Скан-Архив в ГК ГЭНДАЛЬФ


Чтобы посмотреть презентацию с картинками, оформлением и слайдами, скачайте ее файл и откройте в PowerPoint на своем компьютере.
Текстовое содержимое слайдов презентации:

Как «Скан-Архив» меняет работу бухгалтераНа примере работы бухгалтеров компании «ГЭНДАЛЬФ» Почему именно я…Спикер: Игнатьева Надежда, бухгалтер ГК «ГЭНДАЛЬФ» Стаж: более 5 лет, из них 4,5 года в ГК «ГЭНДАЛЬФ» В течение 3-х лет в мои обязанности входит подготовка документов к налоговым проверкам. Я могу поделиться с вами собственным опытом! Немного о нашей компании23 года целью ГК «ГЭНДАЛЬФ» является оптимизация работы клиентов собственными разработками и программами различных компаний: «1С», Microsoft, «Лаборатория Касперского» и пр.Над этой целью трудится много отделов, один из которых – отдел бухгалтерского учёта, в котором работает 7 сотрудников. Из-за большого количества партнеров и клиентовчерез наш отдел проходит более 12 000 документов в месяц. Сколько документов поступает за неделю в вашу компанию?Поднимите руку, если: Меньше 500Больше 500Больше 2 000 Трудности ведения бумажного архива финансовых документов, с которыми мы столкнулись Затрудненный учет невозвращенных документовКомпания взаимодействует с более чем 15 000 контрагентов, по каждому из которых нужно вести учёт невозвращённых документов. По некоторым контрагентам в месяц приходит больше 2 000 документов. Как работали раньшеУчёт невозвращённых документов отслеживался методом слепой проверкиМинусы:Очень долго и не удобноНужно было тщательно проверять тысячи операций в базе, чтобы понять, какой документ не был возвращён Длительный поиск и копирование документов, их возвращение в архивТак как некоторые документы должны храниться в архиве до 5 лет, наш бумажный архив содержит не менее 720 000 документов.Документы хранились в подписанных коробках и папках, которые располагались в 2-х кабинетах на разных этажах. Как работали раньшеПоиски документов могли растягиваться на часы – ответственный сотрудник мог потратить время на поиски документа в кабинете на одном этаже, а оказывалось, что нужная коробка в верхней комнате.Минусы:слишком много времени уходило на поиски документовтяжело физически переносить папки с документамитрудно выделить время на возврат документов с учетом ежедневной нагрузки Неудобная подготовка к проверкам ФНСВ год в компании может проходить более 50 проверок. В неделю приходится находить от 50 до 250 документов, каждый из которых нужно скопировать.Проверка может быть назначена во время годовой или квартальной отчётности! Как работали раньшеПоиск и копирование документов проходило вручную, на поиск документов могли потратить целый день. Минусы:Долго и неудобно искать документы в архивеНе хватает времени на решение остальных задач Были ли у вас подобные проблемы?Поднимите руку, если подготовка к проверкам проходит долго и основное время тратится на поиск документов в архиве. «Скан-Архив» - решение, которое мы разработали для себя! Почему мы решили задействовать собственных разработчиков…Не нашли и подходящее решение на IT-рынке! «Скан-Архив»Переводит любой бумажный документ в скан-копию и прикрепляет ее к базе «1С:Предприятие 8». Если документ выписан вами и имеет штрих-код, то он распознаётся по нему. Он позволяет контролировать возврат документов, вести архив документов прямо в базе «1С» и оперативно готовиться к проверкам. Как это происходитПотоком сканируются документыПрограмма распознает данные документов по штрих-коду или сканирует документПрикрепляет изображения к документам в информационной базе «1С: Предприятия 8» Результаты внедрения «Скан-Архива» Простой учет невозвращенных документовТеперь можно отслеживать конкретные документы на предмет их возврата в специальном еженедельном отчете.Преимущества:Не нужно тратить время на проверку операций в базе – теперь это занимает 30 секундВсегда знаю, каких оригиналов документов нет Как это выглядитотчёт по невозвращённым документам Удобная работа с архивом, быстрый поиск и копированиеОтобрав документы в базе - сразу распечатываю готовые сканы.Преимущества:На отбор и распечатку уходит не более 20 минут (если проверка большая)Не нужно постоянно расшивать и сшивать документыВсё можно сделать прямо на рабочем месте Как это выглядитсканы документов в базеПрикрепленная скан-копия Как это выглядитПросмотр скан-копии найденного документа Быстрая подготовка к проверкамТеперь на крупную проверку – более 100 документов, трачу не более 15-20 минут.Преимущества:Всегда уверена, что к проверке все документы возвращеныНе отрывает от текущих задачПросто работать в знакомой программе Что пришлось изменить в работе бухгалтерии?Разработали регламент по правилам передачи документов между отделами и сотрудниками:документы должны передаваться в сшиве, предварительно освобождённые от скоб, скрепок;документы должны быть сложены «лицом» в верх.Это нетрудно сделать менеджеру, который получил пакет, а бухгалтеру при сканировании нужно только разрезать нитку и вложить всю пачку в сканер. Задавайте свои вопросы!

Приложенные файлы

  • pptx 22609017
    Размер файла: 4 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий