты работы:
база данных Компьютер с импортированными в нее данными – таблица Поставщики;
база данных Компьютер с новой таблицей Заказы;
созданная в файле MS Excel таблица Клиенты.
2.7. Рецензирование документов. ИсправленияДля выполнения работы потребуются файлы Главный документ, Рецензия_1 и Рецензия_2.
Как правило, работа над большими документами осуществляется несколькими членами рабочей группы. Например, при подготовке контракта помимо одного или нескольких непосредственных исполнителей с этим документом могут работать юрист, бухгалтер и руководитель. При коллективной работе над документом очень важно, чтобы каждый из членов группы мог независимо вносить в него изменения с указанием автора. MS Word предоставляет такую возможность. Кроме того, вы можете обработать исправления, включив в документ их все или только конкретные положения, сравнить несколько документов на предмет выявления различий между ними. Очевидно, что документ также может быть защищен, в результате чего в него сможет внести изменения только тот исполнитель, который имеет на это право.
Помимо исправлений в документ могут быть добавлены примечания, с помощью которых члены рабочей группы могут обмениваться мнениями относительно документа, не включая их в основной текст.
Исправления и примечания не входят в основной текст. Они представляют собой неявную часть документа.
В MS Word предусмотрены разнообразные механизмы, позволяющие вносить изменения и примечания, отправлять документ для просмотра другим рецензентам, выявлять внесенные изменения, объединять документы и хранить записи внесенных изменений.
вкладка РецензированиеДля удобства коллективной работы над документом предусмотрена вкладка Рецензирование. С ее помощью можно осуществить проверку, внесение исправлений и примечаний.
Скопируйте в свою папку файл Главный документ из папки !INFORMATIKA.
Запустите MS Word и откройте файл Главный документ.
ИсправленияДля внесения изменений в Word применяется режим записи исправлений. В этом режиме после проверки документа остаются выделенными все изменения и примечания, внесенные каждым рецензентом. Исправления и примечания каждого из проверяющих можно свести в один документ, что позволяет просмотреть их и принять или отменить любое изменение. Каждому участнику проекта можно отправить копию документа. В некоторых случаях удобнее использовать один и тот же экземпляр с тем, чтобы он переходил от одного сотрудника к другому. Это позволяет проверяющему видеть уже внесенные исправления и примечания.
Исправления вносятся в документ с помощью, так называемых, маркеров. Маркеры позволяют рецензентам вносить изменения в документ и отслеживать вам собственные исправления. С помощью маркеров исправлений можно сохранить информацию о каждом сделанном исправлении (какие исправления, когда и кем были внесены в документ) и впоследствии либо принять его, либо отказаться.
Каждое исправление помечается полным именем его автора, датой и временем ввода этого исправления. При этом вы можете установить, какие исправления и в каком виде будут отображаться на экране при внесении изменений в документ.
Существует четыре типа маркеров исправления:
маркер добавляемого текста. По умолчанию – подчеркивание текста, который вы предлагаете вставить в документ;
маркер удаляемого текста. По умолчанию – перечеркнутый текст, который вы предлагаете убрать из документа;
маркер измененного форматирования. По умолчанию установлено значение Нет;
маркер измененных строк. По умолчанию – это вертикальная черта на полях документа, которой отмечаются исправленные строки.
Чтобы отличать исправления, вносимые различными рецензентами, обычно используют маркеры разного цвета.
Настройка маркеров исправленияКроме указанных выше маркеров, для исправлений авторы могут использовать различные цвета. Всего доступно семнадцать цветов. При большем числе рецензентов MS Word просто начнет повторять цвета. Однако и здесь имя и фамилия рецензента, а также дата и время позволят вам однозначно идентифицировать каждое исправление.
Настройте параметры маркеров исправления. Для этого:
выполните команду Параметры исправлений (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание, кнопка Исправления). На экране появится диалоговое окно Параметры исправлений;
в области Пометка исправлений выберите с помощью опции Вставки тип выделения – подчеркиванием; с помощью опции Цвет – лиловый; в поле Форматирование – двойной линией;
в области Измененные строки выберите расположение маркера выделения измененных строк из списка Помечены – снаружи, а также определите цвет для выделения – бирюзовый;
выполнив установки маркировки, нажмите кнопку <Ok>.
Запись исправленийПрежде чем приступать к правке текста вы должны включить режим записи исправлений.
Режим записи исправлений включается двумя способами:
с помощью кнопки Защитить документ (вкладка Рецензирование, группа Защитить);
с помощью команды Исправления (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание, кнопка Исправления).
Для файла Главный документ установите защиту. Для этого:
выполните команду Ограничить форматирование и редактирование (вкладка Рецензирование, группа Защитить, кнопка Защитить документ). В результате откроется диалоговое окно Ограничить форматирование и редактирование;
установите флажок Разрешить только указанный способ редактирование документа;
выберите из списка Запись исправлений и щелкните по кнопке Да, включить защиту.
Если требуется только внесение примечаний без редактирования документа, то можно выбрать из списка Примечание. Для запрета посторонним пользователям на редактирование и ввод примечаний в документ, введите пароль.
При внесении исправлений и примечаний MS Word указывает имя рецензента, введенное в поле Имя пользователя окна диалога Параметры Word команда Сменить пользователя).
Внесите имя пользователя Рецензент1. Для этого:
выполните команду Сменить пользователя (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание, кнопка Исправления);
в поле Имя пользователя введите Рецензент1 и нажмите <Ok>.
После того как Вы включили режим записи исправлений, любой текст, вносимый в документ или удаляемый из него, будет фиксироваться. Если вы измените положение фрагмента текста в пределах документа, маркируются начальное и конечное положения текста. В том месте, откуда текст удаляется, он зачеркивается, а там, где вставляется – подчеркивается.
Выполните команду Показывать исправления в выносках (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание, кнопка Выноски.
В заголовке Работа с Microsoft Windows 95 файла Главный документ замените цифры 95 на 98.
С помощью кнопки Отобразить все знаки (вкладка Главная, группа Абзац) вызовите на экран символы форматирования.
В пункт 5.1. Возможности Windows 98 после второго абзаца вставьте фразу Windows 98 предоставляет в распоряжение пользователя следующие возможности, которая расположена в конце документа.
В процессе исправлений маркируется только исходный текст. Если вы ввели текст, а затем хотите его убрать, он исчезнет без записи.
В текст документа добавьте, а затем удалите, фразу Осуществляется с помощью кнопки Пуск. Для этого:
после заголовка 5.2. Запуск и выход из Windows 98 создайте пустую строку;
в пустой строке введите фразу Осуществляется с помощью кнопки Пуск. В результате MS Word выделит добавленный текст цветом и подчеркнет его;
удалите текст Осуществляется с помощью кнопки Пуск – он исчезнет без записи, а маркер измененных строк останется.
Как было сказано выше, один и тот же документ могут рецензировать несколько пользователей. Каждый рецензент должен задать свое имя.
Допустим файл Главный документ редактируют два человека. Тогда второму пользователю необходимо присвоить имя.
Используя команду Сменить пользователя (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание, кнопка Исправления) задайте новое имя пользователя Рецензент2.
Заголовку Работа с Microsoft Windows 98 присвойте стиль Заголовок 1 (вкладка Главная, группа Стили, кнопка Заголовок 1)
Тексту В Windows 98 реализованы, в частности, следующие технические новшества: присвойте полужирный шрифт.
Сохраните изменения в файле Главный документ.
MS Word предоставляет возможность фиксировать исправления в нескольких документах одновременно, если эти документы основаны на одном шаблоне.Для этого следует создать шаблон и включить в нем режим записи исправлений.
Принятие исправлений и отказ от нихВ процессе работы над документом вы можете включить в документ все или часть предлагаемых исправлений или отказаться от них.
Принятие отдельных исправлений и отказ от нихВыберите режим, при котором на экране в документе Главный документ не отображаются исправления рецензентов. Для этого:
щелкните по кнопке Показать исправления (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание). Откроется список;
в списке выберите команду Рецензенты\Все рецензенты. В результате MS Word уберет с экрана (но не удалит из памяти компьютера) все исправления рецензентов.
Выведите на экран исправления первого рецензента. Для этого щелкните по кнопке Показать исправления (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание) и из списка выберите команду Рецензенты\Рецензент1.
Отобразите на экране все исправления. Для этого щелкните по кнопке Показать исправления (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание) и из списка выберите команду Рецензенты/Все рецензенты.
Снимите защиту с документа Главный документ. Для этого воспользуйтесь командой Ограничить форматирование и редактирование (вкладка Рецензирование, группа Защитить, кнопка Защитить документ) и щелкните по кнопке Отключить защиту.
Вполне возможно, что после просмотра отредактированного документа, вы согласны лишь с некоторыми из замечаний рецензента и хотите включить их в текст, а от остальных решили отказаться. В этом случае вам придется просмотреть все исправления и принять решения по каждому из них.
Перейдите в начало документа. Для этого воспользуйтесь сочетанием клавиш <Ctrl>, <Home>.
Включите в документ исправления первого рецензента, а от исправлений второго – откажитесь. Для этого выполните следующие действия:
щелкните по кнопке Область проверки (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание). В левой части окна MS Word откроется диалоговое окно, в котором последовательно будут отображаться исправления и примечания рецензентов;
щелкните по кнопке Далее (вкладка Рецензирование, группа Изменения). MS Word выделит в тексте документа первое исправление, и в окне слева появится описание этого исправления;
если выделенное исправление принадлежит первому рецензенту, то щелкните на стрелке кнопки Принять (вкладка Рецензирование, группа Изменения) и выберите в открывшемся списке команду Принять и перейти к следующему. В результате исправление будет внесено в документ, а его маркер исчезнет;
если же исправление принадлежит второму рецензенту, то щелкните на стрелке кнопки Отклонить и выберите команду Отклонить и перейти к следующему (вкладка Рецензирование, группа Изменения). В результате исправление будет отклонено;
щелкните по кнопке Далее. MS Word выделит в тексте документа следующее исправление и в диалоговом окне появится описание этого исправления;
воспользовавшись командами Принять и перейти к следующему или Отклонить и перейти к следующему, включите или отклоните исправление согласно условию задания;
отредактировав весь документ, закройте диалоговое окно, щелкнув по кнопке Область проверки. Просмотрите полученные результаты.
Если вы изменили свое мнение относительно какого-нибудь текущего исправления, то нажмите кнопку Вернуть. Действие над последним исправлением будет отменено.
Закройте файл Главный документ.
Принятие всех исправлений и отказ от нихИз папки !INFORMATIKA скопируйте в свою папку файл Рецензия_1.
Откройте документ Рецензия_1.
Включите в документ Рецензия_1 все исправления. Для этого:
щелкните на стрелке кнопки Принять;
в открывшемся списке выберите команду Применить все изменения в документе. В результате в документ будут включены все исправления;
просмотрите полученный результаты и закройте файл Рецензия_1.
Для отказа от всех исправлений в документе воспользуйтесь кнопкой Отклонить и выберите команду Отклонить все изменения в документе. В результате все исправления, как по удалению, так и добавлению текста будут уничтожены.
В качестве меры предосторожности перед тем, как принять все исправления или отказаться от них, создайте резервную копию вашего документа.
Просмотр исправлений с помощью дополнительных средствСкопируйте в свою папку из папки !INFORMATIKA файл Рецензия_2.
Откройте документ Рецензия_2.
Для просмотра исправлений кроме кнопок Далее и Назад можно использовать меню кнопки Выбор объекта перехода.
Используя кнопку Выбор объекта перехода, в документе Рецензия_2 просмотрите исправления. Для этого:
откройте меню с помощью кнопки движка вертикальной полосы прокрутки Выбор объекта перехода;
в открывшемся меню нажмите кнопку Исправления. Меню закроется, а кнопки с двойными стрелками изменят окраску стрелок на синюю, это значит, что они настроены на поиск конкретного элемента;
осуществите перемещение от одного исправления к другому, нажимая кнопки с двойными стрелками.
Сохраните и закройте документ Рецензия_2.
2.8. Рецензирование документов. ПримечанияПри совместной работе над проектом зачастую возникают ситуации, в которых одних исправлений оказывается недостаточно. Например, вам просто непонятен смысл какого-либо из разделов и вы хотели бы задать автору ряд вопросов. В других случаях вам необходимо снабдить свои исправления комментариями с тем, чтобы их смысл стал более понятен автору. Необходимость в дополнительном инструменте возрастает при увеличении числа сотрудников, работающих над проектом. Таким инструментом являются примечания.
Примечания не затрагивают основного документа и в конечной версии обычно уничтожаются. Поэтому примечания являются идеальным средством для хранения вопросов, пояснений и замечаний.
В своей папке создайте копию документа Рецензия_2 и сохраните её под именем Рецензия_3.
Откройте файл Рецензия_3.
Установите защиту в документе Рецензия_3. Для этого:
выполните команду Ограничить форматирование и рецензирование (вкладка Рецензирование, группа Защитить, кнопка Защитить документ). Откроется диалоговое окно;
в области Ограничения на редактирование поставьте флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа и из списка выберите режим Примечания;
закройте диалоговое окно, щелкнув по кнопке Да, включить защиту.
C помощью кнопок вкладки Рецензирование в тексте документа Рецензия_3 уберите с экрана все исправления. Для этого:
щелкните на стрелке кнопки Показать исправления (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание). Откроется список команд;
в списке щелкните по команде Добавления и удаления;
снова щелкните по кнопке Показать исправления и выберите команду Форматирование. В результате из текста документа MS Word уберет все исправления, останутся только примечания.
В документ Рецензия_3 после слов На панели задач щелкните по кнопке Пуск вставьте примечание, содержащее следующий текст: Названия кнопок выделите курсивом. Для этого:
с помощью команды Найти (вкладка Главная, группа Редактирование) найдите в тексте слова На панели задач щелкните по кнопке Пуск;
выделите эту фразу;
нажмите кнопку Создать примечание (вкладка Рецензирование, группа Примечания). Справа откроется окно Примечание;
в окно Примечание введите текст: Названия кнопок выделите курсивом.
Если указатель мыши подвести к маркеру примечания, то появится всплывающая подсказка с именем рецензента и датой создания примечания. Сведения о рецензенте хранятся в поле Имя пользователя (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание, кнопка Исправления, команда Сменить пользователя).
Поиск и просмотр примечанийВы получили документ с примечаниями. Теперь можно ознакомиться со всеми примечаниями или ограничиться примечаниями только определенных сотрудников группы.
Для поиска и ознакомления с внесенными примечаниями проще всего воспользоваться вкладкой Рецензирование.
С помощью кнопок Предыдущее и Следующее (вкладка Рецензирование, группа Примечания) просмотрите все примечания.
Другим способом просмотра примечаний является поиск, осуществляемый с помощью меню кнопки Выбор объекта перехода.
Просмотрите примечания, используя меню кнопки Выбор объекта перехода, расположенной на вертикальной полосе прокрутки. Для этого:
откройте меню кнопки Выбор объекта перехода и нажмите на нем кнопку Примечания;
нажимая кнопки с двойными стрелками, осуществите перемещение от одного примечания к другому.
Можно осуществить поиск примечания с помощью диалогового окна Найти и заменить.
С помощью диалогового окна Найти и заменить осуществите поиск примечаний в документе Рецензия_3. Для этого:
выполните команду Перейти (вкладка Главная, группа Редактирование, кнопка Найти). Откроется диалоговое окно Найти и заменить;
в области Объект перехода выберите Примечание;
нажимая кнопки Далее, Назад просмотрите имеющиеся в документе примечания;
закройте диалоговое окно Найти и заменить.
Внесение текста примечаний в документ и их удалениеПосле просмотра примечаний вам может потребоваться удалить некоторые из примечаний и вставить в основной документ заслуживающие этого примечания или просто оставить без изменения часть примечаний.
Снимите защиту с документа Рецензия_3. Для этого воспользуйтесь командой Ограничить форматирование и редактирование (вкладка Рецензирование, группа Защитить, кнопка Защитить документ) и щелкните по кнопке Отключить защиту.
Включите текст примечания раздаточный материал для аудитории и структуру в основной документ. Для этого:
выделите текст примечания раздаточный материал для аудитории и структуру;
скопируйте примечание в буфер обмена (вкладка Главная, группа Буфер обмена, кнопка Копировать или сочетание клавиш <Ctrl>, <Insert>) или удалите его в буфер обмена (вкладка Главная, группа Буфер обмена, кнопка Вырезать или <Shift>, <Delete>);
перейдите в окно документа Рецензия_3 и после слов тезисы выступления вставьте содержимое буфера обмена (вкладка Главная, группа Буфер обмена, кнопка Вставить или <Shift>, <Insert>);
отформатируйте вставленный из примечания текст, задав ему следующие параметры: шрифт Times New Roman, размер 14.
В качестве альтернативного способа просто выделите требуемый текст в окне примечаний и переместите его в основной документ. Если вы хотите скопировать примечания, во время перемещения удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.
Для удаления одного или нескольких примечаний удобно использовать кнопки вкладки Рецензирование.
Удалите из документа Рецензия_3 примечание с текстом раздаточный материал для аудитории и структуру. Для этого:
воспользовавшись сочетанием клавиш <Ctrl>, <Home> перейдите на начало документа;
с помощью кнопки Следующее перейдите на примечание с текстом раздаточный материал для аудитории и структуру;
щелкните на стрелке кнопки Удалить (вкладка Рецензирование, группа Примечания) и выберите команду Удалить. Выбранное примечание будет удалено из документа.
Если в документе необходимо удалить сразу все примечания, то следует щелкнуть по стрелке кнопки Удалить примечание и в открывшемся списке выбрать команду Удалить все примечания в документе.
Печать исправлений и примечанийДля принятия обоснованного решения по поводу замечаний рецензентов вам может потребоваться распечатать исправления и примечания. MS Word предоставляет возможность напечатать исправления (примечания) как отдельно от документа, так и вместе с ним.Напечатайте исправления и примечания отдельно от документа Рецензия_3. Для этого:
выполните команду Печать (кнопка Office). Откроется диалоговое окно Печать;
из раскрывающегося списка Напечатать выберите Список исправлений;
нажмите кнопку <Ok>. В результате MS Word для каждого исправления (примечания) напечатает содержимое окна исправлений (примечаний) с указанием номера страницы, где находится маркер, а также датой создания исправления (примечания) и инициалов рецензента.
Напечатайте документ вместе с исправлениями и примечаниями. Для этого:
выполните команду Печать (кнопка Office);
из раскрывающегося списка Напечатать выберите значение Документ с исправлениями;
нажмите кнопку <Ok>. Документ будет напечатан вместе с маркерами исправлений и примечаний.
С помощью кнопки Исправления (вкладка Рецензирование) установите в документе Рецензия_3 режим записи исправлений.
Используя команду Сменить пользователя (вкладка Рецензирование, группа Отслеживание, кнопка Исправление) задайте новое имя пользователя Рецензент 1.
Внесите в документ следующие исправления:
задайте полужирный шрифт словам: Мастер автосодержания, Структура, Сортировщик слайдов;
отформатируйте слово Пуск с помощью кнопки Курсив.
Сохраните все внесенные изменения в документе Рецензия_3 и закройте этот файл.
Сравнение и слияние исправлений и примечанийРабота с документом после внесения в него исправлений и примечаний существенно упростится, если вы объедините примечания и исправления в отдельном документе. Это целесообразно особенно в тех случаях, когда исправления вносились в несколько копий документа различными рецензентами.
Сравните два документа: исходный файл Рецензия_2 и файл Рецензия_3 и объедините исправления и примечания в новом документе. Для этого:
запустите Microsoft Word;
выполните команду Объединить (вкладка Рецензирование, группа Сравнить, кнопка Сравнить). Откроется диалоговое окно Объединение документов;
в диалоговом окне в списке Исходный документ выберите файл Рецензия_2, а в списке Измененный документ укажите файл Рецензия_3;
щелкните по кнопке Больше;
в области Показывать изменения установите переключатель В новом документе;
нажмите кнопку <Ok>.
В результате MS Word добавит в исходный документ Рецензия_2 из документа Рецензия_3 все исправления (как добавленные, так и удаленные) и примечания. Если исходный документ содержал примечания и исправления, то теперь в нем будут присутствовать два набора – из основного документа и из его копии (первого документа).
Сохраните в своей папке новый документ под именем Результат объединения.
Приведенную операцию надо проделать для каждой копии исправленного документа. В итоге исправления и примечания, внесенные различными рецензентами, будут объединены в одном документе.
Если при слиянии исправлений и примечаний двух документов в одном из них встретятся отличия, которые не являются исправлениями, вам будет предложено указать, как поступить с непомеченными исправлениями.
Приложение 1ФАЙЛ “ПРИМЕР 1”Издательство «Северный город»
190387, Санкт-Петербург,
Кленовая ул., д. 12
Тел. 812-298-9800
3 Февраля 1998 г.
187294, Ленинградская обл., г. Кириши
ул. Строителей, д. 75, кв. 100
Кузнецовой А.А.
Уважаемая Анна Александровна!
Мы рады сообщить Вам, что заказанный Вами журнал поступил к нам. Цена одного номера журнала составляет 22 рубля 95 копеек.
Пожалуйста, заберите журнал в удобное для Вас время; он будет храниться у нас в течение двух недель. Посетив нас, вы также сможете ознакомиться с другими публикациями по иностранным языкам. Вы можете представить данное письмо, чтобы получить скидку 15% при последующей покупке любого журнала из этой категории.
Вот лишь некоторые из предлагаемых нами журналов:
Язык и лингвистика
Международная лингвистика
ЛингвоЦитата
В этом месяце мы вновь предлагаем вашему вниманию самый популярный журнал по иностранным языкам. Вот лишь небольшой отрывок из статьи, помещенной в этом номере журнала:
Перед тем, как отправиться в иностранное государство, просто необходимо изучить язык этой страны. В арсенал современных средств обучения входят книги, аудио- и видеокассеты на иностранном языке. Хорошую подготовку дают также краткосрочные курсы. С помощью современных методик и профессиональных преподавателей вы быстро научитесь понимать разговорную речь.
Как нас найти.
Двигайтесь по Московскому шоссе в направлении въезда в город.
На большой площади с монументом поверните налево.
На первом регулируемом перекрестке поверните направо. Это Кленовая улица.
Искренне Ваша,
Новицкая Е.В.
Заведующая отделом литературы на иностранных языках.
Приложение 2ФАЙЛ “ПРИМЕР 2”Том 11, Номер 8Октябрь 1997
Вестник ООО «Природа»
Модернизация спортивного зала
В следующем месяце предстоит модернизация спортивного зала, расположенного в западном крыле здания исследовательской лаборатории ООО «Природа». Площадь зала увеличится на 500 квадратных метров. На новых площадях разместится дополнительный спортивный инвентарь и новая студия аэробики. В ходе модернизации будет приобретено следующее спортивное оборудование: 25 тренажеров типа «Лестница», 25 велосипедных тренажеров, 25 тренажеров для занятия греблей, штанги, гантели, тренажеры для страдающих избыточным весом, а также тренажеры для занятий атлетической гимнастикой. Площадь гимнастического зала также увеличится, будет настелено новое напольное покрытие. Студия аэробики будет оснащена новой системой освещения, аудиосистемой с 10 колонками, обеспечивающими чистый, объемный звук, упругим напольным покрытием. Для каждого инструктора теперь предусмотрены наушники и микрофон. Модернизация займет три месяца. В период модернизации и реконструкции существующий спортивный зал будет функционировать в обычном режиме и каждый день ждать своих посетителей. Приходите в спортивный зал, и вы на себе ощутите благотворные результаты занятий спортом.
Новый центр досуга
Наконец-то мы получим центр досуга, которого ждали уже более двух лет. Его создание практически завершено. Под центр досуга отведено целиком все восточное крыло административного корпуса ООО «Природа». Центр досуга обслуживают 10 сотрудников, прошедших обучение и имеющих лицензию. Они работают каждый день, включая выходные, с 7 часов утра до 8 часов вечера. Руководствуясь основными идеями, заложенными в концепцию центра досуга, персонал делает все возможное, чтобы обеспечить веселый отдых, качественное обслуживание и обучение. Завтрак, обед, ужин, а также сухие пайки предоставляются детской столовой. Игровая комната буквально забита превосходными игрушками и восхитительными обучающими играми. Детская библиотека содержит большое количество детской литературы. В библиотеке проводятся часы чтения. В детской комнате игровых компьютеров установлено десять компьютеров. С их помощью можно поиграть в самые разнообразные обучающие и развлекательные игры. Представлены и самые лучшие игры, только недавно появившиеся на рынке. Запишите своего ребенка в центр досуга, и вы обеспечите ему счастливое детство. Работаете ли вы в офисе или занимаетесь спортом в зале, вам не нужно беспокоиться за детей. Мы заботимся о наших сотрудниках и их детях.
Кадровые перестановки в октябре
В текущем месяце в ООО «Природа» произошло несколько кадровых перестановок, которые мы хотели бы осветить более подробно. Вячеслав Маркин, менеджер отдела по проведению исследований и разработок, теперь возглавит этот отдел. Александра Сергеева, помощник менеджера по маркетингу, теперь займет пост менеджера. Борис Егоров, начальник отдела маркетинга, назначен на пост вице-президента по маркетингу. Константин Зайцев, помощник главного технолога, займет должность главного технолога. Светлана Соколова, секретарь отдела человеческих ресурсов, назначена менеджером этого же отдела. Мы благодарим всех вас за ваш нелегкий и добросовестный труд и вклад в развитие и процветание ООО «Природа».
Приложение 3ФАЙЛ “ПРИМЕР 3”Том 10, Номер 6Сентябрь 1997
Бюллетень ООО «Природа»
Масло «БРИЗ»
«Бриз» — новый сорт растительного масла в аэрозольной упаковке. Достаточно распылить немного «Бриз», и можно смело готовить — на сковородке достаточно масла. Его можно использовать для жарки, при приготовлении омлетов, соте. Масло «Бриз» расходуется значительно экономнее — ведь как ни старайся, а используя масло в бутылках, вы все равно нальете больше, чем необходимо. В состав нашего аэрозольного масла включены экстракты чеснока, пряностей и специй. Наше масло поставляется в специальной аэрозольной упаковке, особая конструкция которой позволяет экономно расходовать продукт. При использовании «Бриз» на сковородку попадает лишь несколько десятых грамма жира. Существует несколько разновидностей масла «Бриз», соответствующих различным кухням, — итальянской, китайской, мексиканской. Масла с добавлением приправ —последнее веяние, ведь ООО «Природа» идет в ногу со временем, предлагая своим покупателям только самое лучшее.
Мягкие ириски
Мягкие ириски содержат всего лишь около 1/8 грамма насыщенных жиров. В этих конфетах нет вредных жиров. Посмотрим на ингредиенты: неотбеленная пшеничная мука, неотбеленный гранулированный сахар, какао-бобы, шортенинг без содержания жира и молотые плоды рожкового дерева. ООО «Природа» — первая компания из ведущих производителей в области пищевой промышленности, кто стал выпускать конфеты, не только обладающие превосходным вкусом, но и не содержащие вредных веществ. Новые конфеты имеют круглую форму, довольно велики по размерам — около 4 сантиметров в диаметре и весят около 40 г. Свежие, ароматные конфеты прямо тают во рту. Попробовав один раз, вам наверняка захочется еще.
«Пицца с сыром»
Наша «Пицца с сыром» быстро завоевывает позиции на рынке. Несмотря на то, что это замороженная пицца, корочка и начинка имеют превосходный вкус. Она содержит менее 1 грамма жира, всего 375 калорий и 800 мг натрия. Размер пиццы — около 20 см в диаметре, что вполне достаточно для одного человека. В число ингредиентов пиццы входит сыр «Мозарелла» с низким содержанием жира, натуральный томатный соус и большое количество настоящих итальянских пряностей и специй. Пицца с овощами содержит еще больше полезных витаминов. Больше овощей — больше витаминов. Наша пицца будет поставляться в продуктовые магазины, супермаркеты, рестораны, кафе быстрого питания. Зайдите в ближайший от вас продуктовый магазин и побалуйте себя — купите настоящей пиццы. Мы уверены, что наша новая «Пицца с сыром» придется вам по вкусу.
Приложение 4ФАЙЛ “ПРИМЕР 4”
Новые рынки сбытаи маркетинг
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫИнформационные технологии в экономике и управлении : учебник для вузов по экономическим специальностям / [В. В. Трофимов [и др.]] ; Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов; под ред. В. В. Трофимова .— М. : Юрайт, 2011 .— 478 с. : ил. ; 21 см .— (Основы наук) .— Авт. указаны на с. 11. — Библиогр. в конце гл. ISBN 978-5-9916-1009-4.
Козелецкая Т.А. Работа с электронными документами в среде Microsoft Office: учебное пособие. Санкт-Петербургский государственный политехнический университет .— СПб. : Изд-во Политехн. ун-та, 2007 .— 56 с. : табл. ; 20 см .— Библиогр.: с. 54. УДК 004.91(075.8).
Информационные системы и технологии управления : учебник для вузов по специальности "Финансы и кредит", "Бухгалтерский учет, анализ и аудит" .— 3-е изд., перераб. и доп. — М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2010 .— 591 с. : ил. ; 22 см .— (Золотой фонд российских учебников) .— Библиогр.: с.572-575. ISBN 978-5-238-01766-2.
Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы в экономике: учебник для вузов по специальности "Прикладная информатика" (по областям) и другим междисциплинарным специальностям.— 5-е изд., стер. — М.: Академия, 2010 .— 282, [1] с.: ил.; 22 см.— (Высшее профессиональное образование: Экономика и управление).— Библиогр.: с.278-280. ISBN 978-5-7695-6184-9. УДК 004.8(075.8). 2 экз.
СОДЕРЖАНИЕ TOC \h \z \t "Заголовок 1;2;Заголовок 2;3;Заголовок 3;4;Заголовок 0;1;ра;1" Часть 1. Текстовый редактор microsoft Office WORD’2007 PAGEREF _Toc326342063 \h 31.1. Настройка редактора MS Word 2007. Создание и сохранение документов PAGEREF _Toc326342064 \h 4Настройка редактора Word 2007 PAGEREF _Toc326342065 \h 4Кнопка Office PAGEREF _Toc326342066 \h 5Мини-панель инструментов PAGEREF _Toc326342067 \h 5Панель быстрого доступа PAGEREF _Toc326342068 \h 5Строка состояния PAGEREF _Toc326342069 \h 7Ввод и редактирование текста PAGEREF _Toc326342070 \h 7Исправление ошибок PAGEREF _Toc326342071 \h 8Использование функции Автозамены PAGEREF _Toc326342072 \h 8Символы форматирования PAGEREF _Toc326342073 \h 91.2. Работа с текстом. Режимы отображения документа. Перемещение и копирование текста PAGEREF _Toc326342074 \h 10Изменение масштаба отображения документа PAGEREF _Toc326342075 \h 10Выбор и настройка режимов отображения документа PAGEREF _Toc326342076 \h 10Настройка режима Разметка страницы PAGEREF _Toc326342077 \h 11Настройка режима Чтение PAGEREF _Toc326342078 \h 11Настройка режима Веб-документ PAGEREF _Toc326342079 \h 12Настройка режима Структура PAGEREF _Toc326342080 \h 12Настройка режима Черновик PAGEREF _Toc326342081 \h 13Просмотр документов PAGEREF _Toc326342082 \h 14Одновременный просмотр различных частей документа PAGEREF _Toc326342083 \h 14Просмотр нескольких документов одновременно PAGEREF _Toc326342084 \h 14Перемещение и копирование текста с помощью мыши PAGEREF _Toc326342085 \h 15Отмена и повторение изменений PAGEREF _Toc326342086 \h 16Использование кнопок для перемещения и копирования текста PAGEREF _Toc326342087 \h 16Эффективные способы перемещения по документу PAGEREF _Toc326342088 \h 17Использование клавиатуры PAGEREF _Toc326342089 \h 17Перемещение текста в отдаленное место с помощью режима Схема документа PAGEREF _Toc326342090 \h 18Выделение фрагментов документа PAGEREF _Toc326342091 \h 18Как связать два документа PAGEREF _Toc326342092 \h 191.3. Форматирование символов и абзацев. Списки, заливки и границы PAGEREF _Toc326342093 \h 21Установка основных параметров шрифта PAGEREF _Toc326342094 \h 21Установка дополнительных параметров шрифта PAGEREF _Toc326342095 \h 22Видоизменение шрифта PAGEREF _Toc326342096 \h 22Изменение ширины символов шрифта PAGEREF _Toc326342097 \h 23Изменение интервалов между символами PAGEREF _Toc326342098 \h 23Использование надстрочных и подстрочных знаков PAGEREF _Toc326342099 \h 24Смещение текста PAGEREF _Toc326342100 \h 24Кернинг PAGEREF _Toc326342101 \h 24Выделение цветом PAGEREF _Toc326342102 \h 25Оформление буквицы PAGEREF _Toc326342103 \h 25Копирование формата PAGEREF _Toc326342104 \h 26Установка параметров абзацев PAGEREF _Toc326342105 \h 26Понятие абзаца PAGEREF _Toc326342106 \h 26Изменение принципа выравнивания абзаца PAGEREF _Toc326342107 \h 27Изменение межстрочных интервалов в абзацах PAGEREF _Toc326342108 \h 27Установка отступов PAGEREF _Toc326342109 \h 28Другие параметры форматирования абзаца PAGEREF _Toc326342110 \h 29Перенос слов PAGEREF _Toc326342111 \h 29Обрамление и фон абзацев PAGEREF _Toc326342112 \h 30Установка параметров абзаца документов по умолчанию PAGEREF _Toc326342113 \h 301.4. Перемещение по документу. Использование разделов. Создание колонтитулов PAGEREF _Toc326342114 \h 32Дополнительные способы перемещения по документу PAGEREF _Toc326342115 \h 32Перемещение по документу с помощью панели поиска PAGEREF _Toc326342116 \h 32Использование закладок PAGEREF _Toc326342117 \h 33Использование гиперссылок PAGEREF _Toc326342118 \h 33Управление структурой документа PAGEREF _Toc326342119 \h 35Вставка разрывов страниц PAGEREF _Toc326342120 \h 35Управление положением абзаца на странице PAGEREF _Toc326342121 \h 36Использование разделов в документе PAGEREF _Toc326342122 \h 37Вставка разрыва раздела PAGEREF _Toc326342123 \h 37Удаление разрыва раздела PAGEREF _Toc326342124 \h 38Удаление всех разрывов разделов PAGEREF _Toc326342125 \h 38Изменение типа разрыва раздела PAGEREF _Toc326342126 \h 39Особенности работы с документом, разделенным на разделы PAGEREF _Toc326342127 \h 39Создание различающихся колонтитулов PAGEREF _Toc326342128 \h 39Установка параметров страниц PAGEREF _Toc326342129 \h 40Установка полей с помощью линейки PAGEREF _Toc326342130 \h 41Печать конвертов PAGEREF _Toc326342131 \h 41Подготовка обратного адреса PAGEREF _Toc326342132 \h 41Подготовка адреса получателя PAGEREF _Toc326342133 \h 42Установка параметров печати PAGEREF _Toc326342134 \h 42Создание колонтитула PAGEREF _Toc326342135 \h 421.5. Специальные средства редактирования. Использование переносов и синонимов. Работа с буфером обмена. Экспресс-блоки PAGEREF _Toc326342136 \h 44Использование и работа с инструментом поиска – замены PAGEREF _Toc326342137 \h 44Использование переносов в документе PAGEREF _Toc326342138 \h 45Автоматическая расстановка переносов во всем документе PAGEREF _Toc326342139 \h 45Работа с переносами в документе PAGEREF _Toc326342140 \h 46Использование синонимов PAGEREF _Toc326342141 \h 47Выбор языка текста PAGEREF _Toc326342142 \h 48Перевод текста PAGEREF _Toc326342143 \h 48Перемещение и копирование фрагментов документа PAGEREF _Toc326342144 \h 49Использование буфера обмена Office PAGEREF _Toc326342145 \h 49Использование стандартных блоков PAGEREF _Toc326342146 \h 50Создание экспресс-блоков PAGEREF _Toc326342147 \h 51Вставка экспресс-блока в документ PAGEREF _Toc326342148 \h 52Удаление экспресс-блока PAGEREF _Toc326342149 \h 521.6. Использование стилей для форматирования документов. Создание таблиц PAGEREF _Toc326342150 \h 53О стилях PAGEREF _Toc326342151 \h 53Задания для самостоятельной работы PAGEREF _Toc326342152 \h 54Создание таблицы PAGEREF _Toc326342153 \h 561.7. Формулы. Многоуровневые заголовки и оглавление. Сноски. PAGEREF _Toc326342154 \h 58Создание формул PAGEREF _Toc326342155 \h 58Многоуровневые заголовки PAGEREF _Toc326342156 \h 59Создание оглавления PAGEREF _Toc326342157 \h 60Использование сносок PAGEREF _Toc326342158 \h 61Часть 2. Работа с электронными документами в среде microsoft office’2007 PAGEREF _Toc326342159 \h 622.1. Создание и использование форм PAGEREF _Toc326342160 \h 63Что такое форма PAGEREF _Toc326342161 \h 63Создание форм PAGEREF _Toc326342162 \h 63Установка параметров полей PAGEREF _Toc326342163 \h 65Установка параметров текстового поля PAGEREF _Toc326342164 \h 66Установка параметров поля типа флажок PAGEREF _Toc326342165 \h 66Установка параметров поля со списком PAGEREF _Toc326342166 \h 66Затенение полей PAGEREF _Toc326342167 \h 67Защита формы PAGEREF _Toc326342168 \h 67Редактирование PAGEREF _Toc326342169 \h 67Форматирование полей PAGEREF _Toc326342170 \h 68Закладки PAGEREF _Toc326342171 \h 68Создание справки PAGEREF _Toc326342172 \h 69Создание макроса для сообщения о справке PAGEREF _Toc326342173 \h 69Заполнение формы PAGEREF _Toc326342174 \h 70Сохранение только данных формы PAGEREF _Toc326342175 \h 71Импорт данных в Базу Данных PAGEREF _Toc326342176 \h 712.2. Использование в формах полей подстановки PAGEREF _Toc326342177 \h 74Использование полей подстановки PAGEREF _Toc326342178 \h 74Создание макроса автоматического обновления полей PAGEREF _Toc326342179 \h 772.3. Создание серийных документов слиянием PAGEREF _Toc326342180 \h 79Слияние основного документа и готового источника данных. PAGEREF _Toc326342181 \h 79Слияние в случае отсутствия источника данных. Создание источника данных PAGEREF _Toc326342182 \h 812.4. Использование дополнительных полей MS Word PAGEREF _Toc326342183 \h 83Использование поля IF PAGEREF _Toc326342184 \h 83Выполнение слияния PAGEREF _Toc326342185 \h 842.5. Взаимодействие приложений MS Office. Взаимодействие MS Access и MS Word PAGEREF _Toc326342186 \h 86Взаимодействие MS Access и MS Word PAGEREF _Toc326342187 \h 86Вставка в MS Word данных из таблиц или запросов MS Access PAGEREF _Toc326342188 \h 86Передача данных из MS Access в MS Word PAGEREF _Toc326342189 \h 88Слияние данных из MS Access и MS Word PAGEREF _Toc326342190 \h 882.6. Взаимодействие приложений MS Office. Взаимодействие MS Access и MS Excel PAGEREF _Toc326342191 \h 91Использование электронной таблицы MS Excel для создания таблицы MS Access PAGEREF _Toc326342192 \h 91Связывание электронной таблицы MS Excel и MS Access PAGEREF _Toc326342193 \h 92Анализ данных таблиц в MS Excel PAGEREF _Toc326342194 \h 932.7. Рецензирование документов. Исправления PAGEREF _Toc326342195 \h 94вкладка Рецензирование PAGEREF _Toc326342196 \h 94Исправления PAGEREF _Toc326342197 \h 94Настройка маркеров исправления PAGEREF _Toc326342198 \h 95Запись исправлений PAGEREF _Toc326342199 \h 95Принятие исправлений и отказ от них PAGEREF _Toc326342200 \h 97Принятие отдельных исправлений и отказ от них PAGEREF _Toc326342201 \h 97Принятие всех исправлений и отказ от них PAGEREF _Toc326342202 \h 98Просмотр исправлений с помощью дополнительных средств PAGEREF _Toc326342203 \h 992.8. Рецензирование документов. Примечания PAGEREF _Toc326342204 \h 100Поиск и просмотр примечаний PAGEREF _Toc326342205 \h 101Внесение текста примечаний в документ и их удаление PAGEREF _Toc326342206 \h 101Печать исправлений и примечаний PAGEREF _Toc326342207 \h 102Сравнение и слияние исправлений и примечаний PAGEREF _Toc326342208 \h 103Приложение 1 PAGEREF _Toc326342209 \h 105ФАЙЛ “ПРИМЕР 1” PAGEREF _Toc326342210 \h 105Приложение 2 PAGEREF _Toc326342211 \h 106ФАЙЛ “ПРИМЕР 2” PAGEREF _Toc326342212 \h 106Приложение 3 PAGEREF _Toc326342213 \h 107ФАЙЛ “ПРИМЕР 3” PAGEREF _Toc326342214 \h 107Приложение 4 PAGEREF _Toc326342215 \h 116ФАЙЛ “ПРИМЕР 4” PAGEREF _Toc326342216 \h 116СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ PAGEREF _Toc326342217 \h 117
КОЗЕЛЕЦКАЯ Татьяна Александровна
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ И МЕНЕДЖМЕНТЕ
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
В СРЕДЕ MICROSOFT OFFICE’2007
Учебное пособие
Редактор
Технический редактор
Оригинал-макет подготовлен автором
Директор Издательства Политехнического университета
Лицензия ЛР № 020593 от 07.08.97
Налоговая льгота – Общероссийский классификатор продукции
ОК 005-93, т. 2; 95 3005 – учебная литература
Подписано в печать 2012. Формат 60Х84/16.
Усл. печ. л. . Уч.-изд.л. . Тираж 100. Заказ .
Санкт-Петербургский государственный политехнический университет.
Издательство Политехнического университета,
Член Издательско-полиграфической ассоциации университетов России.
Адрес университета и издательства:
195251, Санкт-Петербург, Политехническая ул., 29.

Приложенные файлы

  • docx 22416592
    Размер файла: 455 kB Загрузок: 1

Добавить комментарий